Quản lý liến độ dự án là một trong những công việc quan trọng đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý. Do đó câu hỏi đặt ra là quy trình quản lý dự án hoạt động như thế nào, phần mềm nào có thể quản lý tiến độ dự án hiệu quả? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Viindoo để có câu trả lời chi tiết và chính xác nhất nhé!
1. Quản lý tiến độ dự án là gì?
Quản lý tiến độ dự án là quá trình theo dõi tất cả các hoạt động của dự án nhằm đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình quản lý tiến độ bao gồm tất cả các hoạt động như: Lên kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến trình thực hiện, so sánh kế hoạch với thực tế, điều chỉnh các công việc, quản lý rủi ro dự án,... Những công việc này đều với mục tiêu là đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ.
Khái niệm quản lý tiến độ dự án
2. Nội dung quản lý tiến độ dự án
Nội dung của quản lý tiến độ dự án bao gồm các hoạt động:
- Xác định các công việc quan trọng: Đưa ra các hoạt động cần thiết để dự án được vận hành.
- Đưa ra trình tự thực hiện công việc: Xác định các công việc có liên quan và đưa ra trình tự hoạt động sao cho phù hợp.
- Ước tính nguồn lực để thực hiện công việc: Dự tính các nguồn lực như con người, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc cần thiết để thực hiện dự án.
- Ước tính thời gian thực hiện công việc: Đưa ra lịch trình cụ thể cho từng công việc.
- Phát triển kế hoạch giám sát tiến độ: Phân tích chi tiết các hoạt động, nhằm đưa ra một kế hoạch cụ thể để giám sát tiến độ.
- Kiểm soát tiến độ dự án: Kiểm soát quá trình thực hiện dự án, đưa ra những thay đổi cần thiết để dự án được hoàn thành theo kế hoạch.
Nội dung quản lý dự án
3. Quy trình quản lý tiến độ dự án
Sau đây là quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm 6 bước giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Cùng đọc ngay nội dung bên dưới!
3.1 Bước 1: Xác định hoạt động
Khi thực hiện dự án, nhà quản trị cần phải đưa ra những công việc cụ thể của dự án. Cùng với đó là sơ đồ phân công công việc theo tiến độ. Sau đó, các công việc cần được chia nhỏ ra và có tiến độ cụ thể cho từng hoạt động.
Xác định các hoạt động của dự án
3.2 Bước 2: Sắp xếp hoạt động của dự án
Để dự án được thực hiện trơn tru, các nhà quản trị cần phải sắp xếp công việc thật hợp lý. Thực hiện tốt bước này, quá trình thực hiện dự án sẽ diễn ra dễ dàng hơn rất nhiều. Nhà quản lý cần phải sắp xếp các hoạt động sao cho các công việc đó có liên quan mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện.
Sắp xếp các hoạt động của dự án theo ưu tiên
3.3 Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có
Để những hoạt động đã lên kế hoạch được thực hiện đúng theo yêu cầu thì người quản lý cần đánh giá nguồn lực. Ở bước này, quản lý sẽ ước tính những nguồn lực cần có cho từng hoạt động, bao gồm con người, máy móc, thiết bị, tài chính,...
Đánh giá nguồn lực cần thiết của dự án
3.4 Bước 4: Đánh giá thời gian cần để triển khai dự án
Sau khi sắp xếp, đánh giá các nguồn lực thì việc lên kế hoạch cho dòng thời gian của dự án là rất quan trọng. Ở bước này, nhà quản trị sẽ đưa ra các mốc thời gian cụ thể cho từng công việc, sau đây là 4 cách để người quản lý có thể ước tính chính xác thời gian:
- Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Giúp tiết kiệm thời gian tìm hiểu, đẩy nhanh tiến độ công việc.
- So sánh với các dự án tương đương: Rút kinh nghiệm từ những dự án trước đó giúp tránh những sai sót đã xảy ra.
- Ước lượng tham số hóa Parametric estimating: Đây là một trong những công cụ hỗ trợ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra.
- Đánh giá 3 điểm: Đây là phương pháp đánh giá thời gian hoạt động rất hiệu quả. Người quản lý chỉ cần đưa ra một thời gian hoàn thành theo 3 hướng bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của đánh giá là (Thời gian bi quan + 4x thời gian khả quan + thời gian khả quan)/ 6.
Lên kế hoạch thời gian cụ thể của công việc
3.5 Bước 5: Xây dựng tiến độ
Tiếp theo, nhà quản lý sẽ xây dựng một lộ trình hoạt động của dự án. Lộ trình này bao quát tất cả các hoạt động và thời gian hoàn thành của từng công việc. Có một vài phương pháp hỗ trợ nhà quản trị ở bước này, ví dụ như phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).
Xây dựng lộ trình thực hiện cho dự án
3.6 Bước 6: Theo dõi, quản lý thời gian và tiến độ dự án
Cuối cùng, đây là bước mà nhà quản lý cần bám sát tiến trình thực hiện của dự án. Kiểm soát tất cả các hoạt động, thời hạn, so sánh và đưa ra những thay đổi là việc làm cần thiết để dự án được hoàn thành đúng theo tiến độ.
Theo dõi và giám sát tiến độ dự án
4. Phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối thiểu được rủi ro, chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện. Sau đây là một vài phần mềm rất được ưa chuộng:
4.1 Viindoo Project
Đây là một trong những phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Viindoo Project giúp lập kế hoạch công việc, dự án và theo dõi tiến độ chính xác, kịp thời. Sau đây là một vài ưu điểm nổi bật của Viindoo Project:
- Bám sát tiến độ, kiểm soát quy trình làm việc.
- Giao diện người dùng hiện đại.
- Làm việc cộng tác, thông tin minh bạch.
- Dự báo nhu cầu, nguồn lực.
- Hệ thống báo cáo tổng quan, tức thời.
- Tích hợp đầy đủ với các Ứng dụng Viindoo khác như bán hàng, CRM, chấm công, quản lý hóa đơn.
Viindoo Project
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Sở hữu ngay công cụ quản lý dự án hiệu quả, toàn diện chỉ với 198.000đ/1 tháng.
DÙNG THỬ NGAY hoặc Nhận tư vấn
4.2 Quản lý tiến độ dự án bằng Excel
Quản lý tiến độ dự án bằng excel là một trong những công cụ quản lý dự án khá phổ biến hiện nay. Phương pháp quản lý bằng excel khá đơn giản, dễ dàng với tất cả mọi người. Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên đã lỗi thời so với các phần mềm khác.
Quản lý dự án bằng MS Excel
4.3 Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm giúp quản lý thời gian và tiến độ dự án. Khi dùng Microsoft Project, các doanh nghiệp thường kết hợp với phần mềm kế toán nhằm cùng quản lý tiến độ và hoạch định tài chính. Ngoài ra, Microsoft Project rất phù hợp trong việc quản lý những dự án phức tạp, nhiều dữ liệu.
Phần mềm quản lý Microsoft Project
4.4 MyCollab
MyCollab là một trong những phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Ngoài ra, MyCollab còn giúp nhà quản trị theo dõi thời gian biểu, thời hạn hoàn thành công việc. Phần mềm này còn có chức năng chia sẻ thông tin dưới dạng CSV, Excel, PDF.
Phần mềm quản lý dự án MyCollab
5. Kinh nghiệm quản lý thời gian và tiến độ dự án
Ngoài sự hỗ trợ của phần mềm, việc quản lý thời gian và tiến độ dự án cần sự linh hoạt, kinh nghiệm của người quản lý. Dưới đây là một vài kinh nghiệm giúp doanh quá trình quản trị dự án hiệu quả hơn:
5.1 Hiểu rõ các quy tắc trong quy trình quản lý dự án
Các công việc, hoạt động của dự án đều diễn ra dựa trên việc tuân theo những quy tắc. Vì vậy, nhà quản lý cần nắm rõ quy tắc trong quy trình quản lý dự án của mình. Khi có vấn đề phát sinh, quản lý có thể thực hiện những thay đổi để giải quyết vấn đề, nhưng vẫn tuân theo những quy tắc. Điều này đảm bảo quá trình thực hiện không mắc những sai phạm.
Trong quá trình thiết lập kế hoạch quản lý dự án sẽ có những công việc cần sự hỗ trợ từ khách hàng, đối tác. Chính vì vậy, nhà quản lý dự án nên có buổi gặp mặt trao đổi về vấn đề cần giải quyết, dự tính những trường hợp phát sinh với các bên. Điều này giúp thống nhất quan điểm cũng như việc kiểm soát tiến độ công việc trở nên tốt hơn.
Quy tắc giúp quản lý tiến độ dự án theo đúng kế hoạch
5.2 Áp dụng phương pháp Agile
Phương pháp Agile đang ngày càng được ưa chuộng bởi sự linh hoạt. Agile còn giải quyết được những vấn đề cố hữu mà các phần mềm khác không thể giải quyết. Dưới đây là một vài ưu điểm của phương pháp Agile trong việc quản lý tiến độ dự án:
- Quản lý sự thay đổi của dự án rất hiệu quả.
- Quy định thời gian, mốc thời gian cho mỗi công việc.
- Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên một cách khoa học.
- Tổ chức các cuộc thảo luận nhằm thay đổi quy trình trong trường hợp vấn đề phát sinh.
Phương pháp Agile trong quản lý dự án
5.3 Linh hoạt khi theo dõi quản lý
Trong quá trình thực hiện dự án sẽ không thể tránh khỏi sự tác động của các yếu tố phát sinh, Chính vì vậy, bạn phải luôn phải chủ động và linh hoạt trong mọi tình huống cũng như biết cách điều khiển đường đi của dự án một cách hợp lý. Việc đi đúng hướng theo kế hoạch ban đầu là điều cần thiết. Tuy nhiên, khi xảy ra vấn đề thì bạn cần phải chủ động tìm cách giải quyết và có thể không cần phải dựa theo kế hoạch đã đề ra.
Sự linh hoạt trong quản lý tiến độ dự án đem lại sự hiệu quả
Quản lý tiến độ dự án hiệu quả là một trong những công việc khó khăn và căng thẳng nhất. Vì vậy, người quản lý cần phải trau dồi bản thân, nắm chắc những kiến thức và kinh nghiệm trong công tác quản lý. Hi vọng qua bài viết, Viindoo đã giúp các nhà quản trị có thêm nhiều thông tin hữu ích để áp dụng vào công việc kinh doanh của mình một cách hợp lý nhất.
