Quản lý hóa đơn là gì? Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả

Quản lý hóa đơn là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ và quản lý các loại hóa đơn chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Hãy đọc bài viết dưới đây của Viindoo để hiểu rõ hơn nhé!

>>>> Khám Phá Thêm: Phần mềm quản lý hóa đơn

1. Quản lý hóa đơn là gì?

Quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu, bảo quản hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. Đối với người bán, quy trình này bao gồm tạo, lập hóa đơn và xử lý các khoản thanh toán cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

Thông qua quản lý và đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính đã thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt được tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.

Quản lý chặt chẽ hóa đơn giúp doanh nghiệp rõ ràng doanh thu, chi phíQuản lý chặt chẽ hóa đơn giúp doanh nghiệp rõ ràng doanh thu, chi phí

>>>> Xem Thêm Về: Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm, tăng VAT, doanh thu, thuế

2. Vai trò của quản lý hóa đơn

Hóa đơn đóng vai trò là chứng từ thương mại, nhưng hóa đơn cũng có thể được sử dụng làm chứng từ kế toán hoặc thuế. Cách quản lý hóa đơn hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp như sau:

  • Tối ưu hóa nguồn lực về thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.
  • Hỗ trợ quá trình tra cứu và xác thực hóa đơn, giúp việc xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
  • Nâng cao quy trình thanh toán và tài chính bằng cách đảm bảo rằng các hóa đơn được thanh toán đúng hạn và đồng thời giúp kiểm soát tài chính của doanh nghiệp. Điều này cải thiện quản lý dòng tiền và quyết định tài chính trong việc đầu tư và phát triển.
  • Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Bảo vệ trước những rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn, ngăn ngừa mất mát hoặc hư hỏng do hỏa hoạn hoặc trục trặc và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.
Hóa đơn được coi là chứng từ thương mạiHóa đơn được coi là chứng từ thương mại

3. Quy trình quản lý hóa đơn

3.1. Quản lý loại hóa đơn cơ bản

Các bước quản lý loại hóa đơn cơ bản cần đảm bảo tính chính xác và liên kết chặt chẽ giữa các khâu để đạt hiệu quả tối đa. Dưới đây là quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách logic và hiệu quả:

  • Tạo hóa đơn: Cung cấp đầy đủ thông tin (người bán, người mua, mã số đơn hàng,…) để tạo hóa đơn.
  • Điều chỉnh và xuất hóa đơn: Chỉnh sửa các thông tin trên hóa đơn cho phù hợp với hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng sau đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
  • Store invoices: Record in books or backup to the enterprise's system to look up when necessary. This is the basis for controlling financial accounting activities accurately and effectively.
  • Lập báo cáo hóa đơn: Lập báo cáo hóa đơn định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) để đánh giá hoạt động kinh doanh và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh như chênh lệch thu chi, tranh chấp hợp đồng thương mại, v.v.

3.2. Quản lý hóa đơn điện tử

Quy trình quản lý hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong quá trình này, việc quản lý, kiểm soát hóa đơn điện tử đầu vào là vô cùng quan trọng. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Đối với người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn quy định của Luật kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này đồng thời phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian trên.
  • Đối với người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Cần sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử vào các công cụ lưu trữ thông tin như USB, CD, DVD, ổ cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. hóa đơn.

Theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán, cả nhà cung cấp (bên bán) và khách hàng (bên mua) phải đồng thời lưu trữ file gốc của hóa đơn định dạng .xml kèm theo bản sao. của hóa đơn điện tử dưới dạng ảnh (.pdf, .png, .jpeg) trong thời hạn 10 năm. Điều này đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán.

Quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn điện tửQuy trình quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

4. 5 cách quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

4.1. Thiết lập email mới để nhận/gửi hóa đơn

Để tránh nhầm lẫn giữa các loại công việc, doanh nghiệp nên tạo một email riêng để gửi và nhận hóa đơn điện tử với khách hàng, đối tác thay vì sử dụng một email chung.

Lợi thế:

  • Dễ dàng quản lý, phân loại hóa đơn điện tử, hạn chế tối đa khả năng bỏ sót hóa đơn, nhầm lẫn hóa đơn với email khác
  • Kế toán dễ dàng quản lý và tải về hóa đơn điện tử để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.

Khiếm khuyết:

  • Việc xác thực thông tin khi khách hàng yêu cầu có thể mất nhiều thời gian hơn. Do tính chuyên nghiệp của hệ thống chưa cao.
  • Tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu trong trường hợp tài khoản email bị mất hoặc bị khóa
  • Vẫn phải thực hiện các bước hạch toán, sao kê thủ công trên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Tạo email riêng để gửi và nhận hóa đơn điện tửTạo email riêng để gửi và nhận hóa đơn điện tử

4.2. In hóa đơn điện tử email lưu trữ

Sau khi được tạo hoặc nhận từ nhà cung cấp, hóa đơn điện tử có thể được in trực tiếp ra giấy để dễ dàng lưu trữ và quản lý thủ công. Tuy nhiên, dữ liệu về hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong cả email và chứng từ giấy.

Lợi thế:

  • Không cần tạo email mới để gửi và nhận hóa đơn từ khách hàng, đối tác
  • Tránh rủi ro mất dữ liệu khi có sự cố về email vì dữ liệu được lưu dưới dạng văn bản giấy.
  • Việc thực hiện giải pháp này rất đơn giản, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

Khiếm khuyết:

  • Việc in tốn kém và yêu cầu không gian lưu trữ lớn
  • Kế toán gặp khó khăn trong việc tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, rủi ro bị thất lạc
  • Hóa đơn điện tử cũng phải đối mặt với thách thức kiểm tra tính hợp lệ vì không có giải pháp chính thức để thực hiện việc này.
  • Kế toán tiếp tục thực hiện định khoản và hạch toán thủ công dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu

4.3. Lưu hình ảnh hóa đơn điện tử email trên máy tính

Sau khi tạo hóa đơn điện tử và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, nhiều doanh nghiệp thường lưu trữ hình ảnh của hóa đơn vào một thư mục riêng trên máy tính của kế toán để tiện theo dõi.

Thông thường, hóa đơn được sắp xếp và lưu trữ theo ngày, tháng, năm, nhà cung cấp và số hóa đơn để dễ tra cứu và truy xuất hơn.

Lợi thế:

  • Lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng hơn.
  • Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ có ít hóa đơn phát sinh khi mua hàng hóa, dịch vụ.

Khiếm khuyết:

  • Hoạt động đồng thời trên nhiều hóa đơn không được hỗ trợ.
  • Quy trình thủ công tốn thời gian và phức tạp.
  • Hóa đơn không thể lọc và tìm kiếm theo nhà cung cấp.
  • Kiểm tra trực quan hóa đơn có thể dẫn đến sai sót.
  • Rủi ro mất dữ liệu hóa đơn khi máy tính gặp sự cố.
  • Cần nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, dễ gây sai sót.
Lưu ảnh hóa đơn điện tử email trên máy tínhLưu ảnh hóa đơn điện tử email trên máy tính

4.4. Tạo file excel liệt kê hóa đơn email

Excel là phần mềm quản lý, đối chiếu hóa đơn và các công việc khác phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Khi sử dụng giải pháp quản lý các hóa đơn điện tử, kế toán dễ dàng nhập dữ liệu từ hóa đơn điện tử qua email vào bảng tính Excel để theo dõi và đính kèm link mã tra cứu về hộp thư. Sau đó, kế toán có thể nhập dữ liệu từ Excel vào phần mềm kế toán và kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

Lợi thế:

  • Phù hợp với hầu hết các nghiệp vụ kế toán.
  • Dễ dàng tra cứu và phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhà cung cấp, ngày mua hàng, loại hàng hóa, dịch vụ.
  • Đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.

Khiếm khuyết:

  • Quá trình nhập thủ công dữ liệu từ email vào bảng tính và sau đó vào phần mềm kế toán có thể dẫn đến rất nhiều lỗi và thiếu sót.
  • Mất thời gian khi số lượng hóa đơn quá nhiều
  • Việc tìm kiếm hóa đơn gốc trên email và thông tin tương ứng trên bảng tính thường mất nhiều thời gian và rủi ro dẫn đến sự không thống nhất giữa các nguồn dữ liệu khác nhau.
  • Chưa có giải pháp tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
Tạo file excel liệt kê email hóa đơnTạo file excel liệt kê email hóa đơn

4.5. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử E-invoice được coi là giải pháp hiệu quả nhất trong việc khắc phục những hạn chế của các phương thức quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử trước đây. Đồng thời đây cũng là hình thức quản lý tối ưu nhất hiện nay.

Lợi thế:

  • Tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc của kế toán trong việc tiếp nhận, phân loại, đối chiếu và kiểm tra hóa đơn
  • Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
  • Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào bao gồm thông tin doanh nghiệp, hóa đơn và chữ ký số trên hóa đơn.
  • Cập nhật dữ liệu tự động và thường xuyên, đồng bộ với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng.
  • Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần thiết.

Lưu ý: Để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý điện tử các hóa đơn, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và giải pháp có uy tín cao, sử dụng công nghệ hiện đại và được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Vindoo Invoicing là phần mềm giúp quản lý các loại hóa đơn và thanh toán tự động, giúp quản lý và kiểm tra hóa đơn, thanh toán, công nợ hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn chính sách thanh toán và phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu của mình. Ngoài ra, phần mềm còn giúp bạn nhanh chóng đối chiếu công nợ và nhận tiền dễ dàng, thuận tiện hơn.

Sẵn sàng trải nghiệm một ứng dụng MIỄN PHÍ?

Viindoo Phần mềm kế toán tự động hóa tất cả các nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp. Tích hợp chặt chẽ và theo dõi dữ liệu theo thời gian thực. Dự đoán dòng tiền, lập kế hoạch tài chính kinh doanh hiệu quả.

Miễn phí vĩnh viễn

Người dùng không giới hạn

THỬ NGAY - Miễn phí!

5. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý hỗ trợ quy trình phê duyệt hóa đơn như thế nào?

Phần mềm quản lý các hóa đơn cho phép quy trình phê duyệt hóa đơn hiệu quả bằng cách cho nhiều bên liên quan xem xét và phê duyệt hóa đơn điện tử, giảm xử lý thủ công và chậm trễ.

Có, phần mềm Kế toán Viindoo tích hợp với Lập hóa đơn Viindoo, đảm bảo truyền dữ liệu liền mạch và báo cáo tài chính chính xác.

Có, phần mềm quản lý các loại hóa đơn có thể tạo báo cáo về lịch sử thanh toán, hóa đơn chưa thanh toán, tóm tắt chi phí và các số liệu tài chính khác, cung cấp thông tin chuyên sâu để ra quyết định.

Có, phần mềm quản lý những hóa đơn có thể hữu ích cho những cá nhân muốn tổ chức và theo dõi các hóa đơn cá nhân của họ một cách hiệu quả. Đối với doanh nghiệp, việc quá nhiều hóa đơn chứng từ giấy có thể bị thất lạc hoặc quá nhiều, tất cả những điều đó có thể tinh gọn lại với phần mềm quản lý hóa đơn.

Quản lý hóa đơn hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân muốn tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý hóa đơn vui lòng liên hệ Viindoo để được giải đáp chi tiết!

>>>> Tiếp tục Với:

Nguyen Jun 28 tháng 4, 2023

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY