Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt và mẫu sơ đồ

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt, thường được sử dụng trong quản lý dự án, là một trong những cách phổ biến và hữu ích nhất để hiển thị các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) theo timeline. Trục tung của biểu đồ là danh sách các nhiệm vụ, công việc cùng người phụ trách, và dọc theo trục hoành trên cùng là thang thời gian tương ứng. Với cấu trúc như vậy, biểu đồ Gantt phản ánh mỗi nhiệm vụ, công việc sẽ bắt đầu vào thời gian nào, kéo dài trong bao lâu, kết thúc ngày nào, v.v.

Với định dạng biểu đồ thanh, người theo dõi có thể nhanh chóng kiểm tra tiến độ từng công việc và xem được:

• Tổng quan tiến độ dự án theo thời gian thực tế;
• Tiến trình và thời hạn của tất cả các nhiệm vụ,
• Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ;
• Các giai đoạn dự án.

Các giải pháp quản lý dự án tích hợp biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị về khối lượng công việc của nhóm, cũng như tính khả dụng hiện tại và trong tương lai, cho phép lên lịch trình chính xác hơn. Độc giả có thể xem và tìm hiểu thêm sơ đồ Gantt mẫu trong bài viết một vài ví dụ sơ đồ Gantt cho người mới bắt đầu.

>>>>Tìm Hiểu Thêm: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

2. Lịch sử về Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đầu tiên được lập ra vào giữa những năm 1890 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan, người điều hành một xưởng luyện thép ở miền nam Ba Lan và bắt đầu quan tâm đến các ý tưởng và kỹ thuật quản lý.

Khoảng 15 năm sau, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ và nhà tư vấn quản trị dự án đã phát minh ra phiên bản biểu đồ của riêng mình và phổ biến nó ở các nước phương Tây. Dần dà, biểu đồ của Gantt đã chứng minh được hiệu quả với hệ thống quản lý và trở nên nổi tiếng. Do đó, tên của Henry Gantt đã trở nên gắn liền với các biểu đồ kiểu này.

Ban đầu, các biểu đồ Gantt được chuẩn bị thủ công một cách công phu. Vì thế, mỗi khi có thay đổi trong dự án, người quản lý lại phải vẽ tay lại biểu đồ. Điều này hạn chế tính hữu dụng của chúng, bởi sự thay đổi liên tục là đặc điểm chung của hầu hết các dự án. 

Tuy nhiên, ngày nay, với sự ra đời của máy tính và phần mềm quản lý dự án, các biểu đồ Gantt có thể được tạo, cập nhật và in ấn một cách dễ dàng.

 Đọc Thêm Về: Mô hình Agile là gì? Ưu, nhược điểm và cách triển khai hiệu quả

3. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt thực sự đã góp phần không nhỏ để nâng cao hiệu suất làm việc của các doanh nghiệp. Vậy các công ty nên sử dụng loại sơ đồ này khi nào? Dưới đây là một số trường hợp nên sử dụng sơ đồ Gantt mà độc giả có thể tham khảo:

• Lên kế hoạch và thiết lập timeline cho dự án: Loại sơ đồ này vô cùng phù hợp trong việc thể hiện rõ tiến độ thực hiện, kết quả của dự án. Từ đó, người quản lý có thể nắm bắt rõ hiệu năng làm việc và đưa ra những kế hoạch tiếp theo khi quản lý tiến độ dự án​
• Hợp tác làm việc từ nhiều thành viên: Trong một dự án, mỗi thành viên sẽ thực hiện một nhiệm vụ riêng. Sơ đồ Gantt giúp quản lý biết rõ mức độ hoàn thành công việc của các thành viên tại từng thời điểm và đốc thúc từng cá nhân nếu cần thiết.
• Dự tính thời gian làm việc và khối lượng công việc: Công cụ này có thể đưa ra một con số dự đoán của từng thành viên về thời gian hoàn thành cũng như lượng công việc mà họ cần hoàn thành. Nhờ đó, người quản lý có thể phân chia công việc phù hợp để dự án được hoàn thành tốt hơn.
• Lên lịch trình cho công việc: Công cụ Gantt đưa ra một cái nhìn đơn giản, dễ hiểu, đảm bảo mọi cá nhân đều có thể nắm bắt được các thông tin bên trong. Vì thế, Gantt thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn đưa ra một bản tổng hợp về quy trình làm việc của dự án.

>>>> Bài Viết Hữu Ích:​ Scrum là gì? Mô hình Agile và Scrum có giống nhau?

4. Ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt

Mọi thứ đều không phải toàn năng, giống như việc sơ đồ Gantt cũng có những điểm mạnh và điểm chưa tốt. Vì thế, cách tốt nhất để doanh nghiệp có thể phát huy tối đa điểm mạnh của công cụ này là biết áp dụng một cách phù hợp. Đặc biệt, người sử dụng cũng cần nắm rõ những ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt này.

4.1 Ưu điểm

Ưu điểm của sơ đồ Gantt:

• Quản lý lượng lớn dữ liệu cùng lúc: Gantt cho người xem biết được những thông tin quan trọng trong dự án. Ví dụ như người thực hiện, thời gian thực hiện, mối liên hệ giữa nhiệm vụ cá nhân và dự án,...
• Giúp nâng cao năng suất làm việc: Các dữ liệu về dự án được hiển thị công khai trên sơ đồ Gantt online. Vì thế, mỗi cá nhân sẽ biết được bản thân cần phải làm gì và làm như thế nào để dự án hoàn thành một cách tốt nhất.
• Giúp doanh nghiệp sử dụng nhân lực hiệu quả: Thông qua sơ đồ này, các nhà quản lý biết được tình hình, tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên. Từ đó đơn vị có thể nhanh chóng đưa ra điều chỉnh phù hợp nếu xảy ra vấn đề.

4.2 Nhược điểm

Sau đây là một số nhược điểm của sơ đồ Gantt mà bạn có thể lưu ý khi tiến hành sử dụng Gantt:

• Phụ thuộc vào mô hình sơ đồ được tạo từ trước: Trong quá trình vẽ sơ đồ Gantt và thiết lập mô hình phân chia nhiệm vụ cho các thành viên, các dữ liệu có thể sẽ xảy ra sai sót. Lúc này, người dùng sẽ phải thực hiện lại toàn bộ các bước trên mà khó có thể sửa lại trong bản cũ.
• Phù hợp với các dự án có quy mô vừa phải: Sơ đồ Gantt mang đến cái nhìn tổng quan, vì thế lượng dữ liệu hiển thị trên công cụ này cũng có giới hạn. Sơ đồ này sẽ không phù hợp với các dự án quá lớn với quy mô phức tạp, hay các dự án có sự thay đổi và cập nhật thông tin thường xuyên.
• Không phù hợp với các thao tác xử lý ràng buộc của công việc: Thời gian, ngân sách, phạm vi là những ràng buộc thường gặp trong công việc. Các thông tin này sẽ khó để có thể thể hiện rõ trên sơ đồ Gantt. Bên cạnh đó, mẫu sơ đồ này cũng khó có thể cho thấy được rõ mức độ ưu tiên của từng loại nhiệm vụ.

5. Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel​

Để sơ đồ Gantt có thể giúp ích trong công việc, các doanh nghiệp và nhà quản lý phải biết cách vẽ sơ đồ Gantt. Vậy nên vẽ sơ đồ Gantt như thế nào? Cách vẽ sơ đồ Gantt thường gặp nhất cho người bắt đầu là vẽ trên Excel. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn qua các bước sau.

5.1 Chuẩn bị dữ liệu

Đầu tiên, tại bảng Actual, người dùng cần thêm cột % completion và mục Days completed trong phần Data Preparation, tương đương với tỷ lệ hoàn thành và thời gian đã thực hiện công việc tính theo ngày.

Lưu ý, nội dung Project timeline trong mục Plan không phải là số ngày đã thực hiện mà là thời gian dự kiến để hoàn thành dự án. Nếu thời gian dự kiến trùng với bảng Actual thì người dùng có thể tính được số ngày đã thực hiện bằng cách lấy % tỷ lệ hoàn thành nhân với số ngày. Công thức % Completion x Days completed.

5.2 Tạo sơ đồ mới

Người dùng cần tạo một sơ đồ mới để bắt đầu vẽ biểu đồ Gantt. Tại thanh task bar, độc giả cần chọn Insert, sau đó chọn Chart/ 2-D Bar và chọn kiểu sơ đồ Stacked Bar.

5.3 Nhập dữ liệu vào sơ đồ

Tiếp theo, người dùng cần nhập các dữ liệu cần thiết vào sơ đồ Gantt. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

• Bước 1: Tại Chart Tools, chọn Design sau đó chọn Select Data.
• Bước 2: Tại Chart data range, chọn vùng dữ liệu để cập nhật vào Chart.
• Bước 3: Nếu muốn thêm một vùng dữ liệu, người dùng chọn Add tại Legend Entries.
• Bước 4: Ngoài ra, tại Legend Entries, người dùng cũng có thể điều chỉnh lại vị trí của mục Start date lên phía trước đồng thời sửa lại cho phần Horizontal Axis Labels.

5.4 Sắp xếp thứ tự của nhiệm vụ

Để công việc diễn ra tốt hơn, người quản lý cần sắp xếp thứ tự của các nhiệm vụ một cách hợp lý. Độc giả có thể tham khảo trình tự sắp xếp như sau:

• Bước 1: Bấm chọn tại tên của các task làm việc trong sơ đồ.
• Bước 2: Tại Axis Options, bấm chọn Categories in reverse order.

5.5 Chỉ giữ lại phần số ngày thực hiện nhiệm vụ

Khi có quá nhiều dữ liệu hiển thị có thể gây rối cho người xem, vì thế người dùng chỉ nên giữ lại số ngày thực hiện nhiệm vụ. Khi sơ đồ Gantt hiển thị sẽ xuất hiện hai màu xanh và vàng. Màu xanh hiển thị là số ngày thực hiện nhiệm vụ. Để ẩn các nội dung màu vàng, người dùng nhấp chuột vào biểu đồ, chọn Format Data Series, tại Fill chọn No fill, chọn No Line tại Border.

5.6 Điều chỉnh khoảng thời gian của biểu đồ

Sau khi nhập dữ liệu và thực hiện các bước trên, Excel sẽ đề xuất một khoảng thời gian cho các nhiệm vụ trong dự án. Quản lý sẽ dựa theo kế hoạch thực tế để thiết lập lại thời gian bằng cách nhập ngày hoàn thành vào một ô bất kỳ.

Sau đó, chúng ta thiết lập định dạng General cho các ô vừa nhập. Các giá trị trên biểu thị khoảng thời gian làm việc dựa trên kế hoạch thực tế. Sau đó, chúng ta dùng các giá trị này thay thế cho thời gian cũ do Excel tự thiết lập.

5.7 Theo dõi tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ

Người dùng có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành bằng cách để các dữ liệu trong mục Days completed hiển thị trên sơ đồ Gantt. Đồng thời, các dữ liệu này cũng cần kết hợp với Days và bổ sung Error Bar vào sơ đồ.

Các bước theo dõi tỷ lệ hoàn thành:

• Bước 1: Bấm chọn sơ đồ, tại mục Add Chart Element của Chart tools/Design chọn Error Bars.
• Bước 2: Chọn More Error Bar Options.
• Bước 3: Xuất hiện Add Error Bars based on Series và chọn Start date.
• Bước 4: Format Error Bars hiện lên, người dùng cần thiết lập một số tính năng Direction (Plus), And syle (No cap), Error Amount (Custom/ Specify Value, chọn vùng Days Completed)
• Bước 5: Thiết lập định dạng hiển thị bao gồm chọn màu và độ rộng. Lưu ý, người dùng nên chọn màu sáng, có độ tương phản cao, độ rộng vùng đảm bảo có thể chèn hết phần sơ đồ gốc trước đó.
  

6. Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt

Để tạo một biểu đồ Gantt, tùy theo mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn các công cụ khác nhau, thông thường sẽ 3 lựa chọn: Excel, phần mềm Gantt chart chuyên biệt, phần mềm Quản lý dự án có tích hợp Gantt Chart.

6.1 Excel

Đây là công cụ xây dựng biểu đồ Gantt phổ biến nhất vì tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Mặc dù excel không có sẵn các biểu đồ Gantt mẫu dưới dạng lựa chọn nhưng người dùng có thể tạo thủ công bằng cách sử dụng tính năng biểu đồ cột và một chút định dạng.

Việc xây dựng một bản kế hoạch với biểu đồ Gantt trên excel chuyên nghiệp đòi hỏi người dùng phải có kiến thức, kỹ năng xử lý dữ liệu cũng như sử dụng excel thành thạo.

Một hạn chế của việc xây dựng biểu đồ Gantt bằng excel đó là tính cập nhật thông tin. Vì các file excel được mở trực tiếp trong máy cá nhân, nên nếu có sự thay đổi nào đó trong bản kế hoạch, những người khác sẽ phải tải bản kế hoạch đã cập nhật về để thay thế cho bản cũ. Việc này sẽ làm chậm quá trình tiếp nhận thông tin cho những người liên quan.

6.2 Phần mềm xây dựng Biểu đồ Gantt chuyên biệt

Một trong những lựa chọn thay thế cho Excel hiện nay chính là sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên dụng. Được thết kế dành riêng cho việc này nên các phần mềm cung cấp cho người dùng các mẫu biểu đồ Gantt đa dạng và chuyên nghiệp. Đồng thời, người dùng chỉ cần nhập các thông tin nhiệm vụ, thời gian, người phụ trách là các ứng dụng này sẽ tự động tính toán và cho ra một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh, đẹp mắt.

Tuy nhiên, mọi thứ chỉ dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch dự án. Nghĩa là bạn sẽ có được một bản kế hoạch đẹp đẽ, còn lại việc quản lý các nhiệm vụ, công việc, kiểm soát thời gian thực hiện thì lại cần đến một nền tảng khác để giao việc, trao đổi thông tin.

Xu hướng công nghệ hiện nay không còn là việc sử dụng các ứng dụng đơn lẻ để đáp ứng một yêu cầu công việc cụ thể. Thay vào đó, các doanh nghiệp lựa chọn Giải pháp Quản trị tích hợp tất cả trong một.

Với phần mềm có chức năng Quản lý dự án tích hợp thêm biểu đồ tiến độ công việc Gantt Chart, người quản lý sẽ có trong tay tất cả công cụ cần thiết để quản lý dự án từ đầu đến cuối. Ứng dụng Quản lý dự án của Giải pháp Viindoo chính là một ví dụ điển hình như thế. Người dùng có thể dễ dàng lập kế hoạch, giao việc, kiểm tra tiến độ thực hiện, cập nhật thông tin theo thời gian thực, lên báo cáo tổng hợp chi tiết ngay trong phần mềm.

Ngoài hiển thị công việc, tiến trình thực hiện dưới dạng Biểu đồ Gantt, người dùng có thể theo dõi dự án dưới nhiều giao diện khác như Kanban, Checklist, Calendar... Mỗi giao diện thể hiện một chiều thông tin khác nhau.

Các công cụ quản lý dự án Phần mềm này, như Viindoo, cho phép người dùng quản lý dự án lớn, phức tạp chứa các nhiệm vụ bên trong. Mỗi nhiệm vụ có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ con khác và giao cho một cá nhân đảm nhiệm.

Một chức năng hữu ích khác của ứng dụng quản lý dự án trong Giải pháp Viindoo là cho phép trao đổi thông tin trực tiếp ngay trong từng nhiệm vụ, gắn thẻ những người liên quan. Người dùng cũng có thể tạo các hành động tự động để nhắc nhở và gửi thông báo khi có bất kỳ sự điều chỉnh, thay đổi nào.

Đặc biệt, tính năng phân quyền người theo dõi cho phép bảo mật các thông tin quan trọng, thiết yếu.

Bài viết đã tổng hợp những thông tin có liên quan đến sơ đồ Gantt. Đây là một công cụ hữu ích để doanh nghiệp có thể quản lý tốt công việc của đội nhóm. Viindoo hy vọng với những thông tin trên, các đơn vị đã hiểu rõ hơn về loại sơ đồ này và cách để vẽ sơ đồ Gantt đúng quy trình.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Quản lý dự án Agile bằng công nghệ số hiệu quả
• So sánh sự khác biệt giữa Agile và Waterfall trong quản lý dự án