Quản lý hóa đơn là gì? Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả

Quản lý hóa đơn là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý và lưu trữ hóa đơn chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Đọc bài viết dưới đây của Viindoo để tìm hiểu thêm về vấn đề này nhé!

1. Quản lý hóa đơn là gì?

Quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu và bảo quản các hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. Với bên bán, quy trình này bao gồm việc tạo ra, xuất hóa đơn và xử lý thanh toán để phục vụ cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

Thông qua việc quản lý và đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất các thông tin chi tiết về những giao dịch tài chính đã thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.

>>>> Xem Thêm Về: Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm, tăng GTGT, doanh thu, thuế

2. Vai trò của quản lý hóa đơn

Hóa đơn đóng vai trò là một chứng từ thương mại, tuy nhiên hóa đơn cũng đồng thời được sử dụng làm chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế. Cách quản lý hóa đơn hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp như sau:

• Tối ưu hóa nguồn lực về thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.
• Hỗ trợ quá trình tra cứu và đối soát hóa đơn, giúp cho việc xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
• Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Dự phòng rủi ro về lưu trữ hóa đơn, tránh mất mát hoặc tổn thất do cháy hoặc hỏng hóc, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.

>>>> Tìm Hiểu Về: Cách   xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ mới nhất

3. Quy trình quản lý hóa đơn

3.1 Quản lý hóa đơn cơ bản

Các bước quản lý hóa đơn cần đảm bảo tính chính xác và sự liên kết chặt chẽ giữa các công đoạn để đạt hiệu quả tối đa. Dưới đây là một quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách hợp lý và hiệu quả:

• Tạo hóa đơn: Cung cấp đầy đủ thông tin (bên bán, bên mua, mã số đơn hàng, v.v.) để tạo hóa đơn.
• Điều chỉnh và xuất hóa đơn: Chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn để phù hợp với hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng, sau đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Lưu trữ hóa đơn: Ghi chép vào sổ sách hoặc sao lưu vào hệ thống của doanh nghiệp để tra cứu khi cần thiết. Điều này là cơ sở để kiểm soát hoạt động kế toán và tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
• Lập báo cáo hóa đơn: Lập báo cáo hóa đơn định kỳ (theo tuần, tháng, quý hoặc năm) để đánh giá hoạt động kinh doanh và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh như chênh lệch thu chi, tranh chấp hợp đồng mua bán, v.v.

3.2 Quản lý hóa đơn điện tử

Quản lý hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong quy trình này, việc quản lý và kiểm soát hóa đơn điện tử đầu vào là cực kỳ quan trọng. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đòi hỏi các yêu cầu sau:

• Đối với người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong khoảng thời gian quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được tạo ra từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian trên.
• Đối với người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Cần sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các công cụ lưu trữ thông tin như USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán, cả nhà cung cấp (bên bán) và khách hàng (bên mua) đều phải lưu trữ đồng thời tệp tin gốc của hóa đơn dưới định dạng .xml cùng với bản sao của hóa đơn điện tử dưới dạng hình ảnh (.pdf, .png, .jpeg) trong suốt khoảng thời gian 10 năm. Điều này đảm bảo việc tuân thủ quy định lưu trữ chứng từ kế toán của pháp luật.

>>>> Biểu Mẫu Hữu Ích: Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu đầy đủ nhất [Tải miễn phí]

4. 5 cách quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

4.1 Lập email mới để nhận/gửi hóa đơn

Để tránh sự nhầm lẫn giữa các loại công việc, các doanh nghiệp nên tạo ra một email riêng để gửi và nhận hoá đơn điện tử với khách hàng và đối tác thay vì sử dụng email chung.

Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý và phân loại hoá đơn điện tử, giảm thiểu khả năng bị sót hoá đơn và nhầm lẫn với các email khác
• Kế toán có thể dễ dàng quản lý và tải về hoá đơn điện tử để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.

Nhược điểm:

• Việc xác thực thông tin khi khách hàng yêu cầu có thể tốn thêm thời gian do tính chuyên nghiệp của hệ thống chưa được cao.
• Nguy cơ tiềm ẩn mất dữ liệu trong trường hợp tài khoản email bị mất hoặc bị khóa
• Vẫn cần thực hiện các bước hạch toán và sao kê thủ công trên phần mềm kế toán, điều này dễ gây ra sai sót khi nhập liệu.

4.2 In email hóa đơn điện tử để lưu trữ

Sau khi được tạo hoặc nhận từ nhà cung cấp, hoá đơn điện tử có thể được in trực tiếp ra giấy để tiện lưu trữ và quản lý thủ công. Tuy nhiên, dữ liệu về hoá đơn điện tử sẽ được lưu trữ đồng thời cả trong email và chứng từ giấy.

Ưu điểm:

• Không cần phải tạo email mới để gửi và nhận hoá đơn từ khách hàng và đối tác
• Tránh nguy cơ mất dữ liệu khi có vấn đề về email vì dữ liệu được lưu trữ dưới dạng chứng từ giấy.
• Việc thực hiện giải pháp này rất đơn giản, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm:

• Việc in ấn tốn kém chi phí và đòi hỏi không gian lưu trữ lớn
• Kế toán gặp khó khăn trong việc tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, có nguy cơ bị thất lạc
• Hóa đơn điện tử cũng đối mặt với thách thức của việc kiểm tra tính hợp lệ vì không có giải pháp chính thức để thực hiện điều này.
• Kế toán vẫn tiếp tục thực hiện sao kê và hạch toán thủ công, dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu

4.3 Lưu ảnh của email hóa đơn điện tử trên máy tính

Sau khi tạo hoá đơn điện tử và nhận được từ nhà cung cấp, nhiều doanh nghiệp thường lưu trữ ảnh của hoá đơn vào một thư mục riêng trên máy tính của kế toán để dễ dàng theo dõi.

Thông thường, các hoá đơn được sắp xếp và lưu trữ theo ngày, tháng, năm, nhà cung cấp và số hoá đơn để việc tìm kiếm và truy xuất trở nên thuận tiện hơn.

Ưu điểm:

• Thực hiện, quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử dễ dàng hơn.
• Phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ và có ít hoá đơn phát sinh trong việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ thao tác đồng thời trên nhiều hóa đơn.
• Quá trình thủ công tốn nhiều thời gian và phức tạp.
• Không thể lọc và tìm kiếm hóa đơn theo nhà cung cấp.
• Kiểm tra hóa đơn bằng mắt có thể dẫn đến lỗi sai sót.
• Nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn khi máy tính gặp sự cố.
• Cần phải thủ công nhập liệu vào phần mềm kế toán, dễ gây ra sai sót.

4.4 Lập file excel liệt kê các email hóa đơn

Excel là phần mềm phổ biến trong việc quản lý và đối soát hóa đơn và các công việc khác của nhiều doanh nghiệp. Khi sử dụng giải pháp quản lý hoá đơn điện tử, kế toán có thể dễ dàng nhập dữ liệu từ hóa đơn điện tử qua email lên bảng tính Excel để theo dõi và đính kèm đường link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, kế toán có thể nhập dữ liệu từ Excel lên phần mềm kế toán và kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn gốc.

Ưu điểm:

• Phù hợp với phần lớn các nghiệp vụ kế toán.
• Dễ dàng tra cứu và phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhà cung cấp, ngày mua, loại hàng hoặc dịch vụ.
• Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Nhược điểm:

• Quá trình nhập liệu thủ công từ email vào bảng tính và sau đó vào phần mềm kế toán có thể dẫn đến nhiều sai sót và thiếu sót
• Tốn thời gian khi số lượng hóa đơn quá nhiều
• Việc tìm kiếm hóa đơn gốc trên email và thông tin tương ứng trên bảng tính thường mất nhiều thời gian và có nguy cơ dẫn đến sự không nhất quán giữa các nguồn dữ liệu khác nhau. 
• Không có giải pháp tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

4.5 Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được xem là giải pháp hiệu quả nhất trong việc khắc phục các hạn chế của các phương pháp quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử trước đó. Đồng thời, đây cũng là hình thức quản lý tối ưu nhất hiện nay.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và giảm tải công việc của nhân viên kế toán trong việc nhận, phân loại, đối chiếu và kiểm tra hóa đơn
• Hạn chế được sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, bao gồm thông tin doanh nghiệp, hóa đơn và chữ ký số trong hóa đơn.
• Cập nhật dữ liệu tự động và thường xuyên, đồng bộ hóa với phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng.
• Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần.

Lưu ý: Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và giải pháp có uy tín cao, sử dụng công nghệ hiện đại và hỗ trợ từ đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm về tài chính và kế toán.

Viindoo Invoicing là phần mềm quản lý hóa đơn và thanh toán tự động, giúp quản lý, kiểm tra hóa đơn, thanh toán và công nợ một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn chính sách xuất hóa đơn và phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu của mình. Ngoài ra, phần mềm còn giúp bạn đối chiếu công nợ nhanh chóng và tiếp nhận các khoản thanh toán một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

Quản lý hóa đơn hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý hóa đơn, hãy liên hệ ngay với Viindoo nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• 8 Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty, nội bộ, cửa hàng, cá nhân
• Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mới nhất 2023