Onboarding là gì? Quy trình triển khai Onboarding hiệu quả

Onboarding là gì? Làm thế nào để thực hiện quy trình Onboarding trong doanh nghiệp hiệu quả? HR Onboarding và Customer Onboarding khác nhau như thế nào? Tất cả câu hỏi này sẽ được Viindoo giải đáp chi tiết ngay trong bài viết sau.

>>>> Tham Khảo: Phần mềm HR

Onboarding là quy trình hội nhập nhân viên mới, giúp họ tìm hiểu và làm quen với doanh nghiệp. Quá trình đào tạo hội nhập, này giúp các nhân viên mới có cơ hội tiếp xúc và làm quen với văn hóa công ty, hiểu rõ hơn về phương thức triển khai công việc hiệu quả. Đặc biệt, quy trình này còn giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với đội ngũ nhân viên mới.

>>>> Đọc Ngay: Offboarding là gì? Quy trình nghỉ việc hiệu quả, chuyên nghiệp

Onboarding process là quy trình nhân viên mới hòa nhập với công ty. Thông thường quá trình Onboarding có thể kéo dài từ một, hai ngày, đến một vài tuần, hay thậm chí vài tháng. Quá trình triển khai Onboarding process sẽ diễn ra từ khâu tuyển dụng, tìm hiểu văn hóa công ty và tổng quan về doanh nghiệp. Sau đó, nhân sự mới sẽ làm quen với nhân viên cũ và người quản lý trước khi tiến hành nhận công việc

>>>> Đọc Ngay: Tự động hóa quy trình Onboarding

Mặc dù tên gọi khá tương đồng, song HR Onboarding và Customer Onboarding là hai khái niệm khác biệt:

Hiện nay, Onboarding được áp dụng khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam và cả nước ngoài vì đem lại nhiều lợi ích như sau:

Một nghiên cứu của Gallup cho thấy sự gắn bó với doanh nghiệp được thể hiện qua tình cảm, sự kết nối giữa họ đối với đồng nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân sự mới có thể làm quen với tất cả mọi người thông qua quy trình Onboarding. 

Có thể nói thị trường nhân sự hiện nay đang gặp phải sự cạnh tranh khốc liệt. Nhiều nhân tài sẽ quan tâm đến yếu tố môi trường làm việc, giá trị tinh thần trong doanh nghiệp nhiều hơn so với các thế hệ trước. Vì vậy, nếu nhân viên mới không có trải nghiệm tốt, không hài lòng về doanh nghiệp, họ có thể rời đi bất cứ lúc nào.

Do đó, để gia tăng trải nghiệm của nhân viên trong việc hội nhập tổ chức, việc xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả sẽ khiến nhân viên thích thú, tạo động lực để nâng cao hiệu quả làm việc. Từ đó, nhân viên mới sẽ mang lại giá trị cho doanh nghiệp một cách lâu dài.​

Một số khảo sát cho thấy số lượng nhân viên nghỉ việc sau khoảng 3 tháng làm việc đầu tiên chiếm tới ⅓ số lượng nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời, các doanh nghiệp trung bình sẽ tốn khoản chi phí tương đương 150% lương của vị trí đang trống để đào tạo nhân tài mới. Đây là những con số biết nói cho thấy quy trình hội nhập nhân sự mới không hiệu quả sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình chung của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tình trạng nhân viên tập sự nghỉ việc quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến tinh thần các nhân viên khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét xây dựng, cải thiện quy trình Onboarding hiệu quả hơn để giữ chân nhân tài.

Muốn thu hút nhân tài chất lượng, doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt. Tuy nhiên, việc không có một quy trình hội nhập đúng chuẩn và chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng tới thương hiệu tuyển dụng, từ đó khiến doanh nghiệp khó tuyển dụng hơn.

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố ảnh hưởng đến việc nhân sự có muốn gắn bó với công ty hay không. Vì thế, nhà lãnh đạo nên xây dựng văn hóa tốt để thu hút nhân tài. 

Thông thường, các nhân viên mới sẽ cần một khoảng thời gian để làm quen công việc cũng như hội nhập với doanh nghiệp. Do đó, tổ chức cần đưa ra chiến lược đào tạo nhân viên đúng hướng để giúp giảm thiểu thời gian làm quen cũng như gia tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, việc để nhân viên có năng lực làm việc đúng chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp tránh vấn đề lãng phí thời gian trong đào tạo.

Pre-Onboarding là bước đệm để doanh nghiệp xây dựng quy trình Onboarding process. Mục đích chính của Onboarding process là đem đến trải nghiệm tuyệt vời cho nhân sự mới trước khi gia nhập vào tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là bước tiến đầu tiên của doanh nghiệp để thu hút và giữ chân nhân tài để gắn bó với công ty lâu dài.

Quá trình Pre-Onboarding trong doanh nghiệp thường bắt đầu ngay sau khi nhân viên chấp nhận đề nghị làm việc. Lúc này, nhà quản lý cần triển khai một số hoạt động chào đón như:

• Mời nhân sự mới tham quan công ty, chi nhánh.
• Gửi thư, email về thông tin tổ chức, lợi ích hay tài liệu công ty cho nhân viên. ​
• Gửi bộ quà tặng, gói chăm sóc cho nhân sự mới (welcome kit). Các bộ quà này có thể là phần quà có in logo công ty hoặc trang phục cho nhân viên.
• Kết nối nhân viên mới với một người đồng nghiệp trong ngày đầu làm việc để hỗ trợ tìm hiểu, giải đáp các nội quy, thắc mắc trong ngày đầu làm việc.

Giai đoạn Orientation là quá trình chào đón nhân viên mới gia nhập vào đội ngũ của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, nhà quản lý sẽ giới thiệu nhân viên mới với các đội nhóm để làm quen cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp. Thông qua đây, nhân sự mới sẽ có thể hiểu rõ hơn về tổ chức. Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành giới thiệu các thông tin cần thiết cho nhân sự mới.

Các hoạt động chào đón nhân sự mới thường được tổ chức dựa theo quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình chào đón nhân sự mới cơ bản cần được phân chia theo từng bộ phận như sau:

• Phòng nhân sự: Nhiệm vụ của phòng nhân sự là hoàn thành các thủ tục giấy tờ cho nhân sự mới. Bên cạnh đó, phòng nhân sự sẽ cung cấp thời gian làm việc cụ thể cho nhân viên, giới thiệu tổng quan về lịch sử, nền tảng, sơ đồ tổ chức, dẫn nhân sự mới tham quan doanh nghiệp.​
• Phòng đào tạo: Đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo, cung cấp tài khoản tích hợp cho nhân sự. Ngoài ra, phòng đào tạo chịu trách nhiệm hướng dẫn về văn hóa tổ chức cũng như mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới.
• Người quản lý: Đây là người chịu trách nhiệm cụ thể công việc của nhân sự mới. Chính vì vậy, nhà quản lý cần thảo luận chi tiết và phân công công việc cụ thể cho nhân sự mới. Sau đó, nhà quản lý giới thiệu lao động mới với các thành viên khác, xem xét vai trò cũng như mối quan hệ trong bộ phận.
• Đồng nghiệp: Đây là những người mà nhân sự có thể tiếp cận dễ dàng để hỏi thăm, học hỏi trong công việc. Đồng nghiệp sẽ chia sẻ về cách thức hoạt động nhóm, phương pháp hoàn thành công việc, cách tìm kiếm công cụ, thiết bị hay địa điểm khi cần hỗ trợ.
• Người cố vấn, bạn thân: Những người này đảm nhiệm vai trò giới thiệu thành viên mới cho các thành viên khác trong nhóm, trả lời các thắc mắc hằng ngày và hỗ trợ xem xét các quy tắc hay chính sách của công ty.

Lưu ý, đây là giai đoạn dễ khiến nhân sự mới bị quá tải thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét thời gian thực hiện giai đoạn này kéo dài khoảng vài ngày đến một tuần.

Đây là giai đoạn đào tạo theo công việc cụ thể để nhân viên có thể nắm bắt công việc cũng như kiến thức cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Thông qua giai đoạn này, doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực, kỹ năng của nhân sự một cách tổng quát. Qua đó, nhà quản lý sẽ có thể đưa ra phương hướng đào tạo và phát triển phù hợp với năng lực của nhân sự.

Một số nội dung mà giai đoạn đào tạo cần đảm bảo cung cấp:

• Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên.
• Nền tảng, công cụ mà nhân sự có thể sử dụng.
• Khóa học, tài khoản liên quan của doanh nghiệp để học tập.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình Onboarding trong doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, người quản lý nên chia sẻ mục tiêu chung về công việc cho nhân sự mới. Sau đó, từng thành viên mới sẽ thiết lập mục tiêu cá nhân để hoàn thành công việc chung. Người quản lý có thể giúp nhân sự đặt ra mục tiêu cá nhân và hỗ trợ xây dựng cũng như là phát triển mục tiêu.

Bên cạnh đó, bức tranh công việc cũng như định hướng phát triển để đạt hiệu suất làm việc cũng cần được phác họa thông qua các mục tiêu. Hơn nữa, nhà quản lý cũng cần đánh giá chất lượng nhân viên định kỳ theo năm, tháng hoặc quý. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách khen thưởng các nhân viên đạt thành tích tốt.

Doanh nghiệp muốn thực hiện quy trình Onboarding hiệu quả có thể tham khảo Phần mềm tuyển dụng HRM của Viindoo. Đây được xem như một giải pháp hiệu quả hỗ trợ quản lý và đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp.  

Phần mềm Viindoo HRM tích hợp nhiều chức năng quản lý OKRs, tuyển dụng, xây dựng kế hoạch đào tạo... trên cùng một hệ thống. Đặc biệt, phần mềm này còn hỗ trợ phân tích và lập bảng báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ có đánh giá tổng quan và chi tiết hơn về năng lực làm việc của từng nhân viên.

Bài viết trên đây đã giúp độc giả giải thích Onboarding là gì và chia sẻ về lợi ích khi xây dựng quy trình hội nhập nhân sự hiệu quả. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ trong quá trình hội nhập và đào tạo nhân viên thì có thể tham khảo giải pháp Viindoo HRM Doanh nghiệp có thể gọi đến số hotline 02257309838 để được nhân viên chúng tôi tư vấn chi tiết hơn về phần mềm này

>>>> Tiếp Tục Với:

• Employee engagement là gì? Cách nâng cao tương tác nhân sự
• Offboarding là gì? Quản lý quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp