Tính kỷ luật trong công việc là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và gia tăng doanh thu, lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, phần mềm Viindoo đã tổng hợp 7 cách thiết lập kỷ luật doanh nghiệp tối ưu nhất. Theo cùng với chúng tôi.
1. iểu hiện nhân viên không tuân thủ kỷ luật
1.1 Về việc tuân thủ
Một hành vi vô kỷ luật của nhân viên cũng có thể khiến thay đổi không khí và môi trường làm việc của cả một doanh nghiệp. Các nhân viên có thể không tuân thủ kỷ luật của công ty bằng một số hành động như:
- Cung cấp những thông tin sai sự thật hay che giấu đi những dữ liệu cá nhân trong quá trình tuyển dụng.
- Một nhân viên không tuân thủ đúng hợp đồng lao động, các hướng dẫn tại nơi làm việc hay cố ý làm trái nội quy của công ty
- Hành vi trộm cắp, lừa dối, hay có những yêu cầu bồi thường vô lý về các khoản như y tế, du lịch của nhân viên
1.2 Về hành vi
Các hành vi vô kỷ luật của nhân viên như:
- Có thái độ, hành động sai trái với cấp trên và đồng nghiệp
- Thường xuyên trễ giờ làm việc, nghỉ việc mà không có sự thông báo trước.
- Tham gia các hoạt động sai trái, đi ngược lại với những quy chuẩn xã hội
- Bắt nạt đồng nghiệp, quấy rối tình dục có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường làm việc trong công ty.
Vì vậy, việc xây dựng một văn hóa kỷ luật và bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là cần thiết để tránh những hành vi trên tiếp tục diễn ra.
>>>>Tham Khảo Ngay: 7 cách quản lý nhân viên cứng đầu, không hợp tác
2. Vì sao kỷ luật trong doanh nghiệp lại quan trọng?
2.1 Đối với doanh nghiệp
Tính kỷ luật có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể:
- Giúp công ty nâng cao được hiệu suất làm việc: Khi có kỷ luật, mỗi nhân viên sẽ nỗ lực hoàn thành công việc tốt hơn, giúp hoạt động của công ty mang lại hiệu quả cao hơn.
- Tính kỷ luật sẽ giúp ích doanh nghiệp trên mọi mặt, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu với lợi nhuận tối đa.
- Tính kỷ luật được xem như là một yếu tố quan trọng để xây dựng mộ văn hóa doanh nghiệp tổ chức mạnh và hiệu quả.
- Một doanh nghiệp có thói quen kỷ luật sẽ nâng cao được tinh thần làm việc cho nhân viên, mang lại một bầu không khí làm việc chuyên nghiệp hơn.
Kỷ luật có vai trò quan trọng với doanh nghiệp
2.2 Đối với nhân viên
Tính kỷ luật trong công việc cũng đóng vai trò quan trọng không kém với mỗi nhân viên trong doanh nghiệp, cụ thể:
- Văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp sẽ giúp mỗi nhân viên đều phát triển được những kiến thức và kỹ năng ở mọi mặt.
- Khi một môi trường làm việc có kỷ luật gia tăng năng suất làm việc của nhân viên.
- Tính kỷ luật trong doanh nghiệp là giúp nhân viên có thể tạo nên những thói quen tốt và hoàn thiện bản thân nhiều hơn.
Kỷ luật có ảnh hưởng nhiều đến mỗi nhân viên
>>>> Xem Thêm: 9+ mẫu bảng đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
3. Các nguyên nhân khiến nhân viên vô kỷ luật trong công việc
3.1 Nguyên nhân cá nhân
Nguyên nhân đến từ cá nhân là một trong những lý do khiến một nhân viên vô kỷ luật trong công việc. Mỗi nhân viên là một cá thể riêng biệt, không theo một khuôn mẫu chung nào cả. Có một số nhân viên có cái “tôi” khá lớn và thích thể hiện bản thân mình là khác biệt so với mọi người. Những quan điểm của nhân viên về kỷ luật hay khen thưởng cũng có sự khác nhau.
Nguyên nhân đến từ cá nhân
Trong khi đó, bản chất của con người thì chứa đựng nhiều cảm xúc. Vì vậy, một nhân viên có thể dễ dàng bị cảm xúc chi phối và thực hiện những hành vi trái với quy tắc chung của tổ chức. Sự đa dạng trong tính cách của nhân viên cùng sự khác nhau về quan điểm đạo đức làm việc sẽ tạo ra sự vô kỷ luật trong công việc.
3.2 Nguyên nhân doanh nghiệp
Không chỉ đến từ cá nhân, doanh nghiệp cũng là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên làm việc vô kỷ luật. Một doanh nghiệp khi chưa xây dựng được một bộ quy tắc làm việc chuẩn, chặt chẽ thì không thể khiến các nhân viên phục tùng và làm theo.
Hoặc doanh nghiệp có thể đã không đánh giá đúng tính cách của nhân viên ngay trong quá trình tuyển dụng hay thử việc và đưa họ đến những môi trường làm việc có văn hóa không phù hợp. Điều này khiến nhân viên không thể hòa nhập vào trong doanh nghiệp và thực hiện đúng những quy định của công ty được.
Nguyên nhân từ doanh nghiệp
Đôi khi có những doanh nghiệp đặt ra quá nhiều những quy định quá mức vô lý. Điều này khiến các thành viên trong chính công ty bị choáng ngợp và không muốn làm theo. Một số nhân viên muốn đóng góp ý kiến cho công ty nhưng bị người lãnh đạo phớt lờ. Từ đó, nhân viên cảm thấy ý kiến của bản thân không được tôn trọng và muốn chống đối lại những quy định mà công ty đặt ra.
3.3 Nguyên nhân môi trường
Môi trường xung quanh cũng là một nguyên nhân quan trọng khiến nhân viên trở nên vô kỷ luật mà doanh nghiệp nên tìm hiểu. Môi trường chính là nơi mà kỷ luật công việc được hình thành. Một môi trường mà vấn đề vô kỷ luật xuất hiện mọi lúc mọi nơi, từ gia đình đến nhà trường và những nơi công cộng,... thì vô hình trung sẽ hình thành nên một quy chuẩn được nhiều người chấp nhận.
Nguyên nhân từ môi trường
Điều này sẽ khiến nhân viên rất khó có thể tuân theo những lề thói do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp mạnh mẽ, phù hợp thì mới có thể hạn chế được sự ảnh hưởng của yếu tố môi trường lên văn hóa kỷ luật của chính công ty mình.
4. Các bước xây dựng văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp
4.1 Nắm rõ quy định pháp luật về kỷ luật trong doanh nghiệp
The law will always have specific regulations on discipline in the working environment to help bothPháp luật luôn luôn sẽ có những quy định cụ thể về kỷ luật trong môi trường làm việc để giúp cả người sử dụng lao động và nhân viên đều được đảm bảo được quyền lợi và trách nhiệm của mình. Các doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định này để xây dựng bộ quy tắc hoạt động sao cho phù hợp, tối ưu nhất.
Nắm rõ những quy định pháp luật
Những quy định này sẽ đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên trong hợp đồng lao động. VIệc nắm rõ các quy định sẽ giúp cả doanh nghiệp và người lao động tránh đi sự cãi vã không cần thiết. Các tổn thất của doanh nghiệp khi nhân viên tự ý hủy hợp đồng lao động hay đòi khởi kiện công ty... có thể được giảm bớt khi nắm rõ luật này.
4.2 Xây dựng chính sách minh bạch, rõ ràng
Một bước quan trọng để một doanh nghiệp xây dựng được một văn hóa kỷ luật tốt là phải có một chính sách làm việc rõ ràng và minh bạch. Các chính sách này cần quy định rõ những cách ứng xử cần thiết mà nhân viên thực hiện trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cần cập nhật chính sách thường xuyên để phù hợp với tình hình từng thời điểm khác nhau.
Chính sách minh bạch, rõ ràng
Những chính sách này cũng cần được phổ biến đến nhân viên ở nhiều định dạng khác nhau để dễ dàng tiếp cận hơn. Các hình thức xử phạt khi vi phạm chính sách cũng phải được ghi lại rõ ràng để răn đe, khiến nhân viên không dễ dàng thực hiện các hành vi vô kỷ luật.
4.3 Xây dựng ủy ban kỷ luật
Việc xây dựng một ủy ban kỷ luật là điều cần thiết để các nhân viên có thể phản ánh những vấn đề liên quan đến quy tắc trong công việc. Văn hóa kỷ luật trong công việc được thiết lập để thay đổi các hành vi của nhân viên cho đúng với các quy tắc. Vì vậy ủy ban được lập ra phải mang tính sửa chữa, xây dựng thay vì phá hoại. Các biện pháp phải được thực hiện công bằng và không có sự thiên vị nào.
Xây dựng ủy ban kỷ luật
Biện pháp kỷ luật nên được thực hiện một cách từ từ, lần lượt. Ủy ban kỷ luật nên bắt đầu thực hiện các biện pháp như cảnh báo bằng văn bản đến các phương pháp mạnh mẽ hơn như phạt tiền. Nếu nghiêm trọng, các biện pháp như đình chỉ làm việc cũng có thể thực hiện.
Các quy trình giải quyết khiếu nại của nhân viên cần phải được công bằng và minh bạch. Doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống trực tuyến hỗ trợ giải quyết các khiếu nại của nhân viên. Các nhân viên cũng không nên cảm thấy mình là nạn nhân khi khiếu nại các vấn đề kỷ luật với cấp trên hoặc thành viên của ủy ban.
4.4 Xây dựng quy định cho cấp bậc quản lý tầm trung
Các biện pháp kỷ luật không chỉ nên xây dựng cho nhân viên mà còn cần áp dụng cho các quản lý tầm trung. Điều này giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành thuận lợi, tối ưu hơn. Đồng thời, các nhân viên cũng không phải cảm thấy không công bằng khi thực hiện các quy định của công ty.
Xây dựng quy định cho nhà quản lý tầm trung
Để củng cố sự kỷ luật của nhân viên, doanh nghiệp nên thiết lập các quy tắc chung cho tất cả mọi người. Điều này sẽ tạo được sự công bằng, bình đẳng trong công ty, tránh những tin đồn thiên vị lan truyền khiến danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
4.5 Sàng lọc lý lịch nhân viên khi tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng nhân viên cho các vị trí còn trống, nhà tuyển dụng cần sàng lọc kỹ hồ sơ lý lịch các ứng viên. Đồng thời, người tuyển dụng cũng cần lưu ý xem ứng viên có những vi phạm về quy định công ty trong quá khứ không. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế gặp phải những nhân viên không có tính kỷ luật trong công việc gây ảnh hưởng không tốt đến công ty.
Sàng lọc lý lịch nhân viên
4.6 Công bằng
Các quy định được đưa ra để tạo dựng văn hóa văn hóa kỷ luật trong doanh nghiệp cần phải công bằng với tất cả mọi người. Mặc dù mục tiêu cuối cùng của bất cứ doanh nghiệp nào là gia tăng được lợi nhuận nhưng vẫn cần bao gồm sự phát triển lâu dài và bền vững.
Mối quan hệ giữa người chủ doanh nghiệp và nhân viên cần được duy trì một cách tích cực, thiện chí. Quy tắc nên được đưa ra với quy tắc tạo dựng một môi trường làm việc tốt đẹp hơn mà không phải chỉ đơn thuần vì muốn phô diễn quyền lực, tạo áp lực trong công việc cho người lao động.
Các quy định đưa ra cần công bằng với tất cả người lao động
4.7 Lưu trữ các tài liệu kỷ luật để làm minh chứng
Hồ sơ thưởng phạt của nhân viên nên được lưu trữ để làm minh chứng khi cần kỷ luật bằng hình thức sa thải. Đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ cũng cần thiết để làm bằng chứng khi doanh nghiệp và người lao động có những mâu thuẫn về pháp lý. Những tài liệu quan trọng liên quan đến cá nhân như hồ sơ nhân viên, văn bản kỷ luật,... nên được sắp xếp, lưu trữ khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên
Công nghệ phát triển nhanh chóng cũng tạo điều kiện lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn. Những phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ tài liệu liên tục được cập nhật để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp tối ưu. Các doanh nghiệp ngày càng đầu tư nhiều hơn vào việc số hóa quy trình giấy tờ, thủ tục nhằm tối ưu hóa các hoạt động của công ty, giảm bớt sự cồng kềnh khi lưu trữ hồ sơ như những phương pháp truyền thống.
5. Các hình thức khiển trách, kỷ luật thường gặp trong công việc
5.1 Kỷ luật nhẹ
| Hình thức kỷ luật | Nội dung |
| Bị khiển trách bằng lời nói | Khiển trách bằng lời nói là hình thức kỷ luật nhẹ nhất. Với hình thức này, các nhà quản lý chỉ khiển trách, đưa ra những lời cảnh cáo nếu nhân viên vi phạm những lỗi nhẹ chẳng hạn như không tập trung, nói chuyện trong giờ làm việc. |
| Khiển trách bằng văn bản | Đây cũng là hình thức kỷ luật thường thấy với các vi phạm mức độ nhẹ. Với hình thức này, nhà quản lý thường yêu cầu các nhân viên tường trình, giải thích về vi phạm và buộc họ ký tên thừa nhận sai phạm. Trong trường hợp nhân viên không đồng ý ký tên thì người quản lý sẽ đứng ra làm chứng và chịu trách nhiệm ký xác nhận với người lao động bị cảnh cáo. |
| Khiển trách bằng cách đình chỉ làm việc | Với những sai phạm lớn hơn một chút, hình thức đình chỉ làm việc đối với nhân viên trong một hay nhiều ngày sẽ được đưa ra tùy theo mức độ. Tất nhiên, những ngày bị đình chỉ làm việc sẽ không có lương. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt nhà quản lý vấn trả lương như thường dù nhân viên bị đình chỉ làm việc. Đây được xem là phương pháp cảnh cáo, giúp các nhân viên nhận ra sai lầm và có cơ hội sửa chữa. Biện pháp này thường ít khi được sử dụng vì sẽ gây nên những hiểu lầm không cần thiết. |
| Bị cắt mất một số quyền lợi | Đây là hình thức được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Cụ thể, với hình thức này, các nhân viên sẽ bị cắt mất một số đặc quyền như những ưu tiên trong công việc, tiền thưởng, ngày nghỉ,... |
| Thuyên chuyển đơn vị làm việc | Một biện pháp kỷ luật khác cũng thường được áp dụng là chuyển đơn vị công tác. Theo đó, một khi nhân viên gặp sai phạm, người quản lý sẽ chuyển họ đến những đơn vị làm việc khác xa xôi và vất vả hơn. Đây được xem như một lời cảnh báo gián tiếp về những vi phạm của nhân viên. Và để quay về đơn vị cũ, nhân viên đó phải có thái độ làm việc tích cực và sửa đổi những sai lầm trong quá khứ. |
Kỷ luật nhẹ
5.2 Kỷ luật nghiêm trọng
| Hình thức kỷ luật | Nội dung |
| Cắt giảm lương | Đây là hình thức kỷ luật nghiêm trọng và có ảnh hưởng lớn đến nhân viên. Phương pháp này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào trong việc xây dựng tính kỷ luật trong công việc. Một khi lương bị cắt giảm bớt, cuộc sống bình thường của nhân viên và gia đình sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. |
| Giáng chức | Khi một nhân viên không đủ khả năng đảm nhận công việc hay có những hành vi trái với quy định thì sẽ bị giáng chức xuống một cấp bậc thấp hơn. Hình thức kỷ luật này được xem là khá nghiêm trọng, khiến tinh thần của nhân viên bị mất đi khá nhiều. |
| Đình chỉ công việc đến khi có kết quả điều tra | Đây là hình thức kỷ luật được áp dụng khi nhân viên vi phạm lỗi nghiêm trọng. Sự đình chỉ này sẽ chỉ kết thúc khi việc điều tra những sai phạm hoàn thành. Tất nhiên trong thời gian đình chỉ, nhân viên sẽ không nhận được đồng lương nào mà chỉ có một khoản hỗ trợ nhỏ để duy trì cuộc sống. |
| Sa thải | Đây được xem như hình thức kỷ luật mạnh nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hình thức kỷ luật nặng nề này chỉ được áp dụng khi nhân viên phạm phải lỗi lầm khá lớn đến mức không thể tha thứ, gây ra nhiều thiệt hại nặng cho doanh nghiệp. Một khi bị sa thải, quá trình tìm kiếm công việc khác của nhân viên sẽ trở nên vô cùng khó khăn vì danh tiếng cá nhân bị ảnh hưởng quá nhiều. Vì vậy, các nhà quản lý thường sẽ không tùy ý đưa ra hình phạt này mà cần phải trải qua quá trình đánh giá một cách kỹ lưỡng. |
Kỷ luật trong công việc là yếu tố quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú ý. Tính kỷ luật sẽ giúp doanh nghiệp có tác phong làm việc chuyên nghiệp, bài bản và tăng hiệu quả hoạt động. Hy vọng rằng, bài viết này của Viindoo sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập văn hóa kỷ luật hiệu quả và tối ưu nhất.
