Hệ thống ERP là gì? Lợi ích và lưu ý khi sử dụng trong doanh nghiệp

Thời gian gần đây, ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp. Vậy ERP là gì? Vì sao hệ thống ERP lại thu hút sự chú ý đặc biệt đến như vậy? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu về hệ thống quản lý ERP và những sức mạnh vượt trội của nó.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning” nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình bao gồm tất cả các chức năng cơ bản của một tổ chức được tích hợp vào một hệ thống duy nhất. 

Nhờ có sự ra đời của phần mềm ERP Nhờ có sự ra đời của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, quy trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp trở nên đơn giản và đồng nhất hơn. Thay vì phải sử dụng song song các phần mềm chức năng độc lập như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất... thì ERP lại cho phép doanh nghiệp tích hợp tất cả phần mềm quản trị trong cùng 1 hệ thống. Nhờ vậy, ban quản trị và doanh nghiệp có thể nắm được dòng chảy của thông tin, thu thập dữ liệu dễ dàng. Đặc điểm của ERP là tất cả các quy trình trong doanh nghiệp đều được KẾT NỐI với nhau trên cùng một hệ thống một cách trơn tru từ đầu đến cuối.

>>>> Đọc Thêm: Các Phân hệ trong ERP Quan trọng, Cần thiết cho Doanh nghiệp

Phân loại hệ thống quản lý ERP

Có nhiều cách phân loại hệ thống ERP như theo quy mô/ kích thước, theo chức năng, theo ngành nghề... Tuy nhiên, nếu dựa vào yếu tố kiến ​​trúc và cơ sở hạ tầng, hệ thống ERP được chia làm 3 loại:

• Cloud ERP (ERP điện toán đám mây): Được cài đặt trên máy chủ đám mây, có thể truy cập qua internet. Doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp Cloud ERP và truy cập qua internet.
  
• On-premise ERP (ERP tại chỗ): Được cài đặt trên máy chủ của công ty. Doanh nghiệp sẽ phải quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống của chính mình.
• Hybrid ERP (ERP kết hợp): Là sự kết hợp giữa mô hình đám mây và tại chỗ. Doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu trên cloud, số khác sẽ được triển khai tại chỗ, trên máy chủ riêng của doanh nghiệp.
  

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Có thể nói sức mạnh của ERP nằm ở dữ liệu. Phần mềm kết nối tất cả các chức năng, quy trình, bộ phận của doanh nghiệp lại trên cùng một nền tảng. Dưới đây là một số lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Quản lý dữ liệu tập trung, thống nhất: Thay vì phải duy trì nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau, khi triển khai ERP, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được tổ chức và quản lý một cách toàn diện. Việc quản lý cơ sở dữ liệu tập trung giúp nhân viên có khả năng tạo và truy cập các báo cáo nhanh chóng, giảm thiểu việc giải quyết vấn đề chậm trễ khi tổng hợp thông tin, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp.

Chuẩn hóa thông tin, hạn chế tối đa các sai sót khi nhập dữ liệu: Với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập 1 lần duy nhất, các thông tin sẽ tự động lưu trữ đồng bộ giữa các phòng ban, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Thu thập số liệu nhanh chóng, tăng tốc dòng công việc: So với việc thực hiện các quy trình bằng cách thủ công, các chứng từ phải được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, thì việc áp dụng giải pháp ERP giúp tăng cường tốc độ làm việc. Hơn nữa, ERP giải quyết vấn đề "điểm nghẽn" trong doanh nghiệp.

Kiểm soát hoạt động dễ dàng, quản lý doanh nghiệp hiệu quả: ERP có tính năng "tìm vết" (Audit Track) giúp quản lý kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống. Nhờ đó, các nhà quản lý nhanh chóng xác định những giao dịch cần kiểm tra và theo dõi toàn bộ quá trình, thực hiện kiểm soát nội bộ một cách dễ dàng.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý ERP?

Sau đây là một số trường hợp cho thấy đơn vị rất cần ứng dụng ERP trong doanh nghiệp:

1. Trường hợp 1: Hệ thống quản lý cũ cản bước sự phát triển của doanh nghiệp

Doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống phần mềm như Excel, Word, các công cụ offline với tính năng hạn chế thì đã đến lúc cần một hệ thống ERP tốt hơn, linh hoạt hơn để cho phép doanh nghiệp tăng trưởng, nâng cao khả năng cạnh tranh với thị trường đang đổi mới từng ngày ngoài kia.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc

Doanh nghiệp sử dụng những phần mềm riêng lẻ, không kết nối với nhau. Ví dụ như, phần mềm kế toán không tương thích và tích hợp với phần mềm nhân sự, và bộ phận HR cũng như ban quản lý doanh nghiệp phải mệt mỏi trong việc so sánh bảng chấm công và việc tính lương, cũng như khó khăn khi theo dõi chi phí nhân sự trong công ty và vô vàn các công việc thủ công khác, thì đây là lúc doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống ERP doanh nghiệp.

Trường hợp 3: Không đáp ứng được mong đợi của khách hàng

Hệ thống doanh nghiệp không đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, dẫn đến tụt hậu, suy giảm sức cạnh tranh thì đấy là dấu hiệu để doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP. Ví dụ: Ngày nay, khách hàng yêu cầu một trải nghiệm liền mạch giữa các kênh bán hàng, từ website, ứng dụng di động đến các cửa hàng,... ERP có thể cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý tất cả. Cho phép doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một trải nghiệm liền mạch, không phân biệt kênh họ sử dụng.

Các tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Để giúp bạn thu hẹp được các lựa chọn và tìm được cho mình phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP phù hợp nhất, chúng tôi tổng hợp lại các tiêu chí cốt lõi để đánh giá như sau:

Khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng

Phần mềm ERP cần phải có chức năng đa dạng, đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu về quy trình kinh doanh trên toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu của mình đối với hệ thống, từ đó đánh giá mức độ đáp ứng của phần mềm.

Ví dụ: Một số ERP miễn phí sẽ là nền tảng hậu cần với chức năng bổ sung vừa phải, trong khi các ERP trả phí với đầy đủ tính năng, là công cụ mạnh mẽ cho tất cả các nhóm/ bộ phận trong doanh nghiệp.

Trải nghiệm người dùng

Hệ thống ERP được viết theo yêu cầu thường phức tạp, đòi hỏi nhân viên cần có trình độ công nghệ và được đào tạo bài bản mới ứng dụng hiệu quả, thành công. Thay vào đó, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các phần mềm thân thiện người dùng, có thiết kế hợp lý, khoa học cho phép thao tác dễ dàng mà không đòi hỏi đến tính chuyên môn hay sự am hiểu nhiều về công nghệ.

Khả năng tích hợp và mở rộng

Khoảng cách giữa các hệ thống ERP thiết kế dành riêng cho các SMB và cho doanh nghiệp lớn đang dần bị thu hẹp. Nguyên nhân là bởi các phần mềm đang phát triển theo dạng mã nguồn mở cho phép người dùng mở rộng tính năng và dễ dàng tích hợp với các công cụ khác. Yếu tố này nhằm đánh giá ERP có thể phát triển cùng với tổ chức và tiếp tục đáp ứng nhu cầu của tổ chức trong tương lai, khi quy mô và yêu cầu quản trị thay đổi, cần có sự nâng cấp hệ thống phần mềm.

Khả năng tùy chỉnh

Không phải tất cả các doanh nghiệp nào đều cũng hoạt động theo cùng một cách. Vì vậy, tính năng tùy biến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi phần mềm cho phù hợp với các nhu cầu riêng biệt. Nhờ đó, quá trình sử dụng và quy trình vận hành cũng dễ dàng hơn.

Chi phí đầu tư

Chi phí ERP cũng là yếu tố quan trọng doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn. Bởi nó cần phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ các chi phí như: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai, chi phí đào tạo, chi phí bảo trì hằng năm… để đưa ra khoản ngân sách đầu tư nhất định trong quá trình lựa chọn.

Nếu ngân sách lớn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng ERP nước ngoài, ERP customize. Tuy nhiên, nếu có ngân sách hạn chế, lựa chọn hợp lý nhất có lẽ là dùng ERP đóng gói.

Độ uy tín của đơn vị cung cấp

Nhà cung cấp ERP quyết định một phần đến sự thành công khi triển khai dự án. Họ sẽ là đơn vị tư vấn, đánh giá và cung cấp phần mềm ERP cho bạn cũng như đồng hành trong suốt quá trình triển khai. Do đó, lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, có kinh nghiệm giúp đảm bảo vận hành hệ thống ERP thành công. Bên cạnh đó, đơn vị cung cấp nền tảng còn hỗ trợ triển khai và đào tạo nhân sự sử dụng công cụ. Tiết kiệm một số khoản chi phí cho doanh nghiệp.

Dịch vụ hỗ trợ đi kèm

Trong quá trình triển khai, chắc chắn khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh như lỗi, thao tác sai, quy trình bị rối… Do đó, doanh nghiệp sẽ cần một đơn vị hỗ trợ và đồng hành trong suốt quá trình trước – trong – sau triển khai ERP.

Viindoo là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin dùng như Công ty TNHH Kiểm toán BDO Việt Nam, Trường Giang Electric,.... Sử dụng giải pháp​ của Viindoo, các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ còn được hỗ trợ đào tạo, tư vấn triển khai trong suốt quá trình sử dụng hệ thống. Tất cả đều được tích hợp trong cùng một nền tảng. Ngoài ra, Viindoo còn hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng miễn phí trong 15 ngày để có trải nghiệm trực quan nhất.

Những lưu ý khi sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

ERP có 2 điều hạn chế mà doanh nghiệp cần phải lưu ý khi sử dụng:

Chi phí cao: Đây là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Chi phí trước triển khai thường chiếm phần lớn, còn chi phí bảo trì hệ thống ERP thường chiếm khoảng 15 - 20%. Ngoài ra, các chi phí khác như nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý ERP sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

 Để tối ưu phần chi phí, doanh nghiệp nên đặt một mức ngân sách cố định, rồi sau đó tìm kiếm và lọc những đơn vị cung cấp có những giải pháp phù hợp với mức ngân sách đó

Thời gian dài: Khác với những phần mềm độc lập, việc triển khai một hệ thống ERP toàn diện cần nhiều thời gian hơn. Thời gian để vận hành ERP quản lý doanh nghiệp trung bình là 3 - 9 tháng đối với quy mô vừa và nhỏ và 6 - 18 tháng cho quy mô lớn (phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính mức tạp, số người dùng). Bên cạnh đó, bạn còn sẽ mất thêm thời gian chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hoặc tích hợp với hệ thống cũ.

 Để tối ưu phần thời gian, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho dự án ERP và đặt ra thời gian ước tính sẽ hoàn thành việc triển khai.