Quy trình phê duyệt mua hàng là một bước quan trọng trong chu trình mua sắm. Nó đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua do một tổ chức thực hiện đều được ủy quyền và tuân thủ các chính sách và thủ tục của công ty. Trong bài viết này của Viindoo, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn quy trình phê duyệt mua sắm và tầm quan trọng của nó.
Quy trình phê duyệt đấu thầu là gì?
Quy trình phê duyệt mua sắm là quy trình mà các tổ chức sử dụng để đạt được sự chấp thuận cho các giao dịch mua hàng mà họ dự định thực hiện. Quá trình này thường bao gồm một số bước, bao gồm xác định nhu cầu, yêu cầu báo giá, nhận báo giá và nhận được sự chấp thuận từ cơ quan được chỉ định. Sau khi được phê duyệt, giao dịch mua có thể được thực hiện.
Ma trận Quy trình phê duyệt mua hàng
Tại sao Quy trình phê duyệt mua hàng lại quan trọng?
Quy trình hợp lý của phê duyệt mua sắm rất quan trọng vì một số lý do, bao gồm:
Đảm bảo tuân thủ các chính sách và thủ tục của công ty
Nhiều tổ chức có chính sách cụ thể tại chỗ cho mua sắm. Có thể có những hạn chế đối với các loại giao dịch mua có thể được thực hiện, số tiền tối đa có thể được chi tiêu mà không cần phê duyệt và các nhà cung cấp ưu tiên được sử dụng.
Bằng cách có sẵn một quy trình chuẩn hóa, các tổ chức có thể đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua đều được ủy quyền và tuân thủ các chính sách của họ. Điều này không chỉ giúp các tổ chức quản lý các hoạt động mua sắm của họ một cách hiệu quả mà còn đảm bảo rằng họ vẫn tuân thủ tất cả các quy định và luật hiện hành.
Kiểm soát chi phí và ngân sách
Bằng cách có một cơ quan được chỉ định phê duyệt tất cả các giao dịch mua, các tổ chức có thể đảm bảo rằng họ đang chi tiêu tiền của mình một cách khôn ngoan và tất cả các giao dịch mua đều cần thiết. Nó cũng có thể giúp các tổ chức quản lý ngân sách của họ hiệu quả hơn bằng cách đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua đều được theo dõi và hạch toán. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để xác định các lĩnh vực có thể giảm chi phí, chẳng hạn như thông qua thương lượng các giao dịch tốt hơn với nhà cung cấp hoặc hợp nhất mua hàng.
Nâng cao hiệu quả và năng suất
Với một quy trình được chuẩn hóa sẵn có, các tổ chức có thể hợp lý hóa các hoạt động mua sắm của mình, giảm thời gian cần thiết để hoàn tất việc mua hàng. Điều này có thể giúp giải phóng các tài nguyên có giá trị, chẳng hạn như thời gian của nhân viên, sau đó có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Ngoài ra, quy trình mua sắm được sắp xếp hợp lý có thể giúp giảm sai sót và nhầm lẫn, đảm bảo rằng việc mua hàng được thực hiện chính xác và hiệu quả.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 12 phần mềm quản lý kho hàng hoá online tốt nhất hiện nay
Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Quy trình phê duyệt mua sắm rõ ràng giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Bằng cách có một cơ quan được chỉ định phê duyệt tất cả các giao dịch mua, các tổ chức có thể đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua đều được ghi lại và có một dấu vết kiểm toán rõ ràng. Thông tin này có thể được sử dụng để xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn hoặc bất thường nào, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động mua sắm đều minh bạch và có trách nhiệm giải trình.
Quá trình hợp lý của phê duyệt mua sắm là quan trọng
>>>> Đọc thêm: Quản lý nhà cung cấp chiến lược: Giải thích chi tiết
Quy trình phê duyệt mua hàng chi tiết
Quá trình phê duyệt đấu thầu thường bao gồm một số bước. Mặc dù các bước cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, nhưng sau đây là tổng quan chung về quy trình:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Bước đầu tiên trong quy trình là xác định nhu cầu mua hàng. Điều này có thể được thực hiện bởi một bộ phận hoặc một cá nhân. Điều cần thiết là phải xác định xem việc mua hàng có cần thiết hay không và nếu có thì sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể nào là cần thiết.
Bước 2: Yêu cầu báo giá
Khi nhu cầu đã được xác định, yêu cầu báo giá có thể được gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này được thực hiện để xác định giá, số lượng và ngày giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu. Điều quan trọng là cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết trong yêu cầu báo giá để đảm bảo rằng các nhà cung cấp có thể cung cấp báo giá chính xác.
Bước 3: Nhận báo giá
Sau khi yêu cầu báo giá đã được gửi đi, các nhà cung cấp tiềm năng sẽ cung cấp báo giá của họ. Điều cần thiết là đánh giá các báo giá này dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Việc đánh giá phải được thực hiện một cách khách quan và nên có sự tham gia của nhiều bên liên quan để đảm bảo rằng việc đánh giá được thấu đáo và không thiên vị.
Bước 4: Nhận phê duyệt
Khi báo giá đã được đánh giá, việc mua hàng phải được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền. Đây có thể là người quản lý hoặc nhân viên thu mua, tùy thuộc vào chính sách của tổ chức.
Bước 5: Thực hiện mua hàng
Sau khi giao dịch mua đã được phê duyệt, bước cuối cùng là thực hiện giao dịch mua. Điều này liên quan đến việc tạo một đơn đặt hàng bao gồm tất cả các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như mô tả mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng và giá cả. Tất cả các chi tiết trong đơn đặt hàng phải chính xác và đầy đủ để tránh mọi vấn đề khi mua hàng.
Các bước tạo quy trình phê duyệt đấu thầu
Phần mềm hỗ trợ quá trình phê duyệt đấu thầu
Phần mềm mua hàng Viindoo Purchase hỗ trợ quy trình phê duyệt hợp đồng mua sắm theo nhiều cách, bao gồm:
- Quản lý yêu cầu hợp lý: Phần mềm Viindoo Purchase giúp dễ dàng tạo và quản lý các đơn đặt hàng. Người dùng có thể tạo đơn đặt hàng và gửi chúng để phê duyệt chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp quá trình này nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Quy trình phê duyệt tự động: Phần mềm bao gồm quy trình phê duyệt tự động định tuyến các đơn đặt hàng đến người phê duyệt thích hợp. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch mua được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và tuân thủ các chính sách của công ty.
- Tăng khả năng hiển thị và minh bạch: Phần mềm Viindoo Purchase cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về quy trình phê duyệt mua sắm, cho phép người dùng theo dõi trạng thái đơn đặt hàng của họ bất kỳ lúc nào. Điều này nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào quá trình mua sắm đều thống nhất với nhau.
- Quản lý nhà cung cấp tích hợp: Phần mềm này cũng bao gồm tính năng Quản lý nhà cung cấp tích hợp cho phép người dùng quản lý thông tin về nhà cung cấp của họ, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, điều khoản thanh toán và chỉ số hiệu suất. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho mỗi lần mua hàng và đảm bảo rằng tất cả thông tin về nhà cung cấp đều được cập nhật.
Viindoo Purchase là giải pháp hữu hiệu cho SME
Quy trình phê duyệt mua hàng là một bước quan trọng trong chu trình đấu thầu. Bằng cách có sẵn một quy trình chuẩn hóa, các tổ chức có thể thực hiện các giao dịch mua cần thiết, được ủy quyền và tuân thủ các chính sách của họ.
Tiếp tục đọc thêm Viindoo Blogs:
