Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Chi phí này gồm những gì và làm cách nào để quản lý chi phí hiệu quả? Trong bài viết này Viindoo sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến các chi phí quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng đọc ngay thôi nào!
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp dùng để vận hành tổ chức, quản lý hành chính,... Chi phí này liên quan đến toàn bộ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp chứ không phải tách riêng theo các hoạt động riêng lẻ. Tùy vào cách thức hoạt động và quản trị của mỗi doanh nghiệp thì sẽ phát sinh những chi phí khác nhau.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Điều này là vì, một doanh nghiệp có chi phí quản lý hợp lý và tối ưu sẽ hỗ trợ xây dựng nền tảng doanh nghiệp bền vững và lâu dài. Vì vậy, đây cũng là điều được hầu hết các nhà quản trị quan tâm để quản lý chi phí này tốt nhất.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một khoản phí quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? 14 nguyên tắc trong quản trị doanh nghiệp
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Theo kế toán doanh nghiệp thì chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các mục:
- Chi phí của nhân viên: Đây là khoản phí mà doanh nghiệp phải chi cho nhân sự trong công ty. Các chi phí này gồm tiền lương, tiền phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… của toàn bộ nhân viên các bộ phận và ban giám đốc.
- Chi phí nguyên vật liệu: Đây là khoản phí doanh nghiệp chi cho các vật liệu, đồ dùng dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp như dụng cụ, văn phòng phẩm,... Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6422.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chi phí khấu hao tài sản cố định dùng tại doanh nghiệp như văn phòng, máy móc, trang thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn,... được hạch toán trong tài khoản 6424.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Đây là khoản phí chi cho các đồ dùng, dụng cụ văn phòng được hạch toán qua tài khoản 6423.
- Thuế, phí và lệ phí: Đây là khoản phí chi cho thuế môn bài, thuê đất, các lệ phí như chi án phí, phí thi hành án,... được hạch toán trong tài khoản 6425.
- Chi phí dự phòng: Đây là khoản chi phí dành cho những khoản công nợ phải thu, các khoản dự phòng phải trả tính vào chi phí kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí này được hạch toán thông qua tài khoản 6426.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là khoản phí chi cho các dịch vụ mua ngoài nhằm phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như mua, sử dụng tài liệu kỹ thuật, phần mềm quản lý doanh nghiệp, các bằng sáng chế, chi khám bệnh định kỳ cho nhân viên, chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước… được hạch toán qua tài khoản 6427.
- Chi phí bằng tiền khác: Một số ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp khác như chi phí tàu xe, hội nghị, phí công tác…
Như vậy, có rất nhiều khoản phí khi quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần thật sự nắm và hiểu rõ để xây dựng một kế hoạch quản lý hiệu quả để doanh nghiệp được vận hành tốt nhất.
Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp
>>>> Tìm Hiểu Thêm: Chi phí ẩn là gì? Ví dụ, cách tính và cắt giảm chi phí ẩn
3. Kết cấu và nội dung của tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
3.1 Kết cấu tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 - Xác định kết quả hoạt động
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ
3.2 Nội dung phản ánh của tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
- TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên của đơn vị, như tiền lương, thù lao, tiền công,..; các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn,...
- TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý đơn vị.
- TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho đơn vị.
- TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: lệ phí thi hành án, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác.
- TK 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, chi phí dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý của đơn vị.
- TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị, như: chi điện, nước, điện thoại...
- TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của đơn vị, ngoài các chi phí đã kể trên.
2. Phương pháp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả
2.1 Tính toán tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý
Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có một tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đơn cử nhất là chu kỳ và vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ đối mặt với những giai đoạn mà chi phí sẽ có biến động mạnh, ví dụ như:
- Chi phí tăng mạnh khi mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh dẫn đến tăng lương nhân viên, tăng phí bảo hiểm.
- Chi phí thay đổi về tiền thuê mặt bằng, mở rộng mặt bằng hoặc các chi phí chỉnh sửa văn phòng.
- Chi phí giảm khi cắt giảm nhân sự, thay đổi chính sách phát triển.
Vậy nên, để tính toán chi phí hợp lý, chúng ta cần phải dựa vào các yếu tố là các đặc điểm của từng lĩnh vực, quy mô trong doanh nghiệp và có những phương pháp quản trị rủi ro khi chi phí biến động mạnh.
Nhìn chung, tỷ lệ chi phí của doanh nghiệp nên chiếm khoảng 10% đến 25% trên tổng doanh thu của tổ chức là hợp lý. Tỷ lệ chi phí trong quản lý doanh nghiệp tính trên tổng doanh thu nhỏ hơn 10% được coi là tối ưu và hợp lý.
Tỷ lệ chi phí doanh nghiệp hợp lý là từ 10~25% so với tổng doanh thu
>>>> Tìm Hiểu Về: Quy trình kinh doanh là gì? Cách vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh
2.2 Cách quản lý chi phí doanh nghiệp tối ưu
Quản lý chi phí doanh nghiệp là một công việc phức tạp với nhiều số liệu nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Có thể nói, việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả hay không sẽ quyết định đến sự phát triển bền vững của công ty. Để thực hiện được điều này, các công ty cần giảm chi phí hết mức và tăng doanh thu tối đa. Việc này có thể thực hiện với một số cách như:
- Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định và lập định mức chi phí quản lý doanh nghiệp chặt chẽ
- Thứ hai, xây dựng các tiêu chuẩn chi phí quản lý doanh nghiệp dựa trên dữ liệu doanh thu và chính sách phát triển của những năm trước đó. Các tiêu chuẩn này nên được quy định theo từng khoản mục và kèm theo các chỉ tiêu định lượng.
- Thứ ba, có báo cáo minh bạch, rõ ràng về các khoản thu, chi theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm để giúp quản lý dễ dàng và hạn chế thâm hụt ngân sách.
- Thứ tư, tuyên truyền ý thức trách nhiệm về quản lý chi phí với nhân viên bằng cách tổ chức những buổi trò chuyện, trao đổi để nhân sự đều hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng không nên tiết kiệm quá mức vì điều này sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức và có thể dẫn tới doanh thu giảm. Vì vậy, các công ty cần cân nhắc lựa chọn cách chi tiêu hợp lý hoặc tiết kiệm.
Những cách giúp quản lý chi phí của doanh nghiệp đạt mức tối ưu
Các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm công nghệ cao để tăng hiệu quả quản lý chi phí doanh nghiệp. Một trong những phần mềm tốt nhất hiện nay được nhiều doanh nghiệp tin dùng đó là Viindoo Accounting - phần mềm cung cấp bức tranh tổng thể về tài chính doanh nghiệp.
Các chức năng nổi bật của phần mềm kế toán Viindoo giúp tối ưu hoạt động quản lý chi phí của doanh nghiệp đó là:
- Toàn bộ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp được tự động hóa;
- Kiểm soát số liệu xuyên suốt liên tục và xuyên suốt theo thời gian thực;
- Giải quyết các nghiệp vụ kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán tại nhiều quốc gia trên thế giới;
- Cung cấp một bức tranh tổng thể về tài chính doanh nghiệp;
- Dự báo dòng tiền và hoạch địch tài chính doanh nghiệp mang đến hiệu quả cao;
- Thiết lập báo cáo nhanh chóng, đơn giản với các số liệu được cập nhật liên tục;
- Kết nối, tích hợp với các phần mềm, ứng dụng quản lý khác, tạo thành hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, tổng thể.
Phần mềm kế toán Viindoo mang đến hiệu quả cao trong quản lý chi phí doanh nghiệp
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Tự động hóa 90% các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Tối ưu tối đa hiệu suất quản lý kế toán - tài chính trong thời gian tối thiểu.
Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày.
DÙNG THỬ NGAY hoặc Nhận tư vấn
Viindoo giải đáp đáp cho câu hỏi chi phí quản lý doanh nghiệp là gì. Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn thắc mắc về chủ đề này hoặc tìm kiếm các giải pháp quản lý chi phí doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0225 730 9838 nhé!
