Phần mềm ERP là một giải pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, đâu là điểm đặc biệt giúp phần mềm này nhận được nhiều sự quan tâm đến vậy? Khi triển khai áp dụng phần mềm này thì doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Hãy tìm câu trả lời trong bài viết sau đây của phần mềm quản trị Viindoo nhé!
Phần mềm ERP là gì?
Trước khi trả lời câu hỏi “Phần mềm ERP là gì?”, chúng ta cần tìm hiểu về một số khái niệm được bao hàm bên trong. Cụ thể:
- Enterprise: Đây là khái niệm chỉ doanh nghiệp - Chủ thể ứng dụng các phần mềm để sử dụng nguồn tài nguyên một cách tốt nhất.
- Resource: Khái niệm này chỉ nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp. Tài nguyên này là tài sản ở trong hay liên quan đến công ty, có thể là có sẵn hoặc được tạo ra hàng ngày thông qua những hoạt động sản xuất. Nhân lực như nhân viên hay quản lý cũng là tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp.
- Planning: Khái niệm này có nghĩa là hoạch định. Đây là quá trình các phòng ban trao đổi, giải quyết các công việc diễn ra hàng ngày. Quá trình này có thể diễn ra một cách đơn giản hoặc phức tạp. Nhưng dù thế nào thì planning cũng ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty.
ERP là quá trình hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. Đây là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập, lưu trữ và diễn giải dữ liệu. Hệ thống ERP tích hợp nhiều công cụ vào trong một ứng dụng duy nhất như lên kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, dịch vụ giao hàng, marketing và bán hàng, quản lý kho, kế toán tài chính cho những doanh nghiệp lớn.
ERP là quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp
Vậy, có thể nói phần mềm quản lý ERP là một hệ thống có thể tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau nhằm hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý có thể xây dựng một quy trình chuẩn để tương tác trên cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp. Nhờ vậy, nguồn lực doanh nghiệp được quản lý một cách toàn diện. Một hệ thống tài nguyên vững chắc sẽ là bệ phóng để gia tăng sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp.
>>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả
Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Để có thể phân biệt phần mềm ERP với các giải pháp quản trị trong doanh nghiệp khác, chúng ta có thể dựa vào 4 đặc điểm chính như sau:
- ERP trong doanh nghiệp là một hệ thống quản trị tổng hợp nguồn lực doanh nghiệp. Mọi thành viên trong công ty từ quản lý đến nhân viên, các công đoạn và phòng ban đều được xâu chuỗi với nhau thành một quá trình hoạt động chuyên nghiệp, trật tự.
- ERP chỉ là một phần mềm hỗ trợ chứ không có chức năng như dây chuyền sản xuất tự động. ERP cũng không có khả năng thay thế được sức người.
- ERP là một hệ thống quản trị các hoạt động theo những quy tắc, kế hoạch rõ ràng, trật tự. Những nhiệm vụ cụ thể của nhân viên cần được xác định ngay từ ban đầu với những quy tắc nhất quán. Những kế hoạch kinh doanh cần được lập ra một cách rõ ràng, tuần tự theo định kỳ ngày/ tháng/ năm.
- ERP doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ liên kết các phòng ban lại với nhau để cùng làm việc một cách hiệu quả. Mỗi phòng ban phải kết nối với các bộ phận khác chứ không phải là hoạt động một cách độc lập, riêng lẻ.
Vì sao các doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp ERP?
ERP thực sự là một giải pháp quản trị doanh nghiệp vượt trội. Triển khai erp góp phần hỗ trợ quản trị quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể sở hữu một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đây là tiền đề cho “data mining” - việc phân tích dữ liệu dưới góc nhìn đa chiều để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng, chính xác.
Giải pháp ERP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát các thông tin về tài chính
Trong tình huống thông thường, các số liệu tài chính của doanh nghiệp sẽ được tập hợp từ nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy nên những số liệu này sẽ có độ chênh lệch nhất định. Giải pháp phần mềm ERP sẽ tập trung tất cả mọi thông tin liên quan đến tài chính của doanh nghiệp trong một phiên bản duy nhất xuyên suốt các phòng ban.
ERP hỗ trợ quản trị thông tin tài chính hiệu quả
Các thông tin tài chính khi được tập trung lại trên một nền tảng sẽ tự động tính toán, hiển thị lại số liệu sao cho trùng khớp. Điều này giúp hạn chế những tiêu cực trong tài chính của công ty.
Đồng thời, nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý ERP, các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, có cấu trúc phức tạp không cần phải đợi đến cuối chu kỳ kinh doanh mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào cần thiết, doanh nghiệp đều có thể trích xuất báo cáo tài chính chính xác và nhanh chóng nhờ vào những dữ liệu được tổng hợp trong phần mềm.
Giải pháp ERP giúp gia tăng tốc độ dòng công việc
Những doanh nghiệp càng lớn thì những quy trình làm việc càng phức tạp. Tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Địa chỉ nhận dữ liệu có được xác định chính xác không và quá trình chuyển dữ liệu có gặp phải khó khăn, chướng ngại gì hay không.
ERP gia tăng tốc độ xử lý công việc
Một điều rõ ràng là tốc độ chuyển chứng từ điện tử đến tay một nhân viên nhanh chóng hơn việc chuyển những tài liệu bằng giấy. Hay trong trường hợp vận chuyển hàng hóa từ kho đến địa chỉ cơ sở kinh doanh, những quyết định được đồng bộ trên phần mềm ERP sẽ đến tay người chịu trách nhiệm rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các chướng ngại cùng triệt tiêu khoảng cách về địa lý, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là giải pháp hỗ trợ rút gọn dòng công việc.AA
Giải pháp ERP hạn chế được những thiếu sót khi nhiều người đồng thời nhập một dữ liệu
Doanh nghiệp thường gặp rắc rối bởi sự nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua nhiều bộ phần làm việc khác nhau.Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến tiến độ làm việc trong cả quy trình của doanh nghiệp. Đồng thời, sự nhầm lẫn có thể làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp, giảm tính minh bạch, gây mất đoàn kết nội bộ trong nhân viên.
ERP hạn chế những nhầm lẫn dữ liệu
Nhờ giải pháp ERP cho doanh nghiệp, dữ liệu chỉ cần được nhập từ một người đầu tiên rồi sau đó sẽ được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống. Điều này giúp tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc chứ không phải là một bản copy sao chép.
Giải pháp ERP hỗ trợ kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
ERP hỗ trợ doanh nghiệp tập trung cơ sở dữ liệu và sắp xếp các quy trình nghiệp vụ thành những dòng cố định. Điều này giúp doanh nghiệp có thể áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ một cách dễ dàng. Chức năng tìm vết (Audit track) được tích hợp trong phần mềm cho phép doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm ra nguồn gốc các bút toán cần kiểm tra và những nhân viên có liên quan.
ERP kiểm soát hoạt động của nhân viên
Một lợi ích khác của giải pháp ERP là tối ưu việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên. Nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được thông tin tất cả kết quả làm việc của nhân viên chỉ qua một giao diện hợp nhất của ERP.
Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tân tiến có chức năng tự động phân chia công việc của nhân viên dựa trên thế mạnh của họ nhờ việc phân tích dữ liệu. Nhờ vậy nhà quản lý có thể tiết kiệm được thời gian trong công đoạn này.
Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp tạo ra mạng xã hội nội bộ
Phần mềm ERP thường sẽ tích hợp chức năng liên lạc giữa những người dùng trong một hệ thống nội bộ. Những người trong doanh nghiệp có thể chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân tựa như một mạng xã hội thực thụ.
ERP tạo ra mạng nội bộ trong doanh nghiệp
>>>> Nhận ngay tư vấn: Giải pháp ERP cho Thương mại dịch vụ toàn diện và hiệu quả
Nên sử dụng phần mềm ERP Việt Nam hay nước ngoài?
Các phần mềm ERP nước ngoài
Đây là những phần mềm ERP doanh nghiệp được cung cấp bởi những nhà phát triển ở nước ngoài. Một số phần mềm ERP nước ngoài nổi bật: SAP, Oracle…
Ưu điểm:
- Sử dụng công nghệ tiên tiến.
- Nhà tư vấn có kinh nghiệm dày dặn.
- Quy trình được chuẩn hóa cao.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng cao.
- Không có khả năng tùy biến linh hoạt.
- Vì được phát triển ở nước ngoài nên những phần mềm này khó tương thích với những quy chuẩn kế toán tại Việt Nam.
Phần mềm ERP trong nước
Là phần mềm được phát triển bởi những công ty công nghệ trong nước.
Ưu điểm:
- Vì phần mềm được phát triển tại VIệt Nam nên tuân theo những tiêu chuẩn kế toán trong nước, cập nhật nhanh theo những quy định của nhà nước.
- Chi phí khá hợp lý với các doanh nghiệp trong nước.
- Có khả năng tùy biến theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Quy trình không được chuẩn hóa bằng phần mềm nước ngoài.
- Khó có khả năng đáp ứng được những hệ thống có hệ thống quá lớn, cồng kềnh và phức tạp.
Hiện nay, thị trường phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn trong nước đang phát triển rất sôi nổi. Các phần mềm trong nước đang không ngừng được hoàn thiện, phát triển để đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp, khắc phục được những nhược điểm còn tồn đọng. Vì vậy, các doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm được phát triển trong nước để có thể tương thích nhất với những quy tắc, chuẩn mực tại Việt Nam.
Phần mềm ERP cho quản lý doanh nghiệp Viindoo được phát triển tại Việt Nam. Phần mềm được phát triển bởi đội ngũ nhân viên trên 10 năm kinh nghiệm hứa hẹn mang đến cho bạn một giải pháp quản trị tổng thể tuyệt vời nhất.
>>>> Tham khảo thêm: Phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của VIINDOO
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Viindoo là giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Phần mềm này là lựa chọn tối ưu cho việc quản trị nguồn lực tổng hợp của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ. Viindoo đã cung cấp giải pháp quản trị cho nhiều doanh nghiệp hàng đầu như NISSAN, MEGAP group,... Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng phần mềm.
Phần mềm ERP của Viindoo
Phần mềm ERP của Viindoo có những nhiều ưu điểm. Cụ thể:
- Tinh gọn tất cả những quy trình dù phức tạp nhất, tối ưu hiệu suất hoạt động của các phòng ban trong công ty.
- Số hóa và quản lý thống nhất tất cả các quy trình trong doanh nghiệp.
- Có khả năng đáp ứng được đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp từ cơ bản đến đặc thù.
- Có thể tích hợp không giới hạn với những phần mềm khác trong doanh nghiệp.
Các tính năng trong phần mềm ERP cho doanh nghiệp của VIINDOO
Phần mềm bán hàng ERP
Đây là một bộ phận trong giải pháp quản trị ERP của Viindoo hỗ trợ doanh nghiệp gia tăng doanh số hiệu quả. Phần mềm bán hàng ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các sản phẩm một cách khoa học. Với tính năng này, dù doanh nghiệp có hàng trăm hàng nghìn sản phẩm với kích cỡ, màu sắc khác nhau, nhà quản trị cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình của công ty.
Phần mềm này còn có thể hỗ trợ nhà quản lý hoạch định chiến lược giá cả với tính năng đa bảng giá. Báo giá cũng có thể được gửi đi nhanh chóng, tốc độ bán hàng của doanh nghiệp cũng được gia tăng nhờ phần mềm. Khách hàng có thể thông qua phần mềm trải nghiệm mua sắm, xem báo giá trực tiếp. Đồng thời khách hàng cũng có thể tiếp cận nhanh hơn với những thông tin khuyến mãi được tích hợp trên phần mềm.
Phần mềm bán hàng ERP
Viindoo Sales cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả đội ngũ bán hàng hiệu quả thông qua quản lý các đội kinh doanh, phân quyền truy cập thông tin của khách hàng, đề cao tính cộng tác ngay trên phần mềm và theo sát từng bước tiến độ bán hàng. Phần mềm cũng hỗ trợ tạo ra những báo cáo trực quan, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
Phần mềm quản lý sản xuất ERP
Viindoo cung cấp giải pháp phần mềm quản lý sản xuất ERP có nền tảng linh hoạt, cho phép tích hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như máy móc, thiết bị,... trong nhà máy. Nhờ phần mềm này, bạn hoàn toàn có thể xây dựng nên một quy trình sản xuất khoa học gắn với nguồn lực cụ thể của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý sản xuất ERP của Viindoo
Phần mềm này có khả năng hỗ trợ nhà quản trị lên kế hoạch và theo dõi các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Với việc sử dụng phần mềm của Viindoo, quản trị tồn kho không còn là vấn đề quá lớn. Ứng dụng cũng hỗ trợ tạo những báo cáo đa chiều, linh hoạt. Dựa vào đó, các nhà quản lý sẽ có cơ sở để đưa ra những quyết định sản xuất chính xác nhất.
Phần mềm quản lý nhân sự ERP
Nguồn nhân lực luôn là tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự ERP của Viindoo là giải pháp tuyệt vời để góp phần làm phong phú thêm nguồn tài nguyên đó. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tạo nên Website tuyển dụng chuyên nghiệp, sàng lọc, đánh giá ứng viên, tùy chỉnh quy trình tuyển dụng sao cho phù hợp với từng tổ chức.
Quản lý nguồn nhân lực bằng hệ thống ERP
Phần mềm này hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc theo dõi toàn bộ thông tin của nhân viên trong công ty như hợp đồng lao động, quản lý việc phân bổ công việc, thời gian làm việc,... Không những vậy, phần mềm còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hay quản lý các vấn đề về lương và chính sách đãi ngộ.
Phần mềm quản lý kho ERP
Kho là bộ phận quan trọng cũng như phức tạp hàng đầu trong việc quản trị doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản trị các thông tin hàng hóa trong kho một cách khoa học, hiệu quả. Mọi thông tin về hàng hóa đều được liên kết với nhau, phân loại rõ ràng, cụ thể.
Phần mềm quản lý kho ERP
Nguồn gốc hàng hóa trong kho cũng được kiểm soát chặt chẽ. Mọi sự dịch chuyển liên quan đến hàng hóa đều được ghi lại một cách đầy đủ, chính xác. Các hoạt động khác trong kho cũng được tối ưu nhờ sử dụng phần mềm này.
Phần mềm ERP kế toán
Viindoo cung cấp giải pháp phần mềm kế toán ERP tối ưu, hỗ trợ quản lý nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm này có thể tự động hóa tất cả các hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nhờ đó những sai sót có thể gặp phải như tính toán thủ công bị giảm đi. Các số liệu kế toán được kiểm soát xuyên suốt, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về bức tranh tài chính doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán ERP Viindoo
Phần mềm tuân theo những quy chuẩn kế toán tại Việt Nam, luôn luôn cập nhật những quy định mới của Nhà nước. Các báo cáo tài chính đa chiều được trích xuất một cách dễ dàng mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, các nhà quản trị sẽ có thêm thông tin về những biến động tài chính ở những kỳ kế toán khác nhau và đưa ra những hoạch định hợp lý về nguồn lực tài chính trong công ty.
Phần mềm quản lý dự án, công việc ERP
Đây là phần mềm cầu nối nhằm liên kết các chức năng khác của doanh nghiệp, giúp các phòng ban và nhân viên làm việc với nhau đạt hiệu quả tốt nhất. Phân hệ quản lý dự án của phần mềm ERP sẽ đảm nhiệm các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ thực thi, tổng hợp kết quả và thống kê ngân sách.
>>>> Tìm hiểu về: Phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng
Phần mềm mua hàng ERP
Phân hệ phần mềm này là bước đầu trong quá trình chuyển hóa vốn từ tiền tệ sang hàng hóa, là một trong những phân hệ cốt lõi của phần mềm ERP. Với một số tính năng như: tạo và phê duyệt đề nghị mua hàng, in hóa đơn, theo dõi tiến trình mua hàng, đổi trả,...
>>>> Xem chi tiết: Phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Đúng như tên gọi, phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, chặt chẽ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng trên mọi giai đoạn. Khi kết hợp cùng các phần mềm khác trong ERP, CRM mang tới cái nhìn toàn diện nhất về chân dung khách hàng. Hệ thống báo cáo của phân hệ CRM có thể giúp người quản lý nhìn nhận, xử lý các bài toán về tỷ lệ giữ chân khách hàng, đánh giá xu hướng và thói quen khách hàng, phân tích các cơ hội kinh doanh, nguồn khách hàng, hiệu quả bán hàng,...
>>>> Đọc thêm về: Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
DÙNG THỬ NGAY hoặc Nhận tư vấn
Phần mềm ERP của VIINDOO phù hợp với ai?
Doanh nghiệp Sản xuất
Phần mềm ERP quản lý doanh nghiệp của Viindoo là giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp quản trị toàn diện các hoạt động sản xuất. Phần mềm cho phép doanh nghiệp giải quyết những vấn đề thường xuyên gặp phải trong quá trình sản xuất.
Với phần mềm này, việc so sánh giữa kế hoạch và việc thực hiện sản xuất không còn là nỗi lo quá lớn. Tiến độ sản xuất của từng khâu cũng được quản trị hiệu quả. Các nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho được kiểm soát chặt chẽ, ngăn chặn được những thất thoát trong quá trình sản xuất, vận chuyển. Việc hoạch định chi phí cùng quản lý nhân sự cũng trở nên dễ dàng hơn.
Doanh nghiệp Thương mại Dịch vụ
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp của Viindoo là một giải pháp quản trị tổng thể trong lĩnh vực Thương mại Dịch vụ. Phần mềm hỗ trợ số hóa và quản trị tất cả các quy trình của doanh nghiệp Dịch vụ. Những nhu cầu nghiệp vụ từ cơ bản đến đặc thù của ngành cũng được giải quyết.
Phần mềm này giải quyết được nhiều nỗi lo của doanh nghiệp. Chẳng hạn như phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tinh gọn quy trình chăm sóc khách hàng. Việc đo lường, kiểm soát chất lượng dịch vụ không còn là vấn đề khó khăn. Các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng,... cũng được quản lý một cách hợp lý. Phần mềm quản trị ERP Viindoo là chìa khóa giải bài toán khó khăn về nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ chân nhân viên,...
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của VIINDOO
Để thuận tiện và tối ưu quá trình sử dụng của khách hàng, Viindoo đã tổng hợp chi tiết cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của Viindoo TẠI ĐÂY Ngoài ra, đội ngũ hộ trợ của Viindoo luôn túc trực và sẵn sàng hỗ trợ quý khách 24/7 trong quá trình sử dụng.
Bên cạnh đó, Viindoo cũng hỗ trợ cung cấp tư vấn và triển khai ERP cho doanh nghiệp rất hiệu quả theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Những lưu ý khi triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý một số điều khi triển khai ERP. Cụ thể:
Cần lên kế hoạch hạch toán chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai phần mềm
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lên kế hoạch kỹ càng, hiệu quả về chi phí, nguồn lực hay thời gian trước khi triển khai ERP. Nguyên nhân là do:
ERP cần có nhiều chi phí để triển khai
Theo báo cáo ERP Report năm 2022 của Panorama, một doanh nghiệp tầm trung muốn triển khai ERP cần tốn chi phí trung bình dao động từ $150.000 đến $750.000. Mức chi phí này không cố định, thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, loại giải pháp, tài nguyên bổ sung,...
Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói giải pháp ERP tổng hợp gồm nhiều phân hệ. Tuy nhiên, phần nhiều các công ty không sử dụng được tất cả những phân hệ đó. ERP cũng không cho phép người dùng tách riêng từng ứng dụng cần thiết để phục vụ những công đoạn làm việc khác nhau trong doanh nghiệp.
ERP cần nhiều thời gian để triển khai:
Cũng theo ERP Report 2022 của Panorama, một hệ thống ERP cần phải tốn từ 2 - 5 năm để triển khai thành công. Khoảng thời gian cần thiết là khá lớn xuất phát từ nhiều lý do như: trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần chạy thử và cải tiến nhiều lần, hoặc là doanh nghiệp cần thời gian trang bị các cơ sở hạ tầng mạng để đáp ứng việc triển khai, hay là nhân viên cũng cần thời gian để thích nghi với hệ thống mới,...
Thời gian triển khai lâu có thể dẫn đến tình trạng hệ thống bị lạc hậu và không còn phù hợp với doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Hơn nữa, thời gian kéo dài cũng khiến doanh nghiệp bỏ ra nhiều chi phí hơn hay bị lãng phí nguồn lực.
Cần cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP
Không ai phủ nhận rằng ERP đóng vai trò lớn để gia tăng độ chính xác trong công việc, giúp các doanh nghiệp tối đa hóa các quy trình làm việc. Tuy nhiên, việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt kỹ thuật. Chẳng hạn như khi sử dụng, chỉ cần một khâu bất kỳ phát sinh rủi ro thì những khâu đằng sau sẽ bị ảnh hưởng, đình trệ.
Một rủi ro khác là khi doanh nghiệp áp dụng một quy trình chưa chuẩn hóa vào một hệ thống tổng thể sẽ gây cho doanh nghiệp những thất thoát lớn nếu sử dụng trong thời gian dài.
Nguyên nhân gây nên những rủi ro này là trong một phần mềm quản lý ERP có rất nhiều phân hệ như kế toán tài chính, lập kế hoạch, sản xuất, kho,... Những phân hệ này đều sử dụng cùng một dòng dữ liệu. Vì vậy một thay đổi nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Một lỗi dù nhỏ cũng có thể gây nên sai lầm lớn trên hệ thống ERP.
Cần chuẩn bị các phương án để thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Trước khi bắt đầu vào xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án để nâng cấp trong tương lai. Nguyên nhân đến từ ERP gần như là một hệ thống “cố định”. Việc thay đổi hay nâng cấp hệ thống sau khi đưa vào sử dụng cần được hạn chế. Cụ thể:
- Khi thay đổi ERP sau khi sử dụng sẽ tốn thời gian. Chi phí thay đổi có thể ngang với việc xây dựng một hệ thống mới.
- Một khi không được nghiên cứu kỹ càng, những thay đổi khi được đưa vào hệ thống có thể sẽ tạo nên những xung đột với những bộ phận còn lại trong phần mềm. Điều này sẽ tạo ra các lỗi hay tệ hơn là làm tê liệt toàn bộ hệ thống.
- Sau khi đã đưa hệ thống ERP vào hoạt động, một khi có sự thay đổi sẽ gây gián đoạn đến quy trình làm việc của toàn bộ doanh nghiệp vì hệ thống bị tạm dừng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi, nâng cấp phần mềm để đáp ứng được một số yêu cầu công việc. Chẳng hạn như:
- Hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp hiện tại có những thay đổi mới để phát triển như: mở rộng quy mô, sáp nhập, gia tăng mặt hàng kinh doanh,...
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng Song song cả hai hệ thống ERP cũ và mới cùng với phần mềm hỗ trợ thay vì thực hiện những thay đổi trực tiếp trên hệ thống. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý nhiều điều trước khi xây dựng hệ thống ERP
Phần mềm ERP là giải pháp tối ưu để quản trị nguồn lực trong các doanh nghiệp. Tuy có một số hạn chế nhất định nhưng vai trò của phần mềm đối với doanh nghiệp ngày nay là không có gì để bàn cãi. Hy vọng rằng những chia sẻ của Viindoo trong bài viết trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về ERP và xây dựng được hệ thống phù hợp với doanh nghiệp.
>>>> Các phần mềm liên quan khác:
