Mẫu kế hoạch thực hiện dự án là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm để triển khai dự án hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, Viindoo sẽ chia sẻ sẽ Cung cấp cho bạn đọc các mẫu Excel lập kế hoạch khoa học và cách lập kế hoạch dự án chuẩn nhất. Theo cùng với chúng tôi.
1. Mẫu kế hoạch triển khai dự án file excel
Thông tin bắt buộc trong tệp mẫu kế hoạch thực hiện dự án
Mẫu lập kế hoạch triển khai công việc trong dự án bằng Excel là phương pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Trong các mẫu bảng kế hoạch này bao gồm nhiều thông tin khác nhau tương ứng với đặc thù của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nói chung, các biểu mẫu này sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu dự án.
- Ngày kết thúc: Ngày hoàn thành dự án.
- Tháng: Khi các hoạt động của dự án diễn ra.
- Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể (quản lý, trưởng bộ phận, nhân viên,...)
- Tên công việc: Những việc cần làm trong quá trình thực hiện dự án.
>>>> Tìm hiểu thêm: Dự án là gì? Các loại và cách trình bày một dự án cơ bản
1.1 Mẫu 1
Mẫu kế hoạch triển khai dự án Đầu tiên mà chúng tôi chia sẻ là Biểu đồ Gantt. Đây là template có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ dự án một cách khoa học và trực quan.
Link tải: Đây.
Biểu đồ Gantt mẫu lập kế hoạch dự ánBiểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong cả quản lý dự án và quản lý kinh doanh. Viindoo là nhà cung cấp hàng đầu Project Management Software kết hợp các biểu đồ Gantt. Bạn hoàn toàn có thể theo dõi tiến độ của dự án, xác định mức độ hoàn thành và dễ dàng biết được bộ phận nào đang có sai sót, lỗi để có biện pháp cải thiện phù hợp.
1.2 Mẫu 2
Một mẫu Excel khác mà bài viết này muốn giới thiệu đến bạn đọc là Thời khóa biểu. Mẫu này sẽ giúp người dùng theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện các dự án và quản lý chúng hiệu quả hơn.
Link tải: Đây.
Mẫu quản lý dự án thời gian biểu1.3 Mẫu 3
Một mẫu Excel hữu ích khác mà bài viết này muốn giới thiệu là mẫu quản lý hiệu suất dự án. Mẫu này sẽ cung cấp cho người dùng nhiều thông tin liên quan đến các chỉ số như hiệu quả chi phí, tiến độ, chi phí ước tính,… hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định hiệu quả.
Link tải: Đây.
Mẫu quản lý hiệu suất dự án1.4 Mẫu 4
Quản lý dự án theo mô hình Kanban là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Mẫu này sẽ giúp người quản lý hình dung được quy trình làm việc của từng đội dự án, nhóm, nhân viên.
Link tải: Đây.
Mẫu quản lý dự án mô hình Kanban>>>> Tìm hiểu thêm: Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban để quản lý công việc hiệu quả
1.5 Mẫu 5
Chi phí triển khai dự án là điều mà nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu một mẫu Excel giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả trong quá trình triển khai các dự án kinh doanh.
Link tải: Đây.
Mẫu báo cáo thu chi dự án1.6 Mẫu kế hoạch triển khai dự án xây dựng
Trong phần này, chúng tôi giới thiệu các doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực xây dựng một kế hoạch triển khai dự án xây dựng hiệu quả. File này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nguồn lực và ngân sách để triển khai dự án hiệu quả hơn.
Link tải: Đây.
Mẫu file quản lý dự án xây dựng2. Cách lập mẫu kế hoạch triển khai dự án chuẩn
2.1 Xác định mục tiêu
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để một dự án thành công là có mục tiêu rõ ràng, cụ thể và khoa học. Các mục tiêu sẽ giúp người quản lý và nhân viên biết công việc được thực hiện để làm gì và đảm bảo rằng mọi hoạt động đang đi đúng hướng cho nhu cầu của dự án.
Một mục tiêu của dự án có hiệu lực khi:
- Hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn.
- Đảm bảo chất lượng công việc trong dự án.
- Quản lý hiệu quả ngân sách và nguồn lực.
- Tài nguyên được an toàn.
- Hạn chế các trường hợp vi phạm hợp đồng.
Xác định mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch dự án2.2 Xác định phạm vi
Để xác định phạm vi của dự án, nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố như nguồn lực, chính sách, quy định và kinh nghiệm triển khai các kế hoạch trước đó của công ty. Cùng với đó, công ty có thể sử dụng một số kỹ thuật để xác định phạm vi dự án như xin ý kiến chuyên gia, phản hồi từ khách hàng, kết quả phân tích thị trường,...
Đồng thời, doanh nghiệp cần nắm rõ nhu cầu của dự án để từ đó xác định mục tiêu thực hiện. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có được cái nhìn về bức tranh tổng thể của dự án và biết được những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời, việc xác định mục tiêu của dự án cũng rất cần thiết để xác định đúng phạm vi kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp.
>>>> Xem Thêm: Phạm vi dự án là gì? Vai trò và cách xác định Phạm vi dự án
2.3 Đánh giá tài nguyên
Bước tiếp theo trong các bước thiết kế đánh giá tài nguyên mẫu kế hoạch triển khai dự án . Để lên kế hoạch triển khai dự án, đây là bước không thể thiếu. Điều này rất quan trọng vì nguồn lực là điều kiện tiên quyết để biết một dự án có khả thi hay không. Các nguồn lực mà doanh nghiệp cần quan tâm bao gồm nhân lực, tài chính, trang thiết bị, nguyên vật liệu,...
Cùng với đó, doanh nghiệp cũng cần xác định chi phí chung của dự án. Điều này rất quan trọng để có thể hoạch định nguồn lực phù hợp cho dự án. Các chi phí mà nhà quản trị cần xác định bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu,...
Đánh giá tổng thể, toàn diện các nguồn lực trước khi thực hiện dự án2.4 Lên kế hoạch
Tạo kế hoạch dự án chi tiết cũng rất quan trọng. Kế hoạch này nên được phân bổ cho các nhiệm vụ từ tổng quan đến chi tiết, từ đơn giản đến phức tạp. Mỗi kế hoạch được đề xuất phải đi kèm với đánh giá chi tiết về tính khả thi, thời gian thực hiện cũng như các mục tiêu nhỏ hơn cho mục đích chung.
Một bản kế hoạch chi tiết giúp nhà quản trị kiểm soát nhanh chóng các vấn đề có thể phát sinh, có biện pháp đối phó phù hợp cũng như giám sát chặt chẽ tiến độ của dự án. Điều này sẽ góp phần tăng hiệu quả triển khai dự án, giảm thiểu những rủi ro không đáng có trong quá trình triển khai.
2.5 Đánh giá rủi ro
Khi thực hiện bất kỳ dự án nào, người quản trị cũng cần quản lý rủi ro dự án để dự đoán rủi ro trong tương lai. Những rủi ro này có thể đến từ môi trường vĩ mô như lạm phát, lãi suất, chính sách của chính phủ,… cũng như từ các yếu tố như lỗi kỹ thuật, thời tiết, sự cố từ nhà cung cấp. ,... Đây là những điều khó dự đoán chính xác nhưng cần thiết để có phản ứng nhanh nhất.
2.6 Sắp xếp tài nguyên
Một dự án muốn thành công thì không thể thiếu sự phân bổ và sắp xếp hợp lý các nguồn lực. Các nguồn lực này có thể là tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu,...
Quản trị viên và người quản lý dự án cần xác định rõ cách sử dụng tài nguyên trong mẫu kế hoạch triển khai dự án của dự án. Việc phân bổ nguồn lực cụ thể, chi tiết và phù hợp cho từng công việc giúp doanh nghiệp có thể hoạch định nguồn lực hợp lý, không lãng phí và đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của dự án.
Bố trí nguồn lực phải hợp lý và cân đối2.7 Theo dõi tiến độ
Mỗi dự án đều có khung thời gian nhất định khi ra mắt. Theo dõi tiến độ sẽ giúp nhà quản trị biết được dự án đã đi được đến đâu, có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không. Đồng thời, việc theo dõi sát sao tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được những sai sót diễn ra và giải quyết nhanh chóng, tránh gây ra những tổn thất nặng nề.
2.8 Ứng dụng công cụ hỗ trợ
Để lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các công cụ hỗ trợ tiên tiến, hiện đại. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để có thể lập kế hoạch phù hợp, quản lý tốt nguồn lực, tiết kiệm thời gian, công sức và mang lại hiệu quả cao.
Viindoo Project là ứng dụng công nghệ giúp thiết kế mẫu kế hoạch triển khai dự án nhanh chóng, hiệu quả. Với Viindoo Project, người quản trị hoàn toàn có thể theo dõi tiến độ của dự án, xác định mức độ hoàn thành, dễ dàng biết được bộ phận nào đang có sai sót, lỗi để có biện pháp cải thiện phù hợp.
Dự án ViindooVới giao diện thân thiện và hiện đại, phần mềm quản lý dự án Viindoo Project sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan nhất. Cùng với đó, phần mềm còn có thể phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận trong dự án một cách hợp lý, dự đoán các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Ở bài trên, Viindoo chia sẻ với doanh nghiệp bạn mẫu kế hoạch triển khai dự án một cách khoa học và trực quan. Đồng thời, bài viết cũng giúp doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả nhất. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo trên website của chúng tôi để biết thêm những phương pháp quản lý dự án mới nhất!
>>>> Tiếp tục Với: