Cách quản lý kho hàng trong logistic hiệu quả

Quản lý kho hàng trong logistics được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý kho hàng là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu của doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay cách quản trị kho hàng trong logistics trong bài viết dưới đây!

>>>> Đừng Bỏ Qua: Phần mềm quản lý kho logistics được tin dùng Viindoo Inventory

1. Quản lý kho hàng trong logistics là gì?

Trong lĩnh vực logistics, quản lý kho hàng (Warehouse Management) là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng. Nó đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được quản lý, kiểm soát và theo dõi một cách chính xác và hiệu quả nhất có thể. Việc quản lý kho hàng trong logistics bao gồm quản lý quá trình lưu trữ, vận chuyển và phân phối sản phẩm. Điều này đóng vai trò to lớn trong việc đảm bảo hiệu quả và lợi nhuận cao cho các doanh nghiệp.

>>>> Xem Thêm: Quản lý kho sản xuất là gì? Tầm quan trọng và giải pháp tối ưu

2. Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng trong logistics

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, công tác quản trị kho hàng logistics là mắt xích vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi triển khai công tác quản trị kho hàng logistics một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích sau:

• Giảm thiểu chi phí lưu thông trong các mắt xích liên quan đến kho vận.: Bằng cách tối ưu hóa quy trình quản lý kho logistics, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến điểm đến.
• Quản lý chi phí nguyên nhiên vật liệu đầu vào hợp lý: Công tác quản trị kho hàng logistics cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát được các chi phí liên quan đến nguyên liệu đầu vào, đảm bảo rằng chi phí này được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
• Đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất và cung ứng: Với việc quản trị kho hàng logistics chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro gây mất mát về thời gian và chi phí.
• Tối ưu tổn thất về hư hỏng hàng hóa: Công tác quản trị kho hàng logistics cũng giúp giảm thiểu thiệt hại hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu kho. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí không mất và giữ được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Nâng cao chất lượng công tác bảo quản và lưu trữ hàng hóa trong kho: Quản trị kho hàng logistics cũng giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa khi đến tay người tiêu dùng, tăng tính thiện cảm đối với nhãn hàng.

Tóm lại, công tác quản trị kho hàng logistics đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá các hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp nên đầu tư nhiều hơn vào công tác này để đạt được những lợi ích về chi phí và chất lượng sản phẩm dịch vụ.

>>>> Xem Ngay: Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

3. Quy trình quản lý kho hàng logistic

Quy trình quản lý kho logistics là một hệ thống các hoạt động được thiết kế để quản lý, vận hành và kiểm soát các hoạt động nhập xuất hàng hóa trong một kho hàng. Quy trình này bao gồm nhiều công đoạn như kiểm đếm hàng hóa, lưu kho, đóng gói và xuất kho,... Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình này trong phần dưới đây!

3.1 Lập kế hoạch nhập kho

Để có một quy trình nhập kho đạt chuẩn, bước đầu tiên cần đảm bảo là tiếp nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không tuân thủ đúng quy trình chuẩn sẽ dẫn đến nhiều vấn đề tiềm ẩn như sau:

• Mặt hàng nhập kho không đạt chuẩn sẽ chiếm không gian kho, gây khó khăn cho việc sắp xếp và tìm kiếm sản phẩm trong tương lai.
• Nếu số lượng sản phẩm không đúng, quản lý kho sẽ gặp khó khăn khi phải tìm kiếm không gian trống để lưu trữ sản phẩm hoặc phải thay đổi kế hoạch lưu kho để phù hợp với số lượng thực tế.
• Khi hàng được nhập kho không đúng thời điểm và không có người phụ trách kiểm kê hoặc không có không gian lưu trữ phù hợp, sản phẩm sẽ không được bảo quản đúng cách, dễ dẫn đến hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến chi phí thu mua và tiến độ cung ứng hàng hóa.

>>>> Xem Ngay: Báo cáo tồn kho: Các mẫu báo cáo tồn kho và giải pháp hiệu quả

3.2 Kiểm soát hàng tồn kho

Mục đích kiểm kê hàng tồn kho là để đảm bảo sự minh bạch, trung thực và chính xác trong toàn bộ quy trình quản lý kho hàng trong logistics. Việc này cần được thực hiện thường xuyên, đều đặn, không nên để đợi đến khi có khoảng cách khác biệt quá lớn mới thực hiện. Nếu trì hoãn quá lâu, sẽ tốn nhiều thời gian và nhân lực để tìm kiếm nguyên nhân của sự chênh lệch và ảnh hưởng đến quy trình vận hành kho trong thời gian tiếp theo nhưng vẫn không giải quyết được hoàn toàn vấn đề.

3.3 Xử lý hàng hóa hư hỏng và quản lý chất lượng hàng hóa

Trong quản lý hàng hóa trong kho logistics, việc quản lý chất lượng hàng hóa là một khâu quan trọng giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và cung ứng. Bước này đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, đảm bảo sự sắp xếp, bố trí hàng hóa khoa học, hợp lý và an toàn nhất để tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Nếu hàng hóa bị xếp chồng lên nhau hoặc không được sắp xếp theo thứ tự nhất định, Công tác tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn. Bên cạnh đó, sự cố hư hỏng hàng hóa cũng sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu kho hàng hóa đúng cách sẽ giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính hiệu quả cho quá trình vận hành kho.

Trong trường hợp xuất hiện hàng hóa hư hỏng do sai sót trong quá trình lưu trữ, quản lý kho cần xử lý ngay lập tức. Dựa vào mức độ hư hỏng, nhân sự quản lý kho sẽ phải tiến hành xử lý hàng hóa hư hỏng bằng cách loại bỏ, sửa chữa hoặc tái sử dụng lại sản phẩm. Nếu không xử lý hàng hóa hư hỏng đúng cách, chất lượng sản phẩm sẽ bị ảnh hưởng, tệ hơn là phá hủy giá trị của sản phẩm.

3.4 Lập kế hoạch xuất kho

Khi lập kế hoạch xuất kho, việc đầu tiên cần chú ý là đóng gói sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn. Điều này đảm bảo sự thuận tiện cho việc giao hàng và tránh được các sự cố không đáng có trong quá trình vận chuyển. Mỗi dòng sản phẩm sẽ có những tiêu chuẩn đóng gói riêng biệt. Ví dụ, hàng dễ vỡ cần được chèn lót kỹ, hàng thực phẩm cần bao bì đóng gói an toàn cho sức khỏe,...

Trong lĩnh vực tiêu dùng, bất kỳ sai sót nào trong quá trình đóng gói cũng có thể dẫn đến việc hoàn trả hàng, phàn nàn về dịch vụ từ khách hàng. Nhiều công ty đã gặp phải tình trạng mất khách hàng quan trọng vì không đảm bảo được tình trạng sản phẩm.

Để đảm bảo quá trình đóng gói và xuất kho được diễn ra thuận lợi, cần kết hợp quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng hàng và cân đối số lượng hàng khớp với thời gian. Dữ liệu tính toán bổ sung của lượng hàng thiếu cần được cung cấp đúng thời điểm. Mặc dù với tần suất nhập và xuất kho liên tục gây ra thách thức lớn cho doanh nghiệp trong việc cân đối và trùng khớp số liệu.

Tuy nhiên, việc thực hiện đầy đủ và chính xác các quy trình này sẽ giúp cho quá trình xuất kho được diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, lập kế hoạch xuất kho cũng đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng độ tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

3.5 Báo cáo thống kê định kỳ

Để đảm bảo chất lượng quản trị kho hàng trong logistics, việc sử dụng các loại báo cáo tương ứng cho từng tiêu chí nhiệm vụ là cần thiết. Các loại báo cáo bao gồm sổ kho, báo cáo kho từng chi nhánh, báo cáo biến động xuất nhập kho, báo cáo kiểm hàng...

Tuy nhiên, việc tạo ra quá nhiều báo cáo có thể dẫn đến sự khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin. Vì vậy, quan trọng là tăng tần suất thực hiện báo cáo để kịp thời xử lý những biến động và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được sử dụng để thiết lập báo cáo. Từ đó, những kết quả báo cáo sẽ mang lại giá trị cao cho công tác quản lý kho.

4. Các cách quản lý kho hàng logistics hiệu quả

Để đạt hiệu quả quản lý kho hàng trong logistics, cần áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại và thường xuyên cập nhật công nghệ mới. Các cách quản lý kho hàng logistics hiệu quả dưới đây sẽ cung cấp cho doanh nghiệp góc nhìn cụ thể về vấn đề này.

4.1 Xử lý hàng trong kho dựa trên hệ thống FIFO, LIFO và FEFO

Đối với các doanh nghiệp, việc lựa chọn giải pháp quản lý kho hàng hợp lý, đem lại hiệu quả cao là bước tiên quyết quyết định sự thành công. Hiện nay, có 3 hệ thống xử lý hàng trong kho, cụ thể như sau:

• Ứng dụng phương pháp FIFO (First in - First out) đối với những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, mỹ phẩm, bánh kẹo, hàng tiêu dùng… những mặt hàng đã tồn kho trước đó, đảm bảo việc sử dụng và tiêu thụ đúng thời gian.
• Trong khi đó, phương pháp quản lý hàng tồn kho LIFO (Last in – First out) thường được áp dụng cho những loại vật liệu có thể lưu kho lâu dài như vật liệu xây dựng. Giải pháp này giúp cập nhật giá cả trong những giai đoạn thị trường biến động cũng như cân bằng chi phí sản xuất và bán hàng cho người bán.
• Còn với FEFO (First Expired - First Out),  việc ưu tiên xuất các mặt hàng có ngày hết hạn sớm hơn sẽ giúp doanh nghiệp giảm tồn kho các sản phẩm đã hết hạn sử dụng mà vẫn chưa được xuất ra, đồng thời đảm bảo chất lượng của sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

4.2 Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin kho

Trong quản lý kho hàng, việc dán nhãn sản phẩm để phân biệt là điều bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã SKU hoặc kết hợp với hệ thống quét mã vạch để tạo ra phiếu nhập chứa thông tin về sản phẩm. Các thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng trong xuyên suốt quá trình quy trình quản lý kho logistics và quản lý tồn kho về sau. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết " Quản lý kho bằng QR Code nên hay không? Ưu và nhược điểm” để biết thêm thông tin về cách quản lý khoảng không quảng cáo này.

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý thông tin kho chuyên nghiệp ngay từ ban đầu. Mỗi một quy trình cần đảm bảo đầy đủ các bước cơ bản như: lập sơ đồ kho hàng và phổ biến cho nhân viên, kiểm soát hàng hóa xuất nhập, kiểm tra hàng tồn kho định kỳ, chuẩn bị hàng/nhặt hàng, đóng gói và dán nhãn, giao hàng cho hãng vận chuyển.

Các bước này cần phải được thực hiện rõ ràng, giao trách nhiệm cho từng người. Việc này sẽ giúp tổ chức điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện lỗi để đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện trơn tru và hạn chế các sai sót.

4.3 Thống nhất quy trình và quy chuẩn làm việc với đối tác

Khi nhập nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần thống nhất với phía đối tác về các quy chuẩn đóng gói, kích thước, khối lượng, số lượng sản phẩm tối đa mỗi thùng, nội dung thông tin hàng hóa. Thời gian giao hàng cần thông báo trước ít nhất vài ngày để tránh tình trạng để đại, để tạm, không đúng chuẩn, hư hỏng hàng hóa.

Quy trình nhận hàng cần có phiếu xuất kho của đối tác cung cấp, kiểm đếm số lượng, đánh giá chất lượng, niêm phong, chuyển hàng vào kho và ký xác nhận. Hàng không đạt yêu cầu cần tiến hành xác minh, chụp hình, lập biên bản hoàn trả hàng và chuyển cho phòng pháp lý để đòi bồi thường thiệt hại nếu cần.

4.4 Cải tiến phương thức lấy hàng

Để tối ưu hóa quản lý kho, doanh nghiệp cần xác định quy mô kho và phương thức lấy hàng phù hợp. Với kho có quy mô nhỏ, doanh nghiệp nên áp dụng phương thức lấy hàng theo đơn. Tức là mỗi nhân viên quản lý sẽ thu gom và xử lý đơn hàng riêng của mình để tránh lãng phí thời gian và chi phí nhân công.

Đối với kho có quy mô lớn và cung cấp nhiều loại sản phẩm, nên áp dụng phương thức lấy hàng theo cụm. Có nghĩa là nhân viên sẽ tổng hợp những mặt hàng giống nhau từ nhiều đơn hàng để lấy cùng lúc, sau đó phân phối lại theo giỏ hàng để tối đa hóa hiệu quả quản lý kho.

4.5 Ứng dụng công nghệ tiên tiến

Nếu kho hàng có quy mô nhỏ và lượng hàng xuất nhập ít, Excel là một giải pháp phù hợp trong trường hợp này. Tuy nhiên, nếu kho hàng quy mô lớn, số lượng hàng hóa nhiều và mẫu mã hàng đa dạng thì Excel không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý.

Để giải quyết vấn đề này doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho. Các phần mềm này sẽ hỗ trợ vận hành tự động 100% đảm bảo tính hiệu quả, chính xác trong quá trình quản lý kho logistics.

Viindoo Inventory - Giải pháp hiệu quả cho công tác quản lý kho hàng hóa

Phần mềm Viindoo Inventory là một giải pháp quản lý kho hàng trong logistics được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa. Phần mềm này cung cấp các tính năng như quản lý tồn kho, nhập xuất hàng tự động, sắp xếp hàng hóa, quản lý vận chuyển, theo dõi chi phí và doanh thu.

Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Viindoo Inventory là một giải pháp tốt cho các doanh nghiệp muốn tối ưu quản lý kho hàng logistics của mình. Tính năng tự động hóa và kết nối với các nền tảng trực tuyến cùng hệ thống cũng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý và vận hành.

Tóm lại, quản lý kho hàng trong logistics là một khâu quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình vận hành và tăng hiệu suất kinh doanh. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho hiện đại như Viindoo Inventory sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả hoạt động của kho logistics.

>>>> Tiếp Tục Với:

• 5 phần mềm SKU hàng đầu có thể hợp lý hóa hoạt động kinh doanh
  
• Quản lý hàng tồn kho Dropshipping: Hướng dẫn cơ bản