Applicant tracking system là gì? Tuyển dụng ứng viên thời 4.0

Hiện nay, Applicant Tracking System đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý về tuyển dụng nhân sự ở các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Viindoo sẽ cung cấp đến các bạn những thông tin hữu ích về phần mềm theo dõi ứng viên.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Phần mềm nhân sự

Applicant tracking system là gì?

Applicant Tracking System (ATS) là hệ thống quản trị tập trung vào tuyển dụng nhân sự được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng hiện nay. Hệ thống theo dõi ứng viên này là dạng phần mềm ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất để tối ưu và giải quyết triệt để các vấn đề trong tuyển dụng.

Dù Applicant Tracking System sở hữu nhiều điểm tương đồng với hệ thống quản lý khách hàng CRM nhưng CRM chỉ áp dụng cho hoạt động kinh doanh - Marketing. Đối với, ATS được ứng dụng trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Applicant Tracking System luôn tuân theo một quy trình cơ bản như sau:

• Sử dụng các câu hỏi loại trừ:

Khi ứng viên nộp hồ sơ xin việc qua cổng thông tin của doanh nghiệp thường sẽ được yêu cầu trả lời một số câu hỏi bắt buộc theo chiến lược tuyển dụngcủa công ty. Mục đích của những “câu hỏi trực tiếp” này là thu hẹp phạm vi ứng viên tiềm năng.

Trong trường hợp, các ứng viên trả lời không đạt yêu cầu đề ra trước đó từ nhà tuyển dụng, hồ sơ của ứng viên sẽ bị phần mềm sàng lọc hồ sơ gắn cờ hay tự động từ chối. Nếu câu trả lời của ứng viên được chấp thuận thì CV xin việc được chuyển sang giai đoạn lọc hồ sơ tiếp theo.

Applicant Tracking System là một hệ thống quản trị về tuyển dụng nhân sự

• Sàng lọc hồ sơ qua những từ khóa:

Để lọc hồ sơ trong phần mềm quản lý tuyển dụng thì các nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm kỹ năng hay chức danh có liên quan đến vị trí cần tuyển ngay từ lúc xây dựng bảng mô tả công việc.Vì từ khóa đóng vai trò rất quan trọng trong cơ chế hoạt động của Applicant Tracking System.

Phần mềm theo dõi ứng viên sẽ phân tích, lưu trữ và sắp xếp thông tin ứng viên theo từ khóa. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm những từ khóa về kỹ năng/ tính cách có liên quan đến vị trí đang tuyển và lọc ra những ứng viên có sử dụng từ khóa đó trong hồ sơ của họ.

Tuy nhiên, trong trường hợp ứng viên không có thuật ngữ chính xác trong sơ yếu lý lịch của mình có thể sẽ bị phần mềm loại bỏ. Nhà tuyển dụng khi đó cần xem xét kỹ lưỡng hơn về từng hồ sơ để đưa ra các quyết định chính xác nhất.

• Xếp hạng cho những bộ CV xin việc phù hợp:

Hệ thống theo dõi ứng viên còn có thể so sánh hồ sơ xin việc với mô tả công việc. Thông qua đó, ứng viên sẽ được xếp hạng dựa trên mức độ phù hợp của CV (Sơ yếu lý lịch) xin việc. Vì thế, nhà tuyển dụng sẽ có thể tập trung vào những ứng viên được xếp hạng đầu thay vì đọc qua từng bản CV.

Từ khóa là yếu tố quan trọng trong Applicant Tracking System.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Phần mềm tuyển dụng nhân sự

Ưu điểm của Applicant Tracking System (ATS) so với Spreadsheet truyền thống

Phần mềm ATS được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và là giải pháp tuyển dụng nhân sự tiên tiến nhờ vào những tính năng tuyệt vời đã đem lại. Bằng việc gia tăng hiệu quả trong quá trình lọc ứng viên, các công ty có thể đạt được thành công trong những đợt tuyển ứng viên giỏi của mình. Công cụ quản lý này được biết đến với ưu điểm vượt trội so với Spreadsheet truyền thống đó là:

Thông tin khi được đưa vào phần mềm ATS luôn đảm bảo về bảo mật.

>>>> Tìm Hiểu Về: Candidate Pipeline là gì ​

Lợi ích khi sử dụng Phần mềm theo dõi ứng viên cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh công nghệ như hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp sẽ đem lại năng suất làm việc cao hơn so với bình thường. Vì thế, phần mềm sàng lọc hồ sơ ứng tuyển dành cho doanh nghiệp có những lợi ích như sau:

• Phần mềm ATS hỗ trợ cho quá trình mở rộng doanh nghiệp:

Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì lượng dữ liệu càng lớn và trở nên phức tạp. Điều này dẫn đến vấn đề giao tiếp giữa các ứng viên ứng tuyển và nhà tuyển dụng ngày càng sẽ trở nên khó khăn hơn. ATS được biết là một hệ thống có sở hữu khả năng lưu trữ và quản lý rất khoa học. Từ đó, đội ngũ tuyển dụng sẽ dễ dàng giải quyết các vấn đề liên quan đến tuyển dụng một cách nhanh chóng nhất. 

• Làm tăng hiệu suất của nhà tuyển dụng:

Khi sử dụng Applicant Tracking System thì việc công tác tuyển dụng chưa bao giờ dễ dàng đến thế với những tính năng như quản lý phỏng vấn hay đánh giá ứng viên và tạo báo cáo tuyển dụng tự động.

• ATS giúp tích cực hóa các trải nghiệm của ứng viên:

Khi tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển dụng thì đồng nghĩa với việc sẽ có nhiều thời gian giao tiếp với ứng viên tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm theo dõi ứng viên còn giúp quy trình tuyển dụng trở nên tối giản nhất. Hơn nữa, ATS sẽ hỗ trợ tự động trao đổi với ứng viên qua Email phản hồi hay Chatbot,…

• Phần mềm ATS hỗ trợ quản lý tuyển dụng minh bạch:

ATS sẽ lưu lại toàn bộ lịch sử trao đổi giữa nhà tuyển dụng với các ứng viên. Từ đó, mọi thông tin về ứng viên cũng như quy trình tuyển dụng được minh bạch và trong sáng nhất. Ngoài ra, báo cáo có thể được tạo tự động và nhanh chóng với đầy đủ những chỉ số. Do đó, nhà quản lý sẽ nắm bắt được các thông số sâu hơn về hiệu suất tuyển dụng.

ATS có khả năng lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi giữa nhà tuyển dụng với ứng viên

Các tính năng cơ bản của Applicant tracking system

Phần mềm theo dõi ứng viên được biết đến là ứng dụng có rất nhiều công năng. Đồng thời, ATS là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy hệ thống theo dõi ứng viên có những tính năng cơ bản nào. Cùng tìm hiểu nội dung một cách chi tiết ở ngay dưới đây.

Quản lý quy trình tuyển dụng

Qùa trình tuyển dụng thực chất rất phức tạp và phải trải qua nhiều bước mới tìm được ứng viên phù hợp với doanh nghiệp. Chính vì vậy, một hệ thống quản lý quá trình này là điều hết sức cần thiết. Phần mềm ATS sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu được công việc tuyển dụng cũng như tránh những sai sót không đáng có. 

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm này là giúp quy trình tuyển dụng tinh gọn và linh hoạt. Bên cạnh đó, hệ thống giao diện thân thiện với người dùng giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng vào tổ chức. Quy trình sẽ được tự động hóa từ tạo đơn ứng tuyển, quảng bá tuyển dụng đến thông báo ứng tuyển của ứng viên.

Tự động thiết lập nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên

Một trong những công đoạn lãng phí thời gian và tăng thời gian tuyển dụng đó là quá trình nhập liệu thủ công để tạo ra nguồn ứng viên phù hợp. Đây là công việc hết sức lãng phí và ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng cũng như năng suất doanh nghiệp tạo ra.

ATS là một trong những phần mềm tự động hóa quá trình tuyển dụng. Giờ đây, doanh nghiệp không cần lo lắng đến các phương pháp thủ công khô khan. Bởi Applicant Tracking System sẽ có tích hợp với trang mạng xã hội và trang tin việc làm. Mọi thông tin của ứng viên sẽ được trao đổi, liên hệ đều được ghi nhận tự động. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tuyển dụng tối đa.

Thông tin của ứng viên và các trao đổi đều được ghi nhận tự động. 

Cộng tác tuyển dụng

Mọi ứng cử viên có thể tham gia vào quá trình tuyển dụng và được đánh giá chính xác và khách quan nhất. Ở giai đoạn phỏng vấn nào thì ứng cử viên và hội đồng phỏng vấn cũng được phần mềm ATS gửi thông báo thời gian, lịch hẹn nhanh chóng và kịp thời.

Trên phần mềm ATS cho phép người dùng theo dõi hoạt động tuyển dụng ngay tại giao diện của phần mềm. Những vấn đề xảy ra như lỗi giao tiếp hay ngắt thông tin sẽ được giảm thiểu tối đa và đảm bảo chất lượng tuyển dụng diễn ra tốt nhất.

Hợp tác tuyển dụng

Bên cạnh việc hỗ trợ trực tiếp cho công tác tuyển dụng, ATS còn giúp doanh nghiệp quản lý được quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ATS cũng tự động đo lường chỉ số ứng viên theo thời gian cũng như chuyển đổi vòng và đưa ra báo cáo phù hợp. Khi đó, nhà lãnh đạo và quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác để tuyển chọn ứng viên phù hợp nhất.

ATS có khả năng tự động đo lường chỉ số số lượng ứng viên theo thời gian thực

Tiêu chí lựa chọn phần mềm Applicant Tracking System phù hợp với doanh nghiệp

Để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được một phần mềm nhân sự phù hợp nhất với nhu cầu thì Viindoo xin được đưa ra một Checklist gồm các tiêu chí như sau:

• Có sự hiểu biết về doanh nghiệp của mình:

Hiện tại, doanh nghiệp đang có những phòng ban nào? Doanh nghiệp có các điểm mạnh và điểm yếu nào? Hoạt động tuyển dụng đang được diễn ra như thế nào và kết quả đạt được ra sao?

Có những thông tin cơ bản về doanh nghiệp của mình

• Mục đích khi sử dụng phần mềm Applicant Tracking System:

Việc lựa chọn được một phần mềm tuyển dụng thì điều cần thiết nhất là hiểu rõ đội ngũ tuyển dụng cần gì. Đồng thời, mọi người có thể đặt ra các câu hỏi để tìm được câu trả lời riêng cho bản thân như:

• • Review quá trình tuyển dụng
  • • Quy trình tuyển dụng và công việc trực tiếp liên quan đến nhà tuyển dụng sẽ được ghi nhận lại.
    • Giai đoạn nào bạn thấy doanh nghiệp đã thực hiện tốt nhất? 
    • Doanh nghiệp có sử dụng đến dịch vụ của bên thứ 3 (trang tuyển dụng, MXH,..) nào hay không? 
    • Những công đoạn này bao lâu được thực hiện một lần?
  • Xác định các yếu tố thiếu sót hiện tại
  • • Vấn đề khó khăn mà các nhà tuyển dụng gặp phải là gì?
    • Nhà tuyển dụng đã dành phần lớn thời gian ở đâu và làm gì?
    • Tính năng nào đang thiếu để giúp quá trình tuyển dụng trở nên trơn tru và hiệu quả hơn?
  • Xác định danh sách những yêu cầu về một phần mềm ATS
  • • Tiêu chí về một ATS hoàn hảo sẽ như thế nào?
    • Những tính năng nào nhất định là phải có và tính năng nào nên có?

Mục đích khi áp dụng ATS trong quy trình tuyển dụng

• Xác định những người nào sẽ sử dụng hệ thống
• • Bao nhiêu đã và đang truy cập vào hệ thống này? Đó là những ai?
  • Những mục tiêu trong tương của doanh nghiệp bạn là gì? Từ đó, trong tương lai số lượng nhân viên sẽ thay đổi ra sao?
• Xem xét về yếu tố ngân sách của doanh nghiệp
• • Khả năng chi trả của doanh nghiệp cho một hệ thống ATS như thế nào?
• Nghiên cứu
• • Tham khảo các Website Review về ATS cũng như các nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng tương tự. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ tìm ra phần mềm có khả năng phù hợp với nhu cầu.
  • Đặt lịch Demo với những bên để hiểu rõ hơn tính năng có trong phần mềm đó.
  • Trong buổi Demo cần có sự tham gia của các nhà tuyển dụng. Đây là những người sẽ thường xuyên sử dụng đến phần mềm này hàng ngày.
• Nhận Demo những phần mềm tuyển dụng:

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu về phần mềm thì đều được sử dụng phiên bản dùng thử của phần mềm trước khi quyết định mua phần mềm hay không. Doanh nghiệp có thể đặt lịch hẹn để xem phần mềm có những ưu điểm gì giúp ích cho doanh nghiệp và đưa ra quyết định hợp lý.

• Đưa câu hỏi với những nhà cung cấp phần mềm trước khi ra quyết định:

Sau khi xác định chính xác nhu cầu của đội ngũ nhà tuyển dụng thì đã có cơ sở để lựa chọn phần mềm tuyển dụng. Tuy nhiên, để có thể chọn được một ứng dụng phù hợp thì bạn có thể tham khảo bộ câu hỏi Viindoo gợi ý để đặt ra cho nhà cung cấp phần mềm đó. Ngay sau đó dựa trên câu trả lời để đưa ra quyết định cuối cùng.

Nhà cung cấp phần mềm cho phép doanh nghiệp trải nghiệm sản phẩm trước khi mua.

Các phần mềm Applicant Traking System hiệu quả nhất hiện nay

Trong bối cảnh công nghệ số hóa như hiện nay, thì trên thị trường đã có rất nhiều phần mềm theo dõi ứng viên đã ra đời. Dưới đây một số phần mềm đang được các doanh nghiệp ưa chuộng.

Phần mềm Quản lý tuyển dụng Viindoo Recruitment

Viindoo Recruitment là một phần mềm quản lý tuyển dụng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng hiện nay. Phần mềm cho phép người sử dụng quản lý, cộng tác, báo cáo các kế hoạch tuyển dụng trong doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm Viindoo Recruitment còn được tích hợp với các ứng dụng liên quan trên cùng nền tảng giúp quản lý công tác tuyển dụng toàn diện.

Phần mềm sàng lọc hồ sơ Oracle Taleo

Oracle Taleo là một trong các phần mềm tuyển dụng Applicant Tracking System tốt nhất hiện nay. Phần mềm Oracle Taleo hoạt động dựa trên điện toán đám mây và có khả năng tự động hóa quá trình tuyển dụng. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Phần mềm Oracle Taleo được cải thiện với những tính năng như:

• Phần mềm này giúp quy trình nhà tuyển dụng thực hiện dễ dàng hơn;
• Khả năng liên kết với các trang mạng xã hội. Từ đó, doanh nghiệp sẽ được giới thiệu nguồn ứng viên;
• Phần mềm tự động truy cập dữ liệu ở bất cứ nơi đâu;

Oracle Taleo hoạt động dựa trên điện toán đám mây

Hệ thống theo dõi ứng viên SmartRecruiters

Phần mềm SmartRecruiters là một lựa chọn tốt dành cho doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm được các ứng viên phù hợp nhờ công cụ đánh giá đã được thiết và tích hợp sẵn. Hơn nữa, việc giao tiếp với những ứng viên được đơn giản và nhanh chóng hơn. Và sau đây là một số số tính năng nổi trội mà phần mềm này sở hữu đó là:

• Nhà tuyển dụng có thể theo dõi được hồ sơ của những ứng viên cùng các nội dung trao đổi.
• Phần mềm hỗ trợ chọn lọc và tìm kiếm ra được ứng viên phù hợp với doanh nghiệp nhất.
• Những thẻ luôn được cá nhân hóa giúp nhà quản quản điều phối được nhóm ứng viên tài giỏi.
• Phần mềm tạo ra một thư viện mẫu nhằm mục đích củng cố quy trình tuyển dụng nhất quán theo phương châm doanh nghiệp đã đặt ra.

Phần mềm tuyển dụng SmartRecruiters

Câu hỏi thường gặp

Bài viết trên là tổng hợp tất cả các thông tin chi tiết về Applicant Tracking System cũng như lợi ích của ATS. Hi vọng qua bài viết trên các doanh nghiệp đã hiểu hơn về phần mềm cũng như lựa chọn được phần mềm phù hợp. Mọi thắc mắc các bạn có thể liên hệ Viindoo trực tiếp để được hỗ trợ kịp thời.

>>>>> Bài Viết Hữu Ích: 

• Recruitment Funnel là gì? Cách vận hành của phễu tuyển dụng
• Tiếp thị Tuyển dụng là gì? Lợi ích và 7 yếu tố thành công