Sự khác biệt chính giữa là gì yêu cầu mua hàng so với đơn đặt hàng? Mặc dù cả hai tài liệu đều quan trọng đối với quy trình mua sắm, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và có những đặc điểm riêng khiến chúng khác biệt. Bài viết này của Viindoo Phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ cung cấp giải thích chi tiết về sự khác biệt chính giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng để giúp người đọc hiểu vai trò của họ trong quy trình mua sắm.
Hiểu về yêu cầu mua hàng so với đơn đặt hàng
Yêu cầu mua hàng là gì?
Yêu cầu mua hàng là một yêu cầu chính thức của nhân viên đối với bộ phận thu mua để mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để thực hiện công việc của họ. Nó thường được gửi thông qua một hệ thống nội bộ hoặc một biểu mẫu bao gồm thông tin chi tiết như mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu, số lượng yêu cầu và chi phí ước tính.
Sau đó, bộ phận thu mua sẽ xem xét yêu cầu mua hàng và xác minh rằng mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu là cần thiết và nằm trong ngân sách. Nếu được phê duyệt, yêu cầu mua hàng sẽ được sử dụng làm cơ sở để tạo đơn đặt hàng.
Các đặc điểm chính của yêu cầu mua hàng là:
- Tài liệu nội bộ
- Dùng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để thực hiện công việc
- Bao gồm thông tin chi tiết như mặt hàng, số lượng và chi phí ước tính
- Đã được bộ phận mua sắm xem xét và phê duyệt
Yêu cầu mua hàng là gì?
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng là một văn bản pháp lý do bộ phận thu mua phát hành cho nhà cung cấp để đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm tất cả các chi tiết của yêu cầu mua hàng, chẳng hạn như mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu, số lượng yêu cầu, ngày giao hàng và giá thỏa thuận.
Sau khi đơn đặt hàng được ban hành, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và nhà cung cấp. Sau đó, nhà cung cấp thực hiện đơn đặt hàng và bộ phận thu mua xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được khớp với đơn đặt hàng.
Các đặc điểm chính của đơn đặt hàng là:
- Tài liệu bên ngoài
- Hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và nhà cung cấp
- Bao gồm tất cả các chi tiết của yêu cầu mua hàng
- Được bộ phận thu mua xác nhận khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ
Đơn đặt hàng là gì?
Sự khác biệt chính giữa Yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng
Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về sự khác biệt giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng .
Mục đích
Yêu cầu mua hàng là một yêu cầu chính thức của nhân viên đối với bộ phận thu mua để mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để thực hiện công việc của họ. Nó là một tài liệu nội bộ được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhân viên.
Mặt khác, đơn đặt hàng là một tài liệu bên ngoài được sử dụng để đặt hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Đó là một đơn đặt hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện bởi bộ phận thu mua cho một nhà cung cấp bên ngoài.
loại tài liệu
Yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ được sử dụng trong công ty, trong khi đơn đặt hàng là tài liệu bên ngoài được sử dụng bên ngoài công ty. Yêu cầu mua hàng được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ của nhân viên, trong khi đơn đặt hàng được sử dụng để đặt hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài.
tính hợp pháp
Yêu cầu mua hàng không phải là một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và nhà cung cấp. Đó là một yêu cầu chính thức của một nhân viên đối với bộ phận thu mua để mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để thực hiện công việc của họ.
Tuy nhiên, đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và nhà cung cấp. Sau khi được ban hành, nó trở thành một thỏa thuận pháp lý giữa hai bên.
Quá trình xem xét
Yêu cầu mua hàng được xem xét và phê duyệt bởi bộ phận mua sắm. Nó trải qua một quá trình xác minh để đảm bảo rằng mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu là cần thiết và nằm trong ngân sách. Bộ phận thu mua có thể sử dụng yêu cầu mua hàng làm cơ sở để tạo đơn đặt hàng sau khi được phê duyệt.
Mặt khác, một đơn đặt hàng được ban hành bởi bộ phận mua sắm. Bộ phận thu mua tạo đơn đặt hàng sử dụng thông tin từ yêu cầu mua hàng và gửi cho nhà cung cấp.
xác minh
Yêu cầu mua hàng không được xác minh khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi bộ phận mua sắm phê duyệt yêu cầu mua hàng, nó được sử dụng để tạo đơn đặt hàng. Sau đó, nhà cung cấp thực hiện đơn đặt hàng và bộ phận thu mua xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được khớp với đơn đặt hàng.
Ngược lại, đơn đặt hàng được bộ phận thu mua xác nhận khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau khi nhà cung cấp hoàn thành đơn đặt hàng, bộ phận thu mua sẽ xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được khớp với đơn đặt hàng.
Điều quan trọng là phải biết sự khác biệt giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng
Tóm lại, yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng đều là những tài liệu thiết yếu trong quy trình mua sắm. Hiểu được sự khác biệt chính giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là rất quan trọng để đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bằng cách xác định rõ ràng mục đích của từng tài liệu, có thể tránh được sự nhầm lẫn và việc mua sắm được đảm bảo diễn ra suôn sẻ.
>>>>> Đọc tiếp các bài viết giá trị khác của Viindoo:
