5 File excel mẫu lập kế hoạch triển khai dự án [2023]

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm để thực hiện các dự án một cách hiệu quả hơn. Trong bài viết sau đây, Viindoo sẽ chia sẽ đến độc giả những mẫu Excel lập kế hoạch khoa học cùng các cách để có thể lên một plan dự án chuẩn nhất. Cùng theo dõi với chúng tôi. 

1. File Excel mẫu lập kế hoạch triển khai dự án

Thông tin cần có trong file mẫu kế hoạch triển khai dự án

Biểu mẫu lập kế hoạch triển khai công việc trong dự án bằng Excel là phương pháp mà nhiều doanh nghiệp hiện đang ứng dụng. Trong các bảng kế hoạch mẫu này bao gồm nhiều thông tin khác nhau ứng với đặc thù từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, các mẫu này đều sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu khởi động dự án.
• Ngày kết thúc: Ngày hoàn thành dự án.
• Tháng: Thời điểm các hoạt động của dự án diễn ra.
• Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể (quản lý, trưởng phòng, nhân viên,...)
• Tên công việc: Những việc cần làm trong quá trình thực hiện dự án.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Dự án là gì? Các loại và cách trình bày một dự án cơ bản

1.1 Mẫu 1

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án đầu tiên mà chúng tôi chia sẻ là sơ đồ Gantt. Đây là mẫu có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện dự án một cách khoa học, trực quan.

Link tải: Tại đây.

1.2 Mẫu 2

Một mẫu Excel khác mà bài viết này muốn giới thiệu đến độc giả là Timetable. Mẫu này sẽ hỗ trợ người dùng có thể theo dõi chặt chẽ thời gian thực hiện các dự án và quản lý hiệu quả hơn.

Link tải: Tại đây.

1.3 Mẫu 3

Một mẫu Excel hữu ích khác mà bài viết này muốn giới thiệu mà mẫu quản lý hiệu suất dự án. Mẫu này sẽ cung cấp cho người dùng nhiều thông tin liên quan đến các chỉ số như hiệu suất chi phí, tiến độ, chi phí ước tính,... hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định hiệu quả.

Link tải: Tại đây.

1.4 Mẫu 4

Quản lý dự án theo mô hình Kanban là phương thức được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Mẫu này sẽ giúp nhà quản lý có thể trực quan hóa quá trình làm việc của từng đội, nhóm, nhân viên thuộc dự án.

Link tải: Tại đây.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Kanban là gì? Cách dùng Kanban quản lý công việc hiệu quả

1.5 Mẫu 5

Chi phí thực hiện dự án là điều mà nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu một mẫu Excel hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các chi phí trong quá trình thực hiện dự án kinh doanh.

Link tải: Tại đây.

1.6 Mẫu kế hoạch triển khai dự án xây dựng

Trong phần này, chúng tôi giới thiệu đến các doanh nghiệp, đặc biệt là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực xây dựng một bản kế hoạch triển khai dự án xây dựng hiệu quả. File này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nguồn lực và ngân sách để thực hiện dự án hiệu quả hơn.

Link tải: Tại đây.

2. Cách lập mẫu kế hoạch triển khai dự án chuẩn

2.1 Xác định mục tiêu

Một yếu tố quan trọng hàng đầu để có một dự án thành công là có mục tiêu rõ ràng, cụ thể và khoa học. Mục tiêu sẽ giúp người quản lý và nhân viên biết được công việc thực hiện với mục đích gì cũng như đảm bảo mọi hoạt động đi đúng hướng mà dự án cần.

Một mục tiêu dự án được xem là hiệu quả khi:

• Hoàn thành các công việc đúng deadline.
• Đảm bảo chất lượng công việc trong dự án.
• Quản lý hiệu quả ngân sách và nguồn lực.
• Các nguồn tài nguyên được bảo mật.
• Hạn chế các trường hợp vi phạm hợp đồng.

2.2 Xác định phạm vi

Để xác định được phạm vi của dự án, nhà quản trị cần căn cứ vào nhiều yếu tố như nguồn lực, các chính sách, quy định cùng kinh nghiệm thực hiện các kế hoạch trước của công ty. Cùng với đó, công ty có thể sử dụng một số kỹ thuật để xác định phạm vi dự án như tìm kiếm sự tư vấn của chuyên gia, phản hồi từ khách hàng, kết quả phân tích thị trường,...

Đồng thời, doanh nghiệp cần biết được nhu cầu của dự án để có thể xác định mục tiêu thực hiện. Điều này sẽ giúp các nhà quản trị có được cái nhìn về bức tranh tổng thể dự án và biết được những nhiệm vụ cần thực hiện để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, xác định những mục tiêu của dự án cũng là điều cần thiết xác định đúng phạm vi kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp.

>>>> Xem Thêm: Phạm vi dự án là gì? Vai trò và cách xác định Project Scope

2.3 Đánh giá nguồn lực

Bước tiếp theo trong các bước thiết kế mẫu lập kế hoạch triển khai dự án là đánh giá nguồn lực. Để lập kế hoạch triển khai dự án thì đây là bước là một bước không thể thiếu. Điều này quan trọng là bởi vì nguồn lực là yếu tố tiên quyết để biết được dự án có thể thực hiện được hay không. Các nguồn lực mà doanh nghiệp cần quan tâm bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, thiết bị, vật liệu,...

Cùng với đó, doanh nghiệp cũng cần xác định chi phí tổng thể của dự án. Điều này rất quan trọng để có thể hoạch định nguồn lực phù hợp cho dự án. Những chi phí mà người quản trị cần xác định bao gồm thời gian, nguồn nhân lực, vật liệu,...

2.4 Đề ra kế hoạch

Đề ra các kế hoạch chi tiết cho dự án cũng rất quan trọng. Kế hoạch này nên được phân bổ lần lượt cho các nhiệm vụ từ tổng quan đến chi tiết, từ đơn giản đến phức tạp. Mỗi một kế hoạch được đưa ra phải kèm theo một bản đánh giá chi tiết tính khả thi, thời hạn thực hiện cũng như những mục tiêu nhỏ hơn phục vụ cho mục đích chung.

Một bản kế hoạch chi tiết giúp nhà quản trị kiểm soát nhanh chóng các vấn đề có thể phát sinh, đưa ra các biện pháp đối phó phù hợp cũng như giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện dự án. Điều này sẽ góp phần gia tăng hiệu quả thực hiện dự án, giảm những rủi ro không cần thiết trong quá trình thực hiện.

2.5 Đánh giá rủi ro

Khi thực hiện bất cứ dự án nào, nhà quản trị cũng cần phải quản trị rủi ro dự án để dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Những rủi ro này có thể đến từ môi trường vĩ mô như lạm phát, lãi suất, chính sách từ nhà nước,... cũng như từ các yếu tố như các lỗi kỹ thuật, thời tiết, các vấn đề từ nhà cung cấp,... Những điều này rất khó dự đoán chính xác nhưng cần có để có biện pháp ứng phó nhanh chóng nhất.

2.6 Sắp xếp tài nguyên

Một dự án muốn thành công thì không thể thiếu sự phân phối, sắp xếp tài nguyên hợp lý. Các tài nguyên này có thể là tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu,...

Nhà quản trị và quản lý dự án cần phân rõ việc sử dụng tài nguyên như thế nào trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án. Việc phân bổ tài nguyên cụ thể chi tiết, phù hợp cho từng nhiệm vụ có thể giúp doanh nghiệp hoạch định hợp lý nguồn lực, không gây lãng phí, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu mà dự án đề ra.

2.7 Theo dõi tiến độ

Mỗi dự án khi đưa ra đều có một khoảng thời gian thực hiện nhất định. Việc theo dõi tiến độ sẽ giúp nhà quản trị biết được dự án đã được thực hiện đến đâu, có phù hợp với kế hoạch đã đề ra hay không. Đồng thời, việc theo dõi chặt chẽ tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được các sai sót diễn ra và giải quyết nhanh chóng để tránh gây thiệt hại nặng nề.

2.8 Ứng dụng công cụ hỗ trợ

Để lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các công cụ hỗ trợ tiên tiến, hiện đại. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để có thể tạo lập kế hoạch phù hợp, quản lý tốt các nguồn lực, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao.

Viindoo Project là ứng dụng công nghệ giúp thiết kế mẫu lập kế hoạch triển khai dự án nhanh chóng, hiệu quả. Với Viindoo Project, nhà quản trị hoàn toàn có thể theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện dự án, xác định mức độ hoàn thành, dễ dàng biết được bộ phận nào đang có sai sót, lỗi để có biện pháp cải thiện phù hợp.

Với giao diện thân thiện, hiện đại, phần mềm quản lý dự án Viindoo Project sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan nhất. Cùng với đó, phần mềm còn có thể phân chia công việc cụ thể cho từng phòng ban trong dự án một cách phù hợp, dự đoán nguồn lực cần thiết để công việc được thực hiện đúng tiến độ đề ra.

Trong bài viết trên, Viindoo đã chia sẻ đến quý doanh nghiệp các mẫu lập kế hoạch triển khai dự án một cách khoa học, trực quan. Đồng thời, bài viết cũng giúp doanh nghiệp biết được cách để lên kế hoạch triển khai một dự án hiệu quả nhất. Hãy theo dõi các bài viết tiêp theo trên website của chúng tôi để hiểu thêm về các phương pháp quản trị dự án mới nhất nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Download 5+ mẫu bảng tiến độ thi công mới nhất 2022 miễn phí
• Một vài ví dụ sơ đồ Gantt cho người mới bắt đầu