WBS là gì? Ví dụ về WBS và mẫu WBS hiệu quả

WBS là gì? Doanh nghiệp sử dụng WBS nhằm mục đích gì? WBS được cấu thành từ những bộ phận nào? Làm thế nào để xây dựng WBS hiệu quả? Cần lưu ý điều gì khi xây dựng WBS? Những câu hỏi trên sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây của Viindoo. Cùng theo dõi nhé!

1. WBS là gì?

WBS là viết tắt của từ tiếng Anh "Work Breakdown Structure", có nghĩa là "cấu trúc phân rã công việc". Đây là một công cụ quản lý dự án đơn giản giúp phân tách và cấu trúc các công việc trong dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và dễ kiểm soát hơn. WBS thường được sử dụng trong quản lý dự án để giúp xác định các nhiệm vụ cụ thể và phân phối công việc cho các thành viên trong nhóm dự án.

Có thể nói, WBS là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện, triển khai và giám sát dự án.

>>>> Xem Thêm: 5 File excel mẫu lập kế hoạch triển khai dự án [2023]

2. Ví dụ về WBS trong quản lý dự án

Dưới đây là một ví dụ về WBS trong quản lý dự án xây dựng nhà:

• Xác định yêu cầu và thiết kế

• • 1.1 Thu thập yêu cầu của khách hàng
  •  1.2 Thiết kế bản vẽ sơ đồ nhà
  • 1.3 Tạo bản vẽ kỹ thuật chi tiết

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng
• •   2.1 Thực hiện đào đất và cắm cọc móng
  •  2.2 Lắp đặt hệ thống thoát nước
  •  2.3 Xây dựng hệ thống điện và cấp nước
• Xây dựng kết cấu nhà
• • 3.1 Xây dựng tường, sàn và mái
  • 3.2 Lắp đặt cửa và cửa sổ
  • 3.3 Hoàn thiện nội thất
• Hoàn thiện công trình
• • 4.1 Sơn tường và trần nhà
  • 4.2 Lắp đặt đèn và bộ phận điều hòa không khí
  • 4.3 Kiểm tra và bảo trì toàn bộ công trình

Mỗi phần trong WBS đại diện cho một công việc cụ thể và có thể được theo dõi và quản lý riêng biệt, giúp đảm bảo tiến độ dự án được thực hiện đúng hạn và hiệu quả.

>>>> Tìm Hiểu Về: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

3. Mục đích của Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure được các doanh nghiệp ứng dụng nhiều vào các dự án. Mục đích chung nhất của việc sử dụng sơ đồ WBS là minh bạch hóa các đầu công việc trong một dự án. Sau đây là một số mục đích của WBS:

• Ước tính lượng công suất cần thiết để thực hiện công việc: Với WBS, các đầu việc được phân chia rõ ràng, cụ thể và minh bạch. Nhờ đó mà nhà quản trị có thể biết được công việc nào cần thực hiện và ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành.
• Tạo lịch làm việc hợp lý: WBS giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian làm việc và
   phân bổ nguồn lực hợp lý để hoàn thành dự án. Từ đó doanh nghiệp có thể
  quản lý tiến độ dự án sát sao, tạo lịch trình công việc chặt chẽ cho nhân viên công ty.
• Giúp nhóm dự án nhận thức được phạm vi công việc: WBS giúp các thành viên trong nhóm biết được các công việc cần thực hiện trong dự án. Từ đó các sai lệch được hạn chế đến mức thấp nhất.

5. Các bước để tạo một WBS hiệu quả

Sau đây là các bước để tạo một WBS trong quản lý dự án hiệu quả:

• Bước 1: Xác định mục tiêu tổng quát sản phẩm cần chuyển giao sau khi kết thúc dự án.
• Bước 2: Xác định WBS có cấu trúc thuộc dạng cây hoặc Outline.
• Bước 3: Xác định WBS có cách tổ chức dạng phase hay theo cách chuyển giao sản phẩm trong dự án.
• Bước 4: Tạo lập danh sách các sản phẩm. Từ đó phân tách các sản phẩm chung nhất thành các cấp nhỏ hơn.
• Bước 5: Thiết lập danh sách các công việc để hoàn thành sản phẩm con rồi phân ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
• Bước 6: Gán các mã số cho các phần tử trong WBS.
• Bước 7: Rà soát lại quy trình WBS để đảm bảo rằng có đủ các yếu tố như: Thời gian hoàn thiện dự án, các sản phẩm đều có mã số và đều là danh từ. Các công việc cần thực hiện trong dự án cần phải là động từ.

6. Mẫu WBS

Để tối ưu quy trình xây dựng bảng công việc (WBS ) cho dự án, độc giả có thể tham khảo sử dụng các mẫu WBS sẵn có. Dưới đây là một số mẫu WBS mà bạn có thể ứng dụng ngay:

TẢI NGAY WBS TEMPLATE

Ví dụ mẫu sơ đồ WBS

Mẫu WBS theo biểu đồ cây

Sơ đồ WBS theo biểu đồ Gantt

7. 4 nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng WBS

WBS thực sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án của doanh nghiệp. Sau đây là 4 nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng WBS:

7.1 Quy tắc 100%

Quy tắc 100% là nguyên tắc quan trọng hàng đầu khi xây dựng WBS. Quy tắc này chỉ ra rằng một WBS bao gồm hoàn toàn 100% công việc cần thực hiện trong dự án và được phân chia thành các điểm kiểm soát, sản phẩm cần bàn giao, gói công việc và nhiệm vụ. Những điều này có thể được áp dụng ở tất cả các cấp nằm trong WBS.

7.2 Tập trung vào kết quả

Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải xác định các yếu tố trong WBS theo kết quả thay vì các phương pháp giải quyết công việc. Điều này sẽ cho phép các thành viên tham gia dự án được lựa chọn công cụ và cách thức phù hợp để thực hiện công việc. Từ đó sức sáng tạo của nhân viên cũng nâng cao hơn.

7.3 Mức độ chi tiết phù hợp

Cấu trúc phân chia trong một dự án chỉ nên có từ 3 đến 5 cấp độ. Quá nhiều các cấp độ, chi tiết sẽ khiến thời gian dự án bị kéo dài mà không hiệu quả. Nguyên tắc “hai tuần hoặc 80 giờ” thường được áp dụng trong WBS. Nguyên tắc này cho rằng nếu một công việc tốn thời gian nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ thì mới cần được tiếp tục chia nhỏ

7.4 Không trùng lặp

Các công việc trong một dự án nên được phân tách cụ thể, rõ ràng. Các nhiệm vụ này không nên chồng chéo với nhau vì điều này sẽ hạ thấp hiệu suất thực hiện công việc. Nguyên tắc này quy định rằng một nhiệm vụ chỉ nên xuất hiện một lần trong WBS.

Trong bài viết trên, chúng tôi đã tổng hợp đến quý doanh nghiệp các thông tin để trả lời câu hỏi “WBS là gì?”. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích và giúp quý doanh nghiệp có thể quản lý dự án tốt hơn. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo trên website của Viindoo để biết thêm nhiều phương pháp quản lý doanh nghiệp tiên tiến nhất nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Chứng chỉ PMP là gì? Thông tin chi tiết về kỳ thi PMP
• 6 bước quản trị rủi ro dự án hiệu quả & Giải pháp toàn diện