Biểu đồ tiến độ công việc là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý theo dõi năng suất làm việc của nhân viên. Qua đây, doanh nghiệp sẽ nắm rõ được hiệu quả công việc cũng như kết quả mà nhân viên đã đạt được. Vậy làm sao để lập tiến độ công việc chính xác nhất nhằm mang lại hiệu quả cho công việc? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Cách lập bảng tiến độ công việc bằng Excel
Việc lập biểu đồ tiến độ công việc bằng Excel là một cách quản lý công việc hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích. Thông qua bảng tiến độ, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Mỗi nhân viên trong công ty cũng sẽ kịp thời nắm bắt tiến độ dự án để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ngay bây giờ, công cụ quản lý dự án phần mềm Viindoo sẽ giúp độc giả tìm hiểu về cách lập File Excel theo dõi tiến độ công việc.
Bước 1: Viết tiêu đề và những thông tin cần thiết
| Viết tiêu đề cho bảng | BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG… |
| Ghi chi tiết các lưu ý | Doanh nghiệp cần chú ý đến ý nghĩa của từng chữ cái để phân loại A, B, C, D ở hàng trên cùng. Điều này nhằm mục đích hỗ trợ quản lý phân chia công việc mỗi thành viên trong đội nhóm một cách hợp lý, khoa học nhất. |
| Điền tên cho từng cột | Mỗi nội dung của bảng sẽ tương ứng với một cột. |
| Điều chỉnh độ dài rộng | Mỗi cột cần được căn lề và điều chỉnh chiều rộng phù hợp. |
| Tạo bảng đổ màu để phân chia từng cột | Bôi đen toàn bảng => Design => Table Styles => Banded Rows |
Doanh nghiệp cần viết tiêu đề cho bảng
Bước 2: Định dạng các nội dung cho bảng
Sau khi tiến hành nhập dữ liệu cần thiết, quản lý có thể định dạng nội dung. Trong bảng tiến độ, một số thao tác cần được thiết lập để đảm bảo thông tin. Do đó, người quản lý nên biết cách định dạng để nội dung được giữ nguyên và hoạt động theo trình tự. Một số thao tác cụ thể là:
- Sử dụng Data Validation để tạo Dropdown List: Nhờ vào Dropdown list, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian để gõ từng nội dung. Đặc biệt là những thông tin được lặp lại liên tục như tần suất, mảng hoạt động chính và xếp hạng.
- Tự động đánh dấu đỏ khi gần tới deadline: Mỗi công việc sẽ được gắn với thời hạn deadline cụ thể. Chính vì thế, nhân viên đôi khi không thể nắm toàn bộ tiến độ. Nhằm giảm thiểu vấn đề này, doanh nghiệp hãy thiết lập chế độ tự đánh dấu đỏ khi công việc đã tới deadline.
Dropdown List giảm thiểu việc gõ lại thông tin giống nhau
Ví dụ: Các bước để đánh dấu deadline cho công việc cần hoàn thành trong 6 ngày là:
- Chọn ô có thời gian hoàn thành mục tiêu và thực hiện đổi định dạng thành ngày tháng năm.
- Nhấn vào thẻ Home => Conditional Formatting => New Rules.
- Tiếp tục nhấn vào Format only cells that contain có trong hộp thoại Select a Rule Type.
- Tại hộp thoại Format Only Cells with, bắt đầu thiết lập Cell Value (định dạng cho giá trị của ô) và Less than (nhỏ hơn).
- =TODAY()+6: Hàm Today sẽ bắt đầu tính giá trị từ ngày hôm nay và cộng thêm 6 ngày. Khi đó, nếu giá trị hiện lên nhỏ hơn 6, ô sẽ tự động được tick đỏ.
- Nếu muốn thay đổi định dạng cho ô đã đánh dấu, hãy chọn Format.
- Chữ màu trắng sẽ được đổi tại mục Font và ô thành màu đỏ tại Fill.
- Chọn OK và nhấn OK để bắt đầu thiết lập.
Đánh dấu deadline cho từng công việc
Bước 3: Đóng băng tiêu đề
Tại biểu đồ tiến độ công việc, nhà quản lý hãy tiến hành đóng băng phần tiêu đề. Việc này sẽ giúp quá trình theo dõi và giám sát được hiệu quả hơn. Đồng thời, các nội dung cũng không bị xê dịch quá nhiều. Các bước cụ thể là:
- Người cài đặt nhấn chọn vào dòng ở bên dưới tiêu đề.
- Tại thẻ View nhấn chọn Freeze Panes => Freeze Panes.
>>>> Xem Thêm: Quản lý công việc bằng Google Sheets hiệu quả, nhanh chóng
2. Mẫu File Excel theo dõi tiến độ công việc
Khi lập bảng tiến độ công việc bằng Excel, doanh nghiệp sẽ giám sát và đánh giá hiệu quả công việc tốt hơn. Đồng thời, nhân viên cũng dễ dàng thực hiện deadline và tự cân đối được thời gian. Ngay bây giờ, độc giả hãy cùng Viindoo khám phá ngay các mẫu File Excel theo dõi tiến độ công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
- Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template
Mẫu Timeline là mẫu Excel giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian cho từng công việc. Đặc biệt, người quản lý có thể thiết lập milestones cho các hoạt động cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ biết được toàn công ty nên tập trung vào công việc gì trong giai đoạn hiện tại.
Ví dụ: Timeline template tạo điều kiện cho các trường bộ phận, thành viên và phòng ban liên quan theo dõi được các hạng mục của dự án. Đặc biệt, mỗi nhóm cũng có thể theo sát quy trình làm việc và nắm rõ nhiệm vụ. Chính vì vậy, các mục tiêu được đặt ra có thể hoàn thành đúng thời hạn và đạt kết quả cao.
Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template
>>>> Tham Khảo Thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách áp dụng hiệu quả
- Mẫu excel theo biểu đồ Gantt - Gantt Chart template
Sơ đồ Gantt giúp doanh nghiệp tạo lập các hạng mục cho từng đầu việc. Đặc biệt, mẫu Excel này còn là công cụ tuyệt vời cho việc sắp xếp trình tự, thời gian và đối tượng thực hiện. Bậc quản lý sẽ trực tiếp đánh dấu khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ vậy, các thành viên có thể biết được nhiệm vụ nào cần được ưu tiên. Tuy nhiên, sơ đồ này thường được áp dụng cho các công việc mang tính đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng.
Ngoài ra, thay vì sử dụng Excel để vẽ sơ đồ thủ công, độc giả có thể tham khảo Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Viindoo với tính năng vẽ sơ đồ quản lý tiến độ công việc và dự án hiệu quả.
Hình mẫu biểu đồ Gantt trên phần mềm Viindoo
- Mẫu excel theo danh sách việc cần làm - To-do list template
To-do list template là công cụ không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp. Mẫu Excel này giúp nhân viên theo dõi được tiến độ hoàn thành mục tiêu. Đồng thời, To-do list template còn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Nhờ đó, mỗi nhân viên sẽ quản lý được thời gian hoàn thành và tận dụng hết hiệu suất để làm việc.
- Mẫu excel theo dõi vấn đề - Issue tracking template
Phần lớn, mỗi dự án thường gặp không ít các trục trặc. Issue tracking template chính là công cụ đắc lực hỗ trợ theo dõi tiến độ làm việc của mỗi dự án. Nhờ đó, công việc sẽ được thực hiện có hiệu quả và không lặp lại các lỗi như nhau. Đồng thời, mẫu excel còn hỗ trợ ghi chép lý do, người quản lý và thời gian vấn đề xảy ra.
Mẫu excel theo dõi vấn đề
- Mẫu excel theo thẻ thời gian hàng tuần - Weekly time card template
Weekly time card template là một trong những mẫu biểu đồ tiến độ công việc phổ biến. Doanh nghiệp có thể ghi chép thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Bên cạnh đó, quy trình làm việc sẽ được liệt kê rõ ràng theo tuần. Nhờ vậy, nhân viên có thể thực hiện lần lượt từng nhiệm vụ một cách hợp lý. Mẫu excel này còn giúp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm.
Mẫu excel theo thẻ thời gian hàng tuần
- Mẫu excel theo dõi dự án - Project tracking template
Project tracking template hỗ trợ giám sát nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp. Nhờ đó, ban lãnh đạo sẽ biết được nhân viên có đang thực hiện đúng công việc hay không. Đồng thời, doanh nghiệp cũng quản lý được ngân sách và thời gian cho mỗi dự án.
- Mẫu excel theo dõi KPI - KPI tracking template
KPI là chỉ số đo lường kết quả mà nhân viên đạt được một cách rõ ràng. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công thường xảy ra nhiều sai sót. Chính vì thế, doanh nghiệp nên sử dụng KPI tracking template để theo dõi hiệu suất của mỗi dự án. Template giúp ban quản lý đảm bảo tiến độ công việc và năng suất của nhân viên.
Mẫu excel theo dõi KPI
Bài viết đã giúp doanh nghiệp tìm hiểu về biểu đồ tiến độ công việc. Đây là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu và tìm cách khắc phục khi có sự cố.. Viindoo hi vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tốt các mẫu biểu đồ phục vụ cho mục đích quản lý.
>>>> Tiếp Tục Với:
