Project Goals: Ví dụ và lời khuyên dành cho người quản lý dự án

Hiểu tầm quan trọng của Project Goals

Project Goals của dự án phục vụ một số mục đích chính:

• Họ phác thảo các kết quả cuối cùng mong muốn của dự án. Đây có thể là buổi ra mắt sản phẩm, triển khai hệ thống mới, v.v.
• Họ đưa ra định hướng và sự tập trung cho nhóm dự án. Với Project Goals rõ ràng, các thành viên trong nhóm hiểu được họ đang hướng tới điều gì.
• Chúng cho phép đo lường sự tiến bộ và thành công. Mục tiêu thiết lập các thước đo và
  cột mốc quan trọng để theo dõi trong suốt vòng đời dự án.
• Họ tạo điều kiện cho việc ra quyết định. Khi những lựa chọn khó khăn xuất hiện, Project Goals giúp xác định con đường đúng đắn phía trước.
• Họ thúc đẩy nhóm dự án. Các Project Goals được xác định rõ ràng mang lại cho các thành viên trong nhóm ý thức về mục đích và thành tích khi họ làm việc hướng tới chúng.

Tóm lại, Project Goals của dự án là cần thiết để đảm bảo sự liên kết giữa các bên liên quan, hướng dẫn các hoạt động của dự án và xác định sự thành công của kết quả dự án. Việc thiếu Project Goals có thể dẫn đến phạm vi sai sót, quản lý yếu kém và không mang lại kết quả.

Sự khác biệt giữa Project Goals và Project Objectives là gì

Trong khi có liên quan, Project Goals và Project Objectives có một số khác biệt chính:

• Project Goals là những tuyên bố chung về những gì bạn muốn đạt được. Project Objectives chia nhỏ các Project Goals thành các hành động cụ thể, có thể đo lường được.
• Project Goals tập trung vào “điều” bạn muốn đạt được. Project Objectives tập trung vào việc “làm thế nào” bạn sẽ đạt được nó.
• Project Goals mô tả kết quả cuối cùng. Project Objectives mô tả các bước tăng dần để đạt được điều đó.

Ví dụ: Project Goals của dự án có thể là "Ra mắt ứng dụng di động dành cho khách hàng mới trước Quý 2". Project Objectives sẽ nêu chi tiết các yêu cầu của sản phẩm, các mốc phát triển, kế hoạch thử nghiệm và danh sách kiểm tra ra mắt để đạt được Project Goals.

Project Goals cung cấp định hướng tổng thể, trong khi Project Objectives vận hành Project Goals thành nhiệm vụ và số liệu cho nhóm dự án. Cả hai đều rất quan trọng để giữ cho dự án đi đúng hướng.

Mục tiêu SMART cho Project Goals

SMART là từ viết tắt hữu ích để thiết lập các Project Goals hiệu quả:

• Cụ thể - Project Goals cần có sự mô tả rõ ràng, rõ ràng về những gì cần hoàn thành.
• Có thể đo lường được - Project Goals phải bao gồm các số liệu và cột mốc hữu hình để theo dõi tiến độ.
• Có thể đạt được - Project Goals phải thực tế dựa trên những hạn chế về nguồn lực và phạm vi dự án.
• R liên quan - Project Goals phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của các bên liên quan.

• Có giới hạn về thời gian - Project Goals phải có thời hạn hoặc khung thời gian xác định để hoàn thành.
  

Một số ví dụ về Project Goals SMART dành cho người quản lý dự án:

• Hoàn thành thành phần X của dự án Y trước ngày Z (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thời hạn)
• Giảm 10% chi phí dự án bằng việc xem xét ngân sách quý 3 (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được)
• Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng lên 20% trong 6 tháng tới (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có liên quan, Có giới hạn thời gian)

Việc đặt Project Goals SMART giúp người quản lý dự án thực hiện thành công và đánh giá tiến độ một cách hiệu quả.

Vai trò của Người quản lý dự án trong việc đạt được các Project Goals của dự án

Với tư cách là người lãnh đạo nhóm dự án, người quản lý dự án đóng vai trò trung tâm trong việc đạt được Project Goals:

• Làm việc sớm với các bên liên quan để xác định Project Goals đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
• Chia nhỏ Project Goals thành các Project Goals và dòng thời gian chi tiết.
• Truyền đạt Project Goals và kế hoạch rõ ràng cho các thành viên trong nhóm.
• Theo dõi liên tục tiến độ dự án hướng tới các Project Goals.
• Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với kế hoạch dự án để đi đúng hướng.
• Thúc đẩy các thành viên trong nhóm duy trì sự tập trung vào Project Goals.
• Báo cáo tiến độ Project Goals cho các bên liên quan một cách thường xuyên.
• Tiến hành đánh giá để xác định bài học kinh nghiệm nhằm đặt Project Goals cho các dự án trong tương lai.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc hướng dẫn nhóm hoàn thành các Project Goals đã thiết lập đồng thời tránh leo thang phạm vi và tuân thủ các ràng buộc. của họ lãnh đạo và giám sát làm cho việc đạt được Project Goals có thể thực hiện được.

Làm thế nào người quản lý dự án có thể giao tiếp tốt hơn và làm rõ các Project Goals cho một nhóm đa chức năng?

Đối với các nhóm đa chức năng có quan điểm đa dạng, việc giao tiếp rõ ràng về các Project Goals là rất quan trọng. Người quản lý dự án có thể cải thiện sự liên kết Project Goals thông qua:

• Thực hiện   để xem xét các Project Goals và cách mỗi đội đóng góp.
• Tin nhắn nhất quán trong email, báo cáo trạng thái và cuộc họp.
• Chia Project Goals thành các nhiệm vụ cho từng chức năng - tiếp thị, phát triển, v.v.
• Hiển thị trực quan các Project Goals, cột mốc quan trọng và vai trò trong các lĩnh vực làm việc chung.
• Điểm tiếp xúc thường xuyên giữa người quản lý dự án và trưởng nhóm.
• Ghi nhận các Project Goals trong các buổi họp nhóm và lễ kỷ niệm.
• Giải quyết mọi hiểu lầm về Project Goals một cách nhanh chóng.
• Thảo luận trực tiếp nếu cần để sắp xếp lại các thành viên cụ thể trong nhóm.

Giao tiếp chủ động, tăng cường hình ảnh và tương tác với các trưởng nhóm giúp thống nhất các nhóm đa chức năng xung quanh các Project Goals chung.

Viindoo Project Gantt - Một cách đơn giản để hiển thị trực quan các mục tiêu, cột mốc và nhiệm vụ

Project Goals hiệu suất của người quản lý dự án Ví dụ để có kết quả tốt hơn

Ngoài các Project Goals của dự án, người quản lý dự án cũng nên có các Project Goals về hiệu suất phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Vài ví dụ:

• Hoàn thành 85% dự án đúng thời hạn và ngân sách.
• Đạt được mức độ hài lòng của khách hàng trên 90%.
• Xây dựng kế hoạch và tiến độ dự án với sai số dưới 5% so với thực tế.
• Giới thiệu một cải tiến quy trình mới mỗi quý để tăng năng suất của nhóm.
• Nuôi dưỡng môi trường nhóm giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân 15% so với cùng kỳ năm trước.
• Xác định rủi ro sớm để tránh mọi tình huống khủng hoảng dự án.

Với các Project Goals hiệu suất phù hợp, người quản lý dự án có thể thực hiện dự án một cách suôn sẻ, nâng cao kết quả của tổ chức và phát triển kỹ năng của thành viên nhóm.

Sử dụng phần mềm Viindoo để nâng cao thành tích quản lý dự án

Viindoo Project là một giải pháp phần mềm sáng tạo được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án đặt ra và đạt được các Project Goals thành công thông qua:

• Dễ dàng cộng tác với các bên liên quan để xác định Project Goals và liên kết với Viindoo Discuss.
• Công cụ để tạo ra các Project Goals chi tiết và kế hoạch dự án.
• Theo dõi tiến độ đạt được Project Goals bằng phân tích thời gian thực.
• Hệ thống cảnh báo sớm cho các Project Goals có nguy cơ và leo thang tự động.
• Báo cáo trạng thái thuận tiện cho các bên liên quan.
• Thông tin chuyên sâu để cải thiện việc lập kế hoạch Project Goals cho các dự án trong tương lai.

Với nền tảng thân thiện với người dùng của Viindoo hỗ trợ toàn diện các Project Goals của dự án, người quản lý dự án có thể tự tin thúc đẩy các dự án đạt được kết quả thành công.

Bảng điều khiển dự án Viindoo - Công cụ mạnh mẽ để kiểm soát và theo dõi các Mục tiêu của dự án

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Các Project Goals được xác định rõ ràng sẽ đặt nền tảng cho các nhà quản lý dự án thực hiện thành công và mang lại giá trị cho các bên liên quan. Project Goals cung cấp mục đích, trọng tâm và số liệu để thúc đẩy nhóm hướng tới kết quả mong muốn. Bằng cách đặt mục tiêu SMART, thường xuyên truyền đạt mục tiêu và tận dụng các công cụ để theo dõi tiến độ, người quản lý dự án có thể vượt qua những trở ngại và đạt được Project Goals. Với kỷ luật phù hợp về mục tiêu, các tổ chức có thể hoàn thành các dự án có tác động trong giới hạn ràng buộc nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh và làm hài lòng các bên liên quan.