Kiểm kê hàng tồn kho là một nghiệp vụ được hầu hết các Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất thực hiện thường xuyên. Việc lựa chọn sai phương án, phương pháp và quy trình kiểm kho sẽ dẫn đến việc thất thoát, lãng phí tài nguyên của Doanh nghiệp. Cùng đọc bài viết này của Viindoo để tìm hiểu thêm về vấn đề này nhé!
1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Mục đích kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là việc kiểm tra tại chỗ các loại hàng tồn kho hiện có nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng cũng như giá trị của hàng tồn kho trong thực tế, từ đó phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.
Hàng tồn kho cũng là một loại tài sản của doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh buôn bán sẽ không tránh khỏi những khi phát sinh thất thoát hay sai lệch về hàng hóa. Việc kiểm kê sẽ giúp cho Doanh nghiệp:
- Kiểm soát được hàng hóa chặt chẽ về cả mặt số lượng, chất lượng, giá trị. Các thông tin này giúp người quản lý có được những nhận định đúng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
- Kịp thời tìm ra những sai lệch giữa sổ sách và thực tế để có phương án xử lý. Ví dụ như hàng hóa bị thất thoát trong thời gian dài, hoặc điều kiện bảo quản kém gây giảm chất lượng hàng hóa lưu kho,.. với mỗi tình huống cụ thể chúng ta sẽ có cách giải quyết riêng..
- Việc kiểm kê cũng giúp hạn chế sự lãng phí không cần thiết khi giải phóng được không gian lưu trữ và công sức quản lý tồn kho
Kiểm kê, quản lý hàng tồn đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất
>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý xuất nhập kho
2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
2.1 Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là loại kiểm kê có thời gian được lên kế hoạch cụ thể từ trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
2.2 Kiểm kê bất thường
Kiểm kê bất thường là loại kiểm kê không được lên kế hoạch trước, có thể do nhu cầu của cấp trên hoặc các lý do đặc biệt. Một số ví dụ cho trường hợp này là như khi thay đổi người thủ kho, khi có các sự cố bất thường (mất trộm, cháy nổ,..) chưa xác định được thiệt hại,...
2.3 Kiểm kê toàn phần
Kiểm kê toàn phần là kiểm kê toàn bộ các lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thường sẽ được tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
2.4 Kiểm kê từng phần
Kiểm kê từng phần kiểm kê từng loại hàng hóa nhất định tùy theo nhu cầu quản lý. Ví dụ như: chỉ có nhu cầu kiểm kê một loại mặt hàng nào đó, hoặc khi có mất trộm ở một kho hàng.
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường sẽ có sự khác nhau theo từng lĩnh vực ngành nghề để đảm bảo thích hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là quy trình kiểm kê phổ biến được áp dụng với phần lớn doanh nghiệp:
>>>> Xem Thêm: RFID trong quản lý kho
3.1 Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi tiến hành quá trình kiểm kê, quản lý kho cần phải lên kế hoạch phân công và thông báo kế hoạch này đến các bộ phận và nhân sự liên quan. Quản lý phải đảm đảm rằng nhân viên trong kho hàng nắm được quy trình và kế hoạch kiểm kê. Kế hoạch có thể được thông báo qua thư điện tử hoặc thông qua văn bản quyết định từ cấp trên
Quản lý kho phải đảm đảm rằng nhân viên của kho hàng hiểu được kế hoạch kiểm kê.
Trong một kế hoạch kiểm kê quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung và hoạt động sau:
- Thứ tự ưu tiên các khu vực cần phải kiểm tra hàng
- Phương thức tổng hợp thông tin và đối chiếu kết quả sau khi kiểm kê
- Xây dựng phương pháp kiểm kê hiệu quả tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa. Ví dụ như sử dụng mắt để đếm hoặc dùng thước để đo.
3.2 Giai đoạn tiến hành kiểm kê
Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị, các doanh nghiệp có thể tiến hành quy trình kiểm kê với các bước sau:
- Bước 1: Nhân viên kho có trách nhiệm lập một bảng kê khai đầy đủ danh mục hàng hóa hiện có tại thời điểm kiểm kê, tác vụ này có thể được thực hiện bằng Phần mềm quản lý kho hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng. Danh mục hàng hóa nên được sắp xếp sao cho phù hợp với thứ tự và khu vực hàng hóa trong kho. Điều này sẽ giúp các bước kiểm kê và đối chiếu kết quả dễ dàng hơn.
- Bước 2: Xây dựng các nhóm kiểm kê hàng hóa với 2 nhân viên mỗi nhóm. Các nhóm này sẽ phụ trách kiểm kê số lượng và chất lượng thực tế của hàng hóa tại kho và ghi chú vào bảng kê khai đã lập ở bước 1. Các thành viên của mỗi nhóm có thể ghi chú số liệu độc lập để tăng tính xác thực. Hàng hóa nào đã được kiểm tra sẽ dán sticker để đánh dấu.
- Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê trong bảng kê khai của 2 thành viên, hoạt động này nhằm mục đích bảo đảm tính chính xác của quá trình kiểm kê. Nếu số liệu hai bên bị lệch nhau thì phải tiến hành kiểm tra lại ngay.
- Bước 4: Sau khi các nhóm đã kiểm kê và đối chiếu chéo thì tiến hành tổng hợp kết quả lại một lần nữa. Sau đó tiến hành đối chiếu kết quả với sổ sách hoặc báo cáo tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch thì người phụ trách kiểm tra và quản lý kho hàng ngày phải giải trình lý do.
- Bước 5: Sau khi giải trình về lý do xuất hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách thì doanh nghiệp cần ghi chú lại để làm cơ sở căn chỉnh lại số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống.
- Bước 6: Cuối cùng là lập biên bản báo cáo kết quả của quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nội dung sẽ bao gồm các hoạt động kiểm kê, kết luận cuối cùng và đề xuất các phương pháp khắc phục các vấn đề của kho hàng hàng sắp hết hạn, khu vực lưu trữ kho hàng xuống cấp… theo sau đó là chữ ký xác nhận biên bản của các bên tham gia kiểm kê.
Quy trình kiểm kê tồn kho hiệu quả
3.3 Mẫu, biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel
Sau đây là một số mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho thông dụng:
1. Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Mẫu số 04 – VT: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Mẫu số 05 – VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
>>>> DOWNLOAD MẪU <<<<
2. Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Mẫu số 04 – VT: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Mẫu số 05 – VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Biên bản thành lập hội đồng kiểm kê hàng hóa.
>>>> DOWNLOAD MẪU <<<<
>>>> Xem Thêm: Báo cáo tồn kho
4. 5 kinh nghiệm kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Việc kiểm kê tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp. Sau đây là 5 kinh nghiệm các doanh nghiệp có thể tham khảo để đạt được hiệu suất cao trong quy trình kiểm tra kho hàng.
4.1 Thống kê, theo dõi thông tin tất cả các hàng trong kho
Những nhân viên chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát kho hàng cần phải ghi chép đầy đủ các hoạt động lưu chuyển hàng hóa cũng như thông tin của các mặt hàng trong kho. Những thông tin này bao gồm số lượng hàng, mã số, nhà sản xuất, nơi xuất xử và SKU
Các doanh nghiệp cũng có thể ghi chú lại sự biến động của giá hàng hóa để xác định những yếu tố ảnh hưởng đến giá cả.
Nhân viên kho hàng cần phải ghi chép, báo cáo kiểm kê hàng tồn kho
>>>> Tìm Hiểu Về: Dự báo hàng tồn kho
4.2 Đánh dấu ưu tiên cho hàng hóa tồn kho
Một cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả là dành ưu tiên cho các mặt hàng, hàng hóa tồn sẵn trong kho. Với các hàng tồn trong kho, doanh nghiệp cần phân chia hàng tồn kho thành từng nhóm khác nhau theo mức độ ưu tiên. Tiêu chuẩn để dành sự ưu tiên có thể dựa vào giá cả của hàng hoặc tiềm năng bán hàng của sản phẩm. Ví dụ:
- Nhóm A: Hàng giá cao, khó bán hàng, doanh nghiệp cần nhập ít hơn
- Nhóm C: Chi phí nhập hàng thấp, có khả năng bán hàng tốt hơn
- Nhóm B: Hàng có giá cả và tốc độ bán ra thấp hơn C, nhưng cao hơn A
Việc phân chia nhóm ưu tiên sẽ giúp các doanh nghiệp cần bằng được số lượng hàng hóa cần phải nhập vào kho cũng như tập trung vào những sản phẩm có tính quan trọng đối với doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn phân chia nhóm ưu tiên có thể dựa vào giá cả của hàng hoặc tiềm năng bán hàng của sản phẩm.
4.3 Sử dụng quy tắc 80/20
Việc quản lý kiểm kê thường có một quy tắc rằng: 20% hàng hóa trong kho sẽ mang đến 80% lợi nhuận cho công ty. Vì thế nên ưu tiên kiểm kê và quản lý lượng hàng tồn kho thuộc 20% hàng hóa này.
Nhân viên phụ trách quản lý kho cần phải biết toàn cảnh vòng đời bán hàng của 20% hàng hóa này, ví dụ như một tuần thu được bao nhiêu lợi nhuận từ các sản phẩm này, nhập vào bao nhiêu và bán được bao nhiêu.
Quy tắc của các doanh nghiệp: 20% hàng hóa trong kho sẽ mang đến 80% lợi nhuận cho công ty.
4.4 Thống nhất quy trình kiểm soát
Để một quy trình hoạt động có hiệu quả, các bên tham gia cần phải thống nhất với nhau về cách làm việc. Kiểm kê hàng hóa cũng như thế, các nhân viên phụ trách quản lý, kiểm kê, trông coi kho hàng phải đồng nhất với nhau về quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Nếu mỗi nhân viên áp dụng cách riêng thì rất dễ gây ra sai sót khi làm việc.
Các bên tham gia quản lý kho hàng cần phải thống nhất với nhau về cách làm việc.
4.5 Ứng dụng công nghệ trong kiểm kê tồn kho
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm ứng dụng hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm kê kho hàng tốt hơn. Việc sử dụng công nghệ tiên tiến sẽ giúp phòng tránh được những sai sót và nhầm lẫn khi nhân viên phải quản lý một lượng lớn thông tin về hàng hóa. Trước khi sử dụng các phần mềm quản lý, doanh nghiệp nên cân nhắc về nhu cầu trong kiểm kê và tài chính để chọn ra phần mềm quản lý kho phù hợp nhất.
Chủ doanh nghiệp nên cân nhắc về nhu cầu kiểm kê kho hàng và tài chính để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Tự động hóa hoạt động Chuỗi cung ứng, nhập kho, xuất kho, kiểm kê, kế toán kho,... Tránh tình trạng cung ứng sai lệch, đọng vốn, lãng phí tài sản Doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm hoặc Nhận tư vấn
Có thể nói, kiểm kê hàng tồn kho là nghiệp vụ quan trọng và được thực hiện thường xuyên trong suốt quá trình vận hành kho của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả, liên hệ với Viindoo qua hotline 02257309838 để được tư vấn chi tiết nhé!
