Đối với các công ty kinh doanh dịch vụ hàng hóa thì quy trình quản lý kho thành phẩm rất quan trọng. Điều này có thể ảnh hưởng đến doanh thu cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Vậy, làm sao để quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả hơn? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu qua thông tin dưới đây nhé!
>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý kho và bán hàng
1. Tại sao cần phải quản lý kho thành phẩm?
Quản lý kho thành phẩm giúp hoạt động của kho hàng được diễn ra liên tục, hiệu quả, hạn chế các sai sót xảy ra. Bên cạnh đó, việc quản lý kho thành phẩm còn giúp cho người quản lý giám sát được tình hình xuất, nhập kho, kiểm soát được số lượng của hàng hóa trong kho. Với quy trình quản lý kho thành phẩm, nhà quản lý có thể kịp thời phát hiện ra lỗi sai và tìm cách khắc phục.
Đồng thời, quy trình quản lý này còn giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng tồn kho nhằm kiểm soát được chất lượng của hàng hóa ở trạng thái tốt nhất khi xuất ra bên ngoài. Do đó, công tác quản lý kho thành phẩm có vai trò rất quan trọng trong kiểm soát số lượng và chất lượng của hàng hóa.
Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp công việc hiệu quả hơn
>>>> Đọc thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO [Tổng hợp chi tiết]
2. Quy trình quản lý kho thành phẩm
2.1 Quản lý xuất kho
Bước đầu tiên của quy trình quản lý kho thành phẩm đó chính là quản lý xuất kho. Ở bước này, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
- Kế toán kho sẽ phụ trách việc kiểm tra số lượng để đảm bảo thành phẩm đạt yêu cầu khi có thông báo xuất kho.
- Sau khi kiểm tra thành phẩm, doanh nghiệp sẽ lập phiếu xuất kho theo những thông tin trong đơn hàng. Tiếp đó, phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến thủ kho để hoàn thành việc lập phiếu.
- Thủ kho sẽ tiến hành cho xuất kho theo như dữ liệu được ghi trên phiếu xuất kho.
>>>> Đừng bỏ qua: Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho cửa hàng tốt nhất
2.2 Quản lý nhập kho
Quản lý nhập kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng hóa nhập vào. Theo đó, doanh nghiệp cần phải tiến hành những bước sau:
- Thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê thành phẩm sau khi có yêu cầu nhập thành phẩm vào kho. Sau khi kiểm kê xong, thủ kho sẽ ký vào biên bản xác thực giao nhận.
- Tiếp đó, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và ký vào đó.
- Cuối cùng, thủ kho cần nhập thành phẩm vào kho và cập nhật dữ liệu để kiểm soát số lượng thành phẩm lưu trữ ở kho.
Quản lý nhập kho
>>>> Tìm Hiểu Thêm: Quản lý kho sản xuất là gì? Tầm quan trọng và giải pháp tối ưu
2.3 Quản lý chuyển kho thành phẩm
Các công việc cần thực hiện ở bước quản lý chuyển kho thành phẩm như sau:
- Nếu cần chuyển đổi thành phẩm giữa các kho với nhau, quản lý kho sẽ gửi đề xuất để được bộ phận có thẩm quyền chấp thuận.
- Sau khi đề xuất được duyệt, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu chuyển kho thành phẩm.
- Tiếp theo đó, thành phẩm sẽ được chuyển đến kho có yêu cầu. Ở giai đoạn này, người quản lý cần kiểm kê lại số lượng thành phẩm để tránh trường hợp xảy ra bất cập, sai sót.
- Cuối cùng, người quản lý phải thường xuyên cập nhật dữ liệu để theo dõi được số lượng thành phẩm của các kho.
Quản lý luân chuyển thành phẩm bằng phần mềm Viindoo2.4 Kiểm kê thành phẩm
Quá trình kiểm kê thành phẩm là quá trình kiểm tra, xác định số lượng, tình trạng của các mặt hàng trong kho. Sau đây là các bước thường được áp dụng trong quá trình kiểm kê thành phẩm:
- Chuẩn bị cho kiểm kê:
- Xác định thời điểm và thời gian thực hiện kiểm kê. Thông báo cho các nhân viên liên quan về quá trình kiểm kê, đảm bảo sự chuẩn bị trước đó.
- Xác định phạm vi kiểm kê:
- Định rõ phạm vi kiểm kê, bao gồm các khu vực, các loại mặt hàng hoặc nguyên liệu cụ thể cần được kiểm tra.
- Chuẩn bị tài liệu và công cụ:
- Chuẩn bị các tài liệu như danh sách kho, danh sách mặt hàng, biểu mẫu kiểm kê và các công cụ hỗ trợ như máy tính, máy đếm, máy quét mã vạch, thước đo, v.v.
- Đánh số và định danh:
- Đảm bảo rằng mỗi mặt hàng trong kho được đánh số và định danh một cách chính xác để dễ dàng nhận biết và theo dõi trong quá trình kiểm kê.
- Tiến hành kiểm kê:
- Kiểm tra từng mặt hàng trong kho một cách cẩn thận, bao gồm việc xác định số lượng, kiểm tra trạng thái, kiểm tra mã vạch hoặc thông tin định danh, v.v. Ghi lại các thông tin kiểm kê vào biểu mẫu hoặc hệ thống quản lý kho.
- Xử lý sự không khớp:
- Nếu có sự không khớp giữa số lượng thực tế và số lượng ghi nhận trong hệ thống, tiến hành điều tra nguyên nhân và xử lý sự không khớp này theo quy trình của tổ chức.
- Kiểm tra lại và hoàn thiện:
- Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, kiểm tra lại các thông tin đã ghi nhận, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Hoàn thiện bất kỳ tài liệu nào cần thiết và lưu trữ chúng theo quy định.
- Báo cáo kết quả:
- Tạo báo cáo về kết quả kiểm kê, ghi nhận các sự không khớp, đề xuất các biện pháp cần thiết để cải thiện quản lý kho. Chia sẻ thông tin này với các bên liên quan và áp dụng các biện pháp cần thiết để khắc phục.
- Đối chiếu số liệu:
- So sánh kết quả kiểm kê với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho, đảm bảo sự phù hợp và điều chỉnh các sai sót nếu cần thiết.
- Đánh giá và cải tiến:
- Xem xét quá trình kiểm kê, đánh giá hiệu quả và đề xuất các cải tiến trong tương lai. Rút ra các bài học và áp dụng chúng cho các quá trình kiểm kê tiếp theo.
Quá trình kiểm kê kho thành phẩm cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự chính xác cao để đảm bảo quản lý kho hiệu quả và tránh mất mát hoặc sai sót trong số lượng sản phẩm.
3. Viindoo Inventory - Giải pháp quản lý kho thành phẩm hiệu quả
Viindoo Inventory là phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý kho thành phẩm. phần mềm quản lý kho hàng này sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho bằng cách tự động cập nhật dữ liệu khi xuất, nhập hay dịch chuyển hàng hóa. Đồng thời, Viindoo Inventory còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho và kịp thời bổ sung hợp lý.
Một số ưu điểm nổi bật mà Phần mềm quản lý kho logistics Viindoo Inventory đem lại như:
- Quản lý số lượng hàng hóa trong kho, phân loại sản phẩm theo nhóm, mẫu mã, kích thước…
- Kiểm soát tình trạng của các thành phẩm trong kho hàng.
- Hỗ trợ ghi chép dữ liệu tự động về lịch sử giao dịch, thời gian giao dịch, người phụ trách, thứ tự xuất kho…
- Tích hợp quản lý kho hàng trên nhiều nền tảng.
- Kết nối quản lý chuỗi cung ứng một cách toàn diện, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Hỗ trợ nhiều phương pháp để hạch toán hàng hóa tồn kho.
- Lập bảng báo cáo, phân tích đa chiều về hiệu quả hoạt động của kho.
Phần mềm Viindoo Inventory
Phần mềm quản lý kho tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tự động hóa quy trình quản lý kho thành phẩm giúp tăng hiệu quả, độ chính xác và cuối cùng là tiết kiệm chi phí
4. FAQs
Hàng tồn kho thành phẩm là gì?
Hàng tồn kho thành phẩm đề cập đến lượng sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để bán mà doanh nghiệp lưu giữ trong kho hoặc cơ sở lưu trữ của mình.
Tại sao việc quản lý tồn kho thành phẩm lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Quản lý hàng tồn kho thành phẩm là rất quan trọng để doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng tồn kho quá mức, giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo giao sản phẩm kịp thời.
Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng phần mềm Viindoo để quản lý tồn kho thành phẩm?
Phần mềm Viindoo cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho thành phẩm, công cụ dự báo nhu cầu và khả năng báo cáo, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tồn kho, giảm chi phí vận chuyển và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Phần mềm Viindoo có cung cấp tính năng dự báo nhu cầu thành phẩm không?
Có, phần mềm Viindoo bao gồm các công cụ dự báo nhu cầu mạnh mẽ sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ và xu hướng thị trường để giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán chính xác về nhu cầu đối với hàng hóa thành phẩm trong tương lai.
Phần mềm Viindoo có thể giúp doanh nghiệp ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức và thiếu hụt thành phẩm?
Có, các tính năng quản lý hàng tồn kho của Viindoo bao gồm các thuật toán thông minh giúp ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức và thiếu hàng bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về mức tồn kho và đề xuất các điểm đặt hàng lại tối ưu.
5. Kết luận
Kiểm soát quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cũng như đem lại doanh thu cao. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa biết nên lựa chọn giải pháp quản lý kho nào thì phần mềm Viindoo Inventory chính là một trong những lựa chọn hàng đầu mà doanh nghiệp nên cân nhắc. Liên hệ với Viindoo ngay qua hotline 0225 730 9838 để được tư vấn cụ thể hơn nhé!
