Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Lợi ích mang lại của mô hình này.

Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc được đánh giá là một trong những phương pháp quản lý hữu hiệu, mang lại lợi ích tuyệt vời cho cả nhà quản trị và nhân viên cấp dưới. Vậy nguyên tắc 5S là gì? Có nên triển khai nguyên tắc 5S tại nơi làm việc hay không? Hãy cùng Viindoo tìm ra câu trả lời thông qua các phân tích dưới đây.

1. 5S là gì?

5S là tên của một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc. Phương pháp này bắt nguồn từ Nhật Bản và hiện nay đã được áp dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam.

5S là từ viết tắt từ 5 chữ tiếng Nhật mang ý nghĩa như sau:

  • Seiri – Sàng lọc: Chọn và sàng lọc, chỉ giữ lại đồ dùng cần thiết và vừa đủ theo quy định nơi làm việc và tiêu chuẩn của bản thân
  • Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp gọn gàng các vật dụng trên bàn làm việc để sử dụng an toàn và thuận tiện khi cần.
  • Seiso – Sạch sẽ: Thiết lập lịch dọn dẹp định kỳ tuần, tháng, quý để khu vực làm việc sạch sẽ, tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu khi làm việc
  • Seiketsu – Săn sóc: Để đảm bảo nâng cao hiệu quả và dần hoàn thiện 5S, bạn hãy duy trì việc kiểm tra và duy trì 3S ở trên.
  • Shitsuke – Sẵn sàng: Hãy luôn thúc đẩy và tạo động lực bản thân rèn luyện, duy trì các tiêu chuẩn trên để tạo lập nề nếp và nâng cao tính kỹ luật trong công việc.
thực hiện 5S tại nơi làm việc

Định nghĩa nguyên tắc 5S là gì?

>>>> Đọc Thêm: Các phong cách làm việc của người Nhậtnào nên học hỏi?

2. Có nên thực hiện 5S tại nơi làm việc hay không?

2.1 Mục tiêu 5S tại nơi làm việc

Hiện nay, hầu hết các tổ chức khi thực hiện 5s tại nơi làm việc đều mong muốn đạt được các mục tiêu cụ thể như sau:

  • Giúp toàn thể nhân viên có tinh thần cầu thị, không ngừng cải tiến.
  • Tạo lập và duy trì tinh thần đồng đội giữa nhân viên với nhau.
  • Nâng cao vai trò quản trị, quản lý của các cấp bậc lãnh đạo trong tổ chức.
  • Nâng cao chất lượng môi trường làm việc để cải thiện năng suất công việc của nhân viên.
  • Giảm thiểu tối đa các hoạt động không mang đến giá trị thực cho tổ chức.
thực hiện 5s tại công ty

Mục tiêu khi triển khai 5S tại nơi làm việc

>>>> Tham Khảo Thêm: Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]

2.2 Lợi ích thực hiện 5S tại công ty

Hiện nay, nhiều tổ chức khuyến khích nhân viên thực hiện 5S tại nơi làm việc vì họ nhận thấy những lợi ích tuyệt vời mà việc áp dụng nguyên tắc 5S mang lại. Dưới đây là một số lợi ích có thể kể đến như sau:

  • Giúp nhân viên rèn luyện tính nề nếp và trung thực khi làm việc
  • Hình thành và bồi dưỡng tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ nhân viên
  • Hạn chế việc sử dụng vật phẩm, vật dụng và trang thiết bị văn phòng một cách lãng phí
  • Thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng để nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tăng tính sáng tạo
  • Mang đến hình ảnh văn phòng đẹp mắt, sáng sủa, tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái khi làm việc tại công ty.
  • Bên cạnh đó, thực hiện 5s tại công ty còn giúp hình thành những thói quen, nếp sống tốt cho mọi người trong công ty.
thực hiện 5S tại nơi làm việc

Một số lợi ích khi thực hiện 5s trong văn phòng

3. Cách áp dụng 5S tại công ty

3.1 Seiri (Sàng lọc)

Trong quy định 5s tại nơi làm việc, Seiri (sàng lọc) là việc tiến hành loại bỏ những vật không cần thiết và chỉ giữ lại số lượng vừa đủ những vật cần thiết, phù hợp với nhu cầu sử dụng và tiêu chuẩn đã đề ra trước đó.

Nhờ việc áp dụng phương pháp sàng lọc mà doanh nghiệp và nhân viên sẽ nhận được những lợi ích sau:

  • Giảm thiểu tối đa các đồ dùng không cần thiết
  • Tiết kiệm chi phí mua sắm đồ dùng, trang thiết bị văn phòng
  • Mở rộng diện tích bàn làm việc và không gian làm việc

3.2 Seiton (Sắp xếp)

Seiton (Sắp xếp) là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng theo nhóm để thuận tiện hơn cho các thao tác sử dụng. Chẳng hạn, chúng ta đặt các vật dụng được sử dụng thường xuyên ở những nơi trong tầm với và tầm mắt và đặt những đồ dùng không cần thiết ở xa hơn hoặc ở góc khuất.

Khi thực hiện 5s tại nơi làm việc, áp dụng phương pháp Seiton giúp bạn đạt được một số lợi ích như sau:

  • Hạn chế việc thất lạc dụng cụ, đồ dùng.
  • Tránh tiêu tốn thời gian làm việc cho việc tìm kiếm các vật dụng.
  • Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
quy định 5s tại nơi làm việc

Phương pháp Seiton (Sắp xếp)

3.3 Seiso (Sạch sẽ)

Phương pháp Seiso (Sạch sẽ) đề cập đến việc giữ vệ sinh sạch sẽ cho không gian làm việc, cơ thể và tâm hồn. Để thực hiện Seiso hiệu quả, công ty nên phân chia cho từng cá nhân chịu trách nhiệm vệ sinh khu vực cụ thể của họ. Bên cạnh đó, mỗi nhân viên sẽ cần tự thiết lập các tiêu chuẩn vệ sinh riêng cho từng vật dụng, thiết bị cụ thể.

Dưới đây là một số lợi ích khi triển khai phương pháp Seiso (Sạch sẽ) tại nơi làm việc:

  • Bảo quản tốt các đồ dùng, thiết bị văn phòng
  • Tạo dựng hình ảnh đẹp mắt cho văn phòng công ty, nhà máy sản xuất
  • Giúp môi trường làm việc sạch sẽ và thông thoáng hơn
  • Tạo cho nhân viên cảm giác thoải mái hơn khi làm việc
thực hiện 5S tại nơi làm việc

Phương pháp Seiso được đánh giá khá hữu ích cho công việc

3.4 Seiketsu (Săn sóc)

Seiketsu (Săn sóc) là nguyên tắc tối ưu, thúc đẩy việc triển khai thực hiện 5s tại nơi làm việc được chỉn chu hơn. Nguyên tắc này được sinh ra nhằm mục đích duy trì 3S đã nêu ở trên.

Hai bước cơ bản khi thực hiện phương pháp Seiketsu bao gồm tạo lập các tiêu chuẩn và đánh giá định kỳ. Về lâu dài, văn hóa làm việc cũng sẽ được xây dựng khi áp dụng Seiketsu. Một số lợi ích mà Seiketsu (Săn sóc) đem lại cho doanh nghiệp là:

  • Thiết lập tiêu chuẩn hóa cho các tiêu chuẩn ở S1, S2, S3.
  • Hình thành hướng dẫn chi tiết, tiến đến hoàn thiện S5.

3.5 Shitsuke (Sẵn sàng)

thực hiện 5s tại công ty

Seiketsu kiểm định và duy trì việc thực hiện 3S

Nội dung của nguyên tắc Shitsuke (Sẵn sàng) là quá trình đào tạo cấp dưới theo một bộ tiêu chuẩn nhất định để dần dần hình thành thói quen làm việc tích cực cho đội ngũ nhân viên. Shitsuke được thực hiện qua 3 bước gồm: Lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, quá trình đào tạo thực tế và đánh giá sau hiệu quả đào tạo.

Nhờ việc triển khai phương pháp Shitsuke (Sẵn sàng), tổ chức sẽ đạt được các lợi ích như:v

  • Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên cấp dưới;
  • Hình thành thói quen tự giác và tính kỷ luật trong công việc khi thực hiện theo 5S cho toàn thể nhân viên;
thực hiện 5S tại nơi làm việc

Phương pháp Shitsuke đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn nhất định

4. Cách thức áp dụng Kaizen 5S trong văn phòng​

Bên cạnh việc thực hiện 5s tại nơi làm việc thì hoạt động áp dụng Kaizen 5S trong văn phòng cũng được nhiều tổ chức quan tâm triển khai. Kaizen 5S hiện nay phổ biến với nhiều hình thức khác nhau nhưng nổi bật nhất vẫn là các cải tiến sau đây:

  • Loại bỏ (Eliminate): Đây được xem là cải tiến hoàn thiện nhất trong việc vận hành văn phòng làm việc. Eliminate hướng tới việc xóa bỏ hoàn toàn quy trình không hữu ích, thời gian chết không cần thiết để gia tăng hiệu suất làm việc. 
  • Sắp xếp lại (Rearrange): Thứ tự và vị trí thực hiện công việc sẽ được hoán đổi theo chiều hướng phù hợp hơn để giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả hoàn thành công việc tốt nhất.
  • Kết hợp (Combine): Cải tiến này nhắm tới việc thống nhất các công việc đơn lẻ thành một nhóm công việc lớn. Điều này sẽ giúp giảm thiểu các form mẫu, chứng từ vô ích cũng như thời gian luân phiên giữa đầu việc, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và nâng cao hiệu quả công việc.
  • Đơn giản hóa (Simplified): Kaizen 5S chú trọng việc đơn giản hóa và giản lược các quy định, nguyên tắc và tối ưu các quy trình, dụng cụ làm việc.
thực hiện 5S tại nơi làm việc

Tổng hợp các cải tiến Kaizen 5S tại nơi làm việc

>>>> Tìm Hiểu Chi Tiết: Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

5. Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công 

Việc triển khai, thực hiện 5s tại nơi làm việc thành công là điều mà bất cứ nhà lãnh đạo tổ chức nào cũng mong muốn. Sau đây là một số yếu tố giúp việc triển khai 5S và Kaizen 5S thành công, bao gồm: 

  • Triển khai thực hiện 5S và Kaizen 5S phải dựa trên sự phù hợp với các chính sách, quy định và văn hóa của công ty.
  • Toàn thể nhân viên công ty giữa các phòng ban phải luôn hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau trong tiến trình áp dụng 5S và Kaizen 5S.
  • Nhà quản trị cấp cao phải luôn luôn tích cực hỗ trợ nhân viên cấp dưới bằng các nguồn lực như thời gian, chi phí hoạt động chung, chi phí đào tạo kiến thức 5S,...
  • Thiết lập và duy trì các quy định theo tiêu chuẩn 5S để dần hình thành văn hóa chuyên nghiệp cho tổ chức

Như vậy, thông qua bài viết trên thì chúng ta có thể thấy được rằng việc thực hiện 5s tại nơi làm việc là vô cùng cần thiết cho sự thành công của mọi tổ chức hiện nay. Viindoo hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ kiến thức về nguyên tắc 5S để áp dụng trong văn phòng của mình. 

Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Lợi ích mang lại của mô hình này.
Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo, Nguyễn Thị Thanh Nhàn 9 tháng 12, 2022

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY