Hiện nay, việc thiết lập bộ quy trình quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hóa hoạt động của tổ chức cũng như tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với bài viết này, Viindoo sẽ giới thiệu đến các bạn khái niệm, vai trò và cách xây dựng một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn nhất.
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình điều hành và quản lý doanh nghiệp được thực hiện bởi cá nhân, nhóm và các bộ phận liên quan tại doanh nghiệp. Việc xây dựng bộ quy trình và thực hiện bộ quy trình đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được nhiều thành công.
Thông thường, bộ phận quản lý sẽ là những người chịu trách nhiệm trong việc nghiên cứu và tiến hành xây dựng bộ quy trình quản lý cho doanh nghiệp.
Khái niệm bộ quy trình doanh nghiệp>>>> Xem Thêm Về: Các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý?
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng đối trong doanh nghiệp với các vai trò cụ thể như:
- Cho phép nhân viên nắm bắt loại công việc và thứ tự đầu việc cần làm, qua đó góp phần làm cho mọi hoạt động tại doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi và trôi chảy hơn.
- Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên để giúp họ tự có trách nhiệm với công việc của mình
- Quy trình được thiết lập rõ ràng giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được vận hành trơn tru, hiệu quả hơn. Ví dụ như, nhờ có quy trình chăm sóc khách hàng, nhân viên sẽ chăm sóc khách hàng sát sao và tận tâm hơn. Qua đó, tỷ lệ khách quay trở lại mua hàng sẽ được gia tăng.
- Doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhịp nhàng, từ đó sẽ cải thiện lợi thế cạnh tranh đáng kể so với các đối thủ
Xây dựng quy trình quản lý là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp >>>> Xem Ngay: Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả
Cách xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Dưới đây là 4 bước cụ thể để thiết kế một bộ quy trình quản trị doanh nghiệp. Mời quý doanh nghiệp cùng tiết tục theo dõi bài viết này để biết thêm chi tiết. .
Giai đoạn 1: Thiết kế
Đây được xem là giai đoạn nền tảng và quan trọng nhất trong quá trình thiết kế bộ quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Các bước trong giai đoạn này được thực hiện chi tiết thì các giai đoạn sau sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Trong giai đoạn này bao gồm 5 bước chính.
Bước 1: Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi áp dụng của quy trình
Để thiết lập được một quy trình tiêu chuẩn và đem lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau:
- Nhu cầu khi xây dựng quy trình
- Phạm vi áp dụng quy trình
- Mục tiêu cuối cùng khi xây dựng quy trình
Việc này nhằm đảm bảo rằng quy trình được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu và mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Từ đó, bước này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài nguyên cho doanh nghiệp vì không phải tạo ra nhiều quy trình không cần thiết hoặc không phù hợp với yêu cầu thực tế.
>>>> Tìm Hiểu Thêm: Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]
Bước 2: Chuẩn hóa quy trình bằng các bản mô tả cụ thể
Để các quy trình được áp dụng dễ dàng vào trong thực tế, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình bằng các mô tả cụ thể, chính xác. Việc chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả sẽ giúp tăng tính hiệu quả và đồng bộ hóa quy trình, hạn chế sai sót và dễ dàng kiểm soát quy trình. Nhờ vậy, nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, áp dụng chuẩn xác.
Công thức xây dựng bản mô tả là nguyên tắc 5W2H5M. Trong đó:
5W:
- Why: Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc
- What: Xác định một cách rành mạch nội dung công việc
- Who, When, Where: Xác định thời gian, địa điểm và nhân sự làm việc
1H:
- How: Xác định phương pháp thực hiện công việc
- How much: Chi phí và nguồn lực để thực hiện công việc
5M:
- Man: Xác định phẩm chất, năng lực của nguồn nhân lực
- Money: Ngân sách để thực hiện là bao nhiêu
- Material: Xác định hệ thống cung ứng và tiêu chuẩn của nguyên vật liệu
- Machine: Xác định tiêu chuẩn của công nghệ và máy móc
- Method: Phương pháp tiến hành nào đem lại hiệu quả tối ưu nhất
Bước 3: Phân loại đối tượng tham gia
Doanh nghiệp cần phân loại các đối tượng sẽ tham gia và thực hiện quy trình thành 3 nhóm như sau:
- Người giám sát: Thực hiện theo dõi, giám sát, đôn đốc quá trình thực hiện cũng như chịu trách nhiệm về kết quả hoàn thành công việc của người thực hiện.
- Người thực hiện: Đây là những nhân viên trực tiếp tiếp nhận và hoàn thành các đầu công việc dựa trên các tiêu chuẩn đã được đề ra.
- Người hỗ trợ: Đây là những người dùng kinh nghiệm và năng lực cá nhân để giúp đỡ người thực hiện chính hoàn thành công việc.
Như vậy, mỗi cá nhân tham gia quy trình đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm cụ thể của mình, hạn chế các lỗ hổng trách nhiệm và công việc trong quy trình.
Bước 4: Process monitoring
Doanh nghiệp cần xác định cách thức giám sát quy trình để có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá và đưa ra các cải thiện phù hợp khi áp dụng quy trình. Tại bước này, doanh nghiệp cần nắm được:- Công việc được đo lường bằng đơn vị, công cụ và dụng cụ gì?
- Số lượng điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu? Đó là những điểm nào?
- Có bao nhiêu bước kiểm tra? Đó là những bước gì?
- Thời gian bao lâu thì cần kiểm tra?
- Ai thực hiện kiểm tra?
Bước 5: Hoàn thiện tài liệu bộ quy trình quản lý doanh nghiệp
Để giúp nhân viên được tiếp nhận quy trình một cách chuẩn chỉnh và nhất quán thì nhà quản trị nên đính kèm tài liệu hướng dẫn chi tiết ở dạng biểu mẫu.
Thiết kế quy trình vận hành Giai đoạn 2: Modeling
Nội dung trong giai đoạn thiết kế thường mang đậm tính lý thuyết. Đến bước này, những lý thuyết đó sẽ được minh họa lại thông qua hình ảnh, biểu đồ, mô hình,... Mục đích chính của việc thực hiện mô hình hóa quy trình này là:
- Đánh giá lại toàn bộ quy trình, trong đó có yếu tố chất lượng của sản phẩm, dịch vụ bán ra.
- Tái thiết kế quy trình thông qua bản tham chiếu và tìm ra các vấn đề cần lượt bỏ hay bổ sung.
- Phân phát tài liệu về quy trình cho nhân viên để họ hiểu rõ cách thức vận hành tại doanh nghiệp
Mô hình hóa quy trình quản lý >>>> Tìm hiểu thêm: Cách vẽ sơ đồ quy trình doanh nghiệp
Giai đoạn 3: Triển khai
Nhà quản lý bắt đầu thực hiện triển khai bộ quy trình quản lý trong thực tế doanh nghiệp theo 2 cách sau:
- Sử dụng các loại giấy tờ.
- Ứng dụng các phần mềm công nghệ
Hiện nay, với sự bùng nổ của công nghệ 4.0, việc áp dụng giấy tờ, sổ sách vào quy trình quản lý doanh nghiệp dần trở nên lỗi thời. Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp mua và triển khai các phần mềm quản lý như bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0, phần mềm nhân sự, phần mềm quản trị doanh nghiệp,...
Triển khai toàn bộ quy trình Giai đoạn 4: Đánh giá và điều chỉnh
Đánh giá và điều chỉnh là giai đoạn cuối cùng, có tính quyết định đến sự thành bại của cả bộ quy trình quản lý doanh nghiệp. Thông qua các ghi nhận và đánh giá sát sao nhất, nhà quản trị sẽ có thể nhìn nhận đâu là các vấn đề còn tồn tại để kịp thời thực hiện xem xét, điều chỉnh, hay có những cải tiến phù hợp hơn với tình hình thực tế.
Đánh giá và điều chỉnh quy trình có mục đích nhằm để hạn chế tối đa nhất các sai sót khi thực hiện và gia tăng hiệu quả kinh kinh doanh sau cùng tại doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, công tác đánh giá nhất thiết phải được thực hiện một cách thường xuyên bởi tính liên tục của chuỗi hoạt động tại doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả của việc thực hiện quy trình quản trị doanh nghiệp >>>> Khám Phá Thêm: Mô hình 5M là gì? Tầm quan trọng của mô hình quản trị 5M
Số hóa quy trình doanh nghiệp với Phần mềm Viindoo
Trong thời đại công nghệ như hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm công nghệ vào công tác quản lý doanh nghiệp là điều rất đáng nên làm. Để giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình hiệu quả, giải pháp Viindoo đã cho ra đời các giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả, bao gồm các tính năng như tự động hóa các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, quản lý từ xa, báo cáo tự động và nhiều tính năng khác. Với Giải pháp Viindoo, việc quản lý quy trình trở nên đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều, từ đó giúp tăng năng suất và giảm chi phí.
Có thể kể đến một số ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình trong Giải pháp Viindoo như:
- Viindoo HRM - Phần mềm Quản trị Nhân sự
- Viindoo Accounting - Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp
- Viindoo E-Office - Hệ thống văn phòng điện tử
- Viindoo MRP - Phần mềm quản lý sản xuất tích hợp
- Viindoo SCM - Phần mềm Quản lý Chuỗi cung ứng
- ...
Qua bài viết cách xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp, Viindoo hy vọng rằng chúng tôi đã cung cấp cho doanh nghiệp của bạn những thông tin hữu ích và thiết thực. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn áp dụng bộ giải pháp quản lý, hãy liên hệ ngay với Viindoo để được tư vấn!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, Số 97 Bạch Đằng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng, Việt Nam
- Email: sales@viindoo.com
- Hotline: 0225 730 9838
- Website: https://viindoo.com/
>>>> Tiếp Tục Với:
