6+ Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản, hiệu quả

Quản lý khách hàng bằng Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, để tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng, việc sở hữu những biểu mẫu Excel chuẩn chỉnh là điều vô cùng cần thiết. Vì vậy, trong bài viết này, Viindoo sẽ chia sẻ đến độc giả 6 mẫu file quản lý khách hàng hiệu quả nhất.

>>>> Tham Khảo Ngay: 7 phần mềm quản lý khách hàng, chăm sóc, gia tăng trải nghiệm

1. Cách tạo file quản lý khách hàng bằng Excel

File quản lý và chăm sóc khách hàng bằng Excel cần có những thông tin sau:

• Họ tên khách hàng.
• Ngày sinh của khách hàng.
• Số điện thoại hoặc Email.
• Mã khách hàng.
• Địa chỉ.
• Lịch sử giao dịch (mặt hàng/dịch vụ đã trải nghiệm, giá trị đơn hàng, review/ phản ánh của khách)
• Lịch sử liên hệ: Danh sách các lần liên hệ của nhân viên với khách hàng, bao gồm ngày liên hệ và nội dung.
• Ghi chú: Các chú thích khác về khách hàng.

Cách tạo form quản lý khách hàng bằng Excel vô cùng đơn giản, doanh nghiệp hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở Excel và tạo một bảng tính mới.
• Bước 2: Đặt tên cho các cột trong bảng tính, ví dụ: Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Ngày sinh, Mã khách hàng, ghi chú... tùy theo nhu cầu của bạn.
• Bước 3: Nhập thông tin của khách hàng vào từng ô trong bảng tính.
• Bước 4: Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm thông tin khách hàng theo các tiêu chí như tên, địa chỉ, số điện thoại...
• Bước 5: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp thông tin khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái, ngày tháng năm sinh....
• Bước 6: Lưu lại file quản lý khách hàng và đặt tên thích hợp để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn tạo ra một file quản lý khách hàng hiệu quả bằng Excel. Tuy nhiên, để thuận tiện hơn, bạn có thể sử dụng các mẫu file chất lượng sẵn có, cùng tham khảo ngay phần tiếp theo nhé!

>>>> Đọc Thêm Về:  Hệ thống CRM

2. Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel

Dưới đây là link tải một số mẫu file quản lý bao gồm các trường thông tin cơ bản, độc giả có thể thêm, xóa và chỉnh sửa lại sao cho phù hợp với doanh nghiệp.

>>> TẢI MẪU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY<<<

>>>> Đọc Thêm Về: Phần mềm quản lý khách hàng bằng vba trong Excel

3. Mẫu file quản lý thông tin khách hàng bằng Excel

Dưới đây là một số file quản lý khách hàng bằng Excel mẫu mà độc giả có thể tham khảo.

>>> TẢI MIỄN PHÍ MẪU 1, MẪU 2, MẪU 3 <<<

>>>> Xem Thêm: Phân loại khách hàng

4. Mẫu file quản lý danh sách khách hàng bằng Excel

Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, mẫu quản lý danh sách thông tin khách hàng bằng Excel cho phép người dùng tạo ra các bảng dữ liệu, lưu trữ và cập nhật thông tin về các khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh, ghi chú và nhiều thông tin khác.

>>> DOWNLOAD EXCEL QUẢN LÝ DANH SÁCH KHÁCH HÀNG <<< 

>>>> Đọc Thêm Về:  Quản lý thông tin khách hàng

5. File Excel quản lý khách hàng Spa

Mẫu quản lý khách hàng Spa bằng Excel cho phép người dùng sắp xếp và lọc thông tin khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên, địa chỉ, ngày sinh, hay số điện thoại. Ngoài ra, phần mềm còn có thể tự động tính tổng số khách hàng, doanh thu hay thống kê số lượng khách theo khu vực.

>>> TẢI FILE QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG SPA  <<<

6. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bằng Excel

6.1 Ưu điểm

Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel tiết kiệm rất nhiều thời gian và cải thiện hơn so với việc quản lý ghi chép, lưu trữ sổ sách truyền thống. Các ưu điểm của Microsoft Excel:

• Miễn phí: Doanh nghiệp không cần trả bất kỳ khoản phí khởi tạo hay phí thường niên nào;
• Sử dụng dễ dàng: Excel rất dễ sử dụng để quản lý dữ liệu cơ bản. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tính toán doanh thu, bạn cần có kiến thức khá vững về tin học văn phòng bởi các hàm tính trên Excel rất dễ nhầm lẫn;
• Không giới hạn lưu trữ dữ liệu: Excel cho phép bạn quản lý thông tin ở nhiều sheet hoặc nhiều file Excel riêng biệt. Excel có khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn và kết nối với Drive cho phép bạn làm việc offline và online tùy nhu cầu sử dụng;
• Bộ lọc thông minh: Excel có bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Chỉ cần chọn lệnh "tìm kiếm", gõ chính xác thông tin bạn đang cần kiểm tra, Excel tự động rà soát những dữ liệu liên quan và trả về kết quả nhanh chóng.

6.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, cách quản lý khách hàng bằng Excel cũng gặp nhiều bất lợi. Một số nhược điểm có thể kể đến là:

• Thuật toán phức tạp: Excel có nhiều hàm số và thuật toán phức tạp, gây khó khăn cho người sử dụng và dẫn đến sự phụ thuộc vào một số cá nhân. Nếu vô tình xóa hàm số hoặc ô dữ liệu, toàn bộ file sẽ bị phá hỏng.;
• Nhập liệu sai: Quá trình nhập liệu người dùng thường xuyên gặp phải các lỗi như độ rộng, đánh số hoặc tham chiếu ảnh hưởng đến kết quả phép tính. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp;
• Giới hạn dung lượng: Nếu không chia nhỏ thông tin khách hàng để lưu trong các file khác nhau thì file Excel sẽ rất nặng, cần tới máy cấu hình cao và rất nhiều thời gian mới mở được file. Điều này làm ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng thông tin khách hàng;
• Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: File quản lý khách hàng Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên kiểm tra thông tin chéo cần mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kinh doanh. Điều này dẫn đến việc tư vấn cho khách hàng bị chậm trễ;
• Dễ bị thất lạc hoặc đánh cắp: Độ bảo mật của các file Excel không cao, doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn thận để tránh lộ thông tin của khách hàng.

Phần mềm CRM có thể hỗ trợ gì cho bạn?

Nhận thấy nhiều bất cập khi quản lý khách hàng bằng Excel, Viindoo đã phát triển và cho ra đời phần mềm Viindoo CRM. Trong đó CRM là từ viết tắt của Customer Relationship Management hay quản lý chăm sóc khách hàng. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp hỗ trợ công tác quản lý, chăm sóc khách hàng nhờ vào các dữ liệu được thu thập nhằm nâng cao doanh thu và ấn tượng đối với khách hàng.

Viindoo CRM giúp giải quyết vấn đề thất thoát dữ liệu khách hàng nhờ vào hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp. Không chỉ hỗ trợ trao đổi và chăm sóc khách hàng, phần mềm còn tự động ghi nhận những khách hàng tiềm năng và phân khúc theo nhiều tiêu chí sau đó tự động lưu trữ tại thư viên khách hàng.

Phần mềm Viindoo CRM đưa độc giả đến góc nhìn tổng quan về khách hàng từ nhiều vị trí khác nhau. Từ đây, không chỉ bộ phận quản lý mà tất cả các phòng khác cũng sẽ nhận biết được kế hoạch tiếp theo để hỗ trợ quản lý khách hàng trên một nền tảng duy nhất.

Hiện nay, doanh nghiệp đang triển khai chính sách giá mới, tặng ngay gói miễn phí sử dụng một phần mềm trên hệ thống (không giới hạn người dùng). Nếu quý độc giả có nhu cầu, đăng ký ngay để trải nghiệm toàn bộ tính năng với mức giá hấp dẫn nhất.

Quản lý khách hàng bằng Excel đã hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng. Liên hệ ngay với Viindoo nếu độc giả đang tìm kiếm một công cụ đắc lực giúp “nâng cấp” quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng: Tầm quan trọng và giải pháp
• Quy trình Dịch vụ Khách hàng: Định nghĩa, Các giai đoạn và Ví dụ