Cách xây dựng bản mô tả công việc chuyên nghiệp, ấn tượng

1. Bảng mô tả công việc là gì? Ý nghĩa của bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là sẽ cung cấp các thông tin về tính chất công việc, nhiệm vụ và những trách nhiệm mà nhân sự ở các vị trí của công việc đó phải thực hiện và hoàn thành đáp ứng đầy đủ ở mức độ hoàn hảo và tốt nhất.

Bảng mô tả công việc của công ty còn được xem là sự cam kết giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên, khi đã thống nhất cùng nhau hợp tác thì hai bên phải tôn trọng lẫn nhau và hoàn thành những nội dung đã được trao đổi. Đây cũng là cơ sở để nhân viên biết được vai trò của mình trong việc tổ chức, các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhanh chóng nâng cao hiệu suất công việc..

Bảng mô tả công việc là cơ sở giúp lựa chọn được các ứng viên phù hợp

Ngoài ra, bảng mô tả công việc còn có những ý nghĩa quan trọng sau đây:

• Tìm kiếm, đánh giá cũng như lựa chọn đúng những ứng viên phù hợp cho các vị trí trong công việc.
• Hướng dẫn và bàn giao các công việc cho các nhân viên mới một cách hiệu quả.
• Đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của nhân viên khi được giao nhiệm vụ.
• Xác định mức độ lỗi, vi phạm và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong lúc triển khai công việc.

Nếu không thiết kế bảng mô tả công việc sẽ có nhiều hệ lụy xảy ra như gây mất nhiều thời gian. Một bất lợi khác đó là thiếu đi sự nhất quán và có thể dẫn đến tình trạng tái tuyển dụng. Điều này sẽ làm giảm hiệu suất trong việc do thiếu đi nhân sự đảm trách.

Tìm hiểu thêm: 10 chiến lược tuyển dụng  nhân sự hiệu quả giúp thu hút nhân tài

2.Cấu trúc bản mô tả công việc

Sau đây là cách xây dựng bản mô tả công việc với cấu trúc chuẩn nhất.

2.1. Thông tin vị trí công việc 

Thông tin vị trí công việc cụ thể ở đây bao gồm chức danh công việc. Khi nhìn vào mục này, ứng viên sẽ biết ngay được mức độ năng lực của bản thân mình có đáp ứng được vị trí này hay không. Chẳng hạn như sinh viên mới ra trường sẽ ưu tiên cho các vị trí nhân viên, thực tập sinh. Với những chuyên viên lâu năm sẽ hướng tới những vị trí trưởng phòng, trợ lý…

Thông tin vị trí công việc

2.2. Thời gian, địa điểm làm việc

Cần phải xác định ngay từ đầu những thông tin về thời gian, địa điểm làm việc để không mất nhiều thời gian cả hai bên. Điều này cũng tạo thuận lợi cho các ứng viên, đồng thời giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Dù là làm việc linh hoạt hay trực tuyến, nhà tuyển dụng cũng cần nêu cụ thể để các ứng viên nắm bắt nhanh và ứng tuyển thuận lợi.

Xác định rõ địa điểm, thời gian làm việc giúp tiết kiệm thời gian cho các ứng viên

2.3. Các nhiệm vụ, công việc chính

Đây là phần rất quan trọng để ứng viên có thể xem bản thân đáp ứng được bao nhiêu % so với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nhờ vào mục này, các nhà tuyển dụng cũng có thể đỡ mất nhiều thời gian trong việc sàng lọc hồ sơ phù hợp. Do đó, nhiệm vụ, công việc phải được thông đến ứng viên chi tiết, chuẩn xác.

Khi lập bảng mô tả công việc, ở mục nhiệm vụ chính, doanh nghiệp cần phải liệt kê đầy đủ các thông tin như sau:

• Liệt kê ngắn gọn những nhiệm vụ mà ứng viên đảm nhận.
• Giao các công việc và nhiệm vụ theo đơn vị của từng ngày, tuần hay tháng để ứng viên có thể đo lường, xem xét và cân nhắc..

Nhiệm vụ là nơi để ứng viên đánh giá năng lực của bản thân với yêu cầu tuyển dụng

2.4.Yêu cầu công việc

Yêu cầu công việc sẽ gồm những yêu cầu về trình độ học vấn, kiến thức cũng như kinh nghiệm, các kỹ năng mà bắt buộc ứng viên phải có để có thể đáp ứng tốt nhất các vị trí trong công việc. Xu hướng hiện nay, năng lực quan trọng hơn so với bằng cấp. Do đó các yêu cầu về công việc cũng sẽ nới lỏng hơn về học vấn và tập trung nhiều vào mục kinh nghiệm, kỹ năng.

Những hồ sơ, bằng cấp, hay bất kỳ văn bản nào có tính chất đặc thù công việc (ví dụ như chứng chỉ chuyên viên ISO, giấy gia hạn làm việc đối với những ứng viên nước ngoài…) đều nên được ghi rõ để ứng viên chuẩn bị đính kèm vào hồ sơ ứng tuyển hoặc trước khi tham gia phỏng vấn trực tiếp.

Yêu cầu giúp ứng viên có cái nhìn tổng quát hơn về vị trí ứng tuyển

2.5. Mức lương và phúc lợi

Tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ mỗi ứng viên mà HR nên thảo luận với ban giám đốc, ban phòng tài vụ, trưởng phòng cũng như khảo sát ở lĩnh vực thị trường nhân lực để có thể thương lượng mức lương phù hợp. Như thế, HR sẽ có thể chủ động trong tìm kiếm được ứng viên giỏi nhưng vẫn đảm bảo được các tiêu chí về ngân sách doanh nghiệp.

Ngoài mức lương thì phúc lợi đi kèm cũng phải tốt thì mới có thể cạnh tranh và thu hút nguồn nhân lực được. Phúc lợi cần được ghi đầy đủ, chi tiết và rõ ràng nhất bởi sức hút của phúc lợi là rất mạnh. Những gì nổi trội như môi trường làm việc tiện nghi, đồng nghiệp thân thiện,...những gì phản ánh được những điều tuyệt vời của công ty thì đều nên ghi vào.

Mức lương và quyền lợi là mục giúp thu hút được những ứng viên tiềm năng

2.6. Thông tin nhà tuyển dụng

Tại đây, nhà tuyển dụng nên mô tả ngắn gọn nhưng phải nổi bật được tiềm năng và sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Phần này sẽ được đặt ở vị trí của cuối bảng mô tả công việc, kể cả là bảng mô tả công việc chi tiết hay các bản tin đăng tuyển dụng trực tuyến trên Internet. Ứng viên sẽ hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như an tâm hơn về lựa chọn của bản thân.

Thông tin nhà tuyển dụng phải ngắn gọn và rõ ràng

3. Nguyên tắc khi lập bảng mô tả công việc

Việc thống nhất bảng mô tả công việc theo một nguyên tắc chung sẽ giúp thu hút được nhiều sự chú ý từ các ứng viên. Dưới đây sẽ là một số nguyên tắc trong các bước xây dựng bản mô tả công việc.

3.1. Mục tiêu công việc

Khi tiến hành xây dựng bản mô tả công việc, doanh nghiệp phải nêu được mục tiêu mà vị trí việc làm đem lại thông qua cách trả lời những câu hỏi. Mục đích của việc này là tìm kiếm sự phù hợp với chức năng chính tương ứng với vị trí đã từng đảm nhiệm.

Chẳng hạn ví dụ như với vị trí Trưởng phòng nhân sự, chức năng chính sẽ là đề xuất chính sách về nhân sự, theo dõi, giám sát và tư vấn và thực hiện các chính sách. Mục đích của vị trí này đó chính là đảm bảo được chất lượng cũng như số lượng nguồn nhân lực thông qua các chính sách nhân sự phù hợp với phong cách quản lý của bạn.

Khi lập bảng mô tả công việc cần nêu lên được mục tiêu công việc đề ra

3.2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng tại các vị trí cụ thể được phân bố từ chức năng chung của bộ phận. Để có thể thực hiện từng chức năng đó thì trong bản mô tả công việc cũng cần phải chỉ ra được những nhiệm vụ cần thực hiện chủ yếu.

Nói cách khác, chức năng là tổng hợp một nhóm nhiệm vụ với nhau. Nhiệm vụ sẽ được mô tả thông qua các động từ chỉ hành động cụ thể mà không phải ở dạng quy trình. Vì vậy trong bản mô tả cần chú ý đến việc mô tả “làm gì” thay vì mô tả “làm thế nào”.

Hơn nữa, chức năng và nhiệm vụ cũng nên sắp xếp gọn gàng, ngắn gọn theo trình tự ưu tiên, cái nào quan trọng hơn. Tránh việc liệt kê những nhiệm vụ rườm rà, không cần thiết, những nhiệm vụ phát sinh và danh sách công việc ở bản mô tả thêm rối.

Nhiệm vụ của từng vị trí phải được liệt kê chính xác, rõ ràng và chi tiết

3.3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm đưa ra cần có sự tương ứng đối với các nhiệm vụ và chức năng từng vị trí. Đồng thời, mỗi một người sẽ phải chủ động thực hiện nhiệm vụ đối với quyền hạn của mình. Bên cạnh đó cũng cần chịu trách nhiệm với kết quả mà công việc tạo ra.

Các quyền hạn được đề cập đến thường bao gồm quyền được sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, quyền được đại diện ký kết các quyết định, văn bản. Trách nhiệm chủ yếu đó là trách nhiệm về các nguồn tài chính, tài sản, pháp lý và những người liên quan đến quá trình thực thi nhiệm vụ.

Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi vị trí cần có sự tương ứng với nhau

3.4. Yêu cầu năng lực

Yêu cầu về năng lực là những yêu cầu ở mức độ tối thiểu cần thiết đối với vị trí việc làm để có thể thực hiện các nhiệm vụ đã liệt kê. Những yêu cầu năng lực sẽ bao gồm các yêu cầu như trình độ học vấn, chuyên môn, các kiến thức mà ứng viên đã học được, kinh nghiệm tích lũy từ các công việc khác và thái độ đối với công việc.

Như vậy để hoàn thành được một bản mô tả công việc đúng chuẩn, chúng ta cần rất nhiều những thông tin. Nếu xây dựng bản mô tả công việc với hệ thống bài bản, nhà tuyển dụng sẽ sở hữu được công cụ đắc lực giúp quản lý tốt nhân sự cũng như những hoạt động tại doanh nghiệp.

Năng lực là yêu cầu cần thiết tối thiểu đối với bất cứ vị trí công việc nào

4. Sai lầm thường gặp khi xây dựng bảng mô tả công việc

Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong bất cứ quy tình tuyển dụng. Dù đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết nhưng đã có không ít doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc dẫn đến hiệu quả không cao. Một vài sai lầm thường gặp trong quá trình lập bảng mô tả công việc doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chức danh không chuẩn hóa, khó hiểu: Chức danh không rõ ràng, mơ hồ khiến cho các ứng viên không thể hình dung được công việc cụ thể.
• Mô tả công việc không giống như trong thực tế: Việc mô tả sai có thể dẫn tới việc làm sai lệch giá trị công việc và ảnh hưởng tới sự thiếu chính xác khi thanh toán lương.
• Mô tả công việc quá dài dòng và chi tiết, rườm rà: Nhiều người đưa rất nhiều những thông tin vào bản mô tả như nội quy làm việc, quy định, các cam kết. Điều này sẽ làm sai lệch đi mục đích của bản mô tả công việc.
• Sử dụng các thuật ngữ viết tắt hay khó hiểu: Ở các lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều các thuật ngữ viết tắt sẽ gây khó hiểu cho các ứng viên, đặc biệt là các ứng viên mới. Do đó hãy cố gắng diễn đạt bằng các từ ngữ dễ hiểu nhất để tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu công việc về sau.
• Đưa ra nhiều kỳ vọng so với thực tế: Những bản mô tả công việc có tiêu chuẩn quá cao sẽ khiến các nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng các yêu cầu. Do đó cần đưa ra các kỳ vọng phù hợp với nhiệm vụ và công việc mà công ty yêu cầu.
• Mô tả các công việc bị trùng lặp: Việc này sẽ dẫn tới sự phân chia trách nhiệm không được rõ ràng, thiếu rành ròi, nhân viên sẽ không nắm được các công việc chính xác phải làm.
• Không cung cấp thông tin liên quan tới mức lương và phúc lợi: Lương và phúc lợi là hai yếu tố mà ứng viên rất quan tâm. Đây cũng là tiêu chí để phân loại và lựa chọn công việc và cũng là cách thu hút được các ứng viên tiềm năng hơn.

Một số yếu tố để tránh gặp phải những sai lầm khi lập bản mô tả công việc

Bài viết trên, Viindoo đã cung cấp đến các doanh nghiệp thông tin các bước xây dựng bản mô tả công việc cũng như các lưu ý cần thiết. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các nhà tuyển dụng có thể lập được bảng mô tả công việc chi tiết và đúng chuẩn nhất. Nếu còn những thắc mắc, hãy theo dõi những bài viết tiếp theo để được giải đáp và cập những thông tin hữu ích khác nhé!

>>>> Bài Viết Khác:

• CHRO là gì? Chức vụ và vai trò của CHRO trong doanh nghiệp
• Talent pool là gì? Nguồn talent pool và cách xây dựng hiệu quả