Accounting Software Implementation: How to Make the Switch Smooth

Triển khai phần mềm kế toán có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với một số doanh nghiệp và nếu không có kế hoạch và quy trình thực hiện phù hợp, việc triển khai có thể gặp nhiều bất trắc hơn. Trong bài viết này, Viindoo sẽ chia sẻ về các bước chính để triển khai phần mềm kế toán thành công và cách chuyển đổi suôn sẻ nhất có thể.

1. Chọn phần mềm kế toán phù hợp

Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp là bước đầu tiên quan trọng để đảm bảo triển khai thành công, dễ dàng. Điều cấp thiết là phần mềm được chọn phải phù hợp với yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Chọn đúng phần mềm kế toán

Phần mềm được chọn nên có những điểm sau:

• Thân thiện với người dùng, với giao diện đơn giản và trực quan
• Có các tính năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của cá nhân, doanh nghiệp chẳng hạn như tạo báo cáo tùy chỉnh hoặc cung cấp dữ liệu tài chính theo thời gian thực.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp.

Trước khi đưa ra quyết định, hãy dành thời gian nghiên cứu các tùy chọn phần mềm khác nhau và đọc các nhận xét từ những người dùng khác trước đó. Hãy tìm phần mềm có thành tích đáng tin cậy, bảo mật và hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Nếu có thể, hãy xem xét việc lên lịch trình demo hoặc thời gian dùng thử để xem phần mềm hoạt động như thế nào trong thực tế và đánh giá xem phần mềm có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.

>>>>Có thể bạn quan tâm: 10 phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả nhất

2. Lập sơ đồ quy trình triển khai phần mềm kế toán

Bước tiếp theo của kế hoạch triển khai phần mềm kế toán là vạch ra phạm vi của dự án đó. Phạm vi thực hiện dự án là một kế hoạch toàn diện phác họa tất cả các nhiệm vụ cần thiết sẽ được thực hiện khi triển khai dự án. 

Phạm vi có thể được sử dụng để điều chỉnh các kỳ vọng, thiết lập các mốc thời gian cho từng bước và dự đoán các vấn đề tiềm ẩn để có thể giải quyết một cách chủ động. Phạm vi cũng có thể có lợi trong việc giảm thiểu phạm vi leo thang, điều này có thể dẫn đến sự xáo trộn và bỏ lỡ thời hạn bàn giao.

Vạch ra quy trình triển khai phần mềm kế toán của bạn

Bạn nên kết hợp các yếu tố sau khi vạch ra dự án triển khai của mình:

• Sản phẩm bàn giao: Tên và chi tiết các phân hệ phần mềm kế toán đang triển khai
• Dòng thời gian: Ngày bắt đầu và ngày hoàn thành
• Công việc chuẩn bị: Các nhiệm vụ cần thiết cần được hoàn thành với các hệ thống hiện tại trước khi có thể bắt đầu triển khai.
• Các nhiệm vụ bị loại trừ: Chỉ định bất kỳ hoạt động nào sẽ không được đưa vào quy trình triển khai hiện tại nhưng có thể là một phần của lộ trình rộng lớn hơn.
• Kết quả dự kiến: Để gắn kết các bên liên quan, hãy giải thích các lợi ích khi triển khai phần mềm và cách các nhóm trong một tổ chức sẽ sử dụng phần mềm mới.
• Các xung đột hoặc thách thức có thể phát sinh trong quá trình triển khai: Điều này bao gồm mọi vấn đề cần khắc phục hoặc điều chỉnh sau khi triển khai phần mềm mới.
• Đào tạo: Các buổi đào tạo và định hướng cần thiết mà doanh nghiệp của bạn có thể cần khi Phần mềm kế toán đang được triển khai.

3. Chuẩn bị dữ liệu

Trước khi di chuyển dữ liệu của doanh nghiệp, hãy xem xét làm sạch các dữ liệu thừa. Điều này liên quan đến việc xác định và xóa mọi thông tin trùng lặp hoặc lỗi thời, hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn và chuẩn hóa định dạng dữ liệu. Dọn dẹp dữ liệu có thể giúp cải thiện độ chính xác của các báo cáo tài chính và hợp lý hóa quá trình di chuyển vào phần mềm kế toán online.

Chuẩn bị dữ liệu của bạn

Một cân nhắc quan trọng khác khi chuẩn bị dữ liệu của bạn là xác định dữ liệu nào cần được di chuyển sang hệ thống mới. Điều này có thể bao gồm:

• Dữ liệu giao dịch, chẳng hạn như hóa đơn và thanh toán
• Dữ liệu chính, chẳng hạn như hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp. 

Dành thời gian để xem xét dữ liệu hiện có và xác định dữ liệu nào là quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi bạn đã xác định được dữ liệu cần được di chuyển, hãy chuẩn bị một kế hoạch di chuyển. Kế hoạch này sẽ phác thảo các bước liên quan đến việc di chuyển dữ liệu, bao gồm:

• Trích xuất dữ liệu từ hệ thống hiện tại của bạn
• Định dạng nó cho hệ thống mới
• Đang tải nó vào hệ thống mới. 

Kế hoạch cũng nên bao gồm một mốc thời gian và phân công trách nhiệm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

4. Đào tạo nhân viên

Ngoài việc chọn phần mềm kế toán phù hợp và chuẩn bị dữ liệu, đào tạo nhân viên tại doanh nghiệp là điểm chủ chốt quan trọng để triển khai phần mềm kế toán thành công. Điều cần thiết là đảm bảo rằng nhân viên của doanh nghiệp hiểu được cách dùng phần mềm mới và cách sử dụng phần mềm đó một cách hiệu quả để tối đa hóa lợi ích mang lại.

Đào tạo nhân viên

Để đạt được điều này, hãy phát triển một chương trình đào tạo toàn diện bao gồm các nguồn tài nguyên trực tuyến, đào tạo trong lớp học và các buổi học trực tiếp. Điều này sẽ cung cấp cho đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp sự linh hoạt để học theo tốc độ của riêng họ, đồng thời tạo cơ hội học hỏi thực hành và hỗ trợ từ người hướng dẫn có chuyên môn.

• Tài nguyên trực tuyến: bao gồm các hướng dẫn, video và hướng dẫn sử dụng cung cấp hướng dẫn từng bước về cách sử dụng phần mềm mới.
• Đào tạo trong lớp học: môi trường có cấu trúc và cung cấp cơ hội học tập và thảo luận nhóm. 
• Hỏi đáp trực tiếp: sự chú ý và hỗ trợ được cá nhân hóa. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các thành viên trong nhóm cần trợ giúp thêm hoặc những người đang gặp khó khăn trong việc nắm bắt các khía cạnh nhất định của phần mềm.

5. Kiểm tra phần mềm mới

Thử nghiệm phần mềm kế toán mới là một bước quan trọng trước khi triển khai đầy đủ. Thử nghiệm có thể giúp xác định bất kỳ sự cố hoặc bất kỳ lỗi nào xảy ra và đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Quá trình này bao gồm việc chọn một nhóm nhỏ người dùng để kiểm tra phần mềm mới trong môi trường được kiểm soát trước khi triển khai phần mềm đó cho toàn bộ doanh nghiệp.

Trong quá trình thử nghiệm thí điểm, điều quan trọng là phải xác định phạm vi thử nghiệm và thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp đang thử nghiệm các khía cạnh quan trọng nhất của phần mềm và hiểu rõ về những gì tổ chức hy vọng đạt được.

Kiểm tra phần mềm mới

Khi phạm vi và mục tiêu đã được thiết lập, đã đến lúc thử nghiệm phần mềm mới. Khuyến khích các thành viên trong nhóm, công ty sử dụng phần mềm trong hoạt động hàng ngày của họ để nhận phản hồi quan trọng cho bất kỳ thay đổi cần thiết nào.

Sau khi thử nghiệm, hãy đánh giá kết quả và sử dụng phản hồi để thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với phần mềm. Điều này có thể liên quan đến việc sửa lỗi, điều chỉnh các tính năng để phù hợp hơn với nhu cầu kinh doanh hoặc cung cấp đào tạo bổ sung cho các thành viên.

6. Ứng dụng trực tiếp và theo dõi tiến độ

Sau khi hoàn thành thử nghiệm và thực hiện các thay đổi cần thiết, đã đến lúc đưa phần mềm kế toán mới vào hoạt động. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng phần mềm đang hoạt động như mong đợi. 

Ứng dụng trực tiếp và theo dõi tiến độ

Điều này liên quan đến việc theo dõi chặt chẽ các chỉ số hiệu suất chính, chẳng hạn như độ chính xác của báo cáo tài chính, tốc độ nhập dữ liệu và tính dễ sử dụng cho các nhân viên. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, hãy giải quyết chúng ngay lập tức để giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, hãy tiếp tục đào tạo nhân viên về phần mềm để đảm bảo rằng họ đang sử dụng phần mềm đúng cách và tận dụng tất cả các tính năng của phần mềm. Việc giám sát và đào tạo liên tục có thể giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và tối đa hóa lợi ích của phần mềm mới..

7. Câu hỏi thường gặp

Việc triển khai phần mềm kế toán không phải là nhiệm vụ dễ dàng, nhưng bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình đang hoạt động hiệu quả và chính xác với công nghệ kế toán mới nhất. Nếu bạn có thắc mắc, Viindoo sẵn sàng giúp bạn. 

>>>>> Nội dung liên quan:

• Tại sao Kế toán dự án lại quan trọng cho sự thành công trong kinh doanh của bạn?
• Phần mềm kế toán ERP khác gì với Phần mềm kế toán độc lập?