Mẫu đề nghị báo giá: Khái niệm và cách tạo mẫu chính xác

Khi nói đến việc mua hàng thì việc nhận được một mẫu đề nghị báo giá là điều kiện tiên quyết. Vậy RFQ là gì? Tại sao chúng lại quan trọng và làm thế nào để có thể tạo một RFQ chính xác? Bài viết dưới đây của Viindoo sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc của bạn một cách chi tiết nhất về RFQ

1. Mẫu đề nghị báo giá (RFQ) là gì?

Mẫu đề nghị báo giá (RFQ) là một bản tài liệu chi tiết về hàng hóa, dịch vụ mà một doanh nghiệp, bộ phận mua hàng đang tìm kiếm từ các nhà cung cấp. RFQ được dùng khi doanh nghiệp mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cần và mong muốn mức giá tốt nhất từ một hay nhiều nhà cung cấp. Trong RFQ, các thông số kỹ thuật sẽ được nêu rõ cùng với các yêu cầu khác mà doanh nghiệp có thể cần được đáp ứng, chẳng hạn như ngày giao hàng hoặc điều khoản thanh toán.

RFQ là một quy trình quan trọng trong việc mua sắm, được sử dụng để lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp dựa trên nhiều yếu tố và có thể so sánh giá cả với các nhà cung cấp khác.

Một mẫu đề nghị báo giá thường bao gồm các thông tin sau:

Tên, địa chỉ, email, số điện thoại của nhà cung cấp

Tên của sản phẩm hoặc dịch vụ

Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ

Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ

Giá của sản phẩm hoặc dịch vụ

Tổng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ

Điều kiện thanh toán

Thời gian giao hàng

Chính sách bảo hành hoặc đổi trả (nếu có)

Điều cần thiết là phải biết RFQ là gì

>>>> Đọc Thêm Về: Approved Vendor List Best Practices for Your Business 

2. Tại sao RFQ lại quan trọng?

Mẫu đề nghị báo giá rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì:

• Có được giá thành tốt nhất: Các doanh nghiệp sẽ có được giá thành tốt nhất khi dùng RFQ. Bằng cách yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau doanh nghiệp sẽ có thể so sánh và chọn cho mình nhà cung cấp có giá cả phù hợp nhất.
• Đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng: Lợi ích khác của RFQ là nhà cung cấp sẽ đảm bảo hiểu rõ về yêu cầu và có thể đưa ra giá thầu chính xác. Khi nhà cung cấp có các thông số kỹ thuật và yêu cầu chi tiết sẽ tránh được việc bị nhầm lẫn hoặc hiểu sai dẫn đến nhập số không chính xác hoặc thiếu sót trong quá trình đấu thầu.
• Sân chơi bình đẳng: RFQ tạo ra một sân chơi cho các nhà cung cấp, cho phép họ cạnh tranh về giá cả và chất lượng một cách bình đẳng.
• Xây dựng mối quan hệ: Việc tạo mẫu đề nghị báo giá sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp và về sau có thể trở thành quan hệ đối tác lâu dài. Thông qua RFQ, nhà cung cấp sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp cũng như uy tín của doanh nghiệp khi tạo ra một quy trình đấu thầu minh bạch và công bằng.

Điều quan trọng là phải biết cách yêu cầu báo giá

Cách yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp

Sau khi đã hiểu mẫu đề nghị báo giá là gì và tầm quan trọng của chúng thì phần này Viindoo sẽ hướng dẫn cách yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp.

Yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp là một khía cạnh thiết yếu của mua sắm

• Bước 1: Xác định nhà cung cấp

Bước đầu trong việc yêu cầu báo giá là hãy xác định các nhà cung cấp tiềm năng đảm bảo có thể cung cấp đúng sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách sử dụng các nguồn thông tin như Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận, ấn phẩm thương mại hoặc thông qua sự giới thiệu của các đối tác khác.

• Bước 2: Xác định Yêu cầu

Bước tiếp theo khi muốn thực hiện yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, các doanh nghiệp cần phải nhận biết được hàng hóa, dịch vụ và số lượng, chất lượng cùng với các thông số kỹ thuật khác mà doanh nghiệp cần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai sót không đáng có.

• Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp

Khi đã xác định được nhà cung cấp tiềm năng và các yêu cầu cần thiết, doanh nghiệp có thể liên hệ với các nhà cung cấp qua email, điện thoại hay trang web của họ. Các doanh nghiệp nên giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng các yêu cầu mà mình quan tâm và đang tìm kiếm trong việc nhận báo giá để đảm bảo rằng các nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá chính xác và phù hợp.

• Bước 4: Cung cấp Mô tả Chi tiết về Yêu cầu

Hãy bổ sung các mô tả chi tiết về từng yêu cầu trong bản RFQ để nhà cung cấp có thể nắm được những gì doanh nghiệp đang mong muốn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh những sửa đổi có thể tốn thêm phí.

• Bước 5: Yêu cầu báo giá

Sau khi cung cấp mô tả chi tiết về yêu cầu các nhà doanh nghiệp đã có thể yêu cầu thông tin về giá cả. RFQ có thể được chia thành hai loại: RFQ cố định và RFQ thay đổi. Báo giá cố định là một dạng báo giá không thay đổi mặc dù có bất kỳ biến số nào thay đổi trong điều kiện thị trường. Trong khi đó, báo giá có thể thay đổi thành dạng báo giá linh hoạt, có thể điều chỉnh tùy biến theo sự thay đổi của thị trường.

• Bước 6: Xem lại Báo giá

Khi nhận được báo giá, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xem xét lại bảng báo giá. Kiểm tra xem có phù hợp với các đề xuất, yêu cầu đã được đưa ra từ trước chưa và liệu có phát sinh bất kỳ khoản phí hoặc phụ phí trong yêu cầu nào đó hay không. Đồng thời cũng xem lại điều khoản của nhà cung cấp.

• Bước 7: Đàm phán giá

Trường hợp doanh nghiệp không hài lòng với cả giá cả, họ có thể tiến hành thương lượng với nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể đưa ra một đề nghị ngược lại và giải thích lý do tại sao họ cho rằng mức giá này chưa hợp lý. Trong quá trình đàm phán, thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp là điều không thể thiếu vì các nhà cung cấp sẽ dựa vào đó và xem xét lần hợp tác tiếp theo.

• Bước 8: Đưa ra quyết định

Cuối cùng, khi đã xem xét và thương lượng về chi phí từ một hoặc nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp đã có thể đưa ra quyết định. Từ dữ liệu mức giá của các nhà cung cấp, doanh nghiệp hãy chọn cho mình nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chí đánh giá phù hợp.

Mẫu đề nghị báo giá

Câu hỏi thường gặp

Tạo một mẫu đề nghị báo giá là một phần quan trọng của quá trình mua sắm. Nó cho phép người mua thu hút giá cả cạnh tranh từ các nhà cung cấp tiềm năng và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất dựa trên nhu cầu và ngân sách của họ. Hi vọng bài viết này của  Viindoo đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích.​ 

>>>> Đọc Tiếp:

• Quy trình phê duyệt đấu thầu là gì?
• Blanket purchase order là gì và Lợi ích