Phạm vi dự án là gì? Vai trò và cách xác định Project Scope

Phạm vi dự án được hiểu là quá trình xác định và ghi lại các thông tin chi tiết của một dự án, bao gồm:

• Mục tiêu
• Nhiệm vụ​
• Công việc
• Chi phí 
• Thời hạn

Việc thiết lập phạm vi dự án giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các kỳ vọng cũng như đảm bảo tất cả hành động đều luôn tiến tới và phục vụ cho một mục tiêu chính. 

Thông thường, các dự án lớn không tránh khỏi thay đổi bất chợt trong giai đoạn tiến triển. Tuy nhiên, khi xác lập phạm vi dự án ngay từ đầu, đội ngũ thực hiện dự án sẽ dễ dàng thích ứng với thay đổi hơn, từ đó tối ưu việc quản lý tiến độ dự án chuẩn xác theo kế hoạch.

Sau đây là một số lợi ích quan trọng của việc thiết lập phạm vi dự án đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào:

• Phạm vi của dự án chỉ ra những yếu tố mà các bên liên quan bắt buộc phải nắm rõ để không hành động sai lệch định hướng.
• Phạm vi dự án cho phép các nhà quản lý hiểu được chi tiết cụ thể của lộ trình dự án  để dễ dàng phân bổ ngân sách và phân công, hợp lý hóa công việc.
  
• Project Scope giúp doanh nghiệp phòng ngừa những tình huống nằm ngoài phạm vi đã thiết lập.
• Giúp tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chung, tránh lãng phí nguồn lực vào những thứ không mang lại nhiều lợi ích.

Việc xác định phạm vi dự án giúp doanh nghiệp hiểu được các đường đi, nước bước trong tất cả các dự án. Do vậy, trong tiến trình xây dựng Project Scope, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố dưới đây để tăng cơ hội thành công:

• Yếu tố thời gian: Thời gian thực hiện dự án phải được tính toán hợp lý dựa theo quy mô dự án, nhằm sử dụng hiệu quả ngân sách và nguồn lực của doanh nghiệp. Đối với dự án nhỏ, thời gian có thể vài tuần, ngược lại với dự án lớn thì thời gian có thể kéo dài đến vài tháng hoặc vài năm.
• Yếu tố nhân sự: Việc tính toán chính xác số lượng nhân sự cũng như phân bổ đúng nhân sự cho một dự án giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và ngân sách. Ngược lại, nếu tính sai, dự án có thể bị kéo dài tiến độ hoặc chất lượng hoàn thành không đạt chuẩn như đã thiết lập ban đầu.
• Ngân sách: Trong phạm vi Kế toán dự án , một yếu tố quan trọng là việc xây dựng một bảng ngân sách dự án khả thi. Bảng này không chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến việc thực hiện dự án mà còn bao gồm các chi phí bổ sung như lương nhân viên và thù lao chuyên gia. Bằng cách áp dụng cách tiếp cận toàn diện này để lập ngân sách, kế toán dự án không chỉ đảm bảo khả năng tồn tại về mặt tài chính của dự án mà còn tạo điều kiện phân bổ nguồn lực minh bạch và có trách nhiệm.
• Yếu tố khả thi: Tính khả thi của dự án là điều mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng trước khi tiến hành triển khai dự án. Yếu tố khả thi phải dựa trên tình hình thị trường, khả năng tài chính và trình độ kiến thức chuyên môn của nhân sự tại doanh nghiệp.

Công ty cần phải xác định được các yêu cầu của dự án ngay từ khi bắt đầu. Khi xác định rõ ràng được nhu cầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo lập mục tiêu đúng hướng nhất. Lúc này, doanh nghiệp cần biết những nhiệm vụ và cách thức thực hiện nhằm hoàn thành dự án thành công nhất.

Để bước đầu thiết lập nền tảng dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ lộ trình và các mục tiêu một cách có hệ thống. Yếu tố quan trọng trong bước này là tạo được sự liên kết giữa các Mục tiêu  của dự án.

Doanh nghiệp phải trả lời nhanh được các câu hỏi sau đây:

• Project scope có mục tiêu gì? Mục tiêu đó có đo lường được không?
• Tác động của điều kiện tài chính liệu có ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành dự án không? Nếu có thì ảnh hưởng như thế nào?
• Đâu là những mục tiêu dễ đạt được? Đâu là những mục tiêu khó thực hiện và không có tính khả thi cao?
• Trong các tình huống khó khăn, đâu là những mục tiêu vẫn còn khả thi? Các ảnh hưởng khi gặp khó khăn đạt mục tiêu đến kết quả cuối cùng của dự án?

Đối tác, khách hàng là những người dùng trực tiếp sản phẩm của doanh nghiệp. Sự đánh giá tốt hay kém của của họ sẽ phản ánh rõ ràng sự thành công hay thất bại của của dự án.

Do vậy, doanh nghiệp phải tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có sự hài hòa giữa các yếu tố bao gồm chất lượng, giá trị và giá cả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cung cấp cho khách hàng những chính sách và giá cả ưu đãi để giúp họ hốc trải nghiệm tốt nhất.

Những trở ngại hay rủi ro là điều khó tránh khỏi đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Do đó, doanh nghiệp nên xác định và tìm hướng giải quyết về những rủi ro tiềm ẩn để khi nó có thực sự xảy ra cũng dễ dàng ứng phó kịp thời hơn.

Doanh nghiệp có thể dự đoán được các rủi ro về ngân sách, nguồn nhân lực, chất lượng công nghệ,...

Như vậy, bài viết trên đã tổng hợp chi tiết các vấn đề liên quan đến phạm vi dự án là gì, tầm quan trọng của nó, và cách tốt nhất để phát triển phạm vi dự án. Viindoo mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn đọc trong việc xây dựng và triển khai dự án kinh doanh tại đơn vị mình.

>>>> Tìm Hiểu Thêm:

• Quản lý dự án Agile bằng công nghệ số hiệu quả
• Lập kế hoạch dự án với Sơ đồ Gantt​