Làm thế nào để thiết kế file excel quản lý kho đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng? Trong bài viết dưới đây Viindoo sẽ cung cấp một số mẫu file Excel miễn phí để quản lý việc xuất, nhập, tồn kho. Tất cả các tập tin này có thể được tải xuống và sử dụng ngay lập tức.
Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí
Có thể nói, file mẫu Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý, giúp việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Những mẫu này có thể giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán buôn, bán lẻ và nhà máy.
Hiện nay, tùy theo đặc điểm khác nhau mà mỗi loại hàng hóa sẽ được quản lý theo số series/Imei, ngày sản xuất hoặc theo thành phần,… Hãy tải 5 mẫu sau để quản lý kho theo cách của bạn.
>>>> Tìm Hiểu Thêm: 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả
Mệt mỏi vì quản lý kho thủ công? Tự động hóa ngay
- Tự động hóa việc theo dõi hàng tồn kho và các hoạt động trong kho để tăng cường chính xác và hiệu quả.
- Tối ưu hóa quản lý hàng hóa, cung ứng tồn kho và cập nhật theo thời gian thực.
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và vận hành.
- Phân tích các chỉ số tồn kho
Thông tin bắt buộc trong tệp Excel kiểm kê đơn giản
Tệp Excel quản lý hàng tồn kho bao gồm dữ liệu chi tiết để hỗ trợ việc quản lý xuất nhập hàng ngày. Cấu trúc của file Excel quản lý kho sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin tóm tắt về công ty: Thông tin chung, thời gian báo cáo;
- Nhập dữ liệu: Tên & mã nguyên vật liệu, ngày ghi sổ, nhà cung cấp, chứng từ, v.v...
- Danh mục: Tên và mã nguyên liệu, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp, địa chỉ…;
- Mã số kho: Tên vật tư, mã vật tư, nhà cung cấp, mô tả chi tiết, thông tin xuất nhập, thời gian ghi sổ, chứng từ, v.v.;
- Phân loại chứng từ, số lượng hàng hóa ra vào, số lượng hàng tồn kho hoặc
- Thông tin đầu vào: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hàng hóa…;
- Hình thức luân chuyển hàng tồn kho: Tên hàng hóa, đơn vị đo lường, thông tin vật tư, mã hàng, quy cách, số lượng hàng hóa xuất khẩu tính theo hóa đơn, đơn giá, số lượng, ghi chú...;
- Hạch toán hàng tồn kho: Số lượng chứng từ, mô tả, số lượng hàng hóa trong kỳ, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, thời gian chứng từ, v.v.
Đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay, việc thực hiện quy trình quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác bằng cách cập nhật đầy đủ và liên tục những thay đổi trong kho. Một file quản lý thường sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Trang chủ: tên hạng mục, tên file, người yêu cầu, người phê duyệt;
- Báo cáo: Số thứ tự, tên, tần suất, số lượng;
- Phát hành chứng từ: Số thứ tự, ngày phát hành, đơn vị tính, tổng số lượng, thời gian, số lượng chứng từ, thông tin tài xế, số xe;
- Danh sách xe: Số xe, trọng lượng, chủng loại, liên hệ, ghi chú.
Nhập và xuất mẫu tệp Excel cơ bản
>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý kho đơn giản
Cách tạo mẫu file quản lý kho trên Excel
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel chuẩn nhất chỉ với 3 bước đơn giản. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể thêm hoặc bớt bảng thông tin cho phù hợp.
- Bước 1: Tạo một tệp Excel hoàn toàn mới
- Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới với tên lần lượt là Home, Category, Import, Export, Report.
- Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu phù hợp cho từng sheet được tạo. Thông tin cụ thể như sau:
Sheet HOME: Thông tin giống như file Excel nêu trên
Sheet CATEGORY: Bảng này bao gồm các thông tin chung của các mặt hàng như sau: tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường,… Khi tìm kiếm mã mặt hàng sẽ tự động hiển thị các thông tin còn lại.
Sheet IMPORT: Nhập các thông tin: Đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền. Ngoài ra có thể nhập thêm các thông tin sau: Mã & địa chỉ nhà cung cấp, số voucher, số điện thoại, ghi chú bổ sung.
Sheet EXPORT: Nhập đầy đủ các thông tin gồm: Thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ, các ghi chú khác.
Sheet REPORT: Cột này phải chứa tất cả thông tin tùy thuộc vào loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:
- Báo cáo xuất nhập: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng vào ra, số lượng tồn cuối kỳ.
- Báo cáo bán hàng: Tên hàng, số lượng hàng bán, doanh thu
- Quản lý kho chuyên nghiệp File Excel: báo cáo bán hàng từng kỳ, thông tin lãi lỗ từng mặt hàng, số lượng tồn kho hiện tại và tối thiểu, cảnh báo hết hàng.
Tạo file Excel mới và nhập dữ liệu xuất nhập kho đầy đủ và chính xác nhất
>>>> Đọc Thêm: Phần mềm kiểm kê hàng hóa
Mệt mỏi vì quản lý kho thủ công? Tự động hóa ngay
- Tự động hóa việc theo dõi hàng tồn kho và các hoạt động trong kho để tăng cường chính xác và hiệu quả.
- Tối ưu hóa quản lý hàng hóa, cung ứng tồn kho và cập nhật theo thời gian thực.
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và vận hành.
- Phân tích các chỉ số tồn kho
Công thức file quản lý tồn kho đơn giản
Bạn phải hiểu căn bản về Excel nếu muốn sử dụng file Excel để quản lý kho dễ dàng. Viindoo sẽ giới thiệu một số công thức Excel cơ bản để các bạn luôn biết cách xử lý dữ liệu một cách nhanh nhất.
| Công thức | Công thức chi tiết | Sử dụng |
| SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Để tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên |
| SUMIF | =SUM(A2:A9,">10") | Để tạo hàm tổng hợp có điều kiện |
| SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Để tính tổng giá trị hàng hóa |
| CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Để gộp nội dung các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 |
| AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Để tính giá trị trung bình từ các ô dữ liệu A2 đến A20 |
| COUNT | =COUNT(B1:B10) | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 |
| COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,">9") | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện |
Ví dụ về công thức Sumif trong Excel quản lý kho
Giải pháp quản lý kho hiệu quả thay thế Excel
Hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn file Excel để quản lý hàng tồn kho. Công cụ này hoàn toàn miễn phí, miễn là bạn có thể hiểu biết nhất định về Excel. Tuy nhiên, công cụ truyền thống này cũng gây ra nhiều nhược điểm như:
- Hàm Excel khá phức tạp nên việc nhập liệu thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và tìm hiểu kỹ.
- File Excel không có khả năng kết nối với các ứng dụng khác để hỗ trợ quản lý tồn kho kỹ lưỡng.
- Dữ liệu không được bảo mật vì mọi thông tin chỉ được lưu trữ trên máy tính. Nếu bạn vô tình làm mất hoặc hư hỏng máy tính thì toàn bộ dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp.
- Dữ liệu không thể được cập nhật đồng thời giữa các phòng ban khác nhau, vì mỗi lần chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp, việc này mất rất nhiều thời gian.
Vì vậy, để khắc phục những hạn chế này phần mềm quản lý tồn kho và bán hàng ra đời nhằm giúp doanh nghiệp có quy trình kiểm kê chuyên nghiệp hơn. Viindoo Inventory góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng.
Dưới đây là một số tiện ích có trong phần mềm quản lý Inventory & Supply Chain Viindoo:
- Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực;
- Thông báo tự động;
- Tự động cập nhật hàng tồn kho bất cứ khi nào có bất kỳ loại chuyển động nào xảy ra;
- Thông số chi tiết, quy tắc vị trí và sắp xếp, dự báo chi tiết, v.v;
- Phân loại hàng hóa theo nhóm, mã hàng, số lô, số seri, kích thước, tình trạng, v.v...;
- Truy xuất nguồn gốc dựa trên nguyên tắc Lavoisier & Double Bookkeeping.
Phần mềm Quản ý Kho Viindoo Inventory
Phần mềm quản lý kho tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tự động hóa quy trình kiểm kê của bạn để tăng hiệu quả, độ chính xác và cuối cùng là tiết kiệm chi phí.
Bài viết trên là toàn bộ thông tin về file excel quản lý kho đơn giản mà Viindoo muốn chia sẻ. Nếu doanh nghiệp muốn được tư vấn quản lý kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline 02257309838 để được hỗ trợ nhanh nhất!
