Hướng dẫn toàn diện về biểu đồ Gantt với Viindoo ERP

Kết hợp Biểu đồ Gantt vào kho vũ khí quản lý dự án của bạn đảm bảo nâng cao hiệu quả và năng suất. Tận dụng công cụ năng động này để hướng dự án của bạn tới thành công. Trong blog này​ Viindoo sẽ giới thiệu cho bạn thế giới về biểu đồ Gantt, làm sáng tỏ lợi ích của chúng và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả trong phần mềm Viindoo. 

Biểu đồ Gantt là gì

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh minh họa tiến độ dự án. Biểu đồ Gantt được Henry Gantt phát triển vào những năm 1910 và được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án kể từ đó. Chúng cung cấp sự trình bày bằng đồ họa về các nhiệm vụ hoặc hoạt động (được hiển thị dưới dạng thanh) khi chúng tiến triển theo thời gian.

Biểu đồ Gantt rất hữu ích cho việc lập kế hoạch và tiến độ dự án, giám sát tiến độ dự án và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Chúng giúp hình dung thứ tự, trình tự và thời gian của các nhiệm vụ dự án cũng như sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Biểu đồ Gantt là một cách trực quan, dễ hiểu để lập kế hoạch, điều phối và theo dõi dự án.

Biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong phát triển phần mềm, xây dựng, tiếp thị, sản xuất, phát triển sản phẩm và bất kỳ ngành nào có dự án có nhiều nhiệm vụ và lịch trình. Chúng là công cụ không thể thiếu cho chủ nhiệm dự án và các nhóm trong việc lập kế hoạch và thực hiện dự án một cách hiệu quả.

What is Gantt Chart

Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ Gantt

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng biểu đồ Gantt cho việc lập kế hoạch và theo dõi:

Dòng thời gian trực quan: Một trong những lợi ích chính của biểu đồ Gantt là cung cấp dòng thời gian trực quan về các nhiệm vụ của dự án. Người quản lý dự án có thể thấy ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng nhiệm vụ, các mốc quan trọng và tổng thể thời gian của dự án. Điều này giúp cải thiện
 Quy trình phối hợp liên phòng ban và sắp xếp các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Nhiệm vụ phụ thuộc: Biểu đồ Gantt hiển thị rõ ràng sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ trước và sau thông qua các đường liên kết. Điều này giúp lập kế hoạch thứ tự nhiệm vụ và Mức độ ưu tiên. Các tác vụ phụ thuộc không thể bắt đầu cho đến khi các tác vụ trước đó được hoàn thành.

Phân bổ nguồn lực : Tính năng phân công nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng thực hiện Phân công công việc  như các thành viên trong nhóm, thiết bị hoặc ngân sách cho các nhiệm vụ. Điều này đảm bảo việc sử dụng tài nguyên tối ưu trong suốt dự án.

Theo dõi tiến độ dự án: Biểu đồ Gantt giúp đánh giá tiến độ dự án một cách trực quan. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và chỉ báo trạng thái cho phép bạn theo dõi những gì đã hoàn thành. Bạn có thể nhanh chóng xác định sự chậm trễ và điều chỉnh lại kế hoạch để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Benefits of using Gantt chart


Giao tiếp: Bản chất trực quan của biểu đồ Gantt cải thiện khả năng giao tiếp của nhóm. Tất cả các bên liên quan có thể có cùng một thông tin về các mốc thời gian, các mốc quan trọng và trách nhiệm nhiệm vụ của dự án. Điều này cải thiện sự phối hợp và năng suất.

Tính linh hoạt: Có thể dễ dàng cập nhật biểu đồ Gantt để phản ánh các kế hoạch hoặc mức độ ưu tiên đang thay đổi. Bạn có thể điều chỉnh nhiệm vụ, lịch trình, sự phụ thuộc và tài nguyên một cách linh hoạt để giữ cho các dự án được liên kết. Tính linh hoạt này là chìa khóa để thực hiện dự án thành công.

Ưu tiên: Biểu đồ Gantt cung cấp bức tranh rõ ràng về các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng. Người quản lý có thể xác định các nhiệm vụ ưu tiên trên đường quan trọng để xác định
Mức độ nỗ lực và ​ tập trung hiệu quả. Điều này đảm bảo đạt được các mốc quan trọng đúng thời hạn.

Tiết kiệm thời gian: Biểu đồ Gantt giúp người quản lý tiết kiệm thời gian báo cáo trạng thái. Nhìn thoáng qua, chủ sở hữu nhiệm vụ có thể so sánh tiến độ với các kế hoạch thay vì tạo các cập nhật trạng thái chi tiết. Điều này cung cấp một cái nhìn “nhanh chóng” về toàn bộ dự án.

Thông tin chi tiết về dự án: Dữ liệu từ biểu đồ Gantt giúp tạo ra các phân tích và thông tin chi tiết có giá trị về tiến trình, phân bổ nguồn lực, mô hình năng suất và độ chính xác của ước tính. Các nhà quản lý có thể tận dụng những hiểu biết này để cải thiện việc lập kế hoạch dự án trong tương lai.

Các thành phần của biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang theo thang thời gian theo lịch để thể hiện khung thời gian của từng nhiệm vụ. Mặc dù có thiết kế đơn giản nhưng biểu đồ Gantt hiệu quả bao gồm các thành phần chính sau:

Tên nhiệm vụ: Được liệt kê ở phía bên trái, những tên này xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện. Tất cả Sản phẩm bàn giao dự án  và các gói công việc được thể hiện dưới dạng nhiệm vụ.

Trình tự nhiệm vụ: Thứ tự của các nhiệm vụ cho biết các tiền lệ và sự phụ thuộc quan trọng. Các nhiệm vụ trước đó phải được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ phụ thuộc sau này có thể bắt đầu.

Thời lượng nhiệm vụ: Các thanh ngang biểu thị khoảng thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp tối ưu hóa lịch trình và lập kế hoạch nguồn lực.

Các cột mốc quan trọng: Điểm thành tích quan trọng được đánh dấu là các cột mốc quan trọng. Chúng nêu bật các mục tiêu và thời hạn chính trong dự án.

Components of a Gantt Chart

Đường găng: Chuỗi các nhiệm vụ quan trọng phải đáp ứng thời hạn để dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Mối quan hệ của nhiệm vụ
: Các đường liên kết giữa các thanh biểu thị các mối quan hệ và sự phụ thuộc của nhiệm vụ trước và sau.

Thuộc tính của đường Gantt
: Mã màu, phần trăm hoàn thành, ghi chú hoặc các thuộc tính khác cung cấp thêm thông tin chi tiết về nhiệm vụ.

Nguồn lực: Các thành viên trong nhóm, thiết bị, ngân sách hoặc các nguồn lực khác có thể được phân công cho các nhiệm vụ trên biểu đồ.

Thang thời gian: Thang thời gian ở trên cùng hiển thị thời lượng dự án, lịch trình và chế độ xem lịch.

Chú thích: Cung cấp khóa giải thích màu thanh, biểu tượng và các thuộc tính biểu đồ khác. Cải thiện sự hiểu biết.

Những thành phần cốt lõi này làm cho biểu đồ Gantt trở thành một công cụ lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án mạnh mẽ. Giao diện trực quan và tính đơn giản cho phép giao tiếp, phối hợp và theo dõi hiệu quả.

Tăng cường theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt trên Dự án Viindoo Project

Viindoo Project là phần mềm quản lý dự án giúp việc tạo, cập nhật và chia sẻ biểu đồ Gantt trở nên dễ dàng, từ mẫu hoặc từ đầu. Dưới đây là một số cách Viindoo cải thiện việc theo dõi dự án bằng biểu đồ Gantt:

Phân tích trực quan - Biểu đồ Gantt tương tác của Viindoo giúp bạn dễ dàng lọc, nhóm và tùy chỉnh các chế độ xem để phân tích chuyên sâu. So sánh các mốc thời gian, xu hướng thể thao và hiểu biết sâu sắc.
Chỉ báo trạng thái - Thanh tác vụ trên Biểu đồ Viindoo Gantt Hiển thị trạng thái với mã màu. Xem những gì đang diễn ra, đã hoàn thành, chưa bắt đầu, bị trì hoãn, v.v..

Cập nhật tiến độ - Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng cập nhật tiến độ nhiệm vụ của từng cá nhân với thời hạn, ghi chú và tỷ lệ phần trăm. Nó tự động phản ánh những thay đổi trên biểu đồ.

Cập nhật thông tin nhiệm vụ trực tiếp trên biểu đồ Gantt​Cập nhật thông tin nhiệm vụ trực tiếp trên biểu đồ Gantt​

Chia sẻ thời gian thực - Chia sẻ biểu đồ Gantt hoặc cấp quyền truy cập chỉnh sửa cho người dùng khác trong thời gian thực. Điều này cho phép làm việc theo nhóm  tốt hơn.

Khối lượng công việc - Chế độ xem việc sử dụng tài nguyên làm nổi bật phân bổ trên hoặc dưới. Cân bằng lại khối lượng công việc và nhiệm vụ để tối ưu hóa năng suất.

Nhiều tùy chọn xuất - Viindoo cho phép bạn xuất biểu đồ Gantt ở dạng PDF, hình ảnh và các định dạng khác để chia sẻ tiến trình một cách dễ dàng.

Chỉnh sửa nhanh - Cập nhật nhiệm vụ, phụ thuộc, thêm các mốc quan trọng, tài nguyên thông qua chỉnh sửa kéo thả dễ dàng. Tính linh hoạt này giúp các dự án điều chỉnh theo động lực thay đổi. 

Ngày và giờ - Với Viindoo, biểu đồ Gantt luôn cập nhật để cung cấp chế độ xem trạng thái chính xác và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu. Điều này thúc đẩy hiệu quả và các quyết định sáng suốt.

Viindoo giúp người quản lý dự án tạo, chia sẻ, cập nhật và phân tích biểu đồ Gantt dễ dàng hơn. Các tính năng trực quan của nó tăng cường khả năng theo dõi tiến độ dự án để giúp các nhóm hoàn thành công việc đúng thời hạn.​

FAQ

Một số hạn chế bao gồm không có khả năng hiển thị tài nguyên trong quá trình phân bổ, thiếu sự phụ thuộc sau khi bắt đầu kết thúc, khó kết hợp các phương pháp linh hoạt và trở nên phức tạp trong các dự án lớn.

Có, biểu đồ Gantt cấp cao có thể cung cấp các mốc thời gian và cột mốc quan trọng cho
dự án agile. Nhưng các kế hoạch chi tiết có thể cần được cập nhật thường xuyên do các nguyên tắc linh hoạt.

Các tùy chọn phổ biến bao gồm Microsoft Project, Smartsheet, TeamGantt, Wrike, Asana, Trello, Excel và Viindoo . Mỗi loại đều có tính năng và giá cả riêng.

Không. Biểu đồ Gantt cho phép toàn bộ nhóm trực quan hóa lịch trình, thời gian thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm. Điều này cải thiện sự phối hợp và thực hiện.

Biểu đồ Gantt nên được cập nhật bao lâu một lần? 

Biểu đồ Gantt phải được cập nhật ít nhất hàng tuần. Nên cập nhật hàng ngày hoặc thậm chí nhiều bản cập nhật mỗi ngày cho các dự án lớn, phức tạp để theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

Kết luận

Biểu đồ Gantt cung cấp một cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để lập kế hoạch, lên lịch, giám sát và báo cáo về các dự án. Dòng thời gian trực quan cung cấp cái nhìn tổng quan về lộ trình dự án. Biểu đồ Gantt mang lại những lợi ích chính như cải thiện việc lập kế hoạch nguồn lực, phối hợp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giao tiếp nhóm.

Với các thành phần cốt lõi như nhiệm vụ, cột mốc, mối quan hệ phụ thuộc và khung thời gian, biểu đồ Gantt tạo điều kiện thực hiện dự án hiệu quả. Các công cụ hiện đại như Viindoo giúp các nhóm tạo, cập nhật và chia sẻ biểu đồ Gantt tương tác dễ dàng. Người quản lý có thể hiểu rõ hơn, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và giữ cho các dự án đi đúng hướng để hoàn thành. Việc áp dụng biểu đồ Gantt đảm bảo việc lập kế hoạch và thực hiện dự án hiệu quả.

Hướng dẫn toàn diện về biểu đồ Gantt với Viindoo ERP
Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo, Hoàng Tuấn Đạt 10 tháng 3, 2021

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY