Blanket purchase order là gì (BPO) là một công cụ mua sắm hữu ích dành cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình mua hàng của họ và xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp bền chặt hơn. Trong bài viết này, Viindoo sẽ khám phá Đơn đặt hàng tổng là gì, nó khác với các phương thức mua hàng khác như thế nào và các phương pháp hay nhất để tạo và quản lý BPO một cách hiệu quả.
Blanket purchase order là gì?
blanket purchase order là gì là một hợp đồng mua bán giữa người mua và nhà cung cấp bao gồm nhiều lần giao hàng trong một khoảng thời gian nhất định. BPO cho phép người mua đặt hàng hàng hóa hoặc dịch vụ với nhà cung cấp mà không cần chỉ định số lượng hoặc ngày giao hàng cho mỗi đơn hàng. Thay vào đó, BPO thiết lập các điều khoản và điều kiện được thương lượng trước cho toàn bộ thời gian của thỏa thuận, bao gồm giá cả, lịch giao hàng và điều khoản thanh toán.
Đơn đặt hàng tổng là gì?
>>>> Xem thêm: Mẫu đề nghị báo giá: Khái niệm và cách tạo
Lợi ích của Đơn đặt hàng chăn là gì?
Khi được triển khai đúng cách, BPO có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách đàm phán các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận trước với nhà cung cấp, người mua có thể đảm bảo mức giá tốt hơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ. BPO cho phép đặt hàng số lượng lớn, điều này có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí bằng cách tận dụng giảm giá theo số lượng và tránh biến động giá.
- Mua sắm hợp lý: BPO đơn giản hóa quy trình mua sắm bằng cách giảm số lượng đơn đặt hàng và hóa đơn được yêu cầu. Điều này làm giảm chi phí giấy tờ và hành chính, giải phóng thời gian và nguồn lực cho các hoạt động chiến lược hơn.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Sử dụng BPO có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách cung cấp khối lượng kinh doanh ổn định và có thể dự đoán được. Điều này giúp các nhà cung cấp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, dẫn đến chuỗi cung ứng đáng tin cậy hơn và chất lượng sản phẩm được cải thiện.
- Tính linh hoạt: PO chăn cung cấp sự linh hoạt cho người mua để điều chỉnh số lượng và lịch trình giao hàng theo yêu cầu, trong khuôn khổ của thỏa thuận. Điều này cho phép các doanh nghiệp đáp ứng những thay đổi về nhu cầu hoặc sự gián đoạn chuỗi cung ứng bất ngờ mà không cần phải thương lượng lại các điều khoản và điều kiện cho mỗi đơn đặt hàng.
- Tiết kiệm thời gian: BPO tiết kiệm thời gian cho cả người mua và nhà cung cấp bằng cách loại bỏ nhu cầu đàm phán các điều khoản và điều kiện cho mỗi đơn hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn, chẳng hạn như nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc mở rộng sang các thị trường mới.
Sử dụng PO mua hàng có lợi
>>>> Đọc thêm: Hướng dẫn tổng hợp quá trình Báo cáo mua hàng.
Đơn đặt hàng mua chăn khác với các phương thức mua hàng khác như thế nào?
BPO khác với các phương thức mua hàng khác ở một số điểm:
Đơn đặt hàng chăn (BPO)
BPO, còn được gọi là đơn đặt hàng dài hạn, được sử dụng khi một doanh nghiệp yêu cầu cùng một loại hàng hóa hoặc dịch vụ trên cơ sở định kỳ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Lịch trình giao hàng có thể được xác định trước hoặc không, nhưng các điều khoản và điều kiện được thương lượng trước về giá cả, giao hàng và thanh toán vẫn giữ nguyên trong suốt thỏa thuận.
Đơn đặt hàng thông thường (PO)
PO thông thường là loại đơn đặt hàng phổ biến nhất được sử dụng cho các giao dịch một lần hoặc các yêu cầu đột xuất cần được đáp ứng nhanh chóng. Một PO thông thường phác thảo các chi tiết cụ thể của một lần mua hàng, bao gồm chi phí chính xác, số lượng đặt hàng và lịch trình thực hiện.
Đơn đặt hàng theo kế hoạch (PPO)
PPO tương tự như PO thông thường, nhưng ngày và thời gian giao hàng không được chỉ định. Công ty mua đợi cho đến khi có nhu cầu trước khi yêu cầu giao hàng được giải phóng. Phương pháp này thường được sử dụng cho các sản phẩm có thời gian sản xuất dài hoặc khó dự báo.
Đơn đặt hàng theo hợp đồng (CPO)
CPO tương tự như BPO, nhưng chúng không cụ thể. Họ không phác thảo các mặt hàng chính xác liên quan đến một giao dịch. Thay vào đó, chúng đóng vai trò là khuôn mẫu pháp lý cho các đơn đặt hàng trong tương lai, cung cấp khuôn khổ cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Hiểu sự khác biệt giữa BPO và các PO khác là điều cần thiết
Thực tiễn tốt nhất để tạo và quản lý đơn đặt hàng chăn
Để tận dụng tối đa PBO, các doanh nghiệp nên tuân theo các phương pháp hay nhất sau:
Thiết lập các Điều khoản và Điều kiện rõ ràng
Một trong những cách để tạo ra một BPO hiệu quả là thiết lập các điều khoản và điều kiện rõ ràng. Điều này bao gồm giá cả, lịch giao hàng, điều khoản thanh toán và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Bằng cách phác thảo rõ ràng các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận, cả người mua và nhà cung cấp đều hiểu rõ nghĩa vụ tương ứng của họ.
Giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp
Giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp là rất quan trọng đối với sự thành công của một BPO. Người mua nên đảm bảo rằng các nhà cung cấp hiểu các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận, bao gồm mọi yêu cầu hoặc kỳ vọng cụ thể. Điều này có thể đạt được thông qua giao tiếp thường xuyên, bao gồm các cuộc họp, thư điện tử và các cuộc gọi điện thoại.
Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp
Giám sát hoạt động của nhà cung cấp là điều cần thiết để đảm bảo rằng họ đáp ứng các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận của BPO. Điều này bao gồm theo dõi thời gian giao hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng mong đợi và giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.
Đánh giá và gia hạn BPO
Thường xuyên xem xét và đổi mới các BPO là điều cần thiết để đảm bảo chúng luôn phù hợp và hiệu quả. Các doanh nghiệp nên đánh giá hoạt động của nhà cung cấp theo các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận và điều chỉnh BPO khi cần thiết. Điều này có thể bao gồm thương lượng lại giá cả, điều chỉnh lịch giao hàng hoặc thay đổi phạm vi của thỏa thuận.
Sử dụng hệ thống đặt hàng mua hàng
Sử dụng hệ thống đơn đặt hàng là một cách hiệu quả để quản lý BPO hiệu quả và chính xác. Hệ thống đặt hàng có thể tự động hóa việc tạo BPO, theo dõi việc giao hàng và cung cấp thông tin thời gian thực về hiệu suất của nhà cung cấp. Điều này có thể giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện điều chỉnh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Có một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể tuân theo để đảm bảo việc sử dụng BPO hiệu quả
Tóm lại, blanket purchase order là gì là một công cụ mua sắm hữu ích có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, hợp lý hóa quy trình mua sắm và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Để tận dụng tối đa BPO, doanh nghiệp có thể xem xét triển khai các phương pháp được đề xuất.
>>>> Reading More Valuable Blogs by Viindoo: Yêu cầu mua hàng so với Đơn đặt hàng: Sự khác biệt chính
