Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả [Kèm mẫu]

1. Phân công công việc là gì?

Tìm hiểu về định nghĩa phân công công việc

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả

2. Vai trò của phân công công việc

Phân chia công việc có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Cùng Viindoo tìm hiểu những vai trò của việc này đối với các cấp bậc trong một doanh nghiệp.

2.1 Đối với người phân việc

Người phân việc sẽ nhận được những lợi ích sau khi phân công nhiệm vụ hiệu quả:

• Cân bằng tốt khối lượng công việc, giảm áp lực.
• Công việc diễn ra suôn sẻ và có thời gian để hoàn thành các công việc khác.
• Giúp xử lý công việc nhanh chóng hơn.
• Tạo dựng niềm tin với nhân viên.
• Tạo ảnh hưởng của bản thân với đồng nghiệp và nhân viên.
• Nâng cao năng lực bản thân.

Phân chia công việc hợp lý giúp tạo dựng niềm tin giữa cấp trên và nhân viên

2.2 Đối với người được phân chia công việc

Người được phân việc cũng sẽ nhận được những lợi ích dưới đây:

• Có cơ hội để thể hiện và hoàn thiện bản thân.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần làm việc cũng như năng lực của bản thân.
• Đạt được sự tín nhiệm của cấp trên khi thực hiện tốt nhiệm vụ.
• Được thử sức với những công việc, lĩnh vực khác.

Phân công nhiệm vụ mang đến những cơ hội thử sức mới

3. Tại sao nên thực hiện phân chia công việc?

Không phải ngẫu nhiên việc phân công nhiệm vụ, đầu việc được ứng dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp nên thực hiện phân chia công việc.

• Giúp sử dụng năng lực của nhân viên hiệu quả hơn: Các nhiệm vụ nên được chia dựa theo khả năng và sở trường của mỗi thành viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể khai thác hiệu quả năng lực, thế mạnh của nhân sự, mang đến chất lượng công việc tốt hơn. Người được giao việc cũng sẽ hết lòng hơn với công việc.
• Tăng cơ hội phát triển cho nhân viên: Phân chia công việc hợp lý sẽ giúp nhân viên hiểu rõ năng lực cá nhân đồng thời có cơ hội phát triển thêm các kiến thức, kỹ năng khác. Bên cạnh đó, việc phân bổ công việc kết hợp sử dụng các giải pháp công nghệ sẽ mang đến hiệu quả cao nhất cho quá trình làm việc của doanh nghiệp.
• ​Tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp: Việc phân công công việc hợp lý sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn, giảm bớt các phát sinh về tiền bạc cho doanh nghiệp.  
• Tiết kiệm thời gian, đảm bảo công việc đúng thời hạn: Phân chia công việc giúp hạn chế tình trạng đình trệ, tốn thời gian và làm giảm hiệu suất làm việc.

Phân chia công việc giúp tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp

Nguyên tắc phân công công việc hiệu quả

Để đạt được hiệu quả cao nhất khi phân việc, người phân việc nên đảm bảo các nguyên tắc sau:  

• Phân công khối lượng công việc phù hợp với khả năng và thời điểm của từng cá nhân.
• Đảm bảo minh bạch rõ ràng đối với các yêu cầu của công việc.
• Luôn chú ý đến sự hợp lý và tính công bằng.
• Luôn theo dõi tiến độ công việc.
• Có một bản phân công công việc chi tiết.
  

Hãy đảm bảo công bằng và minh bạch khi phân chia nhiệm vụ cho mọi người

5. Bản phân công việc cần những thông tin gì?

Để có thể theo dõi được tiến độ công việc, người quản lý nên có một bản phân chia công việc chi tiết để ghi lại các thông tin cần thiết. Vậy những nội dung, thông tin nào cần có trong bản phân công công việc?

• Loại nhiệm vụ: Để nhân viên biết được cần thực hiện nhiệm vụ nào và ở mức độ ưu tiên như thế nào.
• Mục đích của nhiệm vụ: Thông tin nhằm giúp nhân viên có thể hiểu rõ hơn về mục tiêu mà công việc này đang hướng cũng như đưa ra phương pháp làm việc hiệu quả hơn.
• Mô tả những yêu cầu của nhiệm vụ: Bao gồm cách tiến hành, thời gian hoàn thành hay tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
• Báo cáo nhiệm vụ: Là bản báo cáo của nhân viên khi thực hiện công việc, những thuận lợi và khó khăn gặp phải, tài liệu có liên quan khi làm việc.

6. Mẫu bảng phân chia công việc

Viindoo giới thiệu đến mọi người một số mẫu bảng phân chia công việc để thực hiện hiệu quả hơn các dự án của mình.

• Mẫu 1: 

• Mẫu 2:

• Mẫu 3:

7. Hướng dẫn phân chia công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Không quá khó để phân công nhiệm vụ cho người khác, tuy nhiên để các công việc diễn ra thuận lợi hơn, người quản lý có thể tham khảo hướng dẫn phân công công việc dưới đây.

7.1 Giao đúng việc, chọn đúng người

Giao việc phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả làm việc

7.2 Giải thích lý do giao việc cho mỗi người

Các lãnh đạo nên nói rõ để nhân viên biết lý do cần phải hoàn thành công việc này. Khi hiểu rõ, các thành viên sẽ biết mình đang làm việc hướng đến mục đích nào của công ty. Đồng thời điều này sẽ giúp nhân viên có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

7.3 Hỗ trợ nhân viên

Người quản lý có thể hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình làm việc bằng bản mô tả chi tiết công việc hoặc hướng dẫn làm việc. Bên cạnh đó, việc chủ động trao đổi, nhắc nhở, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên sẽ giúp quản lý kịp thời đưa ra giải pháp khi có vấn đề.

Hỗ trợ nhân viên khi cần thiết

7.4 Cung cấp đầy đủ nguồn lực

Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu được cung cấp đầy đủ nguồn lực và biết nên sử dụng công cụ nào để thực hiện. Vì thế, hãy đảm bảo mọi thành viên trong nhóm làm việc hiểu rõ về công cụ đó ngay khi phân công công việc.

Người quản lý nên cung cấp các công cụ cần thiết cho nhân viên của mình

7.5 Trao quyền cho nhân sự

Khi được trao cho quyền hạn nhất định, nhân viên sẽ có thêm điều kiện để hoàn thành công việc tốt nhất. Vì thế, người quản lý nên tăng sự linh hoạt, chủ động cho nhân viên khi làm việc. Mọi người đều nên có quyền quyết định, đặt vấn đề và đưa ra ý kiến cá nhân.

Hãy để các thành viên tự do đóng góp ý kiến

7.6 Tạo động lực làm việc

Những động viên, đánh giá tích cực sẽ thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo với các nhân viên. Đồng thời, điều này sẽ tạo động lực để các thành viên có thêm tinh thần tích cực để hoàn thành công việc tốt hơn trong những nhiệm vụ sau.

Tạo động lực giúp mọi người có tinh thần làm việc tốt hơn

7.7 Theo dõi, đánh giá và phản hồi công việc

Sau khi phân công công việc cho các thành viên, người quản lý cần theo dõi, đánh giá và phản hồi tiến độ và chất lượng làm việc của từng cá nhân. Điều này sẽ giúp các dự án hạn chế được những rủi ro không đáng có trong quá trình làm việc và nhanh chóng có hướng giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

Ban quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc một cách thủ công hoặc bằng các phần mềm có sẵn. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý Viindoo Project để theo dõi và đánh giá công việc hiệu quả hơn.

Với Viindoo Project, các cấp quản lý và nhân viên có thể lập kế hoạch, phân chia công việc và theo dõi tiến độ từng hạng mục, nhiệm vụ chính xác và kịp thời trên một phần mềm duy nhất..

Người quản lý có thể dễ dàng phân chia công việc cho người phụ trách (Assignee), xem được danh sách các công việc theo người phụ trách dưới dạng Gantt chart, Kanban view,... Ngoài ra, Viindoo Project còn hỗ trợ:

• Thiết lập và quản lý kế hoạch theo mức độ ưu tiên
• Phân công công việc và kiểm soát tiến độ thực hiện của từng nhân viên theo task, thời gian, ngày đến hạn,...
• Theo dõi thời gian làm việc có ích thay vì thời gian có mặt nhờ tính năng chấm công ngay trên công việc được giao,...

Viindoo Project cho phép quản lý công việc dễ dàng hơn

Dự án Viindoo giúp các nhà quản lý Phân bổ nguồn lực , phân công nhiệm vụ cho các nhóm hoặc cá nhân, tiến độ hoàn thành và giám sát chặt chẽ tiến độ công việc. Đặc biệt, khi hoàn thành một dự án, người dùng có thể so sánh thời gian ước tính và thời gian hoàn thành thực tế để tính ra lợi nhuận.

Với nhân viên trong công ty, họ có thể thực hiện rất nhiều thao tác thông minh trên Viindoo Project như gửi tin nhắn và tài liệu, trao đổi với mọi người, nhắc nhở làm việc trực tuyến chỉ với các thiết bị có kết nối Internet.

Có thể nói, phân công công việc hợp lý là một trong những bước quan trọng để đạt được hiệu quả cao khi làm việc. Viindoo hy vọng với những nội dung có trong bài viết, doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng quy trình phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong công ty một cách tốt nhất.

>>>> Tiếp Tục Với:

•   7 cách thiết lập tính kỷ luật trong công việc, doanh nghiệp tối ưu
• Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]