So sánh PO và hóa đơn để xem giữa chúng có những điểm gì khác biệt là điều cần thiết mà doanh nghiệp phải nắm rõ cho quá trình mua sắm của mình. Trong bài viết này, hãy cùng Viindoo khám phá sự khác biệt giữa PO và hóa đơn, tầm quan trọng của chúng và cách chúng phối hợp với nhau để đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ nhé!
1. Hiểu rõ về PO so với hóa đơn
1.1. PO là gì?
Đơn đặt hàng hay (PO) là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý mà người mua gửi cho nhà cung cấp để bắt đầu mua hàng. PO chứa thông tin chi tiết về giao dịch mua, chẳng hạn như số lượng, mô tả và giá của hàng hóa hoặc dịch vụ đã đặt, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán cũng như các điều khoản và điều kiện khác của giao dịch. Sau khi nhà cung cấp chấp nhận PO, nó sẽ trở thành hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp.
1.2. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ mà nhà cung cấp gửi cho người mua để yêu cầu thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Hóa đơn bao gồm các chi tiết của giao dịch mua, chẳng hạn như số lượng, mô tả và giá của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, điều khoản thanh toán và bất kỳ khoản thuế hoặc phí hiện hành nào. Hóa đơn phục vụ như một bản ghi của giao dịch và cho phép người mua theo dõi các giao dịch mua và thanh toán của họ.
Như vậy so sánh PO và hóa đơn thì PO được hiểu theo nghĩa đơn giản là đơn đặt hàng từ người mua đến nhà cung cấp, còn hóa đơn là một loại tài liệu do nhà cung cấp gửi đến cho người mua để thực hiện việc xác thực và thanh toán giữa đôi bên sau khi cung cấp hàng hóa.
>>>Có thể bạn quan tâm: Xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ như thế nào? Cách xuất chuẩn nhất
2. So sánh PO và hóa đơn khác nhau ở những điểm nào
So sánh PO và hóa đơn và xem giữa chúng khác nhau ở những điểm nào sau đây:
Điều quan trọng là phải biết sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn
2.1. Mục đích yêu cầu so với thanh toán
Đơn đặt hàng là yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là một tài liệu nội bộ được người mua sử dụng để thông báo cho nhà cung cấp các chi tiết cụ thể của đơn đặt hàng, chẳng hạn như mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng và điều khoản thanh toán. Mặt khác, hóa đơn là yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Đó là một tài liệu bên ngoài do nhà cung cấp phát hành cho người mua, yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
2.2. Thời gian trước so với sau khi giao hàng
Đơn đặt hàng được tạo ra trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận. Chúng phục vụ như một hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp, phác thảo các điều khoản của giao dịch. Mặt khác, hóa đơn được tạo sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Chúng chỉ ra khoản thanh toán phải trả cho nhà cung cấp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
2.3. Ràng buộc pháp lý với nghĩa vụ theo hợp đồng so với yêu cầu thanh toán
Đơn đặt hàng trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý sau khi được nhà cung cấp chấp nhận. Cả hai bên có nghĩa vụ thực hiện các điều khoản được nêu trong đơn đặt hàng. Mặt khác, hóa đơn là một yêu cầu thanh toán không tạo ra nghĩa vụ theo hợp đồng. Đó là một tài liệu bên ngoài yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
2.4. Chi tiết cụ thể của đơn hàng so với chi tiết về hàng hóa/dịch vụ được cung cấp
Đơn đặt hàng chứa các chi tiết của việc mua hàng, bao gồm các mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán và bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào khác. Mặt khác, hóa đơn chứa thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, bao gồm số lượng, đơn giá, tổng giá và ngày đến hạn thanh toán.
Hai tài liệu khác nhau về mục đích, thời gian, tình trạng pháp lý và chi tiết
3. Cách đơn đặt hàng và hóa đơn phối hợp với nhau
Sau khi so sánh PO và hóa đơn, bạn có thể thấy giữa chúng có sự khác nhau . Tuy nhiên, nên có sự phối hợp làm việc cùng nhau giữa chúng để đảm bảo quá trình mua sắm suôn sẻ. Đơn đặt hàng bắt đầu giao dịch, cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch mua, trong khi hóa đơn yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Sau khi người mua nhận được hóa đơn, họ có thể đối chiếu hóa đơn đó với đơn đặt hàng để đảm bảo rằng họ đang thanh toán cho đúng hàng hóa hoặc dịch vụ và khoản thanh toán đến hạn phù hợp với các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận. Quá trình này giúp tránh lỗi thanh toán, chậm trễ hoặc tranh chấp.
4. Tại sao các công ty cần cả đơn đặt hàng và hóa đơn?
Đơn đặt hàng và hóa đơn là rất quan trọng để đảm bảo giao dịch mua sắm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Phần này cung cấp thông tin chi tiết hơn về tầm quan trọng của đơn đặt hàng và hóa đơn .
Đơn đặt hàng và hóa đơn giúp đảm bảo giao dịch mua sắm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả
4.1. Bảo đảm thông tin rõ ràng và lưu giữ hồ sơ
Đơn đặt hàng và hóa đơn giúp đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng và lưu giữ hồ sơ giữa người mua và nhà cung cấp. Đơn đặt hàng phác thảo các chi tiết cụ thể của giao dịch mua, chẳng hạn như số lượng, mô tả và giá của hàng hóa hoặc dịch vụ được đặt, cũng như ngày giao hàng, điều khoản thanh toán và các điều khoản và điều kiện khác của giao dịch. Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ các chi tiết cụ thể của giao dịch và có thể tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp.
Hóa đơn phục vụ như một bản ghi của giao dịch và cho phép người mua theo dõi các giao dịch mua và thanh toán của họ. Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, điều khoản thanh toán và bất kỳ khoản thuế hoặc phí hiện hành nào. Quản lý hóa đơn rất quan trọng đối với các mục đích tuân thủ và lưu giữ hồ sơ tài chính. Bằng cách duy trì hồ sơ giao dịch rõ ràng và ngắn gọn thông qua đơn đặt hàng và hóa đơn, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình mua sắm của mình và tránh các lỗi hoặc tranh chấp tiềm ẩn.
4.2. Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp
Một tầm quan trọng quan trọng khác của đơn đặt hàng và hóa đơn là chúng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp bền chặt hơn. Giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn thông qua hóa đơn và đơn đặt hàng có thể giúp xây dựng lòng tin giữa người mua và nhà cung cấp. Bằng cách phác thảo các chi tiết cụ thể của giao dịch và thương lượng trước các điều khoản và điều kiện, cả hai bên có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của nhau. Điều này có thể dẫn đến một mối quan hệ hợp tác và hiệu quả hơn, với việc cả hai bên cùng làm việc hướng tới mục tiêu chung là cùng có lợi.
4.3. Xử lý thanh toán hiệu quả
Xử lý thanh toán hiệu quả là một khía cạnh quan trọng khác của quy trình mua sắm mà đơn đặt hàng và hóa đơn giúp việc đó thuận lợi hơn. Đơn đặt hàng đảm bảo rằng người mua biết chi phí chính xác của hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đang mua, bao gồm mọi loại thuế hoặc phí. Hóa đơn sau đó đóng vai trò là yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Bằng cách cung cấp hồ sơ rõ ràng và ngắn gọn về giao dịch, các tài liệu này giúp đảm bảo rằng các khoản thanh toán được xử lý chính xác và hiệu quả.
5. Tại sao nên nhận đơn đặt hàng và quản lý hóa đơn bằng kỹ thuật số
Ban đầu, khi một doanh nghiệp nhỏ và chỉ thực hiện một số giao dịch mua, có thể quản lý các đơn đặt hàng và hóa đơn theo cách thủ công. Tuy nhiên, khi tổ chức phát triển, số lượng mua hàng cũng tăng lên. Ngay cả khi bạn hiểu rõ về những điểm tương đồng và khác biệt sau những so sánh PO và hóa đơn thì việc xử lý chúng một cách hiệu quả vẫn trở nên khó khăn.
Khi các doanh nghiệp nhận được nhiều đơn đặt hàng và hóa đơn thông qua nhiều kênh khác nhau như email, fax hoặc thư, việc quản lý chúng theo cách thủ công sẽ trở nên tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Mỗi mẩu dữ liệu nhỏ đều rất quan trọng để duy trì một quy trình hiệu quả.
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể mua một hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) phức tạp với các nhà cung cấp của họ. Để tránh mất dữ liệu có giá trị từ đơn đặt hàng và hóa đơn, các tổ chức có thể chuyển sang các giải pháp mua sắm như Kissflow Procurement Cloud. Bằng cách sử dụng một công cụ như vậy, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể hợp lý hóa các quy trình mua sắm của họ, bao gồm quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn, thông qua một hệ thống chuyên dụng được thiết kế để nâng cao tốc độ và hiệu quả trong các chức năng mua sắm cốt lõi này.
Sẵn sàng trải nghiệm một ứng dụng MIỄN PHÍ?
Viindoo Accounting software tự động hóa tất cả các nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp. Tích hợp chặt chẽ và theo dõi dữ liệu theo thời gian thực. Dự đoán dòng tiền, lập kế hoạch tài chính kinh doanh hiệu quả.
Miễn phí trọn đời
Người dùng không giới hạn
6. Câu hỏi thường gặp
Khi nào thì dùng đơn đặt hàng, khi nào thì dùng hóa đơn?
Sử dụng đơn đặt hàng khi bắt đầu yêu cầu mua hàng hoặc đặt hàng. Sử dụng hóa đơn để yêu cầu thanh toán hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp.
Có thể dùng đơn đặt hàng làm hóa đơn và ngược lại hay không?
Không, đơn đặt hàng không thể dùng làm hóa đơn và ngược lại. Chúng phục vụ các mục đích riêng biệt trong quá trình mua sắm và thanh toán.
Đơn đặt hàng và hóa đơn có liên quan như thế nào trong giao dịch kinh doanh?
Đơn đặt hàng bắt đầu giao dịch bằng cách chỉ định hàng hóa/dịch vụ được yêu cầu, trong khi hóa đơn hoàn tất giao dịch bằng cách yêu cầu thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ được giao.
Có thể thay đổi đơn đặt hàng hoặc hóa đơn không?
Những thay đổi đối với đơn đặt hàng hoặc hóa đơn có thể cần thiết trong một số trường hợp nhất định. Điều quan trọng là phải thông báo kịp thời mọi thay đổi và cập nhật các tài liệu liên quan cho phù hợp.
Tóm lại, cả đơn đặt hàng và hóa đơn đều rất quan trọng để đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ. Họ làm việc cùng nhau để cung cấp hồ sơ rõ ràng và ngắn gọn về giao dịch. Bằng cách so sánh PO và hóa đơn thấy được sự khác biệt và tầm quan trọng của chúng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm của mình, xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp bền chặt hơn và đạt được thành công lâu dài. Hy vọng bài viết này của Viindoo đã giúp bạn hiểu rõ hơn về PO và hóa đơn.
>>>> Đọc tiếp:
