Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Lợi ích mang lại của mô hình này.

Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc được đánh giá là một trong những phương pháp quản lý hữu hiệu, mang lại lợi ích tuyệt vời cho cả nhà quản trị và nhân viên cấp dưới. Vậy nguyên tắc 5S là gì? Có nên triển khai nguyên tắc 5S tại nơi làm việc hay không? Hãy cùng Viindoo tìm ra câu trả lời thông qua các phân tích dưới đây.

5S là tên của một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc. Phương pháp này bắt nguồn từ Nhật Bản và hiện nay đã được áp dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam.

5S là từ viết tắt từ 5 chữ tiếng Nhật mang ý nghĩa như sau:

• Seiri – Sàng lọc: Chọn và sàng lọc, chỉ giữ lại đồ dùng cần thiết và vừa đủ theo quy định nơi làm việc và tiêu chuẩn của bản thân
• Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp gọn gàng các vật dụng trên bàn làm việc để sử dụng an toàn và thuận tiện khi cần.
• Seiso – Sạch sẽ: Thiết lập lịch dọn dẹp định kỳ tuần, tháng, quý để khu vực làm việc sạch sẽ, tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu khi làm việc
• Seiketsu – Săn sóc: Để đảm bảo nâng cao hiệu quả và dần hoàn thiện 5S, bạn hãy duy trì việc kiểm tra và duy trì 3S ở trên.
• Shitsuke – Sẵn sàng: Hãy luôn thúc đẩy và tạo động lực bản thân rèn luyện, duy trì các tiêu chuẩn trên để tạo lập nề nếp và nâng cao tính kỹ luật trong công việc.

>>>> Đọc Thêm: Các phong cách làm việc của người Nhậtnào nên học hỏi?

Hiện nay, hầu hết các tổ chức khi thực hiện 5s tại nơi làm việc đều mong muốn đạt được các mục tiêu cụ thể như sau:

• Giúp toàn thể nhân viên có tinh thần cầu thị, không ngừng cải tiến.
• Tạo lập và duy trì tinh thần đồng đội giữa nhân viên với nhau.
• Nâng cao vai trò quản trị, quản lý của các cấp bậc lãnh đạo trong tổ chức.
• Nâng cao chất lượng môi trường làm việc để cải thiện năng suất công việc của nhân viên.
• Giảm thiểu tối đa các hoạt động không mang đến giá trị thực cho tổ chức.

Hiện nay, nhiều tổ chức khuyến khích nhân viên thực hiện 5S tại nơi làm việc vì họ nhận thấy những lợi ích tuyệt vời mà việc áp dụng nguyên tắc 5S mang lại. Dưới đây là một số lợi ích có thể kể đến như sau:

• Giúp nhân viên rèn luyện tính nề nếp và trung thực khi làm việc
• Hình thành và bồi dưỡng tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ nhân viên
• Hạn chế việc sử dụng vật phẩm, vật dụng và trang thiết bị văn phòng một cách lãng phí
• Thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng để nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tăng tính sáng tạo
• Mang đến hình ảnh văn phòng đẹp mắt, sáng sủa, tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái khi làm việc tại công ty.
• Bên cạnh đó, thực hiện 5s tại công ty còn giúp hình thành những thói quen, nếp sống tốt cho mọi người trong công ty.

Trong quy định 5s tại nơi làm việc, Seiri (sàng lọc) là việc tiến hành loại bỏ những vật không cần thiết và chỉ giữ lại số lượng vừa đủ những vật cần thiết, phù hợp với nhu cầu sử dụng và tiêu chuẩn đã đề ra trước đó.

Nhờ việc áp dụng phương pháp sàng lọc mà doanh nghiệp và nhân viên sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Giảm thiểu tối đa các đồ dùng không cần thiết
• Tiết kiệm chi phí mua sắm đồ dùng, trang thiết bị văn phòng
• Mở rộng diện tích bàn làm việc và không gian làm việc

Seiton (Sắp xếp) là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng theo nhóm để thuận tiện hơn cho các thao tác sử dụng. Chẳng hạn, chúng ta đặt các vật dụng được sử dụng thường xuyên ở những nơi trong tầm với và tầm mắt và đặt những đồ dùng không cần thiết ở xa hơn hoặc ở góc khuất.

Khi thực hiện 5s tại nơi làm việc, áp dụng phương pháp Seiton giúp bạn đạt được một số lợi ích như sau:

• Hạn chế việc thất lạc dụng cụ, đồ dùng.
• Tránh tiêu tốn thời gian làm việc cho việc tìm kiếm các vật dụng.
• Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Phương pháp Seiso được đánh giá khá hữu ích cho công việc

Seiketsu (Săn sóc) là nguyên tắc tối ưu, thúc đẩy việc triển khai thực hiện 5s tại nơi làm việc được chỉn chu hơn. Nguyên tắc này được sinh ra nhằm mục đích duy trì 3S đã nêu ở trên.

Hai bước cơ bản khi thực hiện phương pháp Seiketsu bao gồm tạo lập các tiêu chuẩn và đánh giá định kỳ. Về lâu dài, văn hóa làm việc cũng sẽ được xây dựng khi áp dụng Seiketsu. Một số lợi ích mà Seiketsu (Săn sóc) đem lại cho doanh nghiệp là:

• Thiết lập tiêu chuẩn hóa cho các tiêu chuẩn ở S1, S2, S3.
• Hình thành hướng dẫn chi tiết, tiến đến hoàn thiện S5.

Phương pháp Shitsuke đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn nhất định

Việc triển khai, thực hiện 5s tại nơi làm việc thành công là điều mà bất cứ nhà lãnh đạo tổ chức nào cũng mong muốn. Sau đây là một số yếu tố giúp việc triển khai 5S và Kaizen 5S thành công, bao gồm: 

• Triển khai thực hiện 5S và Kaizen 5S phải dựa trên sự phù hợp với các chính sách, quy định và văn hóa của công ty.
• Toàn thể nhân viên công ty giữa các phòng ban phải luôn hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau trong tiến trình áp dụng 5S và Kaizen 5S.
• Nhà quản trị cấp cao phải luôn luôn tích cực hỗ trợ nhân viên cấp dưới bằng các nguồn lực như thời gian, chi phí hoạt động chung, chi phí đào tạo kiến thức 5S,...
• Thiết lập và duy trì các quy định theo tiêu chuẩn 5S để dần hình thành văn hóa chuyên nghiệp cho tổ chức

Như vậy, thông qua bài viết trên thì chúng ta có thể thấy được rằng việc thực hiện 5s tại nơi làm việc là vô cùng cần thiết cho sự thành công của mọi tổ chức hiện nay. Viindoo hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ kiến thức về nguyên tắc 5S để áp dụng trong văn phòng của mình. 

>>>> Bài Viết Hữu Ích Khác:

• Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả
• Horenso là gì? Cách áp dụng chuẩn và 3 tình huống luyện tập