Một quy trình làm việc mang lại lợi ích cho cả nhân viên và nhóm. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp, mang lại hiệu suất cao? Viindoo làm rõ vấn đề trên trong bài viết này.
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là những quy định và cách thức để tiến hành thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn và trình tự đã được thống nhất. Doanh nghiệp có thể liên tục đổi mới quy trình để phù hợp với tình hình chung của công ty. Các quy trình phổ biến trong công ty bao gồm quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quản lý sản xuất sản phẩm,...
Tìm hiểu về quy trình làm việc là gì
>>>> Xem thêm: Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả
2. Lợi ích khi xây dựng quy trình công việc
Một quy trình làm việc của công ty chuyên nghiệp sẽ giúp công việc giữa các phòng ban được suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất. Để làm rõ hơn về điều này, hãy cùng Viindoo tìm hiểu những lợi ích mà việc xây dựng một quy trình công việc đạt chuẩn mang lại cho doanh nghiệp.
- Giúp vận hành trơn tru bộ máy doanh nghiệp đồng thời tạo nên sự phối hợp ăn ý giữa các cá nhân và tổ chức phòng ban trong doanh nghiệp.
- Giúp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả làm việc, nhanh chóng phát hiện những vấn đề xảy ra để giải quyết một cách hợp lý nhất.
- Lược bỏ những bước làm việc không quan trọng, giảm sự rườm rà trong các công đoạn làm việc, nhờ đó tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.
- Giúp công việc diễn ra liên tục và đúng tiến độ.
- Tạo sự thuận lợi và hạn chế rủi ro trong quá trình làm việc, dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
Quy trình công việc phù hợp tạo nên sự ăn ý giữa các thành viên
>>>> Đọc thêm: Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]
Tired of working on Messenger, Whatsapp, Email, without any process? Change it now!
Work on only one platform with a system of processes standardized according to international standards.
3. Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc của công ty
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn có một quy trình làm việc hoàn chỉnh để nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, cách xây dựng quy trình làm việc như thế nào để hợp lý và đạt được hiệu quả nhất? Cùng Viindoo tìm hiểu dưới đây.
3.1 Bước 1 - Xác định mục tiêu công việc
Các doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu của công việc để có thể xây dựng quy trình công việc hợp lý hơn. Các mục tiêu này có thể là vì muốn đổi mới tiêu chuẩn làm việc, thiết lập lại cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo, của thị trường.
Xác định mục tiêu để xây dựng quy trình công việc
Ngoài ra, việc xác định mục tiêu còn giúp doanh nghiệp xác định được phương pháp, thời gian và
phân bổ nguồn lực để hoàn thành công việc. Doanh nghiệp cũng phải xác định phạm vi của quy trình làm việc để giới hạn phạm vi của dự án.
3.2 Bước 2 - Xác định số bước trong từng công việc
Số bước thực hiện công việc nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất của từng công việc, trung bình sẽ có từ 8 - 12 bước thực hiện công việc. Các doanh nghiệp có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M để xác định số bước của một công việc.
Công thức 5W-1H-5M bao gồm:
- What? Nội dung công việc của một quy trình sau khi được thống nhất.
- Why? Mục tiêu, yêu cầu công việc mỗi thành viên hoặc đội nhóm trong công ty.
- When? Thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ.
- Where? Vị trí thực hiện nhiệm vụ.
- Who? Nhân viên thực hiện nhiệm vụ, nhân viên giám sát, ban quản lý,...
- How? Phương pháp thực hiện nhiệm vụ.
5M sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:
- Man: Nguồn nhân lực có trình độ, kinh nghiệm,...
- Money: Chi phí bỏ ra để thực hiện dự án, số lần giải ngân,..
- Material: Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu và hệ thống cung ứng
- Machine: Máy móc, trang thiết bị, công nghệ sử dụng cho công việc.
- Method: Phương pháp làm việc rõ ràng, cụ thể.
Công thức 5W-1H-5M
3.3 Bước 3 - Xác định số người thực hiện công việc
Số lượng người thực hiện công việc và trình độ của người đó sẽ được quyết định dựa trên khối lượng công việc ít hay nhiều, đơn giản hay phức tạp. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng để đảm bảo đủ nguồn nhân lực đáp ứng quy trình công việc.
Đảm bảo nhân sự để hoàn thành công việc
>>>> Đọc thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả [Kèm mẫu]
Tired of working on Messenger, Whatsapp, Email, without any process? Change it now!
Work on only one platform with a system of processes standardized according to international standards.
3.4 Bước 4 - Kiểm tra quy trình làm việc hiện tại
Việc kiểm tra quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp nắm được những vấn đề đang tồn tại trong bộ máy làm việc. Từ đó, các nhà quản lý sẽ có những giải pháp để cải thiện quy trình làm việc phù hợp hơn.
Kiểm tra lại quy trình công việc rất quan trọng
Chỉ tiêu để đánh giá và kiểm soát chất lượng công việc bao gồm:
- Khối lượng công việc như thế nào?
- Phương pháp thực hiện và công cụ hỗ trợ?
- Nội dung dự án và trọng tâm công việc là gì?
Khi xác định phương pháp kiểm tra, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố:
- Thứ tự và nội dung để thực hiện phương pháp kiểm tra ra sao?
- Trình độ, kỹ năng của người kiểm tra có đạt yêu cầu hay không?
- Tần suất như thế nào?
- Nội dung quan trọng cần tiến hành kiểm tra là gì?
3.5 Bước 5 - Tính toán mức độ hoàn thành các nội dung
Sau khi tiến hành đánh giá lại quy trình làm việc, người kiểm tra cần tính toán mức độ hoàn thành của các nội dung đã kiểm tra. Thang đo của từng nội dung sẽ cho biết mức độ hoàn thiện của công việc mà doanh nghiệp đã đạt được. Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có thể nhanh chóng đưa ra những giải pháp kịp thời.
Tính toán mức độ hoàn thành để có những giải pháp phù hợp
Ba quá trình bao gồm sản xuất thử, kiểm tra trong quá trình sản xuất, cuối cùng là tính toán lại mức độ khả thi của quy trình làm việc cần được thực hiện nối tiếp, chặt chẽ. Nội dung cần được đánh giá thường là các bước thực hiện, tần suất, công cụ, nhân lực,...
3.6 Bước 6 - Mô tả các bước công việc
Đây chính là lúc mà cấp trên, ban quản lý hay lãnh đạo cung cấp cho các thành viên trong đội nhóm của mình một bản hướng dẫn về công việc cần làm. Tùy vào mỗi công việc, khối lượng và trình độ của từng cá nhân mà bản mô tả có thể khác nhau. Nhưng mục đích cuối cùng vẫn là để mang đến cho mọi người một cái nhìn cụ thể nhất về công việc.
Ban quản lý nên mô tả lại chi tiết công việc cho các thành viên
3.7 Bước 7 - Hoàn thiện các hướng dẫn, tài liệu kèm theo
Cuối cùng, doanh nghiệp cần hoàn thiện các tài liệu và bản hướng dẫn để chốt lại quy trình làm việc. Ban quản lý cần đảm bảo mọi người đều đã hiểu về bản hướng dẫn đó, các định nghĩa cùng những thuật ngữ trong quá trình làm việc.
Chuẩn bị tài liệu để tránh thiếu sót cho công việc
Mọi tài liệu và biểu mẫu nên được đính kèm với nhau, giúp nhân viên hạn chế thiếu sót và lúng túng trong khi thực hiện công việc. Một quy trình làm việc có tài liệu hướng dẫn rõ ràng, chi tiết sẽ đạt hiệu quả tốt hơn.
4. Kiểm soát quy trình làm việc hiệu quả với Viindoo Project
Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện xây dựng các quy trình và kiểm soát hiệu quả làm việc bằng phương pháp thủ công. Tuy nhiên, ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý sẽ giúp công việc này được thực hiện một cách đơn giản những vẫn mang lại hiệu quả cao. Với Viindoo Project, các doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng quy trình làm việc và thực hiện kiểm soát một cách hiệu quả.
Giao diện báo cáo của Viindoo Project
Lý do đầu tiên mà doanh nghiệp không nên bỏ qua Viindoo Project là khả năng quản lý quy trình là việc của phần mềm này. Theo đó, mức độ hoàn thành công việc của các thành viên sẽ được cập nhật liên tục và tránh được tình trạng trì hoãn, chậm tiến độ của nhân viên.
Bên cạnh đó, Viindoo Project còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình làm việc. Các thao tác thực hiện công việc sẽ trở nên đơn giản hơn và theo một quy trình nhất định. Vì thế, người dùng sẽ có thể nhanh chóng cập nhật các tin tức mới nhất liên quan và không phải mất quá nhiều thời gian để hoàn thành công việc.
Người dùng hoàn toàn có thể tin tưởng lựa chọn phần mềm Viindoo với những giá trị hướng đến người dùng:
- Cung cấp giao diện hiện đại với dữ liệu trực quan được hiển thị như Kanban, lịch trình thời gian và Biểu đồ Gantt giúp người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng.
- Chế độ làm việc thông minh với nhiều tính năng hấp dẫn như gửi tin nhắn và tài liệu, tạo lịch tự động, làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi.
- Viindoo Project còn có khả năng dự báo và thông báo cho người dùng. Từ đó, nguồn nhân lực, thời gian sẽ được phân bổ hợp lý, tiến trình làm việc được theo dõi chặt chẽ.
- Viindoo có sẵn một hệ thống báo cáo từ tổng quan đến chi tiết với nhiều mẫu báo cáo. Nhờ đó, người dùng sẽ có thể nhanh chóng thực hiện những bản báo cáo đầy đủ và khoa học nhất.
- Ngoài ra, phần mềm Viindoo Project còn cho phép người dùng kết nối với nhiều phần mềm hỗ trợ khác như Sales, CRM, quản lý hóa đơn,...
Với những tính năng và ưu điểm trên, Viindoo Project đã mang đến cho nhiều khách hàng những giải pháp tối ưu trong việc quản lý và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.
>>>> LEARN MORE HOW VIINDOO PROJECT HELP IMPROVE YOUR WORK PROCESS <<<<
Tóm lại, doanh nghiệp có quy trình làm việc phù hợp có thể tăng hiệu quả và loại bỏ nhiều bước công việc không cần thiết. Viindoo hi vọng với những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp có thể có được cái nhìn tổng quan về các bước của một quy trình làm việc hiệu quả.
>>>> Tiếp Tục Với:
