Làm thế nào để thiết kế file excel quản lý kho đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng? Trong bài viết hôm nay, Viindoo sẽ cung cấp một số mẫu file Excel quản lý xuất – nhập – tồn kho hàng hóa miễn phí, có thể download sử dụng ngay.
1. Tổng hợp mẫu file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Có thể nói, những mẫu file Excel là công cụ hữu ích giúp cho công việc quản lý, kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra dễ dàng và thuận tiện hơn. Những mẫu file Excel này thích hợp để sử dụng khi kinh doanh bán buôn, bán lẻ, quản trị nhà máy sản xuất và các cửa hàng thông thường.
Hiện nay, tùy thuộc vào đặc tính khác nhau mà mỗi loại hàng hóa sẽ được quản lý theo số serie/Imei, theo lô date, hoặc theo thành phần,... Dưới đây, bạn hãy cùng tham khảo 6 mẫu file excel quản lý kho miễn phí, đơn giản và dễ hiểu nhất.
>>>> Tìm Hiểu Thêm: 10 cách quản lý kho hiệu quả và khoa học cho doanh nghiệp
2. Các thông tin cần có trong file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho bao gồm các bảng cập nhập số liệu chi tiết nhằm hỗ trợ cho quá trình nhập xuất hàng hóa hằng ngày. Cấu trúc của một File Excel xuất nhập tồn kho sẽ bao gồm các thông tin sau đây:
- Thông tin sơ lược về doanh nghiệp: Thông tin chung, thời gian lấy báo cáo;
- Nhập dữ liệu: Tên & mã vật tư, ngày ghi sổ, nhà cung ứng, chứng từ (số, ngày chứng từ), thông tin xuất;
- Các danh mục: Tên vật tư, mã vật tư, đơn vị, số lượng đầu kỳ, nhà cung cấp, địa chỉ;
- Số kho: Tên vật tư, mã vật tư, nhà cung ứng, mô tả chi tiết, thông tin nhập xuất, thời gian ghi sổ, các chứng từ;
- Nội dung chi tiết về “nhập - xuất - tồn”: Diễn giải về hàng hóa, phân loại chứng từ, số lượng hàng hóa nhập trong kỳ, số lượng hàng hóa tồn trong kỳ, số lượng hàng hóa xuất trong kỳ;
- Thông tin nhập xuất tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hàng hóa, xuất trong kỳ, số lượng hàng tồn đầu kỳ, số lượng hàng tồn cuối kỳ
- Phiếu nhập xuất: Tên nhãn hiệu hàng hóa, đơn vị tính của hàng hóa, thông tin vật tư, mã hàng hóa, quy cách, số lượng hàng hóa xuất tính theo hóa đơn, đơn giá xuất, số tiền, các ghi chú khác;
- Sổ kho in: Số chứng từ, diễn giải, số lượng hàng hóa nhập trong kỳ, số lượng hàng hóa xuất trong kỳ, số lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, thời gian chứng từ
Với mọi doanh nghiệp hiện nay, việc thực hiện quy trình quản lý nguyên, nhiên vật liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng, giúp tổng thể quá trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Do đó, doanh nghiệp cần phải quản lý nguyên vật liệu thật chính xác bằng cách cập nhật một cách đầy đủ và liên tục các thay đổi trong kho hàng. Một File quản lý thường sẽ bao gồm các thành phần gồm:
- Home: tên đơn vị, tên file, người yêu cầu xuất, người duyệt;
- Báo cáo: Số thứ tự, tên, số lần, số lượng;
- Cấp phiếu: Số thứ tự, ngày cấp, đơn vị tính, tổng cộng, thời gian, số phiếu, thông tin tài xế, số xe;
- Danh sách xe: Số xe, tải trọng, chủng loại, liên hệ, ghi chú.
Một mẫu file Excel xuất nhập kho cơ bản
>>>> Xem Thêm: Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp
3. Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn trên Excel
Ngay sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo một file Excel chuẩn chỉnh nhất chỉ với 3 bước đơn giản. Tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt sheet thông tin sao cho phù hợp.
- Bước 1: Tạo một file Excel mới hoàn toàn;
- Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới với tên gọi lần lượt là: Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo;
- Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu thích hợp cho từng sheet đã tạo. Thông tin cụ thể như sau:
Sheet HOME: Thông tin giống với các file Excel đã đề cập ở bên trên
Sheet DANH MỤC: Phần này bao gồm các thông tin chung nhất của hàng hóa như sau: tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính,…Khi nhập tìm kiếm mã hàng hóa, các thông tin còn lại sẽ được tự động hiển thị.
Sheet NHAP: Tiến hành nhập liệu các thông tin sau: Đơn vị cung ứng, Thời gian, ĐVT, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng hàng nhập, Đơn giá hàng hóa, Thành tiền. Bên cạnh đó, có thể nhập bổ sung các thông tin sau: Mã & địa chỉ nhà cung ứng, số chứng từ, SĐT, các ghi chú thêm.
Sheet XUAT: Hãy nhập đầy đủ các thông tin bao gồm: Thời gian, Tên hàng hóa, Mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hàng bán, đơn giá bán, giá vốn, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng, địa chỉ, SĐT), Số chứng từ, các ghi chú khác.
Sheet BAO CAO: Cột này nhất thiết phải chứa đầy đủ các thông tin tùy vào từng loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:
- Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng hóa, Số hàng tồn kỳ đầu, Số lượng hàng nhập, Số lượng hàng xuất và Số lượng hàng tồn kỳ cuối;
- Báo cáo bán hàng: Tên hàng hóa, Số lượng hàng bán, Doanh thu;
- Các file Excel quản lý kho chuyên nghiệp: Báo cáo bán hàng từng giai đoạn, Thông tin lãi lỗ của từng mặt hàng, Số lượng hàng tồn kho hiện tại và tồn kho tối thiểu, Cảnh báo hết hàng.
Tiến hành tạo file excel mới và nhập dữ liệu xuất nhập kho đầy đủ, chính xác nhất
>>>> Đọc Thêm: Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho - Lợi ích và cách áp dụng Benefits and how to apply
4. Một số hàm nên sử dụng trong file quản lý kho đơn giản
Bạn nhất thiết phải nắm bắt hết những kiến thức Excel cơ bản nếu muốn sử dụng file Excel quản lý kho một cách dễ dàng và thành thạo. Sau đây, Viindoo sẽ giới thiệu một số hàm Excel cơ bản để bạn luôn biết cách xử lý các dữ liệu một cách nhanh nhất.
| Tên hàm | Công thức tính | Ý nghĩa của hàm |
| Hàm SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Hàm tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên |
| Hàm SUMIF | =SUM(A2:A9,">10") | Hàm tính tổng dữ liệu có điều kiện |
| Hàm SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Hàm tính tổng giá trị của hàng hóa |
| Hàm CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Hàm kết hợp nội dung của các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Hàm tính giá trị trung bình từ ô dữ liệu A2 đến A20 |
| Hàm COUNT | =COUNT(B1:B10) | Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,">9") | Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện giá trị >9 |
Ví dụ về hàm Sumif trong Excel quản lý kho
5. Giải pháp quản lý xuất nhập kho hiệu quả thay thế Excel
Hiện nay, rất nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn file Excel để quản lý kho hàng. Công cụ này hoàn toàn miễn phí chỉ cần có hiểu biết nhất định về kiến thức Excel. Tuy nhiên, công cụ truyền thống này cũng gây ra nhiều điểm bất cập như:
- Các hàm Excel thì khá phức tạp nên việc nhập dữ liệu thủ sẽ cần nhiều thời gian và sự nghiên nghiên cứu kỹ càng;
- File Excel không có khả năng kết nối với các công cụ hay thiết bị ngoại vi với chức năng hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư;
- Dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối vì mọi thông tin chỉ được lưu trữ trên máy tính. Nếu không may làm mất hay làm hỏng máy tính thì tất cả các dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất trắng hoặc bị đánh cắp;
- Số liệu không thể cập nhật liên tục giữa các bộ phận khác nhau mà phải chủ động cập cập nhật rồi mới gửi lại cho bộ phận khác, gây tốn nhiều thời gian.
Do vậy, nhằm giải quyết những hạn chế này, Phần mềm quản lý bán hàng và tồn kho Viindoo ra đời giúp doanh nghiệp có được quy trình xuất nhập hoàn hóa chuyên nghiệp hơn. Qua đó, góp phần giúp doanh nghiệp cải thiện năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng.
Dưới đây là một số các tiện ích có ở phần mềm quản lý Kho & Chuỗi cung ứng Viindoo:
- Theo dõi hàng tồn kho dựa theo thời gian thực;
- Tự động cảnh báo chính xác thời điểm nào là an toàn để xuất hàng;
- Cập nhật tự động hàng tồn kho ngay khi xác nhận xuất, nhập, dịch chuyển hàng hóa;
- Liên kết tất cả các thông tin về dịch vụ, hàng hóa: tồn kho thực tế, thông số chi tiết, vị trí & quy tắc sắp xếp, dự báo nhập - xuất, v.v;
- Chủ động phân loại hàng hóa theo nhóm, mã, số lô, serial, kích thước, tình trạng hàng hóa,...;
- Truy xuất nguồn gốc hàng hóa dựa trên hai phương pháp Lavoisier & Ghi sổ kép.
Phần mềm quản lý kho Viindoo giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Tự động hóa hoạt động Chuỗi cung ứng, nhập kho, xuất kho, kiểm kê, kế toán kho,... Tránh tình trạng cung ứng sai lệch, đọng vốn, lãng phí tài sản Doanh nghiệp.
ĐĂNG KÝ NGAY hoặc Nhận tư vấn
Bài viết trên đây là toàn bộ những thông tin về file excel quản lý kho đơn giản mà Viindoo muốn chia sẻ. Nếu doanh nghiệp mong muốn được tư vấn về quản lý xuất nhập kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại địa chỉ hotline 02257309838 để được hỗ trợ nhanh nhất!
Thông tin liên hệ:
- Trụ sở: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, Số 97 Bạch Đằng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng, Việt Nam
- Email:
- Hotline: 02257309838
- Website: https://viindoo.com/vi
>>>> Thông Tin Hữu Ích:
