File Excel theo dõi nghỉ phép, phép năm đơn giản, chính xác


File Excel theo dõi nghỉ phépvà phép năm đơn giản giúp quá trình quản lý nghỉ phép của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bằng cách theo dõi số ngày phép, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các nhân viên của mình sẽ được cấp đúng số ngày phép năm. Tham khảo các mẫu file Excel quản lý nghỉ phép trong bài viết dưới đây của Viindoo.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý nhân viên

1. File mẫu theo dõi phép năm đơn giản

Mẫu file theo dõi phép năm thường được sử dụng trong các công ty và tổ chức để ghi nhận và theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên trong năm. Mẫu này bao gồm thông tin về tên nhân viên, số ngày phép được cấp, số ngày phép đã sử dụng và số ngày phép còn lại.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Mẫu theo dõi ngày nghỉ hàng năm của nhân viênMẫu theo dõi ngày nghỉ hàng năm của nhân viên

>>>> Xem Thêm:  Phần mềm theo dõi nghỉ phép

2. Bảng theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên

Bảng theo dõi nghỉ phép của nhân viên là một tài liệu được sử dụng để ghi chép và theo dõi số lượng ngày nghỉ phép của nhân viên trong một năm. Mẫu bảng theo dõi chi tiết dưới đây:

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Mẫu theo dõi nghỉ phép của nhân viênMẫu theo dõi nghỉ phép của nhân viên

>>>> Đừng Bỏ Qua: Phần mềm lương

3. Bảng theo dõi phép năm có thâm niên chi tiết

Bảng theo dõi phép năm có thâm niên là một công cụ để tính toán số ngày phép năm mà một nhân viên đã được tích lũy trong công ty dựa trên số năm hoạt động của họ trong công ty.

Công thức tính phép năm theo thâm niên: Số ngày phép = (Số ngày nghỉ hàng năm theo quy định + Số ngày nghỉ hàng năm tăng thêm theo thâm niên /12) * Số tháng làm việc thực tế trong năm.

Tham khảo mẫu phép năm dưới đây:

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Mẫu theo dõi nghỉ phép năm có thâm niênMẫu theo dõi nghỉ phép năm có thâm niên

>>>> Xem Ngay: Quy định nghỉ phép năm


4. Các thông tin cần có trong mẫu theo dõi nghỉ phép

Những thông tin cần có trong mẫu theo dõi nghỉ phép năm bao gồm:

  • Mã nhân viên: Số mã này không bao giờ trùng. Mỗi nhân viên sẽ có một mã số khác nhau. Nếu nhân viên đó nghỉ thì mã số vẫn giữ nguyên.
  • Thông tin cá nhân của nhân viên: Những thông tin này sẽ được doanh nghiệp bảo mật theo quy định của pháp luật, bao gồm:
    • Họ và tên
    • Email
    • Số điện thoại
    • Ngày sinh
    • Giới Tính
    • Địa chỉ (hiện tại và thường trú)
    • ICMND/CCCD
    • Giấy chứng nhận trình độ học vấn
  • Bộ phận làm việc
  • Vị trí
  • Vị trí làm việc
  • Thời gian bắt đầu làm việc
  • Hình thức làm việc
  • Lý do nghỉ việc
  • Trụ sở làm việc
Form theo dõi nghỉ phép cần thể hiện đầy đủ thông tinMẫu theo dõi nghỉ phép cần thể hiện đầy đủ thông tin

5. Cách thiết lập file Excel theo dõi nghỉ phép

Lập bảng theo dõi nghỉ phép trong Excel là một quá trình quan trọng và yêu cầu người lập cần tuân thủ một quy trình cụ thể. Theo đó, người lập cần thu thập và xử lý tất cả các dữ liệu cần thiết một cách chính xác và hiệu quả để tạo bảng nghỉ phép chi tiết nhất.

Bước 1: Tạo bảng giám sát phụ (biểu mẫu bảng chấm công) trong Excel.

Bảng chấm công là cơ sở để giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc và đưa ra kết quả tổng quát. Thông thường, các loại nghỉ phép sẽ được phân loại thành:

  • Làm việc cả ngày (X).
  • Làm nửa ngày và nghỉ không lương (X-0).
  • Làm việc nửa ngày và nghỉ phép theo quy định (X-P).
  • Được nghỉ cả ngày theo quyền lợi (P).

Mỗi phiên làm việc, bộ phận nhân sự sẽ cập nhật tình hình tham gia của nhân viên và điền vào bảng chấm công. Để theo dõi nghỉ phép bằng Excel, người quản lý phép năm cần chú ý đến các ký hiệu X-P và P. Sau đó, số ngày nghỉ sẽ được tổng hợp vào cuối tuần/tháng. Để tính ngày nghỉ phép trong Excel, ta có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau:

  • Để đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện tương đương với 0,5 ngày, ta sử dụng công thức: COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5.
  • Để đếm số phiên được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày, ta sử dụng công thức: COUNTIF(D6:AH6, “P”).

Bước 2 Tính số tháng làm việc

Để tính toán số tháng làm việc của một nhân viên, người quản lý cần phải đưa ra nhiều quyết định và xử lý nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, nếu các công thức nhỏ đã được xác định chính xác, thì việc tổng hợp chúng sẽ dẫn đến kết quả chính xác ở cột E.

Tuy nhiên, người quản lý cần lưu ý rằng các kết quả tính toán có thể thay đổi tại mỗi thời điểm theo dõi nghỉ phép. Do đó, người quản lý nhân sự cần cập nhật thông tin thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của kết quả tính toán. Nếu quản lý không liên tục cập nhật thông tin, các kết quả tính toán có thể không chính xác và gây ra sai sót trong quá trình quản lý nghỉ phép.

Bước 3 Tính toán số ngày nghỉ phép hàng năm

Người quản lý chỉ cần so sánh số tháng làm việc với quy định của công ty để xác định tổng số ngày nghỉ phép được cấp cho nhân viên. Bằng cách sử dụng hàm LOOKUP trên Excel, người lập có thể nhanh chóng tìm kiếm và xuất ra một loạt các kết quả như sau:

  • Lookup_value: Định vị giá trị cần tìm kiếm. Trong trường hợp này, giá trị cần tìm kiếm là các ô trong cột E, bắt đầu từ ô E4.
  • Lookup_vector: Là cột tham chiếu đến các tháng thâm niên dựa trên bảng quy định của công ty.
  • Result_vector: Là cột chứa số ngày phép được quy định.

Để tính toán kết quả cho bảng theo dõi nghỉ việc trên Excel, người lập cần ghi nhớ một điều quan trọng đó là cố định vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Kết quả sẽ được hiển thị trong ô F4 và công thức kết quả sẽ có dạng như sau:

F4 = LOOKUP(E4, Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13, Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

Bước 4: Tính số ngày phép đã sử dụng và số ngày còn lại

Bước cuối cùng trong bảng theo dõi nghỉ việc là theo dõi số ngày nghỉ phép đã sử dụng và còn lại. Việc này rất đơn giản vì các dữ liệu cần thiết đã được tính toán trong ba bước trước đó. Để biết số ngày phép còn lại, người quản lý chỉ cần sử dụng hàm MINUS cho hai giá trị sau:

  • Tổng số ngày nghỉ phép trong năm.
  • Số ngày nghỉ phép đã sử dụng tính đến thời điểm hiện tại.

Kết quả tổng hợp sẽ cho thấy số ngày phép còn lại của nhân viên, giúp cho việc quản lý số ngày phép được dễ dàng hơn và đảm bảo rằng họ không sử dụng quá số ngày phép đã được cấp trong năm.

Các bước xây dựng fileExcel quản lý nghỉ phépCác bước xây dựng file Excel quản lý nghỉ phép

6. Giải pháp chấm công MIỄN PHÍ, hiệu quả

Bên cạnh ưu điểm là miễn phí và có sẵn, việc chấm công trên file Excel tồn tại nhiều nhược điểm như sự sai sót trong việc tính toán, mất mát dữ liệu khi file bị hỏng hoặc bị mất.

Để giải quyết các vấn đề này, sử dụng phần mềm chấm công là một giải pháp tối ưu. Với phần mềm chấm công, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin nhân viên và tính toán số giờ làm việc và lương thưởng của họ một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm chấm công cũng cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin nhân viên trên đám mây, giúp bảo mật và truy cập dữ liệu một cách dễ dàng.

Viindoo Attendance là một công cụ hữu ích để tối ưu hoá quá trình quản lý nhân sự và tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty. Khi sử dụng Viindoo Attendance, việc quản lý thời gian chấm công của nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với khả năng tự động hóa hoạt động chấm công, phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự bằng cách loại bỏ tác vụ nhập liệu thủ công mà thường xuyên dẫn đến sai sót. Ngoài ra, Viindoo Attendance còn giúp giảm thiểu tình trạng rò rỉ thông tin và gian lận của nhân viên, đồng thời hỗ trợ cho quá trình chấm công tính lương nhân viên trở nên hiệu quả hơn..

Phần mềm chấm công Viindoo giúp doanh nghiệp quản lý chấm công hiệu quảViindoo Attendance giúp doanh nghiệp quản lý chấm công hiệu quả

Câu hỏi thường gặp

Có! Excel cho phép điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm các cột cho các loại nghỉ phép cụ thể, bao gồm các công thức để tính toán số dư nghỉ phép hoặc kết hợp định dạng có điều kiện để làm nổi bật thông tin cụ thể.

Một file Excel có thể dễ dàng xử lý thông tin nghỉ phép của nhiều nhân viên. Bạn có thể tạo một hàng riêng cho từng nhân viên.

Độ chính xác có thể được duy trì bằng cách sử dụng các công thức để tự động tính toán số dư nghỉ phép. Kiểm tra kỹ thông tin đã nhập và định kỳ xem lại tệp để tìm lỗi hoặc sự khác biệt sẽ nâng cao độ chính xác.

Tuyệt đối. Excel cung cấp khả năng báo cáo mạnh mẽ. Bạn có thể sử dụng các chức năng như bộ lọc, sắp xếp và bảng tổng hợp để tạo báo cáo tóm tắt dữ liệu nghỉ phép, chẳng hạn như tổng số lần nghỉ phép của một nhân viên hoặc tỷ lệ sử dụng tổng thể.

Mặc dù Excel là một lựa chọn phổ biến, nhưng hiện nay có nhiều phần mềm quản lý nghỉ phép ưu việt với nhiều tính năng nâng cao, chẳng hạn như thông báo tự động, phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và tích hợp với các hệ thống nhân sự khác. Tuy nhiên, Excel vẫn là một tùy chọn đáng tin cậy và dễ tiếp cận.

Excel có thể được chia sẻ với những người khác để cộng tác không?

Bạn có thể chia sẻ Excel với những người khác để cộng tác bằng cách tải tệp đó lên các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Microsoft OneDrive. Điều này cho phép nhiều người dùng truy cập và chỉnh sửa tệp đồng thời, hỗ trợ làm việc theo nhóm và cập nhật theo thời gian thực.

File Excel theo dõi nghỉ phép giúp doanh nghiệp quản lý số ngày phép năm của nhân viên một cách hiệu quả. Với bảng tính này, công ty có thể tính toán và quản lý số ngày phép năm cấp cho từng nhân viên dựa trên số năm thâm niên hoạt động của họ trong công ty. Viindoo hy vọng doanh nghiệp đã tìm kiếm được những biểu mẫu phù hợp.

>>>> Tiếp tục Với:


Nguyen Jun 18 tháng 5, 2023

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY