Microsoft Teams là gì? Microsoft Teams có những ưu điểm và các tính năng nào nổi bật? Doanh nghiệp có cần phải trả phí để sử dụng nền tảng này không? Mời quý độc giả cùng Phần mềm quản lý dự án online Viindoo tìm hiểu chi tiết phần mềm trên trong nội dung dưới đây.
1. Phần mềm Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi. Ứng dụng bao gồm các chức năng như meeting video, lưu trữ tệp và có thể tích hợp với bộ Office 365. Ngày nay phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft Teams đang trở thành ứng dụng họp trực tuyến phổ biến nhất của chính tập đoàn Microsoft như Sky For Business, Microsoft Classroom.
Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin nhóm của Microsoft dành cho doanh nghiệp.
Microsoft Teams gồm 3 thành phần chính là:
Nhóm: Nhiều người sẽ làm việc cùng nhau trên một hệ thống.
Kênh: Diễn ra các cuộc hội thoại trao đổi công việc giữa các thành viên trong cùng một nhóm. Người dùng có thể chat, video call, tổ chức các cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ tệp ngay trên ứng dụng.
Tab: Công cụ giúp người dùng trong cùng một kênh có thể trao đổi thông tin với nhau. Kênh mặc định sẽ có 3 tab: Trò chuyện, Tệp và Wiki. Bên cạnh đó, bạn có thể linh hoạt tạo các tab khác phù hợp với nhu cầu công việc.
>>>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất
2. Các tính năng của ứng dụng Microsoft Teams
Vậy, các tính năng của Phần mềm quản lý công việc nội bộ này là gì? Thực tế, ứng dụng này được thiết kế với 4 chức năng chính và cần thiết với mọi doanh nghiệp. Hãy cùng nhau tìm hiểu về các tính năng này trong nội dung dưới đây.
Tổ chức cuộc họp ở mọi nơi: Với Microsoft Teams, doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo bằng âm thanh, video, web với mọi đối tượng ở mọi nơi. Ngoài ra, ứng dụng còn cho phép người dùng lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình… Tính năng lên lịch giúp người dùng có tài khoản email hợp lệ có thể tham gia nhanh chóng. Bạn chỉ cần bấm vào liên kết gửi qua mail để tham gia vào cuộc họp.
Tổ chức cuộc họp lớn, sự kiện trực tiếp: Nền tảng cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp lớn, hội thảo trực tuyến và sự kiện trong toàn công ty. Số lượng người tối đa được hỗ trợ trong mỗi sự kiện là 10.000 người. Đặc biệt, tất cả đều sẽ có được trải nghiệm nhất quán khi sử dụng nền tảng
- Dễ dàng nắm bắt thông tin cuộc họp: Teams hỗ trợ ghi âm, quay video, ghi lại hoạt động. Tính năng này được thực hiện qua chia sẻ màn hình và tạo ghi chú cuộc họp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ghi âm cuộc họp ngay trên nền tảng. Người tham gia mới cũng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin đã bỏ lỡ thông qua các ghi chú.
- Dễ dàng cộng tác và chia sẻ nội dung: Microsoft Teams cho phép doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ nội dung khi tham gia cuộc họp. Trong quá trình này, người đó vẫn có thể cộng tác một cách liền mạch. Ưu điểm này có được nhờ sự tích hợp của Teams với Office 365.
MS Teams cho phép doanh nghiệp tổ chức cuộc họp, hội nghị, sự kiện trực tuyến ở mọi nơi.
>>>> Xem thêm: 15 app sắp xếp công việc tối ưu thời gian cho người bận
3. Microsoft Teams có mất phí không?
Đến đây, chắc chắn doanh nghiệp sẽ thắc mắc “Sử dụng Microsoft Teams có mất phí không”. Thực tế, nền tảng này cung cấp hai phiên bản là có tính phí và miễn phí. Thông thường, gói dịch vụ miễn phí sẽ bị hạn chế về tính năng. Cụ thể, để đưa ra quyết định phù hợp, doanh nghiệp nên theo dõi chi tiết dưới đây về cả hai gói dịch vụ này.
3.1 Gói miễn phí giới hạn tính năng
Như đã nói, gói dịch vụ miễn phí của Teams sẽ bị giới hạn về tính năng. Khi dùng gói này, doanh nghiệp có thể trải nghiệm không giới hạn các tính năng cơ bản như nhắn tin, nghe gọi. Mỗi nhóm sẽ được cung cấp 10GB bộ nhớ và thêm 2GB cho mỗi thành viên. Khi đăng ký gói này, doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc họp nhóm với tối đa 100 người tham dự và trong 60 phút.
Khi dùng gói MS Teams miễn phí, người dùng có thể sử dụng các tính năng cơ bản.
>>>> Tìm Hiểu Thêm: 9 app quản lý thời gian tốt, miễn phí trên điện thoại, máy tính
3.2 Gói trả phí
Ngoài nội dung được hỗ trợ giống gói miễn phí, khi trả phí, người dùng sẽ được cung cấp thêm nhiều tính năng tuyệt vời khác. Đặc biệt, người dùng sẽ có 1 tháng dùng thử miễn phí trước khi quyết định. Hiện tại, Microsoft Teams đang cung cấp 2 gói trả phí như sau:
3.2.1 Gói cá nhân
Với phiên bản dành cho cá nhân, người dùng có thể trò chuyện, gọi video, sử dụng các ứng dụng phổ biến của Microsoft. Phiên bản này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa tài khoản cá nhân và công việc. Từ đó, các gia đình có thể kết nối với ảnh, lịch, trò chuyện và video mà không lo sẽ ảnh hưởng đến công việc.
Chỉ với 9,99$/tháng bạn đã có thể đăng ký gói MS 365 gia đình dành cho tối đa 6 người.
Khi đăng ký phiên bản này, bạn sẽ sử dụng được cả các tính năng cao cấp. Đồng thời, các tài khoản sẽ được tích hợp cùng gói cá nhân Microsoft 365. Để đăng ký dịch vụ này, mỗi tài khoản phải trả mức phí 6,99$ mỗi tháng. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký gói gia đình dành cho 6 người với giá 9,99$/tháng.
3.2.2 Gói doanh nghiệp
Khác với gói cá nhân, các gói dành cho doanh nghiệp của Teams rất đa dạng. Các tổ chức có thể sử dụng các tính năng không giống nhau với các mức giá khác nhau. Cụ thể, Microsoft Teams đang cung cấp 4 gói dịch vụ cho doanh nghiệp bao gồm:
Office 365 ProPlus: Gói này có giá là 12$/ người, mỗi tháng. Khi đăng ký ProPlus, doanh nghiệp phải cam kết theo năm. Phiên bản này sẽ hỗ trợ các ứng dụng Office kèm tính năng lưu trữ, chia sẻ tệp trên đám mây có tính hợp ứng dụng của Office. Dịch vụ này sở hữu những tiện ích nổi bật như sau:
Dung lượng lưu trữ, chia sẻ tệp trên OneDrive lên tới 1TB.
Không giới hạn số người dùng tối đa.
Gói Office 365 E1: Doanh nghiệp sẽ cam kết hàng năm với giá 8$ cho một người dùng mỗi tháng để đăng ký gói này. Lúc này, doanh nghiệp có thể dùng thêm email, lưu trữ, chia sẻ tệp, Office Online, cuộc họp và nhiều dịch vụ khác. Tuy nhiên, phiên bản không được tích hợp với các ứng dụng Office. E1 sẽ cung cấp các tiện ích sau:
Tự chọn địa chỉ tên miền email và dung lượng lưu trữ hộp thư lên tới 50GB.
Tối đa 1TB lưu trữ tệp trên OneDrive.
Cập nhật thông tin, tham gia site liên lạc, site nhóm trong mọi mạng nội bộ bằng SharePoint.
Tổ chức cuộc họp hội thảo video HD với tối đa 250 người tham gia.
Tổ chức cuộc họp trực tiếp cho tối đa 10.000 người tham gia.
Office 365 E3: Đây cũng là một gói cam kết theo năm với giá 20$ cho mỗi người dùng một tháng. Với gói này, bạn được phép dùng mọi tính năng của ProPlus và E1 cùng công cụ bảo mật cao. Office 365v E3 nổi bật với các tiện ích sau:
Tùy chọn địa chỉ miền email và được phép lưu trữ hộp thư với dung lượng 100GB.
Lưu trữ đám mây cá nhân với dung lượng không giới hạn.
Được cập nhật thông tin và tham gia các site liên lạc, nhóm bằng SharePoint.
Tổ chức hội thảo video, trực tuyến với tối đa 250 người tham gia.
Office 365 E5: Gói dịch vụ này có giá 35$ cho mỗi tài khoản trong một tháng và được cam kết hàng năm. Với E5, bạn có thể sử dụng mọi tính năng có ở phiên bản E3 với chế độ bảo mật, phân tích, chức năng thoại nâng cao. Phiên bản này sở hữu những điểm nổi bật như:
Sở hữu mọi tiện ích nổi bật của Office 365 E3.
Trang bị tính năng Chống mối đe dọa Nâng cao của Office 365.
Công cụ Customer Lockbox giúp kiểm soát các bộ phận hỗ trợ truy cập vào hộp thư.
Chức năng Quản trị Dữ liệu Nâng cao giúp phân loại tự động, nhập thông minh,...
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 4 gói dịch vụ trả phí với các tính năng khác nhau.
4. Ưu và nhược điểm của Microsoft Teams
Nếu doanh nghiệp đang thắc mắc “Ưu và nhược điểm của Microsoft Teams là gì” thì câu trả lời sẽ có trong phần này. Ngay sau đây, mời doanh nghiệp cùng tìm hiểu nội dung đánh giá chi tiết về ứng dụng
4.1 Ưu điểm của Microsoft Teams
Có thể thấy, Teams có thể hỗ trợ tốt mọi hoạt động cộng tác của các thành viên trong tổ chức. Điểm ưu việt nhất của công cụ này nằm ở việc các tính năng được phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Cụ thể các ưu điểm của Microsoft Teams là:
Chi phí: Nếu đã sử dụng trọn bộ Office 365 bản quyền thì doanh nghiệp không cần trả thêm bất kỳ chi phí nào.
Họp trực tuyến, chat, gọi điện mọi lúc mọi nơi: Ứng dụng cho phép tổ chức các cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 người.
Tập trung dữ liệu: Dữ liệu được đặt ở một nơi duy nhất giúp thành viên ít bị phân tâm và tập trung để làm việc.
Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng: Microsoft cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả làm việc.
Dữ liệu được bảo mật tốt: Người quản lý có thể kiểm soát, hạn chế tính năng sử dụng của nhân viên.
MS Teams cho phép doanh nghiệp tổ chức cuộc họp ở mọi nơi với tối đa 300 người tham dự.
4.2 Nhược điểm của Microsoft Teams
Bên cạnh các ưu điểm, Microsoft Teams vẫn tồn tại không ít hạn chế. Vậy nhược điểm của ứng dụng Microsoft Team là gì? Câu trả lời sẽ được tìm thấy ngay sau đây:
Giới hạn số lượng kênh: Mỗi nhóm được phép tạo tối đa 100 kênh.
Bất cập về cách sắp xếp tệp chia sẻ: Doanh nghiệp phải áp dụng quy tắc phân loại trước khi tiến hành tải lên dữ liệu. Nếu không, quá trình phân chia tệp sau đó sẽ gặp nhiều khó khăn.
Phân quyền bị hạn chế: Người quản lý chỉ có khả năng kiểm soát, hạn chế quyền hạn của thành viên.
Không hỗ trợ quyền hạn nhà quản trị: Doanh nghiệp không thể chỉ định quyền hạn cho thành viên.
Bất cập trong sắp xếp tệp chia sẻ là một hạn chế lớn của MS Teams.
5. Phần mềm Quản lý Công việc toàn diện Viindoo Project
Như vậy, Viindoo vừa giúp doanh nghiệp tìm hiểu Microsoft Teams qua chức năng chính là tạo cuộc họp. Tuy nhiên, ngoài tính năng này, MS Teams còn được biết đến với khả năng quản lý, theo dõi công việc. Tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể tham khảo Viindoo Project - một nền tảng quản lý công việc, dự án chuyên biệt.
Với Viindoo Project, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể theo dõi và kiểm soát công việc từ xa. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ việc lập kế hoạch kết hợp với theo dõi tiến độ chỉ trên một nền tảng duy nhất. Để hiểu thêm về Viindoo Project, mời doanh nghiệp cùng tìm hiểu về tính năng và chi phí sử dụng ứng dụng này.
Viindoo Project là một phần mềm quản lý công việc, dự án chuyên biệt.
Tính năng của Viindoo Project - Phần mềm Quản lý công việc toàn diện
Viindoo Project sở hữu những tính năng vượt trội như sau:
Bám sát tiến độ, kiểm soát quy trình làm việc: Phần mềm sẽ quản lý công việc linh hoạt giúp dự án, công việc dễ dàng được hoàn thành với các chức năng:
Theo dõi và bám sát tiến độ với chức năng lập kế hoạch, kiểm soát người phụ trách công việc, theo dõi thời gian làm việc.
Quy trình làm việc được chuẩn hóa dễ dàng tại giao diện Kanban, thiết lập quản lý khoa học…
Mọi tài liệu, trao đổi liên quan đến công việc đều được ghi lại và lưu trữ ngay tại từng công việc, nhiệm vụ.
Giao diện hiện đại; Cộng tác, minh bạch thông tin: Người dùng có thể theo dõi tiến độ qua nhiều góc nhìn với các biểu đồ trực quan như biểu đồ Gantt, Kanban, List, v.v. Việc phân chia công việc và phối hợp giữa các phòng ban có thể thực hiện trên cùng 1 giao diện.
Hệ thống báo cáo tổng quan, tức thời giúp Dự báo nguồn lực, nhu cầu: Dữ liệu sẽ được trực quan hóa thông qua các biểu đồ, bảng phân tích,... Nhờ thế, người quản lý dễ dàng nắm được tình hình thực tế của nhân sự, công việc. Người lãnh đạo dễ dàng phân bổ nguồn lực, giao việc, lập dự báo thời gian và thời gian cho từng dự án… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tính toán lợi nhuận thông qua so sánh giữa thời gian dự kiến và thực tế.
Đặc biệt hơn, Viindoo Project có thể tích hợp với “mạng xã hội doanh nghiệp” - ứng dụng Viindoo Discuss. Với Viindoo Discuss, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tất cả các tin nhắn, thông báo trên cùng một hệ thống.
Điểm nổi bật nhất của Viindoo Discuss là tích hợp giao diện trao đổi công việc, khung chat trên mọi phần mềm khác trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo. Nhân viên khi thực hiện bất cứ công việc nào - từ tạo đơn mua, bán, thanh toán, lên hóa đơn… đều có thể trao đổi trực tiếp ngay tại giao diện quản lý của công việc, nhiệm vụ đó. Nhờ vậy, mọi trao đổi công việc đều tập trung, không bị rải rác, bỏ sót trên nhiều mạng xã hội.
Viindoo Discuss cũng cho phép người dùng gọi điện, gọi video, chia sẻ màn hình cho nhau hoặc theo nhóm chỉ qua một cú click.
Tích hợp đầy đủ với các ứng dụng Viindoo khác: Người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc Viindoo Project kết hợp cùng các ứng dụng bán hàng, CRM, chấm công và quản lý hóa đơn trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo. Nhờ vậy, mọi công việc sẽ trở nên xuyên suốt, được quản lý tập trung, chính xác, dễ dàng hơn.
Chi phí sử dụng phần mềm Quản lý công việc Viindoo Project
Viindoo Project là nền tảng quản lý tác vụ hiệu quả về chi phí tốt nhất trên thị trường hiện nay. Nền tảng này phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bên cạnh đó, chi phí sử dụng phần mềm trên chỉ tính theo số lượng người dùng thực tế. Như vậy, với mỗi tài khoản, doanh nghiệp có thể tùy chọn nhiều tính năng khác nhau mà không bị giới hạn. Ngoài ra, trước khi quyết định thanh toán, doanh nghiệp sẽ được dùng thử miễn phí trong 15 ngày.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
ĐĂNG KÝ NGAY hoặc Nhận tư vấn
Như vậy, bài viết đã trả lời được câu hỏi “Microsoft Teams là gì?”Qua đây, nếu vẫn còn thắc mắc, bạn vui lòng để lại chia sẻ dưới phần bình luận để được hỗ trợ. Ngoài ra, khi có nhu cầu sử dụng một phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, bạn có thể tham khảo Viindoo Project. Đây chắc chắn là một ứng dụng ưu việt, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.
>>>> Tiếp Tục Với:
