Baseline trong quản lý dự án là gì? Đây sẽ là một thắc mắc phổ biến về việc quản lý dự án. Baseline trong quản lý dự án có thật sự quan trọng không? Điều này giúp ích được gì cho hệ thống quản lí? Bài viết dưới đây của Viindoo sẽ giới thiệu về lợi ích và cách sử dụng của baseline trong quản lý dự án. Hãy tìm hiểu nhé.
Baseline trong quản lý dự án là gì?
Baseline trong quản lý dự án là điểm tham chiếu mà người quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất trong suốt vòng đời dự án. Baseline giúp người quản lý theo dõi được sự phát triển, thay đổi, ngân sách và chi tiêu của dự án.
Hơn thế nữa, khi sử dụng baseline và so sánh baseline với hiệu suất thực tế, người quản lý có thể nhìn nhận được hiệu suất phát triển của dự án, khắc phục được tình trạng dự án đi lệch khỏi kế hoạch ban đầu và điều chỉnh dự án đi theo một hướng đúng. Đường cơ sở baseline chính là một công cụ thiết yếu của một người quản lý dự án.
Đường cơ sở trong quản lý dự án là gì
Trong việc quản lý dự án, người quản lý có thể dựa vào 4 đường cơ sở ở các khía cạnh khác nhau để quan sát dự án. Những đường cơ sở bao gồm:
- Đường cơ sở dựa trên chi phí: Đường này giúp người quản lý có thể quan sát được ngân sách của cả dự án, mỗi kế hoạch sẽ chi tiêu ra bao nhiêu.
- Đường cơ sở dựa vào phạm vi: Đường baseline này sẽ giúp xác định được phạm vi, mục tiêu, yêu cầu của dự án.
- Đường cơ sở dựa trên lịch trình: Đường cơ sở này giống như một bảng thời gian biểu, vạch ra từng thời gian chi tiết cho mỗi kế hoạch, nhiệm vụ của dự án cần phải hoàn thành.
- Đường cơ sở dựa vào hiệu suất: Đường cơ sở này sẽ là bản phác thảo về hiệu suất của dự án, các số liệu của từng sản phẩm, chất lượng và hiệu quả sản phẩm.
Đường baseline trong việc quản lý dự án là gì?
Lợi ích của việc sử dụng đường baseline trong việc quản lý
Đường cơ sở trong việc quản lý dự án có rất nhiều hiệu quả tiện ích. Dưới đây sẽ là tổng hợp một số lợi ích tiêu biểu của việc sử dụng:
Cần biết lợi ích của đường cơ sở trong quản lý dự án
>>>> Xem Thêm: 8 Phần mềm quản lý dự án cho Doanh nghiệp
Quản lý dự án tốt hơn
Đường cơ sở chính là một khuôn khổ để người quản lý kiểm soát được mọi chi phí, hiệu suất, thời gian của một dự án. Với việc đặt ra mục tiêu rõ ràng hơn cho dự án sẽ giúp các nhà quản lý có thể đảm bảo mọi kế hoạch, nhiệm vụ trong dự án sẽ đi đúng hướng và sẽ có hành động ngăn chặn kịp thời nếu đi lệch khỏi kế hoạch.
>>>> Xem Thêm: Quản lý phạm vi dự án : Định nghĩa, Quy trình và Phương pháp
Dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định
Sử dụng đường cơ sở sẽ giúp người quản lý đưa ra những quyết định một cách sáng suốt. Mọi rủi ro tiềm ẩn, mọi sự sai lệch trên đường cơ sở sẽ được người quản lý nắm rõ để có thể giải quyết kịp thời. Việc này đem đến sự thành công tốt đẹp hơn cho dự án.
Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án và đường Baseline có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho nó. Đường cơ sở đóng vai trò là điểm tham chiếu chung cho tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án, cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về mục đích và mục tiêu của dự án. Bằng cách truyền đạt cơ sở cho tất cả các bên liên quan, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và hiểu những gì được mong đợi ở họ. Điều này thúc đẩy giao tiếp và cộng tác hiệu quả, nâng cao cơ hội thành công của dự án.
Đường cơ sở tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn
Cải thiện việc ra quyết định
Cuối cùng, sử dụng đường cơ sở trong quản lý dự án cho phép người quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt. Đường cơ sở cung cấp cho người quản lý dự án hiểu rõ hơn về hiệu suất dự án, cho phép họ xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện hành động khắc phục trước khi chúng leo thang thành các vấn đề lớn hơn. Bằng cách hiểu rõ về tiến độ của dự án và bất kỳ sai lệch nào so với đường cơ sở, người quản lý dự án có thể đưa ra các quyết định sáng suốt giúp đảm bảo thành công của dự án.
Quy trình thiết lập đường Baseline trong quản lý dự án là gì?
Để có thể tạo ra đường cơ sở để có thể bám sát trong việc quản lý dự án thì cũng là một vấn đề khó khăn của người quản lý. Nhưng nếu người quản lý bám sát theo từng bước của quy trình, họ có thể đảm bảo được đường cơ sở của họ là toàn diện. Dưới đây là những bước tạo lập ra được một đường cơ sở của dự án:
Hướng dẫn từng bước để tạo đường cơ sở trong quản lý dự án
Bước 1: Xác định được phạm vi của dự án.
Điều này giúp người quản lý đưa ra được những điều cần thiết trong đường cơ sở. Những điều này phải phản ánh được rõ những mục tiêu của dự án dựa trên ngân sách, thời gian và sản phẩm.
Bước 2: Thiết lập kế hoạch của dự án
Khi phạm vi dự án đã được xác định, bước tiếp theo là phát triển một kế hoạch dự án. Kế hoạch dự án nên bao gồm phân tích chi tiết về nhiệm vụ, thời gian và ngân sách. Nó cũng cần xác định bất kỳ rủi ro nào, sự phụ thuộc, và những hạn chế có thể ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Bằng cách phát triển một kế hoạch dự án toàn diện, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng đường cơ sở phản ánh chính xác mục tiêu và mục tiêu của dự án.
Bước 3: Tạo dựng baseline
Sau hai bước trên, bước kế tiếp sẽ là tạo ra đường baseline của dự án. Đường cơ sở sẽ chính là điểm tham chiếu để theo dõi hiệu suất và tiến độ của dự án. Do vậy, đường cơ sở nên bao gồm kế hoạch ban đầu, thời gian, ngân sách và sản phẩm của dự án. Những sai lệch khỏi đường cơ sở sẽ được người quản lý dễ dàng nhìn nhận ngay.
Bước 4: Thông báo cho các bên có liên quan về đường cơ sở
Sau khi đường cơ sở đã được tạo dựng, người quản lý nên có những thông báo cho các bên liên quan như thành viên, khách hàng,... Điều này để họ hiểu hơn về dự án và những gì mà họ có thể làm.
Bước 5: Luôn quan sát và update đường cơ sở
Cuối cùng, đường baseline trong việc quản lý nên được cập nhật thường xuyên. Đây là điều cần thiết bởi các thay đổi liên quan đến tiến độ, rủi ro và cách khắc phục rủi ro lập tức.
Người quản lý dự án có thể tạo đường cơ sở một cách hiệu quả để quản lý dự án tốt hơn
Đường Baseline trong quản lý dự án là gì? Đường cơ sở sẽ là một công cụ vô cùng quan trọng trong việc quản lý dự án. Qua bài viết trên của Viindoo bạn sẽ có thể hiểu biết rõ hơn về công cụ quản lý dự án hữu ích này.
>>>> Tiếp tục với:
