Sản phẩm bàn giao dự án là gì và Mẹo quản lý

Deliverable là gì? Đây là một câu hỏi phổ biến đối với những người hoạt động trong lĩnh vực quản lý dự án hoặc đang tham gia vào các dự án thực tế. Trong bài viết này, bạn cùng Viindoo sẽ bước vào hành trình khám phá khái niệm, tìm hiểu về tầm quan trọng và cách thức hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các sản phẩm bàn giao trong quá trình quản lý dự án.

Sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án là gì?

Sản phẩm bàn giao trong dự án là những thành quả mà dự án tạo ra. Chúng có thể là hàng hóa, dịch vụ hoặc kết quả mà nhóm dự án cung cấp cho các bên liên quan, khách hàng hoặc người dùng cuối. Deliverable có thể là sản phẩm vật chất như phần mềm, tòa nhà, hoặc cơ sở hạ tầng; hoặc là những sản phẩm vô hình như báo cáo, kế hoạch hoặc tài liệu đào tạo.​

Sản phẩm bàn giao là các thành phần chính trong dự án và được tạo ra để đạt được mục tiêu của dự án. Chúng thường được dùng để đo lường tiến độ và hoàn thành, giúp theo dõi quá trình thực hiện dự án. Điều này giúp quản lý chất lượng dự án và đảm bảo sự thành công của dự án, đồng thời đảm bảo rằng dự án đang đáp ứng đúng mục tiêu của mình.

Sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án là gì

Có những loại sản phẩm bàn giao nào?

Sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án có những loại sau:

• Các mốc quan trọng

Đây là những điểm quan trọng trong tiến trình dự án, thường liên quan đến hoàn thành một phần công việc hay đạt được một mục tiêu cụ thể. Các mốc này giúp đo lường tiến độ, theo dõi hiệu suất và kiểm soát quá trình thực hiện.

• Báo cáo

Các báo cáo là những tài liệu tổng hợp thông tin về tiến trình dự án, kết quả, vấn đề gặp phải, và các thông tin quan trọng khác. Báo cáo giúp cho các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về tình hình dự án và có thể là cơ sở cho các quyết định và điều chỉnh.

• Sản phẩm

Đây là những thành phẩm, sản phẩm cuối cùng mà dự án tạo ra. Chúng có thể là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể cung cấp cho khách hàng hoặc người dùng cuối, như phần mềm, sản phẩm sản xuất, hoặc các dịch vụ chuyên ngành.

• Kế hoạch

Tài liệu kế hoạch dự án mô tả chi tiết về lịch trình, nguồn lực, công việc cần thực hiện, và cách thức thực hiện dự án. Kế hoạch giúp hướng dẫn đội ngũ dự án và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong quá trình thực hiện.

• Tài liệu đào tạo

Đây là các tài liệu dùng để hướng dẫn người sử dụng cuối cùng về cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án. Tài liệu đào tạo có thể bao gồm hướng dẫn sử dụng, tài liệu tham khảo, và tài liệu hỗ trợ giải quyết vấn đề.

các loại sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án là gì

>>>> Xem thêm: Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa, Quy trình và Phương pháp

Tại sao Deliverables quan trọng?​

Theo dõi tiến độ hiệu quả

Sản phẩm bàn giao giúp theo dõi tiến độ dự án một cách rõ ràng và cụ thể. Khi có các mốc quan trọng và sản phẩm trung gian, bạn có thể đo lường và so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu. Điều này giúp bạn biết được liệu dự án đang diễn ra đúng hẹn hay có cần điều chỉnh.

Duy trì được tiêu chuẩn chất lượng

Sản phẩm bàn giao là cách để đo lường chất lượng của công việc hoàn thành. Bằng cách so sánh sản phẩm với các yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt ra, bạn có thể xác định xem liệu sản phẩm đáp ứng chất lượng cần thiết hay không. Điều này giúp duy trì chất lượng và đảm bảo rằng dự án không gặp vấn đề liên quan đến chất lượng.

Duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao cho sản phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng tốt

Giao tiếp hiệu quả

Deliverable là cách để truyền đạt thông tin rõ ràng và cụ thể cho các bên liên quan. Khi bạn có các sản phẩm cụ thể để thảo luận, các cuộc họp và trao đổi thông tin trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể trình bày cụ thể về tiến độ, kết quả và các vấn đề liên quan đến dự án.

Đánh giá thành công

Sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án là cơ sở để đánh giá xem liệu dự án đã đạt được mục tiêu hay không. Dựa trên những gì đã được sản xuất và bàn giao, bạn có thể so sánh với các mục tiêu ban đầu và đánh giá mức độ thành công của dự án. Điều này giúp bạn rút ra kinh nghiệm và học hỏi cho các dự án tương lai.

Mẹo để quản lý tốt các deliverables

Để quản lý tốt các sản phẩm bàn giao (deliverables) trong quá trình dự án, có một số mẹo quan trọng mà bạn có thể áp dụng:

Mẹo quản lý sản phẩm giao hàng hiệu quả

Ưu tiên những sản phẩm bàn giao

Xác định những sản phẩm bàn giao quan trọng nhất và ưu tiên chúng. Điều này giúp đảm bảo rằng các công việc quan trọng và ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được hoàn thành trước. Điều này cũng hỗ trợ việc quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.

Giao tiếp với những bên liên quan

Luôn duy trì một dòng thông tin mở với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác, và người sử dụng cuối. Thông báo về tiến độ, thay đổi, và các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Điều này giúp tránh những bất ngờ không mong muốn và tạo sự tin tưởng từ phía các bên liên quan.

Linh hoạt

Dự án thường đối mặt với những thay đổi không mong đợi. Linh hoạt trong việc thay đổi kế hoạch, ưu tiên hoặc cách tiếp cận có thể giúp thích ứng với tình huống mới. Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao vẫn được hoàn thành một cách hiệu quả trong bất kỳ tình huống nào.

Sử dụng các Công nghệ

Công nghệ giúp quản lý sản phẩm tốt hơn

Bài viết trên đã giải đáp cho thắc mắc Deliverable là gì? Mong rằng những thông tin trên là hữu ích và giúp cho doanh nghiệp nổi bật hơn trên thị trường đầy sự cạnh tranh. Hãy tiếp tục theo dõi Viindoo để tìm hiểu nhiều hơn về cách quản lý doanh nghiệp.

>>>> Tiếp tục với:

• Baseline trong quản lý dự án là gì? Hướng dẫn các bước
• Float trong Quản lý dự án là gì và Cách tính Float