Tính kỷ luật trong công việc là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới việc nâng cao hiệu quả làm việc và tăng doanh thu, thu lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, phần mềm Viindoo đã tổng hợp 7 cách thiết lập kỷ luật doanh nghiệp tối ưu nhất. Theo cùng với chúng tôi .
1. iểu hiện nhân viên không Bình thủ kỷ luật
1.1 Về việc đi chơi
Một hành vi vô kỷ luật của nhân viên cũng có thể tạo ra sự thay đổi không khí và môi trường làm việc của cả một doanh nghiệp. Các nhân viên có thể không có kỷ luật công ty bằng một số hành động như:
- Cung cấp sai thông tin thật hoặc che giấu dữ liệu cá nhân trong quá trình tuyển dụng.
- Một nhân viên không góp thủ đúng đồng lao động, hướng dẫn tại nơi làm việc hay cố ý làm trái nội quy của công ty
- Hành vi trộm cắp, lừa dối, hay có những yêu cầu bồi thường vô lý về các khoản như y tế, du lịch của nhân viên
1.2 Về hành động
Các hành vi vô kỷ luật của nhân viên như:
- Có thái độ, hành động trái với cấp trên và đồng nghiệp
- Thường xuyên dạy giờ làm việc, nghỉ việc mà không có thông báo trước đó.
- Tham gia các hoạt động sai trái, đi ngược lại với các chuẩn xã hội
- Bắt bạo đồng nghiệp, rối loạn tình dục có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường làm việc trong công ty.
Vì vậy, việc xây dựng một văn hóa kỷ luật và bộ quy tắc xử lý trong doanh nghiệp là điều cần thiết để tránh những hành vi trên tiếp tục diễn ra.
>>>>Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý công việc trên máy tính
2. Vì sao kỷ luật trong doanh nghiệp lại quan trọng?
2.1 Đối với doanh nghiệp
Tính kỷ luật có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể:
- Giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc: Khi có kỷ luật, mỗi nhân viên sẽ nỗ lực hoàn thành công việc tốt hơn, giúp hoạt động của công ty mang lại hiệu quả cao hơn.
- Tính kỷ luật sẽ giúp ích doanh nghiệp trên mọi mặt, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đạt được mục tiêu lợi nhuận tối đa.
- Kỷ luật được xem là yếu tố quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và hiệu quả
- Một doanh nghiệp có thói quen kỷ luật sẽ nâng cao tinh thần làm việc cho nhân viên, mang lại một nền bầu khí làm việc chuyên nghiệp hơn.
Kỷ luật có vai trò quan trọng với doanh nghiệp
2.2 Đối với nhân viên
Tính kỷ luật trong công việc cũng đóng vai trò quan trọng không thân thiện với mỗi nhân viên trong doanh nghiệp, cụ thể:
- Văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp sẽ giúp mỗi nhân viên đều phát triển những kiến thức và kỹ năng ở mọi mặt.
- Khi một môi trường làm việc có kỷ luật gia tăng năng suất làm việc của nhân viên.
- Tính kỷ luật trong doanh nghiệp là giúp nhân viên có thể tạo nên những thói quen tốt và hoàn thiện bản thân hơn.
Kỷ luật có nhiều ảnh hưởng đến mỗi nhân viên
>>>>Tham khảo ngay: Cân bằng cuộc sống và công việc
3. Các nguyên nhân tạo nhân viên vô kỉ luật trong công việc
3.1 Nguyên nhân cá nhân
Nguyên nhân đến từ cá nhân là một trong những lý do tạo nên một nhân viên vô kỷ luật trong công việc. Mỗi nhân viên là một cá nhân riêng biệt, không có chung một mẫu nào. Có một số nhân viên có cái “tôi” khá lớn và có thể hiện thân mình khác biệt với mọi người. Những quan điểm của nhân viên về kỷ luật hay khen thưởng cũng có sự khác nhau.
Nguyên nhân đến từ cá nhân
Trong khi đó, bản chất của con người thì chứa đựng cảm giác xúc động. Vì vậy, một nhân viên có thể dễ dàng cảm thấy xúc động và thực hiện những hành động trái với quy tắc chung của tổ chức. Sự đa dạng trong tính cách của nhân viên cùng sự khác nhau về quan điểm đạo đức làm việc sẽ tạo ra sự vô kỷ luật trong công việc.
3.2 Nguyên nhân doanh nghiệp
Không chỉ đến từ cá nhân, doanh nghiệp cũng là một trong những nguyên nhân tạo nhân viên làm việc vô kỷ luật. Một doanh nghiệp khi chưa xây dựng một quy tắc làm việc chuẩn, chặt chẽ thì không thể tạo ra các nhân viên phục tùng và làm theo.
Hoặc doanh nghiệp có thể đã không đánh giá đúng cách tính giá của nhân viên ngay trong quá trình tuyển dụng hoặc thử việc và đưa họ đến những môi trường làm việc có văn hóa không phù hợp. Điều này tạo nhân viên không thể hòa nhập vào doanh nghiệp và thực hiện đúng các quy định của công ty.
Nguyên nhân từ doanh nghiệp
Đôi khi có những doanh nghiệp đặt ra quá nhiều quy định quá mức vô lý. Điều này tạo điều kiện cho các thành viên trong chính công ty phun tiền và không muốn làm theo. Một số nhân viên mong muốn đóng góp ý kiến kiến trúc cho công ty nhưng là người chịu trách nhiệm. Từ đó, nhân viên cảm thấy ý kiến của bản thân không được tôn trọng và muốn chống lại những quy định mà công ty đặt ra.
3.3 Môi trường nguyên nhân
Môi trường xung quanh cũng là một nguyên nhân quan trọng tạo nhân viên trở nên vô kỷ luật mà doanh nghiệp cần tìm hiểu. Môi trường chính là nơi kỷ luật công việc được hình thành. Một môi trường mà vấn đề vô kỷ luật xuất hiện mọi lúc mọi nơi, từ gia đình đến nhà trường và những nơi công cộng,... thì vô hình trung sẽ hình thành nên một quy chuẩn được nhiều người chấp nhận.
Nguyên nhân từ môi trường
Điều này sẽ tạo nhân viên rất khó có thể bỏ theo những thói quen doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp mạnh mẽ, phù hợp thì mới có thể hạn chế ảnh hưởng của yếu tố môi trường lên văn hóa kỷ luật của chính công ty mình.
4. Các bước xây dựng văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp
4.1 Rõ ràng quy định pháp luật về kỷ luật trong doanh nghiệp
Pháp luật sẽ luôn có những quy định cụ thể về kỷ luật trong môi trường làm việc để giúp cả hai Pháp luật luôn luôn có những quy định cụ thể về kỷ luật trong môi trường làm việc nhằm giúp cả người sử dụng lao động và nhân viên đều được đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mình. Các doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định này để xây dựng quy tắc hoạt động sao cho phù hợp, tối ưu nhất.
Unknown các quy định pháp luật
Những quy định này sẽ đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên trong hợp đồng lao động. VIệc xác định các quy định sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tránh đi tránh né không cần thiết. Sự thất bại của doanh nghiệp khi nhân viên tự ý hủy hợp đồng lao động hay Yêu cầu khởi động công ty... có thể được giảm bớt khi biết rõ luật này.
4.2 Xây dựng chính sách minh bạch, rõ ràng
Một bước quan trọng để một doanh nghiệp xây dựng được một nền văn hóa kỷ luật tốt phải có một chính sách làm việc rõ ràng và minh bạch. Chính sách này cần xác định rõ những cách xử lý cần thiết mà nhân viên thực hiện trong các vấn đề khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cần cập nhật chính sách thường xuyên để phù hợp với tình hình từng thời điểm khác nhau.
Chính sách minh bạch, rõ ràng
Những chính sách này cũng cần được phổ biến đến các nhân viên ở nhiều định dạng khác nhau để dễ dàng tiếp cận hơn. Các hình thức xử phạt khi vi phạm chính sách cũng phải được ghi lại rõ ràng để răn đe, tạo nhân viên không dễ dàng thực hiện các hành vi vô kỷ luật.
4.3 Xây dựng luật kỷ luật
Việc xây dựng một kỷ luật là điều cần thiết để các nhân viên có thể phản ánh những vấn đề liên quan đến quy tắc trong công việc. Văn hóa kỷ luật trong công việc được thiết lập để thay đổi các hành vi của nhân viên cho đúng với các quy tắc. Vì vậy, lệnh cấm được cài đặt phải mang tính sửa lỗi, xây dựng thay thế cho hệ thống. Các giải pháp phải được thực hiện bằng cách sử dụng và không có bất kỳ vị trí nào.
Xây dựng cấm kỷ luật
Biện pháp kỷ luật nên được thực hiện một cách từ lần này. Ủy ban kỷ luật nên bắt đầu thực hiện các biện pháp như cảnh báo bằng văn bản đến các phương pháp mạnh hơn như phạt tiền. Nếu nghiêm trọng, các biện pháp như đình chỉ làm việc cũng có thể thực hiện.
Quy trình giải quyết khiếu nại của nhân viên cần phải được công bằng và minh bạch. Doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống hỗ trợ trực tuyến để giải quyết các khiếu nại của nhân viên. Các nhân viên cũng không nên cảm thấy mình là nạn nhân khi thiếu các vấn đề kỷ luật cấp trên hoặc thành viên của ủy ban.
4.4 Xây dựng quy định cho cấp quản lý tầm trung
Các pháp luật kỷ luật không chỉ nên xây dựng cho nhân viên mà còn cần áp dụng cho các quản lý tầm trung. Điều này giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành có lợi, tối ưu hơn. Đồng thời, các nhân viên cũng không cảm thấy sai sót khi thực hiện quy định của công ty.
Xây dựng quy định cho nhà quản lý tầm trung
Để xây dựng kỷ luật kỷ luật của nhân viên, doanh nghiệp nên thiết lập các quy tắc chung cho tất cả mọi người. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng, bình đẳng trong công ty, tránh những tin đồn thiên vị lan truyền danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
4.5 Lọc lịch nhân viên khi tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng nhân viên cho các vị trí còn trống, nhà tuyển dụng cần sẵn sàng lọc kỹ năng lập hồ sơ lịch trình các ứng viên. Đồng thời, người tuyển dụng cũng cần lưu ý xem ứng viên có những vi phạm về quy định công ty trong quá khứ không. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế gặp phải những nhân viên không có tính kỷ luật trong công việc gây ảnh hưởng không tốt đến công ty.
Lọc lịch trình của nhân viên
4.6 Công cụ
Các quy định được đưa ra để tạo dựng văn hóa văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp cần phải được áp dụng cho tất cả mọi người. Mặc dù mục tiêu cuối cùng của bất cứ doanh nghiệp nào đều tăng lợi nhuận nhưng vẫn cần bao gồm sự phát triển lâu dài và bền vững.
Mối quan hệ giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên cần được duy trì một cách tích cực, thiện chí. Quy tắc nên được đưa ra với quy tắc tạo một môi trường làm việc tốt hơn mà không phải chỉ đơn thuần vì muốn phun diễn quyền lực, tạo áp lực trong công việc cho người lao động.
Các quy định cần phải được áp dụng cho tất cả người lao động
4.7 Lưu trữ các tài liệu kỷ luật để làm chứng minh
Hồ sơ phạt của nhân viên nên được lưu trữ để làm chứng minh cần kỷ luật bằng hình thức sa thải. Đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ cũng cần thiết để làm bằng chứng doanh nghiệp và người lao động có tính nhất quán về pháp lý. Những tài liệu quan trọng liên quan đến cá nhân như hồ sơ nhân viên, văn bản kỷ luật,... nên được sắp xếp, lưu trữ khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên
Công nghệ phát triển nhanh chóng cũng tạo điều kiện lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn. Các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ tài liệu liên tục được cập nhật để phục vụ nhu cầu tối ưu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ngày càng đầu tư nhiều hơn vào việc số hóa quy trình giấy tờ, thủ tục nhắm tới tối ưu hóa các hoạt động của công ty, giảm bớt cồng kềnh khi lưu trữ hồ sơ như các phương pháp truyền thông.
5. Các hình thức kiểm soát, kỷ luật thường gặp trong công việc
5.1 Kỷ luật nhẹ
| Hình thức kỷ luật | Nội dung |
| Bị khiển trách bằng lời nói | giáo dục bằng lời nói là hình thức kỷ luật nhẹ nhất. Với hình thức này, các nhà quản lý chỉ trách nhiệm, đưa ra những lời cảnh báo nếu nhân viên vi phạm những lỗi nhẹ nhàng như không tập trung, nói chuyện trong giờ làm việc. |
| bằng văn bản chuyên nghiệp | Đây cũng là hình thức kỷ luật thường thấy đối với các vi phạm mức độ nhẹ nhàng. Với hình thức này, nhà quản lý thường yêu cầu trình tường thuật của nhân viên, giải thích về vi phạm và buộc họ ký tên thừa nhận sai phạm. Trong trường hợp nhân viên không đồng ý ký tên thì người quản lý sẽ đứng ra làm bằng chứng và cam kết đảm nhận trách nhiệm nhận người lao động bị cảnh báo. |
| lao động tự do cách làm việc chỉ | Với những sai phạm lớn hơn một chút, hình thức đình chỉ hoạt động đối với nhân viên trong một hoặc nhiều ngày sẽ được đưa ra theo mức độ. Tất nhiên, những ngày bị đình chỉ làm việc sẽ không có lương. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp đặc biệt nhà quản lý trả lương như thường lệ dù nhân viên được chỉ làm việc. Đây được xem là cảnh báo phương pháp, giúp các nhân viên nhận ra các lỗi sai và có cơ hội sửa chữa. Biện pháp này thường ít được sử dụng vì sẽ gây ra những rắc rối không cần thiết. |
| Bị cắt mất một số quyền lợi | Đây là công thức được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Cụ thể, với hình thức này, các nhân viên sẽ bị cắt mất một số đặc quyền như ưu tiên trong công việc, tiền thưởng, ngày nghỉ,... |
| Chuyển đổi công việc đơn vị | Một pháp luật kỷ luật khác cũng thường được áp dụng là chuyển đơn vị công tác. Theo đó, một khi nhân viên gặp sai phạm, người quản lý sẽ chuyển họ đến những đơn vị công việc khác xa xôi và vất vả hơn. This được xem như một cảnh báo gián đoạn về những vi phạm của nhân viên. Và để quay về đơn vị cũ, nhân viên đó phải có thái độ làm việc tích cực và sửa đổi những sai sót trong quá khứ. |
Kỷ luật nhẹ nhàng
5.2 Kỷ luật nguy hiểm
| Hình thức kỷ luật | Nội dung |
| Cắt giảm lương | Đây là hình thức kỷ luật nghiêm trọng và có ảnh hưởng lớn đến nhân viên. Phương pháp này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào việc xây dựng kỷ luật trong công việc. Một khi lương bị cắt giảm, cuộc sống bình thường của nhân viên và gia đình sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. |
| Chức năng Giáng sinh | Khi một nhân viên không đủ khả năng đảm nhận công việc hoặc có những hành vi trái với quy định thì sẽ được thăng chức xuống một cấp thấp hơn. Hình thức kỷ luật này được coi là khá nghiêm trọng, khiến tinh thần của nhân viên bị mất đi khá nhiều. |
| Đình chỉ công việc khi có kết quả điều tra | Đây là hình thức kỷ luật được áp dụng khi nhân viên vi phạm tội nghiêm trọng. Sự việc đình chỉ này sẽ chỉ kết thúc khi điều chỉnh những sai phạm hoàn thành. Tất nhiên trong thời gian đình chỉ, nhân viên sẽ không nhận được đồng lương nào mà chỉ có một tài khoản hỗ trợ nhỏ để duy trì cuộc sống. |
| Sa thải | Đây được xem như hình thức kỷ luật mạnh nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hình thức kỷ luật nghiêm trọng này chỉ được áp dụng khi nhân viên phạm tội phải có nhiều sai sót khác đến mức không thể thứ hai, gây ra nhiều tổn hại nặng nề cho doanh nghiệp. Một khi bị bỏ rơi, quá trình tìm kiếm công việc khác của nhân viên sẽ trở nên vô cùng khó khăn vì danh tiếng cá nhân bị ảnh hưởng quá nhiều. Vì vậy, các nhà quản lý thường không nên đưa ra hình phạt này mà cần phải trải qua quá trình đánh giá một kỹ thuật lưỡng tính. |
Kỷ luật trong công việc là yếu tố quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú ý. Tính kỷ luật sẽ giúp doanh nghiệp có tác phong làm việc chuyên nghiệp, bài bản và tăng hiệu quả hoạt động. Hy vọng rằng, bài viết này của viindoo sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập văn hóa kỷ luật hiệu quả và tối ưu nhất.
