Tính giá hàng tồn kho chính xác nhờ ứng dụng ERP

Tính giá hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính và ra quyết định cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Định giá hàng tồn kho chính xác và hiệu quả không chỉ đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy mà còn đóng vai trò then chốt trong việc xác định giá thành sản phẩm, lợi nhuận gộp và hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Trong thị trường năng động và cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để hợp lý hóa các quy trình định giá hàng tồn kho của họ. Phần mềm kho sử dụng hệ thống ERP cung cấp cách tiếp cận toàn diện và tích hợp để quản lý hàng tồn kho, cho phép các công ty đưa ra quyết định có căn cứ và tối ưu hóa các chiến lược quản lý hàng tồn kho của họ.

Trong bài viết này, Viindoo sẽ cùng bạn khám phá những lợi ích, rủi ro, phương pháp và cách thức triển khai thực tế của việc sử dụng ERP trong quản lý định giá hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả, độ chính xác trong việc định giá và quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hãy đi sâu vào thế giới của ERP và tác động biến đổi của nó đối với việc định giá hàng tồn kho.

Tính giá hàng tồn kho có quan trọng hay không?

Tính giá hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của các công ty. Định giá hàng tồn kho chính xác và hiệu quả mang lại một số lợi ích đáng kể:

>>>> Xem Thêm: Xây dựng và theo dõi Báo cáo sản xuất hiệu quả

FIFO (First-In-First-Out)

​ Phương pháp FIFO: Phương pháp này giả định rằng những mặt hàng đầu tiên được mua là những mặt hàng đầu tiên được bán. Giá vốn hàng bán dựa trên giá vốn của hàng tồn kho sớm nhất:

• Công thức tính giá vốn hàng bán (COGS):
• • Giá vốn hàng bán = Chi phí lô hàng đầu tiên nhận được * Số lượng hàng tồn kho đã bán
• Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
• • Giá trị tồn kho cuối kỳ = Giá vốn của lô cuối cùng * Số lượng tồn kho

LIFO (Last-In-First-Out)

Trái ngược với FIFO, phương pháp này giả định rằng những mặt hàng được mua mới nhất là những mặt hàng được bán đầu tiên. Điều này có thể dẫn đến giá vốn hàng bán thấp hơn nếu giá tăng theo thời gian.

• Công thức tính giá vốn hàng bán (COGS):

• • COGS = Chi phí của lô hàng gần đây nhất nhận được * Số lượng hàng tồn kho đã bán
• Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
• • Trị giá hàng tồn cuối kỳ = Giá vốn của lô hàng đầu tiên * Số lượng hàng tồn cuối kỳ

Hiện nay ít doanh nghiệp sử dụng phương pháp LIFO (Last-In-First-Out) để định giá hàng tồn kho. Có một số lý do chính làm giảm mức độ phổ biến của phương pháp này: Không tương thích với các chuẩn mực Kế toán Quốc tế, tính phức tạp trong tính toán, tác động tiêu cực đối với Báo cáo Tài chính, không phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định.

Bình quân gia quyền

Đây là phương pháp tính toán giá trị tồn kho theo giá thành bình quân . Chi phí trung bình được tính bằng cách chia tổng giá trị hàng tồn kho cho số lượng hàng tồn kho.

•  Công thức cho Chi phí trung bình trên mỗi đơn vị như sau:
• • Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị = (Tổng giá trị hàng tồn kho) / (Tổng số lượng hàng tồn kho)
• Để tính giá vốn hàng bán (COGS) bằng Phương pháp chi phí trung bình, bạn có thể sử dụng công thức sau:
• • COGS = Chi phí trung bình trên mỗi đơn vị * Số lượng hàng tồn kho đã bán
• Và để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ bằng Phương pháp chi phí trung bình, công thức là: 
• • Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị * Số lượng hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ
• Dưới đây là ví dụ từng bước minh họa cách tính chi phí trung bình trên mỗi đơn vị, giá vốn hàng bán (COGS) và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ bằng Phương pháp chi phí trung bình:
• • Giả sử một công ty có các giao dịch hàng tồn kho sau trong một khoảng thời gian:
  • • Hàng tồn kho đầu kỳ: 100 đơn vị với giá $10 mỗi đơn vị
    • Mua hàng: 200 đơn vị ở mức 12 đô la mỗi đơn vị
      Doanh số: 150 chiếc
  • Bước 1: Tính Tổng giá trị hàng tồn kho
  • • Tổng giá trị hàng tồn kho = (Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ) + (Giá trị mua hàng)
    • Tổng giá trị hàng tồn kho = (100 đơn vị * $10 mỗi đơn vị) + (200 đơn vị * $12 mỗi đơn vị)
    • Tổng giá trị hàng tồn kho = $1.000 + $2.400
    • Tổng giá trị hàng tồn kho = $3.400
  • Bước 2: Tính Tổng số lượng hàng tồn kho
  • • Tổng số lượng hàng tồn kho = (Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ) + (Số lượng mua hàng)
    • Tổng số lượng hàng tồn kho = 100 đơn vị + 200 đơn vị
    • Tổng số lượng hàng tồn kho = 300 đơn vị
  • Bước 3: Tính Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị
  • • Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị = Tổng giá trị hàng tồn kho / Tổng số lượng hàng tồn kho
    • Chi phí trung bình trên mỗi đơn vị = $3.400 / 300 đơn vị
    • Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị = $11,33 mỗi đơn vị (làm tròn đến hai chữ số thập phân)
  • Bước 4: Tính Giá vốn Hàng bán (COGS)
  • • COGS = Chi phí trung bình trên mỗi đơn vị * Số lượng hàng tồn kho đã bán
    • Giá vốn hàng bán = $11,33 mỗi đơn vị * 150 đơn vị
      Giá vốn hàng bán = $1.699,50
  • Bước 5: Tính Giá trị Hàng tồn kho Cuối kỳ
  • • Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị * Số lượng hàng tồn kho
    • Còn lại vào cuối kỳ Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = 11,33 USD mỗi đơn vị * (300 đơn vị - 150 đơn vị)
    • Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = 11,33 USD mỗi đơn vị * 150 đơn vị
    • Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = $1.699,50
  • Vì vậy, dựa trên Phương pháp Chi phí Trung bình, giá vốn hàng bán (COGS) là $1.699,50 và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ cũng là $1.699,50.

FEFO (First-Expired-First-Out)

FEFO (First-Expired-First-Out) FEFO (Hết hạn trước-Xuất trước) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng để ưu tiên bán hoặc sử dụng hàng hóa dựa trên ngày hết hạn của chúng. Nó đảm bảo rằng các mặt hàng có ngày hết hạn sớm nhất sẽ được tiêu thụ hoặc bán trước, giảm nguy cơ sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng trong kho.

Trong các ngành mà sản phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế, chẳng hạn như thực phẩm và dược phẩm, FEFO đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chất thải và tuân thủ các quy định. Phương pháp này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng dễ hỏng hoặc hàng hết hạn sử dụng, vì nó giúp họ quản lý hàng tồn kho hiệu quả và giao sản phẩm mới cho khách hàng:

• Xác định các sản phẩm hoặc mặt hàng có ngày hết hạn sớm nhất.
• Ưu tiên sử dụng hoặc bán những mặt hàng này hơn những mặt hàng khác trong kho.
• Tiếp tục quy trình này khi nhận được hàng tồn kho mới, luôn sử dụng hoặc bán các mặt hàng có ngày hết hạn sớm nhất trước tiên.

Không giống như các phương pháp định giá hàng tồn kho truyền thống như FIFO (Nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (Nhập sau xuất trước) tập trung vào thứ tự mua, FEFO nhấn mạnh vào thứ tự hết hạn, đảm bảo rằng các mặt hàng cũ hơn được sử dụng hoặc bán trước những cái mới hơn. Bằng cách triển khai phương pháp FEFO, các doanh nghiệp có thể cải thiện các hoạt động quản lý hàng tồn kho tổng thể, giảm tổn thất do sản phẩm hết hạn sử dụng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp hàng hóa tươi mới và chất lượng cao.

Quy tắc LIFO

Quy tắc LIFO cho phép doanh nghiệp sử dụng phương pháp LIFO cho mục đích thuế và phương pháp FIFO cho báo cáo tài chính. Điều này cho phép các doanh nghiệp tận dụng các lợi ích về thuế của phương pháp LIFO mà không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của họ, nếu các quy định về thuế cho phép. Tuy nhiên, phương pháp này có thể tạo ra sự không thống nhất về thông tin tài chính giữa mục tiêu thuế và báo cáo tài chính.

Phương pháp thay thế (Lagern)

Phương pháp giá Lagern (Thay thế) cho phép doanh nghiệp thay thế chi phí của hàng tồn kho hiện tại bằng chi phí của hàng tồn kho mới mua khi giá của hàng tồn kho đã tăng kể từ lần mua đầu tiên. Phương pháp này giúp giảm thiểu hao hụt giá trị hàng tồn kho và điều chỉnh giá trị hàng tồn kho theo giá thị trường hiện hành.

Phương pháp nhập cao nhất, xuất cao nhất

Phương pháp nhập cao nhất, xuất cao nhất giả định rằng các mặt hàng tồn kho có giá trị cao nhất sẽ được bán trước. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị cao và thường được sử dụng trong các ngành công nghệ cao, nơi giá trị hàng tồn kho có thể biến động đáng kể trong thời gian ngắn.

Bên cạnh những lợi ích, việc định giá hàng tồn kho cũng đi kèm với những rủi ro nhất định cần được xem xét

Lợi ích khi định giá hàng tồn kho hiệu quả

1. Tích hợp dữ liệu tồn kho : ERP tích hợp dữ liệu tồn kho từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu.
2. Quản lý lợi nhuận gộp hiệu quả : ERP giúp quản lý lợi nhuận gộp hiệu quả bằng cách định giá chính xác hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
3. Xác định chi phí sản phẩm chính xác : ERP tính toán chi phí sản phẩm dựa trên chi phí hàng tồn kho, hỗ trợ định giá và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
4. Phân tích hiệu suất sản xuất : ERP hỗ trợ phân tích hiệu suất sản xuất dựa trên định giá hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình quản lý sản xuất

Định giá tồn kho trong phần mềm Viindoo ERP

ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý định giá hàng tồn kho bằng cách cung cấp các công cụ và tích hợp dữ liệu để nâng cao hiệu quả quản lý:

1. Dữ liệu hàng tồn kho tích hợp : ERP tích hợp dữ liệu hàng tồn kho từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như mua, bán, nhập kho, sản xuất và kiểm kê... Điều này đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu hàng tồn kho, hỗ trợ định giá hàng tồn kho chính xác hơn.
2. Áp dụng các phương pháp định giá : ERP cho phép công ty lựa chọn nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau như FIFO, LIFO, bình quân gia quyền... Thông qua cấu hình hệ thống, các công ty có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp với chiến lược kinh doanh và các yêu cầu pháp lý của họ.
3. Tính toán chi phí hàng tồn kho : ERP tự động tính toán giá vốn hàng bán dựa trên các phương pháp định giá đã chọn. Điều này làm giảm công sức và thời gian tính toán đồng thời giảm thiểu sai sót trong qúa trình vận hành.
4. Báo cáo và phân tích hàng tồn kho : ERP cung cấp các báo cáo và biểu đồ để phân tích hàng tồn kho, giúp các công ty theo dõi hiệu suất, mức tiêu thụ, xu hướng hàng tồn kho và cho phép các chiến lược quản lý hàng tồn kho tốt hơn.
5. Xử lý kiểm kê : ERP hỗ trợ các quy trình kiểm kê bằng cách ghi lại và cập nhật số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Điều này cho phép các công ty so sánh dữ liệu kiểm kê với dữ liệu hệ thống, xác định sự khác biệt và điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi cần thiết.

>>>> Xem Thêm: Báo cáo tồn kho: Các mẫu báo cáo tồn kho và giải pháp hiệu quả

Hiểu nhu cầu định giá hàng tồn kho cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm phân loại sản phẩm, tỷ lệ doanh thu, tính dễ hư hỏng và bất kỳ tuân thủ quy định nào liên quan đến quản lý hàng tồn kho.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Tối ưu Dự báo tồn kho chính xác với ERP

Chọn một hệ thống ERP phù hợp với yêu cầu của công ty và cung cấp khả năng quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ. Tìm kiếm các tính năng như theo dõi thời gian thực, cập nhật tự động và tích hợp liền mạch với các khác liên quan đến chuỗi cung ứng như: bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán...

Tích hợp dữ liệu hàng tồn kho hiện có vào hệ thống ERP, có thể bằng cách nhập dữ liệu các thiết bị tự động hóa, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong quá trình xử lý để tránh sai sót và thống nhất trong quản lý tồn kho bằng mã vạch, ứng dụng di động,...) để thực hiện các nghiệp vụ kiểm kê nhập xuất hàng hóa.

Thiết lập các phương pháp định giá hàng tồn kho mong muốn trong hệ thống ERP, chẳng hạn như FIFO, LIFO hoặc chi phí trung bình. Xác định các thông số liên quan cho từng phương pháp, xem xét các yếu tố như biến động giá và ngày hết hạn.

Tận dụng các tính năng tự động hóa của hệ thống ERP để tự động thực hiện các phép tính định giá hàng tồn kho. giảm thiểu sai sót do các thao tác thủ công.

>>>> Đọc Về Hướng dẫn Định giá tồn kho trong Viindoo ​

Tất cả các phát sinh kế toán kho liên quan đến phần định giá được tính toán tự động từ các yếu tố như: giá mua vào, chi phí phát sinh, chi phí giá thành sản xuất khi thành phẩm nhập kho, chi phí mất mát tiêu hao, phế liệu....

Đảm bảo hệ thống ERP cung cấp các cập nhật theo thời gian thực về mức độ và giá trị hàng tồn kho. Thông tin theo thời gian thực cho phép ra quyết định tốt hơn và xác định ngay lập tức mọi vấn đề liên quan đến hàng tồn kho.

Báo cáo định giá tồn kho trong phần mềm Viindoo

Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho vật lý thường xuyên để xác minh tính chính xác của dữ liệu được ghi trong hệ thống ERP. Điều này giúp xác định sự không nhất quán và đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng tồn kho.

Cung cấp đào tạo phù hợp liên quan đến quản lý hàng tồn kho để sử dụng hiệu quả hệ thống ERP của nhân viên cho các nhiệm vụ định giá. Việc sử dụng và đảm bảo hệ thống đào tạo phù hợp trong quy trình định giá hàng tồn kho.

Liên tục giám sát hiệu suất của hệ thống ERP trong việc định giá hàng tồn kho và thực hiện các cải tiến khi cần thiết. Điều này đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động hiệu quả và có khả năng đáp ứng nhu cầu định giá hàng tồn kho đang phát triển của doanh nghiệp.

Việc triển khai ERP trong quản lý định giá hàng tồn kho không chỉ là xu hướng hiện đại mà còn là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và giải quyết thách thức trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Khả năng tự động hóa và tích hợp dữ liệu của ERP tối ưu hóa quy trình định giá, cung cấp dữ liệu chính xác và minh bạch, giảm sai sót và tối đa hóa hiệu quả tài chính.

Ngoài việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, ERP còn hợp lý hóa các quy trình kinh doanh tổng thể, từ quản lý nhà cung cấp, đặt hàng, sản xuất, kho bãi, đến bán hàng và chăm sóc khách hàng. Điều này thúc đẩy sự nhanh nhẹn và khả năng đáp ứng trong việc đáp ứng nhu cầu của thị trường và khách hàng.

Một trong những điểm mạnh của ERP không chỉ nằm ở khả năng tích hợp dữ liệu mà còn ở khả năng phân tích, cung cấp thông tin chi tiết và chính xác để hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và chiến thuật. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Với tính hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao tính minh bạch, việc áp dụng ERP trong quản lý định giá hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức hiện tại mà còn chuẩn bị cho sự phát triển bền vững và thành công trong tương lai. Nó đã trở thành một công cụ không thể thiếu mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua trong hành trình hướng tới thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Tồn kho an toàn: Đảm bảo hoạt động kho không gián đoạn với Phần mềm quản lý kho Viindoo
• Reorder point là gì? Cách quản lý reorder point hiệu quả