Slack là gì? Mẹo hay sử dụng Slack đơn giản, hiệu quả

1. Phần mềm Slack là gì?

Slack là Phần mềm quản lý công việc nhóm và nhắn tin trực tuyến được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Ứng dụng Slack có chức năng tạo ra một nền tảng trực tuyến, từ đó, các cá nhân trong tổ chức có thể dễ dàng liên lạc, kết nối với nhau. Phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng gửi tin nhắn văn bản, chia sẻ các báo cáo, tài liệu, file hình ảnh... một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Internet Relay Chat (IRC). Có thể nói, IRC và Slack có các chức năng tương tự nhau. Doanh nghiệp có thể xây dựng các phòng chat theo từng nhóm, bộ phận trong tổ chức. Các chức năng sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu của người sử dụng.

Tìm hiểu thêm: 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp , công ty điều hành kinh doanh hiệu quả

này được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi các tính năng tuyệt vời mà nó đem lại. Nhờ có công cụ này, hoạt động giao tiếp trong tổ chức sẽ diễn ra trơn tru, mạch lạc hơn. Thêm vào đó, thông tin giữa các phòng ban cũng sẽ được truyền đi nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ công việc.

Một vài tính năng đặc biệt của Slack phải kể đến như:​

• Nhắc nhở tự động: Đối với những nhân viên văn phòng bận rộn thì đây là một chức năng vô cùng hữu ích. Slack cho phép người dùng thiết lập thời gian cụ thể cho từng công việc. Khi đến hạn hoàn thành, phần mềm nhắc nhở công việc sẽ phát ra thông báo. Điều này sẽ đảm bảo các nhiệm vụ được giải quyết theo trình tự, đạt được hiệu suất cao.
• Ghim tin nhắn: Khi doanh nghiệp có thông tin quan trọng muốn truyền đi, ứng dụng sẽ hỗ trợ ghim tin nhắn để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có thể tiếp cận được thông báo.
• Theme: Ứng dụng sẽ có chủ đề mặc định là màu tím. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể thay đổi màu sắc cuộc trò chuyện để tạo sự mới mẻ. Ngoài ra, tính năng này sẽ phân biệt các nhóm làm việc với nhau, hỗ trợ việc tìm kiếm.
• Chỉnh sửa tin nhắn: Nếu chẳng may người dùng cung cấp một thông tin không chính xác thì cũng đừng quá lo lắng. Slack cho phép chỉnh sửa tin nhắn kể cả khi nội dung này đã được gửi đi. Doanh nghiệp chỉ cần nhấp chuột vào dấu răng cưa và sau đó trực tiếp chỉnh sửa nội dung gốc.
• Liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác: Phần mềm Slack cho phép lưu trữ dữ liệu lên đến 5GB, tương đương 10.000 tin nhắn. Ứng dụng còn hỗ trợ lưu tài liệu trên các nền tảng khác như Google Drive, Dropbox, GitHub... Tính năng này sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu lưu giữ thông tin của doanh nghiệp.
• Emoji: Các biểu tượng trong Slack sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên vui vẻ, thoải mái hơn. Người dùng hoàn toàn có thể tạo ra cho mình các emoji độc đáo khác.
• Team directory: Slack sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các thông tin về chức danh, vị trí của các đồng đội khác trong nhóm.

Xem thêm: 19+ phần mềm quản lý công việc , điều hành cho nhân viên hiệu quả

3. Cách sử dụng Slack đơn giản, dễ dàng

Sau khi đã có hiểu biết cơ bản về Slack là gì, doanh nghiệp cũng cần biết cách sử dụng phần mềm này vào trong hoạt động của tổ chức. Các tính năng của Slack đều vô cùng trực quan và dễ hiểu. Người dùng hoàn toàn có thể tạo cho mình một kênh chat riêng mà không mất nhiều thời gian.

3.1 Tổng hợp các lệnh trong Slack cần biết

Các lệnh trong ứng dụng Slack sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình doanh nghiệp làm việc, trao đổi. Việc nắm bắt từng lệnh cũng như chức năng, công dụng của nó sẽ giúp việc thao tác trên phần mềm diễn ra suôn sẻ hơn. Sau đây là danh sách những lệnh nổi bật nhất có trong Slack:

• @channel: Channel hay còn được gọi là "phòng thảo luận" trên Slack. Lệnh này sẽ nhóm gộp các thành viên theo các bộ phận, công việc khác nhau. Người dùng có thể gửi tin nhắn cho tất cả mọi người trong kênh bằng cách nhập @channel rồi bổ sung nội dung thông điệp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc đến tính riêng tư của thông tin khi sử dụng lệnh này. Đôi khi, không phải tất cả mọi người trong nhóm đều có liên quan đến tin nhắn được gửi đi.
• @username: Lệnh này dùng để gắn thẻ một thành viên nhất định trong nhóm. Chẳng hạn, khi người dùng muốn truyền đạt thông tin cho một người tên Mai, hãy nhập @Mai đi kèm với nội dung tin nhắn.
• @here: Câu lệnh này có chức năng giống với lệnh @channel. Tuy nhiên, khi sử dụng câu lệnh @here, tin nhắn của doanh nghiệp sẽ chỉ được gửi đến những người hiện đang trực tuyến.
• DM: Khi nội dung thông điệp mang tính riêng tư, người dùng có thể lựa chọn gửi tin nhắn cho một cá nhân cụ thể nào đó bằng cách sử dụng DM.
• Private Group: Khác với Channel, trong Private Group, tin nhắn sẽ chỉ được trao đổi giữa một nhóm người nhất định. Điều này hỗ trợ việc bảo mật các thông tin quan trọng trong tổ chức.
• /shrug: Câu lệnh này sẽ thêm \_(ツ)_/¯ vào tin nhắn được gửi đi.
• /open: Mở ra một phòng thảo luận mới.
• /leave: Rời khỏi một Channel.
• /collapse: Khi sử dụng lệnh này, tất cả các tệp gif và hình ảnh thường trên channel sẽ bị ẩn đi.

3.2 Cách tạo thêm Channel

Việc thêm một Channel mới vào Slack mang mục đích chính là mở ra một cuộc trò chuyện, kết nối mọi người lại với nhau. Thao tác tạo phòng thảo luận trên phần mềm cũng vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Tại danh mục menu bên trái nền tảng Slack, nhấn Add Channel sau đó nhấp chuột vào Create a channel.

Bước 2: Tiến hành đặt tên cho Channel vừa tạo tại mục Name. Người dùng có thể mô tả kênh tại Description. Hãy chọn Make private nếu doanh nghiệp muốn tạo Channel riêng tư. Cuối cùng là nhấn Create.

Bước 3: Mời thành viên bằng cách nhập email của các thành viên, sau đó nhấp chuột vào Add.

Sau khi hiểu Slack là gì, người dùng đã có thể biết được ứng dụng đem đến cho họ rất nhiều tiện ích. Việc tùy chỉnh các lựa chọn trong Slack sẽ tạo ra một kênh liên lạc thích hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Người dùng có thể cá nhân hóa nền tảng Slack bằng cách:

Bước 1: Nhấp chuột vào Channel cần tùy chỉnh, sau đó chọn biểu tượng chữ i.

Bước 2: Nhấn vào Add để thêm thành viên. Tiếp đến chọn More, màn hình sẽ hiển thị các thiết lập sau:

• Channel notification: Tùy chọn các thông báo xuất hiện trong kênh chat.
• Mute: Tắt tiếng cuộc trò chuyện.
• Rename Channel: Đổi tên Channel.
• Jump to date: Chuyển đến một ngày cụ thể.
• Add app: Thêm app khác.
• Additional options: Tùy chọn bổ sung.
• Manage posting permissions: Quản lý quyền đăng tin trên hệ thống.

Đôi khi, người dùng sẽ muốn nhắn tin cho một đối tượng cụ thể. Vì nội dung thông tin mang tính riêng tư nên việc gửi vào Channel là không thích hợp. Thấu hiểu được điều này, Slack hỗ trợ gửi thông điệp riêng tư một cách dễ dàng. Tại mục Direct Messages, chỉ cần nhấp chuột vào tên người nhận, sau đó soạn và gửi tin nhắn bên khung chat.

Trong một nhóm làm việc, thông tin được truyền đi giữa nhiều người khác nhau, đan xen phức tạp. Phần mềm Slack còn có tính năng hỗ trợ tìm lại tin nhắn, tài khoản đồng nghiệp khi cần thiết. Thao tác thực hiện vô cùng đơn giản. Người dùng chỉ cần gõ nội dung muốn tìm trên thanh tìm kiếm. Kết quả sẽ được xuất hiện ngay tức thì.

Như đã nói trong khi giải thích ứng dụng Slack là gì, phần mềm này có chức năng chỉnh sửa tin nhắn một cách tiện lợi. Người dùng có thể sử dụng tùy chọn khác nhau đối với tin nhắn như sửa chữa, xóa vĩnh viễn hoặc ghim tin nhắn. Để thực hiện, chỉ cần trỏ chuột vào tin nhắn đó, nhấn vào dấu ba chấm, chọn Edit message để chỉnh sửa, Delete message để xóa và Pin to this conversation khi muốn ghim tin nhắn.

Đôi khi, các thành viên trong doanh nghiệp được thêm vào quá nhiều nhóm khác nhau khiến họ cảm thấy bối rối. Trong trường hợp này, tính năng tùy chỉnh thông báo sẽ vô cùng hữu ích. Người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào một Channel nhất định, sau đó chọn Channel notification.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ có các dự án tạm thời và ngắn hạn. Sau khi hoàn tất, nhóm trò chuyện giữa các cá nhân trong dự án sẽ không còn ý nghĩa. Lúc này, họ sẽ có nhu cầu rời đi để tránh nhận các thông báo không liên quan. Người dùng có thể nhấn chuột phải vào vào Channel muốn rời, sau đó chọn Leave channel.

Slack cho phép người dùng thêm các Emoji mà họ muốn vào đoạn hội thoại. Thậm chí, các thành viên còn có thể tự thiết kế ra các biểu tượng thú vị cho riêng mình. Để chèn Emoji, chỉ cần đặt chuột ở vị trí tin nhắn, sau đó chọn biểu tượng hình răng cưa ở khung bên phải và thêm biểu tượng cảm xúc phù hợp.

3.10 Chỉnh Theme của Slack

Việc thay đổi chủ đề cho Channel sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên cuốn hút hơn. Thao tác tùy chỉnh Theme trên ứng dụng Slack cũng vô cùng đơn giản. Trên Menu Preferences, người dùng chỉ cần chọn thanh chủ đề (sidebar theme) rồi sử dụng Theme được cung cấp sẵn hoặc nhấp chuột vào Customize ở góc dưới cùng để thiết kế nên một chủ đề riêng.

Bên cạnh Slack, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp trao đổi thông tin, liên lạc trong doanh nghiệp với Viindoo Discuss. Có thể nói, Viindoo Discuss là nền tảng “mạng xã hội nội bộ” dành riêng cho doanh nghiệp với những tính năng và ưu điểm vượt trội.

Điểm nổi bật nhất của Viindoo Discuss là tích hợp giao diện trao đổi công việc, khung chat trên mọi phần mềm khác trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo. Nhân viên khi thực hiện bất cứ công việc nào - từ tạo đơn mua, bán, thanh toán, lên hóa đơn… đều có thể trao đổi trực tiếp ngay tại giao diện quản lý của công việc, nhiệm vụ đó. Người dùng còn có thể gửi email trực tiếp cho khách hàng ngay từ chính giao diện phần mềm. Nhờ vậy, mọi trao đổi công việc đều tập trung, không bị rải rác, bỏ sót trên nhiều mạng xã hội.

Ngoài ra, Viindoo Discuss còn có các tính năng khác như:

• Tạo kênh chat, các phòng ban, dự án và set quyền riêng tư hoặc công khai
• Thêm biểu tượng cảm xúc cho tin nhắn, gởi kèm tài liệu, hình ảnh cùng tin nhắn dễ dàng,...
• Kết hợp với phần mềm, app sắp xếp công việc, dự án Viindoo Project để tối ưu hiệu suất công việc.
• Và còn rất nhiều tính năng khác chờ doanh nghiệp trải nghiệm với chỉ từ 198.000đ/ người dùng/ tháng.