Chu trình PDCA là gì? Ví dụ và cách áp dụng trong quản trị doanh nghiệp

1. Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là tổng hợp của một chuỗi các hoạt động liên tục trong vận hành doanh nghiệp là: Lên kế hoạch (Plan); Thực hiện (Do); Kiểm chứng (Check) và điều chỉnh, cải thiện (Act). Quá trình này được tiến hành một cách liên tục được gọi là “lặp lại Quy trình PDCA”. 

Quy trình này được thực hiện dựa trên chuỗi hành động liên tiếp gồm:

• Plan (Lập kế hoạch): Lập kế hoạch, ở bước này cần phải xác định mục tiêu, nguồn lực, thời gian thực hiện và phương pháp để đạt được mục tiêu mong muốn.
  

• Do (Thực hiện kế hoạch): Triển khai chi tiết kế hoạch đã đưa ra.
  

• Check (Kiểm tra): Dựa vào kết quả báo cáo công việc so sánh với mục tiêu để kiểm tra và đánh giá kết quả.
  

• Act: Thông qua các kết quả đánh giá thu được sẽ có những tác động thích hợp để điều chỉnh nhằm bắt đầu lại chu trình mới với số liệu đầu vào mới.
  

PDCA còn được gọi là chu trình quản trị. Chu trình này có thể được áp dụng lặp lại một cách chính xác và triệt để vào bất cứ doanh nghiệp nào và không cần quan tâm đến lĩnh vực kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả

2. Ví dụ về chu trình PDCA

Sau đây là một số ví dụ về chu trình PDCA khi áp dụng vào công việc thực tế của công việc:

Trên thực tế, chu trình PDCA đã được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng, điển hình như:

Nike

Nike đã triển khai phương pháp quản trị tinh gọn (Lean method) để tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình. Tuy nhiên, điều kiện và quy cách làm việc tại Nike vẫn chưa thật sự tốt và hiệu quả. Vậy nên, Nike đã quyết định áp dụng PDCA. Quy trình này đã trao quyền cho các nhân viên, đối tác và khách hàng của Nike được cải thiện điều kiện làm việc tại nhà máy sản xuất của mình bằng một hệ thống tính điểm để đánh giá hiệu quả của các cơ sở sản xuất.

Với quy trình PDCA, Nike đã cải thiện mạnh mẽ điều kiện làm việc tại các công xưởng, nhà máy sản xuất, loại bỏ các chi phí không cần thiết. Phương pháp quản trị tinh gọn và PDCA đã giúp Nike tăng trưởng gấp đôi, từ 100 tỷ đô vào năm 2015 lên đến 200 tỷ đô vào năm 2021.

Mayo Clinic

Mayo Clinic là bệnh viện phi lợi nhuận được thành lập từ năm 1889 và nhiều năm liền được xếp hạng là bệnh viện số 1 ở Mỹ. Mayo Clinic đã sử dụng song song Kaizen và PDCA để tiến hành tinh chỉnh các phương pháp điều trị, quy trình quản lý hồ sơ bệnh nhân và giảm thời gian chờ của khách hàng. Nhờ vậy, thời gian thăm khám và xét nghiệm bệnh nhân giảm từ 7,3 giờ xuống còn 3 giờ sau hơn 1 năm ứng dụng 2 phương thức trên. Ngoài ra, tổng lượng hàng, vật dụng y tế tồn kho của bệnh viện cũng giảm đến 31%.

 Xem thêm: 13 cách quản lý công việc hiệu quả, hạ gục mọi deadline

3. Ưu điểm và nhược điểm của việc áp dụng chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9001 và mang tính chất quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp.

• Thay đổi cách thức quản lý
  

Chu trình PDCA không chỉ khuyến khích các doanh nghiệp bảo đảm chất lượng cũng như hiệu suất mà còn giúp người quản lý nắm được hiệu quả của các quy trình thực hiện của các công việc, từ đó thay đổi cách quản lý để tối ưu hóa mục tiêu đạt được.

• Cải tiến quy trình
  

Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi nhiệm vụ trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo các lỗi và thiếu sót có thể được phát hiện và sửa chữa kịp thời để thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty.

• Quản lý hiệu suất
  

• Quản lý chất lượng
  

Một trong những công dụng chính của chu trình PDCA là quản lý chất lượng. Vòng thực hiện - phản hồi liên tục của PDCA cho phép lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

• Duy trì kiểm soát đối với dự án
  

Chu trình PDCA là công cụ giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách.

Bên cạnh các ưu điểm vượt trội, PDCA vẫn có một số nhược điểm nhất định:

• Việc triển khai PDCA chỉ thực sự hữu ích khi được quy trình được thực hiện lặp lại nhiều lần, nếu chỉ triển khai một lần sẽ chỉ gây lãng phí tài nguyên của tổ chức.
• Việc áp dụng PDCA phù hợp và được áp dụng linh hoạt với nhiều mô hình kinh doanh, tuy nhiên, PDCA không phù hợp với các công việc, dự án có thời gian ngắn, gấp rút.

4. Cách áp dụng PDCA thành công

4.1 Bước 1: Plan (Lên kế hoạch)

• Lên kế hoạch là bước đầu tiên và đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong quy trình PDCA. Một bản kế hoạch và cụ thể, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động tiếp theo trong quy trình thực hiện PDCA.  
• Một bản kế hoạch chính xác và rõ ràng, cụ thể thi sẽ hạn chế đến mức tối đa các các hoạt động điều chỉnh, cải tiến. Đồng thời, các hoạt động cũng có thể được kiểm soát hiệu quả hơn.
• Bước lên kế hoạch này bao gồm nhiều hoạt động như xác định mục tiêu, nguồn lực và phương pháp thực hiện trước khi đi vào sản xuất chính thức. Việc này giúp doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, cắt giảm chi phí phát sinh trong quá trình quản lý, tạo khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
  

Bước lên kế hoạch bao gồm các bước nhỏ, cụ thể:

• Thiết lập những mục tiêu cho dự án.
• Xây dựng bản mô tả chi tiết về nhiệm vụ.
• Thành lập nhóm thực hiện công việc và dự đoán thời hạn hoàn thành.
• Xác định các dữ liệu cần thiết trong quá trình thực hiện.
• Phân tích rõ ràng các công việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, phong cách vận hành,... để làm cơ sở cho những bước sau hoạt động đúng định hướng.
  

4.2 Bước 2: Do (Tiến hành thực hiện theo kế hoạch)

• Giai đoạn này doanh nghiệp bắt đầu triển khai hoạt động của kế hoạch đã đặt ra trong giai đoạn trước. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp thực hiện kế hoạch bằng cách sử dụng các công cụ, phương tiện để thực hiện mục tiêu đã đặt ra.
• Sau khi xác định được những điểm cần cải thiện, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để thực hiện. Nhà quản lý cần trả lời một số câu hỏi khi thực hiện kế hoạch, cụ thể:
• • Có những điểm nào cần cải tiến?
  • Để hoàn thành kế hoạch, nhà quản lý cần thực hiện những bước nào?
  • Thời hạn hoàn thành kế hoạch là khi nào?

4.3 Bước 3: Check (Kiểm tra)

• Đây là giai đoạn nhằm đảm bảo rằng quy trình thực hiện có hiệu quả hay không, đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Giai đoạn này thực hiện các hoạt động như kiểm tra, theo dõi, thu thập, đánh giá những điểm thiết sót. Điều này được thực hiện nhằm phát hiện được những nguyên nhân và đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
• Tại bước này, doanh nghiệp cần phải:
• • Đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình.
  • Tìm kiếm những biện pháp để cải thiện.

4.4 Bước 4: Act (Điều chỉnh)

• Thực hiện cải thiện những khiếm khuyết.
• Tìm kiếm các biện pháp hạn chế vấn đề phát sinh.
• Giai đoạn này cho phép các hoạt động của doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ. Đồng thời, những sai sót trong quy trình cũng được khắc phục.
• Giai đoạn này giúp chất lượng của sản phẩm thích hợp với tình hình thực tế với doanh nghiệp. Nhờ vậy, khoảng cách giữa kỳ vọng giữa khách hàng với chất lượng thực tế đạt được.

5. Chu trình PDCA trong sản xuất và quản trị chất lượng

Chu trình PDCA được ứng dụng nhiều vào quy trình sản xuất và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể, quy trình này được thực hiện gắn với điều khoản từ 4 - 10 của tiêu chuẩn ISO 9001 như sau:

• Plan:

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện chu trình với chu kỳ 1 lần/ năm nếu muốn ứng dụng PDCA vào quản trị chất lượng. Từ đó, kế hoạch thực hiện được đảm bảo sẽ phù hợp và có những cải tiến phù hợp với thời gian thực. 

Thiết lập kế hoạch theo ISO 9001 được quy định như sau:

• Do
  

Doanh nghiệp hành động để hiện thực hóa kế hoạch đặt ra. Việc này một phần nhỏ nằm ở điều khoản thứ 7 còn phần lớn nằm ở điều 8 của ISO 9001, cụ thể:

• • Điều 7.2: Năng lực.
  • Điều 8:
  • • Hoạch định, thực hiện việc kiểm soát.
    • Những yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
    • Thiết kế sản phẩm dịch vụ phù hợp yêu cầu.
    • Kiểm soát các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
    • Sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp.
    • Thông qua sản phẩm, dịch vụ.
• Check:

Doanh nghiệp cần phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên tổng thể các hoạt động của QMS. Hoạt động này được trình bày trong điều khoản 9 - đánh giá điều khoản hoạt động với những yêu cầu cụ thể như sau:

• • Thu thập thông tin, thực hiện đánh giá, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.
  • Tổ chức các cuộc đánh giá trong phạm vi nội bộ.
  • Những xem xét, đánh giá của ban lãnh đạo.
• Act:

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần phải thực hiện xem xét và cải tiến. Quá trình này có thể bao gồm việc khắc phục, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành. Trong ISO 9001, quá trình này được miêu tả cụ thể như sau:

• • Những điều không phù hợp và quy định những giải pháp khắc phục.
  • Cải tiến không ngừng.

6. Áp dụng chu trình PDCA trong phần mềm Viindoo

Với nhiều mục đích cụ thể, PDCA được ứng dụng trên nhiều nghiệp vụ của phần mềm Viindoo. Trong đó, 3 nghiệp vụ chính bao gồm:

• Phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng và phần mềm quản lý bán hàng

• Phần mềm quản lý công việc, dự án hàng ngày
  

• Phần mềm quản lý sản xuất  

Để giúp bạn đọc hình dung cụ thể về cách áp dụng chu trình PDCA, mình sẽ lấy ví dụ về chu trình PDCA trong Sản xuất.

6.1 Thiết lập, lên kế hoạch tổng thể cho hoạt động sản xuất (Plan)

Hoạt động sản xuất chỉn chu và hiệu quả không thể thiếu bước thiết lập và lên kế hoạch ban đầu. Đây cũng chính là lúc các doanh nghiệp sản xuất áp dụng chữ P trong quy trình PDCA. Việc lên kế hoạch này sẽ bắt đầu từ thiết lập các yếu tố sản xuất để chuỗi sản xuất tự động như:

• Thiết lập Định mức Nguyên vật liệu cho sản phẩm và biến thể sản phẩm
  

• Thiết lập Năng lực sản xuất và năng lực sản xuất dự trù tương ứng
  

• Thiết lập Quy trình sản xuất 

• Lên kế hoạch sản xuất tổng thể 

• Thiết lập các tuyến cung ứng cho chuỗi hoạt động sản xuất tổng thể
  

Thông thường, các doanh nghiệp thường sẽ sản xuất sản phẩm dựa vào kế hoạch sản xuất tổng thể, theo yêu cầu đặt hàng, hoặc theo yêu cầu cung ứng hàng hóa từ kho. Dù là quản lý sản xuất theo nhu cầu đầu vào là gì, thì các bước thiết lập và lên kế hoạch trên sẽ đảm bảo mục tiêu Just in Time trong sản xuất.

 Xem thêm: Phân biệt nguyên tắc quản lý sản xuất Just-in-Time và Just-in-Case

6.2 Thực hiện các công đoạn sản xuất (Do)

Chữ D trong chu trình PDCA khi áp dụng vào ứng dụng Sản xuất trong phần mềm Viindoo chính là thực hiện các công đoạn sản xuất. Nếu các công đoạn sản xuất của doanh nghiệp đơn giản, bạn chỉ cần quản lý sản xuất với một đối tượng Lệnh sản xuất. 

Ngược lại, nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể sử dụng các hoạt động sản xuất bổ sung cho quy trình sản xuất. Sản xuất là một đầu việc lớn mà tại đó, các đầu việc nhỏ từ cung ứng nguyên vật liệu hàng hóa, lệnh sản xuất, nhập hàng sau khi gia công,.. đều cần được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Trong phần mềm Viindoo, việc thực hiện này sẽ gồm có:

• Tạo lệnh sản xuất
  

• Thực hiện và hoàn tất các đơn mua liên quan, các dịch chuyển kho tương ứng 

• Xử lý các đơn gia công
  

• Hoàn tất các lệnh sản xuất 

6.3 Kiểm tra và đánh giá kết quả (Check)

Tùy vào nhu cầu hoặc tiêu chuẩn chất lượng được áp dụng tại mỗi doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện công tác kiểm soát chất lượng tại các khâu trong quy trình như: Mua hàng, xuất nhập kho trước và sau khi sản xuất hoặc xuất bán,... theo các tiêu chí, cách thức đánh giá khác nhau.

Đối với việc kiểm tra, đánh giá chất lượng trong Sản xuất, việc quản lý chất lượng trong phần mềm Viindoo sẽ bao gồm:

• Tạo tiêu chí kiểm soát
  

• Thực hiện Lệnh sản xuất và các hoạt động cung ứng cho sản xuất
  

• Trong quá trình hoạt động sản xuất, tạo phiếu kiểm tra chất lượng để kiểm tra chất lượng sản phẩm/nguyên vật liệu trên lệnh sản xuất, khi nhập hàng
  

• Tạo các Cảnh báo chất lượng và đưa ra các hành động khắc phục
  

6.4 Khắc phục và đưa ra kế hoạch triển khai (Action)

Ở phạm vi nhỏ, sau khi đo lường chất lượng, đội Kiểm soát chất lượng sẽ xử lý các cảnh báo chất lượng. Tại đây, trạng thái xử lý các Cảnh báo chất lượng cũng cần được ghi nhận ngay trong phần mềm.

Ở phạm vi rộng hơn, sau khi phân tích, đánh giá các vấn đề liên quan đến sản xuất, việc thay đổi thành phần, số lượng các thành phần trong định mức nguyên vật liệu (BOM) hoặc năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất thay đổi. Và đó là khi doanh nghiệp thực hiện cách lệnh thay đổi kỹ thuật (ECO). Cụ thể, việc thay đổi kỹ thuật sẽ cần được thực hiện như sau:

• Tiến hành tạo lệnh thay đổi kỹ thuật
  

• Bắt đầu thực hiện các lệnh thay đổi kỹ thuật
  

• Cập nhật, sửa đổi Định mức nguyên vật liệu
  

• Phê duyệt Lệnh thay đổi kỹ thuật