Quản trị sự thay đổi là gì? Quy trình và mô hình quản trị hiệu quả

Nhu cầu quản trị sự thay đổi rất phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Những thay đổi kịp thời và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trên con đường phát triển của mình. Bài viết dưới đây của Viindoo sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu kỹ hơn về nhu cầu quản trị này.

1. Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi dự đoán và hạn chế những thay đổi thụ động/chủ động từ bên trong hoặc bên ngoài gây ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Nhìn chung, mọi sự thay đổi dù lớn hay nhỏ đều gây ra hậu quả khác nhau đối với doanh nghiệp như: Tâm lý làm việc của nhân viên, cách thức vận hành. Do đó, nếu doanh nghiệp dự đoán trước được những thay đổi này sẽ hạn chế biến cố, gián đoạn xảy ra trong quá trình kinh doanh.

Thông thường, có 3 dạng quản trị sự thay đổi chính:

• Thay đổi để phát triển, thích ứng: Trước sự phát triển của công nghệ hiện đại, doanh nghiệp cần thay đổi quy trình vận hành, cơ cấu nhân sự… để thích ứng với thời đại, thị trường mới. Ở kiểu quản trị này, các thay đổi thường được xảy ra ở quy mô nhỏ như: Bổ sung nhân sự, mở rộng phạm vi làm việc, thay đổi cơ cấu vận hành…
• Thay đổi để chuyển tiếp: Đây là một loại thay đổi diễn ra ở phạm vi lớn hơn nhằm giúp doanh nghiệp chuyển sang trạng thái như sáp nhập, tự động hóa, mua lại.
• Thay đổi để chuyển đổi : Đây là kiểu thay đổi xảy ra ở phạm vi và quy mô lớn, tạo ra sự khác biệt đáng kể so với hai loại trước. Kiểu thay đổi này thường được áp dụng trong trường hợp chuyển ngành kinh doanh mới, lân cận hoặc khác biệt so với lĩnh vực ban đầu.

>>>> Tìm hiểu thêm: 

• Kaizen trong sản xuất: Hướng dẫn toàn diện cho Doanh nghiệp Sản xuất
• Tích hợp Six Sigma trong sản xuất ​

>>>> Xem Thêm: Quản trị rủi ro là gì? 9 thành phần và quy trình quản trị rủi ro DN

2. Các cấp độ quản trị sự thay đổi

2.1 Cấp độ cá nhân

Thông thường, con người sẽ có xu hướng phản ứng ngược lại với sự thay đổi. Tuy nhiên, khi có những thay đổi hợp lý, cá nhân có thể học cách thích nghi và thành công hơn.

Ở mức độ cá nhân, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp phải nắm được quá trình chuyển đổi của từng nhân viên cũng như các chất xúc tác cần thiết. Cụ thể, doanh nghiệp cần phải trả lời các câu hỏi như:

• Những thông điệp nào mà nhân viên cần được nghe, thời gian, người truyền tải?
• Thời điểm thích hợp để đào tạo kỹ năng mới cho nhân viên
• Cách đào tạo, thay đổi hành vi của nhân viên, nguyên dân dẫn đến sự thay đổi đó.

2.2 Cấp độ tổ chức/ sáng kiến

Quản trị sự thay đổi ở cấp độ tổ chức/sáng kiến là yêu cầu quan trọng, cần thiết khi thực hiện quản lý các dự án. Hình thức quản trị này sẽ bắt đầu bằng việc xác định nhân viên nào cần thay đổi và thay đổi như thế nào để đạt được hiệu quả kinh doanh đã đặt ra. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng được kế hoạch chi tiết để nhân viên xác định được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình.

2.3 Cấp độ doanh nghiệp

Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là năng lực cần có đối với các nhà lãnh đạo để tạo ra lợi thế cạnh tranh và khả năng thích ứng với những biến động của thị trường. Công việc này bao gồm quá trình hoàn thiện các vai trò, cấu trúc, quy trình, dự án và năng lực của doanh nghiệp.

Nhìn chung, mục đích cuối cùng mà các đơn vị hướng đến đó chính là giúp cho nhân viên nhanh chóng bắt kịp sự thay đổi và làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có kịp thời thích ứng với những thay đổi của thị trường, áp dụng công nghệ mới và tạo ra các chiến lược phù hợp.

>>>> Đọc Thêm: Mô hình 5M là gì? Tầm quan trọng của mô hình quản trị 5M

3. Quy trình quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp

Quy trình quản trị sự thay đổi được hiểu là tập hợp các bước mà nhân viên cần thực hiện để hoàn thành một dự án hoặc chiến lược đưa doanh nghiệp vượt qua biến động. Quy trình trình này gồm 3 giai đoạn:

• Giai đoạn chuẩn bị: Đánh giá sự chuẩn bị thay đổi và định hướng cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp
• Giai đoạn quản trị: Triển khai kế hoạch quản trị sự thay đổi vào các dự án
• Giai đoạn củng cố: Xây dựng các quy định để đánh giá mức độ tuân thủ sự thay đổi

>>>> Tìm hiểu thêm: 

• Quản lý vòng đời sản phẩm: Hướng dẫn toàn diện cho Doanh nghiệp Sản xuất
• Lệnh thay đổi kỹ thuật: Khái niệm, tầm quan trọng và cách thực hiện

4. Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến hiện nay

4.1 Mô hình ADKAR

Mô hình quản trị sự thay đổi ADKAR được tạo ra bởi chuyên gia Prosci Jeff Hiatt. Mô hình bao gồm 5 yếu tố như:

• Awareness of the need for change: Nhận thức về tầm quan trọng của việc thay đổi
• Desire to participate in and support the change : Nhu cầu thực hiện sự thay đổi
• Knowledge about how to change: Chuẩn bị các kiến thức và cách làm thế nào để thực hiện thay đổi;`
• Ability to implement change and behaviors: Phân tích khả năng thực hiện các thay đổi
• Reinforcement to sustain the change: Đánh giá để củng cố và duy trì sự thay đổi đã thực hiện

4.2 Mô hình Kotter

John Kotter là một giáo sư ở trường đại học nổi tiếng ở Harvard. Quy trình quản trị sự thay đổi của Kotter gồm 8 giai đoạn:

• Nhận ra nhu cầu cần thiết của việc thay đổi
• Xây dựng sự ủng hộ mạnh mẽ cho việc thay đổi
• Xác định tầm nhìn và chiến lược thay đổi
• Truyền đạt thông điệp về tầm nhìn của việc thay đổi
• Loại trừ các khó khăn và rào cản trong quá trình thay đổi
• Đặt ra những mục tiêu thay đổi ngắn hạn
• Xây dựng và phân tích chiến lược phát triển dựa trên các thay đổi
• Vận dụng những thay đổi đó vào quá trình làm việc của doanh nghiệp

4.3 Mô hình quản trị sự thay đổi McKinsey 7S

Mô hình quản trị sự thay đổi McKinsey 7S được tạo ra bởi hai chuyên gia kinh doanh Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters. 7 yếu tố trong mô hình này được chia thành 2 nhóm, bao gồm:

• Nhóm các yếu tố cứng: Những yếu tố này bao gồm các chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
• Nhóm các yếu tố mềm: Những yếu tố này bao gồm các giá trị mang lại, kỹ năng, phong cách làm việc, đội ngũ nhân sự.

Trong mô hình McKinsey 7S, các yếu tố cứng và mềm sẽ kết hợp với nhau. Trong khi các yếu tố cứng xác định các công việc mà doanh nghiệp có thể tác động trực tiếp thì các yếu tố mềm sẽ hướng đến những vấn đề trừu tượng chẳng hạn như văn hóa của công ty. Mối quan hệ giữa hai yếu tố cứng và mềm sẽ được xây dựng một cách khoa học để định hướng lộ trình phát triển của doanh nghiệp trên con đường quản trị sự thay đổi.

4.4 Chu trình PDCA

Chu trình PDCA là mô hình quản lý được tạo ra bởi W. Edwards Deming nhằm cải thiện phương pháp kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chu trình này gồm 4 giai đoạn:

• Xây dựng kế hoạch: Định hướng các mục tiêu và cách thức thực hiện
• Triển khai: Thực hiện kế hoạch theo các bước đã được xây dựng để tạo ra sản phẩm hoặc sự thay đổi trong doanh nghiệp
• Kiểm tra: Đánh giá kết quả thu và so sánh với mục tiêu được đặt ra ban đầu
• Hành động: Xây dựng các tiêu chuẩn mới, cải thiện các hạng mục không còn phù hợp

Tìm hiểu thêm về quản trị sự thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết và toàn diện hơn về quá trình phát triển của mình. Viindoo hi vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều kiến ​thức kinh doanh hữu ích.​

>>>> Tiếp Tục Với:

• Xây dựng Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả
• Các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp phổ biến