Chuyển đổi số là một lộ trình mà hầu hết các doanh nghiệp quy mô lớn đều đã và đang đặt lên bàn chiến lược. Và rồi, đâu đó sau những buổi họp với ban điều hành, giữa hàng loạt tài liệu đề xuất và so sánh giải pháp, một câu hỏi quen thuộc vẫn âm thầm hiện ra:
Liệu tổ chức có đủ sức để thay đổi - mà không đánh mất sự ổn định đã gây dựng?
Không hiếm doanh nghiệp từng rơi vào trạng thái “quá nhiều thay đổi - quá nhanh - không theo nhịp tổ chức”. Những hệ thống tưởng chừng hiện đại lại trở thành điểm nghẽn mới. Nhân sự vốn đã quen với các quy trình đặc thù, bắt đầu phản ứng. Còn ban lãnh đạo thì mắc kẹt giữa các kỳ vọng cải tiến và hiện thực vận hành đang lùi lại.
Nếu từng trải qua cảm giác này, có thể không phải tổ chức đi sai hướng mà là chưa đúng nhịp độ.
Bởi bản chất của chuyển đổi số không phải là xáo trộn. Nó là hành trình tái thiết có kiểm soát - khi những thay đổi được chạm vào đúng chỗ
Nội bộ rối loạn… thường không phải vì công nghệ
Từ kinh nghiệm quan sát và đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn trong quá trình chuyển đổi số, chúng tôi nhận thấy những “điểm nổ” khiến tổ chức mất kiểm soát thường bắt nguồn từ ba gốc rễ sau:
Thiếu chuẩn bị tổ chức
Không ít lãnh đạo ra quyết định đúng, nhưng đội ngũ chưa được chuẩn bị đủ.
- Thay đổi được hoạch định nhưng thiếu người dẫn dắt, thiếu nhịp truyền thông nội bộ, và đặc biệt thiếu sự chuyển hóa về cách phối hợp giữa các tầng lớp tổ chức.
- Công cụ công nghệ có thể đã được thay mới, từ phần mềm quản trị cho đến hệ thống báo cáo, nền tảng tương tác, nhưng cách mọi người phối hợp, ra quyết định, và phản hồi vẫn như cũ.
- Quy trình thì đổi, nhưng cơ chế phối hợp không đổi.
- Hệ thống có thêm tính năng, nhưng không ai rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể.
Khi thiếu đi cầu nối giữa chiến lược và vận hành, giữa ý định thay đổi và thực tế tiếp nhận, thì thay đổi thường bị dừng lại ngay từ khâu triển khai.
Thay đổi dàn trải, thiếu kiểm soát
Càng muốn nhanh, càng dễ mở rộng đồng loạt.
Khi áp lực tiến độ trở thành ưu tiên hàng đầu, không ít doanh nghiệp chọn triển khai cùng lúc nhiều nền tảng công nghệ, từ phần mềm quản trị tổng thể đến hệ thống dữ liệu, CRM, báo cáo BI…
Điều này tưởng như hợp lý về mặt kế hoạch, nhưng lại đặt toàn bộ tổ chức vào trạng thái quá tải.
- Nhân sự chưa được huấn luyện đủ sâu, chưa kịp hình thành thói quen thao tác mới thì đã phải sử dụng công cụ khác.
- Bộ phận hỗ trợ nội bộ (IT, chuyển đổi số, quản trị dự án…) chưa đủ nguồn lực để phản hồi nhanh các vấn đề phát sinh.
- Các quy trình mới vẫn ở giai đoạn thử nghiệm, chưa có thời gian kiểm chứng qua thực tiễn và điều chỉnh linh hoạt theo tình huống thực tế.
Và kết quả là tình trạng nghẽn hệ thống, xung đột dữ liệu, và mất đồng bộ giữa các phòng ban dễ dàng xảy ra - tạo ra một vòng xoáy bất ổn lan rộng từ kỹ thuật sang vận hành và tâm lý đội ngũ.
>>>> Tìm hiểu thêm: Quản trị đúng là nền tảng cho tự do vận hành
Không rõ mình đang thay đổi điều gì, để làm gì
- Khi mục tiêu chuyển đổi không rõ ràng, hoặc không được truyền thông mạch lạc từ trên xuống dưới, toàn bộ tổ chức sẽ thiếu một điểm tựa để bám vào trong quá trình thay đổi.
- Các nhóm thực hiện dễ bị cuốn theo các đầu việc kỹ thuật, nhưng không hiểu rõ chúng phục vụ cho điều gì.
- Các bộ phận hỗ trợ cũng chỉ dừng ở xử lý tình huống, thay vì điều phối theo một mục tiêu nhất quán.
- Việc thay đổi công cụ như phần mềm ERP, CRM, hệ thống dữ liệu hay nền tảng báo cáo không đồng nghĩa với việc tổ chức đã thay đổi cách mình vận hành.
khi một quy trình được tái thiết, nhưng các phòng ban vẫn giữ nguyên cách phối hợp cũ, thì cải tiến chỉ nằm trên giấy.
Tư duy ra quyết định, cách truyền thông nội bộ, và hành vi giữa các tầng tổ chức nếu không thay đổi đồng nhịp với công cụ thì chuyển đổi số rất dễ trở thành một “bộ khung mới khoác lên một cơ thể cũ”.
Khi ba yếu tố này cộng hưởng, chuyển đổi số dễ trở thành một gánh nặng hơn là một cơ hội. Và tổ chức dù từng rất quyết tâm cũng có thể phải lùi lại...
“Ổn định đã rồi tính tiếp.”
Làm thế nào để thay đổi mà không làm tổ chức phản ứng ngược? - Bắt đầu từ chính nội tại
Chuyển đổi số nếu không được dẫn dắt đúng cách dễ bị chính hệ thống cũ triệt tiêu từ bên trong.
Chúng tôi đã từng thấy điều đó trong nhiều doanh nghiệp lớn. Có chiến lược, có phần mềm, có đội triển khai… nhưng sau một thời gian, thay vì vận hành trơn tru, tổ chức lại rơi vào trạng thái trì hoãn, nghi ngờ, rồi quay về cách cũ.
Viindoo chọn cách tiếp cận khác. Không phải bắt đầu từ hệ thống cần đổi, mà từ điểm nghẽn trong vận hành, khả năng hấp thụ thay đổi, và năng lực quản trị chuyển đổi bên trong tổ chức.
Chúng tôi không hỏi:
Doanh nghiệp muốn triển khai phần mềm gì?
mà hỏi,
Tổ chức đang nghẽn ở đâu trong chuỗi giá trị?
Ai đang giữ vai trò quyết định trong thay đổi?
Văn hóa nội bộ có đủ sẵn sàng không?
Mỗi giải pháp được đề xuất đều gắn với phân tích dữ liệu thực tế và đánh giá mức độ trưởng thành số. Viindoo sử dụng các công cụ:
- Đánh giá mức độ trưởng thành số Viindoo 7DX
- Phân tích Gap
- Phân tích lợi tức đầu tư (ROI) cho các yêu cầu phần mềm
Phương pháp này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thay đổi một cách có kiểm soát.
Quản trị sự thay đổi được thực hiện từ khâu khảo sát đến đào tạo và chuyển giao với hệ thống hóa vai trò lãnh đạo thay đổi (change agents) trong từng lớp tổ chức, đảm bảo mọi thay đổi từ quy trình, vận hành, đến công nghệ đều gắn liền với chuỗi giá trị, mục tiêu kinh doanh và khả năng hấp thụ thực tế của tổ chức.
Tất cả nhằm đảm bảo: khi có thay đổi, tổ chức không bị "sốc phản vệ"
Lời kết
Chuyển đổi số, nếu đi đúng nhịp, không cần là một cú lật bàn.
Đôi khi, chỉ cần tổ chức làm lại đúng cách những điều tưởng chừng quen thuộc, từ đó, năng lực mới sẽ hình thành.
Sau nhiều năm đồng hành cùng với các doanh nghiệp, chúng tôi hiểu rằng, một chiến lược dù hoàn chỉnh đến đâu cũng không có giá trị nếu tổ chức không đủ sức để thực hiện nó
Phần mềm có thể mạnh, nhưng không có tác dụng nếu không được áp dụng đúng chỗ, đúng cách, bắt đầu từ tổ chức, từ chiến lược, từ những con người sẽ sống với sự thay đổi đó mỗi ngày.
Bởi vậy, Viindoo đi xa hơn việc cung cấp giải pháp công nghệ.
chúng tôi tập trung vào việc giúp doanh nghiệp xây lại quy trình, tìm lại nhịp độ vận hành hợp lý và thích nghi với từng thay đổi nhỏ nhất.
Chính sự kết nối và điều chỉnh hợp lý này mới tạo ra năng lực hấp thụ và chuyển hóa thực sự cho tổ chức.
