Best Account Payable Software 2023 | Tips to choose the best one

Lợi ích của phần mềm lập hóa đơn tài khoản phải trả là gì?

Có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm tài khoản phải trả để quản lý quy trình tài khoản phải trả của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số trong những điều quan trọng nhất:

Tăng hiệu quả

Nhìn chung, phần mềm tự động hóa tài khoản phải trả giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, chẳng hạn như quy trình phê duyệt hóa đơn, quy trình quản lý thanh toán và nhập dữ liệu hóa đơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro chậm thanh toán và thất thoát do gian lận, đồng thời xử lý hóa đơn nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này có thể tiết kiệm thời gian quý báu dành cho việc xử lý bản sao và nhập dữ liệu thủ công.

Kiểm soát được cải thiện

Phần mềm tài khoản phải trả cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn đối với quy trình tài khoản phải trả. Nó có thể thực thi quy trình công việc phê duyệt, đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng và chính sách thanh toán, đồng thời giảm rủi ro sai sót và gian lận.

Quản lý tiền mặt tốt hơn

Với phần mềm hóa đơn phải trả theo tài khoản , các công ty có thể nhận thông tin chi tiết theo thời gian thực về trạng thái thanh toán và dữ liệu nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và doanh nghiệp không gặp bất kỳ rủi ro tín dụng hay rủi ro thanh lý nào. Đây là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tiền mặt của mình.

Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp

Thanh toán kịp thời, báo cáo chính xác và giao tiếp minh bạch thông qua phần mềm tài khoản phải trả có thể giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp của họ. Điều này dẫn đến giá cả và các điều khoản tốt hơn, cải thiện hoạt động của nhà cung cấp và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

Phần mềm tài khoản phải trả giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bằng cách giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để quản lý quy trình tài khoản phải trả. Trên thực tế, phần mềm tự động hóa tài khoản phải trả đã được chứng minh là giảm 73% thời gian xử lý và 33% chi phí xử lý. Nó cũng giúp doanh nghiệp tránh các khoản phí thanh toán trễ và thanh toán trùng lặp, đồng thời giảm rủi ro gian lận và sai sót.

Phân tích và báo cáo tốt hơn

Phần mềm lập hóa đơn phải trả tài khoản tạo báo cáo và cung cấp phân tích về các số liệu chính về khoản phải trả, chẳng hạn như hóa đơn cũ, dự báo dòng tiền và phân tích chi tiêu của nhà cung cấp. Điều này có thể giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình tài khoản phải trả của họ.

Nền tảng phần mềm phải trả tài khoản tốt nhất 2023

Viindoo kế toán

Giá: $8/người dùng/tháng 

Viindoo Accounting là một phần mềm kế toán dựa trên đám mây cung cấp giải pháp hoàn chỉnh cho các khoản phải trả. Nó có tính năng quản lý hóa đơn, xử lý thanh toán, quản lý nhà cung cấp cũng như khả năng báo cáo và phân tích. Công cụ tự động hóa tài khoản phải trả của Viindoo Accounting được thiết kế để đơn giản hóa quy trình tài khoản phải trả, cải thiện độ chính xác và tăng hiệu quả. 

Hơn nữa, Viindoo Accounting có thể tự động hóa tất cả các nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp khác và tích hợp chặt chẽ, đồng thời theo dõi dữ liệu theo thời gian thực. Sử dụng Viindoo Accounting, người dùng có thể tận dụng các bộ lọc thông minh và đa tiêu chí cũng như công cụ nhóm, tìm kiếm. 

NetSuite

Định giá: Cung cấp theo yêu cầu 

Là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên đám mây phổ biến, NetSuite cung cấp Giải pháp tài khoản phải trả cho phép doanh nghiệp tăng hiệu quả, cải thiện khả năng kiểm soát và nâng cao năng suất. Phần mềm thanh toán tài khoản NetSuite tự động hóa các quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán, cũng như tính toán chiết khấu, do đó loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công. Nhờ đó, người dùng có thể giảm thời gian và công sức cần thiết để xử lý hóa đơn.

Ngoài ra, NetSuite có thể xử lý xử lý ngoại lệ một cách liền mạch, đảm bảo rằng sự không khớp giữa hóa đơn và đơn đặt hàng được giải quyết. Nền tảng này cũng cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về toàn bộ quy trình tài khoản phải trả, giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn hoặc thanh toán hóa đơn gian lận.

hiền nhân nguyên vẹn

Định giá: Cung cấp theo yêu cầu

Sage Intacct Accounts Payable cung cấp phần mềm lập hóa đơn toàn diện cho tài khoản phải trả để quản lý toàn bộ chu kỳ tài khoản phải trả. Các quy trình tự động và quy trình công việc hiệu quả của nó giúp sắp xếp hợp lý các quy trình tài khoản phải trả. Nền tảng này cũng cung cấp quyền truy cập thời gian thực vào các giao dịch và dữ liệu tài khoản phải trả, mang lại khả năng hiển thị tốt hơn cho các hoạt động tài chính. 

Tipalti

Giá: 

• Tipalti Express – $149/tháng – khả năng cơ bản
• Tipalti Pro – $179/tháng cho mỗi người dùng (tối thiểu 3 người dùng) – khả năng nâng cao

Tipalti là giải pháp thanh toán toàn diện hàng đầu cung cấp cách tiếp cận hợp lý đối với các khoản thanh toán cho nhà cung cấp toàn cầu, loại bỏ 80% khối lượng công việc liên quan đến các khoản phải trả. Tipalti cung cấp nhiều tính năng, bao gồm xử lý hóa đơn, đối sánh PO, giới thiệu nhà cung cấp, chuyển tiền xuyên biên giới, liên lạc trạng thái thanh toán sớm, tích hợp ERP, đối chiếu, v.v. 

Các tính năng trích xuất dữ liệu nâng cao, OCR và cổng thông tin nhà cung cấp của nền tảng giúp dễ dàng tải hóa đơn lên, trong khi chức năng định tuyến phê duyệt của nền tảng giúp giảm thiểu sự chậm trễ và tối đa hóa cơ hội được chiết khấu thanh toán sớm. 

đóng dấu

Định giá: Cung cấp theo yêu cầu

Stampli là phần mềm tự động hóa khoản phải trả tài khoản tất cả trong một được thiết kế để hợp lý hóa và tự động hóa toàn bộ chu kỳ khoản phải trả của tài khoản. Nó tập hợp tất cả các khía cạnh của chi tiêu công ty, bao gồm thông tin liên lạc, tài liệu, thẻ công ty và thanh toán. Bằng cách tập trung vào giao tiếp hóa đơn, Stampli tạo điều kiện phê duyệt nhanh hơn.

Ngoài ra, AI của Stampli sử dụng máy học để tự động hóa thông báo phê duyệt, phát hiện hóa đơn trùng lặp và giảm nhập dữ liệu thủ công. Nền tảng này có thể kết nối với các hệ thống tài chính như Acumatica, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Sage 100, Sage Intacct, Saccount phải trả, v.v. Tuy nhiên, hệ thống không thể xử lý đối chiếu ngân hàng và theo dõi chi phí và đôi khi có thể đọc một số thông tin, yêu cầu người dùng kiểm tra cẩn thận thông tin được nhập tự động.

AvidXchange

Định giá: Cung cấp theo yêu cầu

Phần mềm hóa đơn tài khoản phải trả của AvidXchange cải thiện hiệu quả của quy trình tài khoản phải trả và giảm các vấn đề về giấy tờ. Hệ thống này cung cấp quy trình phê duyệt và thanh toán tùy chỉnh, kho lưu trữ dữ liệu trung tâm và báo cáo theo thời gian thực về tài khoản, hiệu suất và tăng trưởng.

Ngoài ra, AvidXchange tích hợp với hơn 180 thương hiệu, bao gồm NetSuite, Sage Intacct và Microsoft Dynamics. Với tính năng tự động hóa thanh toán hóa đơn và tự động hóa đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả và duy trì quyền kiểm soát chi tiêu đồng thời cắt giảm chi phí xử lý và giảm rủi ro bảo mật.

Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một công cụ tự động hóa tài khoản phải trả?

Khi xem xét phần mềm tự động hóa khoản phải trả cho doanh nghiệp của bạn, có một số yếu tố cần lưu ý để đảm bảo rằng giải pháp đã chọn phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét:

• Phù hợp với quy trình thanh toán tài khoản của doanh nghiệp: Phần mềm AP cần tương thích với quy trình thanh toán tài khoản hiện tại của bạn, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ quy trình thủ công sang quy trình tự động. Trước khi chọn một giải pháp, hãy đánh giá cách công cụ sẽ phù hợp với các quy trình hiện tại của bạn và đảm bảo rằng nó bổ sung cho chúng.
• Thu thập dữ liệu chính xác: Thu thập dữ liệu chính xác là rất quan trọng đối với các quy trình tài khoản phải trả hiệu quả. Ở khía cạnh này, phần mềm tài khoản phải trả phải có khả năng thu thập dữ liệu từ hóa đơn một cách chính xác và tự động. Điều này bao gồm dữ liệu chính như số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn.
• Phê duyệt hóa đơn dễ dàng: Phần mềm tự động hóa AP giúp người dùng dễ dàng phê duyệt hóa đơn từ mọi thiết bị, mọi nơi và mọi lúc. Nó cũng sẽ cho phép các quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.
• Theo dõi/theo dõi hóa đơn phải trả theo thời gian thực: Theo dõi và theo dõi hóa đơn theo thời gian thực là điều cần thiết để thanh toán kịp thời và tránh các khoản phí trễ hạn. Do đó, phần mềm tài khoản phải trả dự kiến ​​sẽ cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái hóa đơn, cho phép người dùng theo dõi và theo dõi hóa đơn trong toàn bộ quá trình thanh toán.
• Tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại: Hệ thống AP phải tích hợp hoàn hảo với hệ thống kế toán hiện tại của bạn, đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác và cập nhật. Công cụ này phải tương thích với phần mềm kế toán mà doanh nghiệp của bạn sử dụng.
• Tự động hóa thanh toán: Thanh toán tự động có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Phần mềm AP cần tự động hóa quy trình thanh toán, đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và chính xác.
• Lưu trữ và quản lý thông tin tập trung: Phần mềm tài khoản phải trả cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý tập trung tất cả các thông tin liên quan đến tài khoản phải trả, bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng và chi tiết thanh toán. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều có thể truy cập và sắp xếp dễ dàng, giảm rủi ro sai sót và thanh toán bị lỡ.
  

câu hỏi thường gặp

Tóm lại, việc chọn đúng phần mềm tài khoản phải trả là rất quan trọng để hợp lý hóa quy trình tài chính và quản lý dòng tiền. Bằng cách chọn một giải pháp phù hợp với quy trình công việc phải trả tài khoản và đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả và giảm chi phí xử lý. Theo dõi Viindoo để đọc thêm các blog hữu ích về chủ đề quản lý doanh nghiệp.

>> Tiếp tục với:

• Triển khai phần mềm kế toán: Cách thực hiện chuyển đổi mượt mà