Chi phí ẩn là gì? Ví dụ, cách tính và cắt giảm chi phí ẩn

Chi phí ẩn là gì? Ví dụ về chi phí ẩn

Chi phí ẩn hay còn gọi là chi phí quy đổi. Đây là loại chi phí tạo ra cơ hội mà doanh nghiệp đó đã sử dụng tất cả nguồn lực để sản xuất ra khối lượng hàng hóa cũng như dịch vụ trong quá trình kinh doanh. Chẳng hạn, khi công ty sử dụng một chiếc xe ô tô vào hoạt động kinh doanh của tổ chức như đưa đón các lãnh đạo cấp cao, doanh nghiệp đó sẽ mất cơ hội cho thuê chiếc xe đó để kiếm lời. 

Như vậy, độc giả có thể hiểu chi phí ẩn như một khoản tiền bị mất đi do doanh nghiệp sử dụng một tài sản thay vì bán đi hoặc cho thuê lại. Việc tính toán khoản chi phí này cũng sẽ được căn cứ dựa trên giá trị thị trường khi sử dụng tài sản vào mục đích khác. Như trong ví dụ trên, chi phí cơ hội của công ty sẽ là số tiền thu được nếu doanh nghiệp cho thuê chiếc xe đó.

Xem Chi Tiết: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Cách quản lý chi phí tối ưu

Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện

Các doanh nghiệp cần phân biệt sự khác nhau giữa chi phí ẩn và chi phí hiện. Trên thực tế, chi phí cơ hội không phải là một khoản tiền phát sinh trực tiếp từ hoạt động kinh doanh nên sẽ không được tính vào khi xây dựng các báo cáo tài chính. Mặc dù vậy, khoản chi phí này cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi các nhà lãnh đạo cấp cao xây dựng chiến lược cho công ty.

Trái ngược với các khoản chi phí quy đổi, chi phí hiện là một khoản chi phí hữu hình mà công ty buộc phải thanh toán để có thể duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh. Độc giả có thể bắt gặp rất nhiều khoản chi phí hiện được các doanh nghiệp công bố, chẳng hạn như tiền lương cho nhân viên, tiền thuê nhà xưởng, mua máy móc thiết bị…

Khi lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán hay báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, công ty cần xem xét tất cả các khoản chi phí hiện. Lợi nhuận kế toán cũng sẽ được tính bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí hiện và cả những khoản khấu hao tài sản. Con số cuối cùng sẽ là căn cứ giúp nhà lãnh đạo phán đoán liệu tình hình kinh doanh có đang ổn định hay không.

Tuy nhiên, việc tính toán lợi nhuận kinh tế của tổ chức đòi hỏi phải xét đến cả chi phí ẩn lẫn chi phí hiện. Cụ thể, lợi nhuận kinh tế sẽ được xác định bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi những khoản chi phí hiện và chi phí cơ hội. Thực tế, lợi nhuận kinh tế sẽ phản ánh chính xác hơn tình hình hoạt động của một doanh nghiệp so với con số trên sổ sách kế toán.

Cách tính chi phí ẩn

Tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là khác nhau, vì vậy rất khó để xác định cách tính chi phí ẩn. Công ty cần phải cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan đến tài sản của mình và xem xét chi phí quy đổi cho từng khoản mục. Những yếu tố này sẽ quyết định số tiền cụ thể dùng để tính toán lợi nhuận kinh tế sau này. Tốt nhất, các công ty hãy xem xét tất cả nguồn lực đã được sử dụng để cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng.

Độc giả có thể hiểu hơn về chi phí ẩn thông qua các ví dụ đơn giản. Chẳng hạn, doanh nghiệp đang sử dụng một tòa nhà để dùng làm văn phòng. Nếu căn nhà này được cho thuê thì mỗi tháng chủ sở hữu có thể kiếm được 20 đến 30 triệu đồng. Chính vì thế, trong trường hợp này chi phí ẩn cho việc sử dụng tòa nhà sẽ là 20-30 triệu.

Một số chi phí ẩn thường gặp trong kinh doanh

Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, có rất nhiều loại chi phí ẩn có thể phát sinh. Những người làm kinh doanh phải biết cách phân biệt từng loại chi phí cơ hội để đề ra các chiến lược phù hợp nhằm cắt giảm chúng. Sau đây là những loại hình chi phí quy đổi thường thấy nhất trong hầu hết các công ty.

Chi phí ẩn do không quản lý được hiệu suất nhân viên

Một vấn đề phổ biến xuất hiện ở rất nhiều doanh nghiệp là nhân viên bị xao lãng khi làm việc. Người lao động có thể không đạt được hiệu suất tối ưu do rất nhiều yếu tố như: bị phân tán, mất động lực, không cảm thấy gắn kết với tổ chức… Một khi vấn đề này xảy ra, công ty sẽ phải tiêu tốn một khoản chi phí vô hình từ đó dẫn đến doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả.

Chi phí ẩn do quy trình rườm rà

Đây là một khoản chi phí vô cùng quan trọng nhưng lại bị rất nhiều công ty bỏ qua. Một vài nghiên cứu đã chỉ ra rằng phần lớn nhân viên bỏ ra quá nhiều thời gian để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Điều này xuất phát từ việc doanh nghiệp không có một quy trình hoạt động tối ưu. Từ đó dẫn đến, việc phung phí thời gian do quy trình rườm rà sẽ khiến công ty hoạt động kém hiệu quả và gây tổn thất doanh thu.

Chi phí họp hành

Những cuộc họp diễn ra thường xuyên trong tổ chức cũng sẽ tiêu tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Việc phải tham gia quá nhiều cuộc họp sẽ khiến nhân viên không có thời gian để xử lý các công việc khác. Chi phí ẩn của doanh nghiệp sẽ phát sinh từ đây. Các công ty nên cân nhắc về thời gian cũng như tần suất tổ chức các cuộc họp để hạn chế phát sinh những khoản chi phí không cần thiết.

Chi phí tài nguyên rảnh rỗi

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi xuất hiện trong rất nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chi phí này không chỉ đề cập đến máy móc, thiết bị mà liên quan đến cả nguồn nhân lực trong tổ chức. Khoản chi phí này sẽ làm giảm tính hiệu quả của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, khi một người công nhân bỏ quá nhiều thời gian để thực hiện các công việc thủ công, nhân viên đó sẽ không thể xử lý các yêu cầu khác. Một vài nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong trường hợp doanh nghiệp chỉ tự động hóa 25-40% thì người lao động sẽ mất khoảng 22% thời gian làm việc để xử lý các công việc lặp đi lặp lại.

Chi phí làm thêm giờ

Không phải lúc nào việc làm thêm giờ cũng giúp công ty nâng cao hiệu suất. Đôi khi, khối lượng công việc quá nhiều có thể làm kiệt quệ tinh thần nhân viên, khiến họ không thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Thêm vào đó, việc nhân viên ở lại tăng ca cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản tiền nhất định cho chi phí điện, nước, máy móc thiết bị. Chính vì vậy, các tổ chức nên cân nhắc phân chia lượng công việc trên đầu người sao cho hợp lý.

Chi phí ẩn đến từ các bộ phận khó kiểm soát

Đối với các tập đoàn lớn, việc phối hợp, kiểm soát giữa các bộ phận diễn ra không hề dễ dàng. Đặc biệt, với những phòng ban không có KPI hay OKR rõ ràng thì rất khó thể theo dõi tiến độ làm việc của những nhân viên làm việc ở đó. Nghiêm trọng hơn, một khi doanh nghiệp kiểm soát lỏng lẻo, sai sót của một bộ phận có thể làm ảnh hưởng đến những phòng ban khác. Về lâu dài, điều này sẽ khiến doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả.

Chi phí vay nợ

Những công ty khởi nghiệp chưa có nguồn lực tài chính vững mạnh thường dựa vào các khoản vay để có thể điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu tổ chức đứng ra vay vốn có điểm tín dụng xấu thì các điều khoản trong hợp đồng sẽ vô cùng bất lợi. 

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng rất khó để có thể tạo ra lợi nhuận đủ cho việc thanh toán các khoản nợ. Một khi việc trả lãi diễn ra chậm trễ, điểm tín dụng có thể sẽ càng tồi tệ hơn và ảnh hưởng đến khả năng vay vốn trong tương lai.

Chi phí ẩn do sử dụng các phần mềm riêng lẻ

Trong giai đoạn đầu khi mới bước vào hoạt động, doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm riêng lẻ để xử lý những nghiệp vụ khác nhau. Tuy nhiên, điều này có thể khiến dữ liệu giữa các bộ phận có sự sai lệch và mất rất nhiều thời gian để giải quyết các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, một khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô thì sẽ phải mua lại những phần mềm tiên tiến hơn. Việc thay mới thường xuyên như vậy cũng sẽ tốn không ít chi phí.

Cách giảm thiểu tối đa chi phí ẩn cho doanh nghiệp

Sau khi đã có hiểu biết cơ bản về chi phí ẩn là gì, các công ty cũng cần tìm hiểu cách chức cắt giảm những khoản chi phí này để tối ưu hiệu quả hoạt động của tổ chức. Sau đây là một vài phương án vô cùng khả thi.

Đánh giá, đo lường và tối ưu quy trình công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức hoạt động riêng biệt. Các tổ chức cần thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của những quy trình trong kinh doanh để đưa ra các phương án cải thiện kịp thời nhằm tránh thất thoát nguồn lực. Mô hình BPM Life Cycle sẽ giúp công ty xây dựng và quản lý quy trình của mình:

• Design: Thiết kế quy trình làm việc hiệu quả cho tổ chức.
• Modeling: Mô hình hóa những quy trình cần thiết đảm bảo hiệu suất công việc.
• Execution: Sử dụng các phương tiện để theo dõi và kiểm soát quy trình.
• Monitoring: Thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, đánh giá tính hiệu quả của đội nhóm làm việc.
• Optimization: Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình.

Các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) đã được thiết kế để đo lường hiệu quả của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp. Những chỉ số này bao gồm 3 nhóm chính có thể kể đến như:

• ​Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy vào từng chỉ tiêu riêng biệt mà chỉ số này cũng sẽ có hình thức đo lường riêng. Mặc dù vậy, phần lớn trường hợp chỉ số này sẽ được quyết định bởi thông số Độ hài lòng của khách hàng.
• ​Nhóm chỉ số về thời gian: khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và chuyển giao giá trị đến người tiêu dùng.
• Nhóm chỉ số về chi phí: Được tính toán dựa trên các loại chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí sửa chữa do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình.

Đo lường hiệu suất nhân viên

Nhân viên là người trực tiếp làm ra sản phẩm, dịch vụ và có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình hoạt động của tổ chức. Vì vậy, các doanh nghiệp phải có chính sách quản lý chặt chẽ để đảm bảo nhân viên đang làm việc đúng cách. 

Nếu hiệu suất làm việc của nhân viên kém, quản lý cần xem lại quy trình, tìm phương pháp hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần nắm được thế mạnh và điểm yếu của từng người để đưa ra phương án giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực.

Sau đây là các phương án giúp nhà lãnh đạo có thể đo lường hiệu suất nhân viên trong công ty:

• Xác định mục tiêu: Cần đảm bảo đây là những mục tiêu có thể đo lường được. Những chỉ tiêu phổ biến thường được dùng để đánh giá là KPI, OKR.
• Theo dõi tiến độ làm việc: Nhà lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra tiến độ hoạt động của nhân viên dưới quyền, đảm bảo mọi công việc hoàn thành trong thời gian quy định.
• Thường xuyên xây dựng các bản đánh giá nhân viên: Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đánh giá định kỳ để kịp thời phát hiện vấn đề. Từ đây, quản lý đưa ra các phương án khen thưởng, động viên hoặc cải thiện tình hình.
• ​Kế hoạch nâng cao hiệu suất nhân viên: Công ty có thể thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu suất của người lao động.

Tối đa hóa kỹ năng của nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ có kiến thức, kinh nghiệm và điểm mạnh, điểm yếu riêng biệt. Công ty cần nắm vững được đặc điểm của mỗi nhân viên để phân công cho họ những nhiệm vụ phù hợp. Việc trao quyền cho người lao động cũng sẽ động viên họ cống hiến nhiều hơn cho công việc.

Loại bỏ các công việc thủ công

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc loại bỏ các công việc thủ công khỏi quy trình sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất nhân viên lên đến 30%. Thuật ngữ Paperless Office (Văn phòng không giấy) đang được ứng dụng rất nhiều trong các tổ chức kinh doanh. Với mô hình này, công ty sẽ dần chuyển hướng sử dụng thiết bị điện tử và số hóa tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp.

Ứng dụng các giải pháp công nghệ

Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào trong quy trình kinh doanh sẽ giúp các tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động tối đa. Từ đó, nhà quản trị có thể thấy được những sai sót, khiếm khuyết trong quy trình hiện tại để cân nhắc đưa ra hướng xử lý phù hợp. Hơn nữa, việc thấu hiểu nhân viên cũng sẽ dễ dàng hơn, từ đó xây dựng một tập thể vững mạnh cùng đồng hành và phát triển. Một vài ưu điểm của các ứng dụng công nghệ trong kinh doanh có thể kể đến như:

• Thường xuyên cập nhật tình hình hoạt động của các quy trình trong tổ chức, xem xét những lý do cụ thể khiến công việc không đạt được hiệu quả. 
• Xây dựng báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
• Lập báo cáo tiến độ trực quan, tự động cập nhật số liệu theo từng giờ.
• Đưa ra dự báo chính xác về khả năng hoàn thành dự án, hỗ trợ nhà lãnh đạo cấp cao trong việc ra quyết định, ứng phó và điều chỉnh thích hợp.

Hiện nay, rất nhiều công ty đang ứng dụng giải pháp Viindoo vào trong hoạt động kinh doanh của họ. Cụ thể, phần mềm ERP này có thể giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả vượt trội hơn so với việc thực hiện các bước quản lý một cách thủ công, truyền thống. Mọi thông tin có thể được chia sẻ giữa các nhân viên trong tổ chức tránh tình trạng hiểu sai nhiệm vụ do cấp trên giao phó. 

Một ưu điểm khác đó là các cấu trúc mô-đun lắp ghép chặt chẽ sẽ cho phép các công ty làm mới, cài đặt thêm các tính năng bổ ích. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể đăng ký thêm số lượng người dùng hàng tháng trong khi không gây ảnh hưởng đến hệ thống hiện tại.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo: 

• Cập nhật tiến độ, thời gian thực hiện dự án để nhà quản lý có thể tiện theo dõi.
• Cho phép người dùng cập nhật thông tin về mức độ hoàn thành của nhiều dự án khác nhau.
• Cung cấp các dự báo về thời gian hoàn thành dự án dựa trên tình hình thực tế. Từ đây, nhà quản trị có thể cân nhắc để đưa ra quyết định chiến lược cho công ty.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý dựa trên năng lực của từng nhân viên, tối ưu hiệu quả cho tổ chức.
• Lưu trữ tự động mọi thông tin liên quan đến quá trình làm việc.

​Bài viết trên đây đã phần nào giúp độc giả hiểu hơn về khái niệm, cách tính cũng như các phương pháp cắt giảm chi phí ẩn. Những thông tin này sẽ vô cùng hữu ích đối với một doanh nghiệp đang trong quá trình hình thành và phát triển. Độc giả có thể theo dõi những bài viết tiếp theo của Viindoo để có thêm cho mình những kiến thức bổ ích, được cập nhật thường xuyên nhất.