Hướng dẫn tạo bảng mô tả công việc chuyên nghiệp & ấn tượng

1. Bản mô tả công việc là gì? Tại sao cần phải có bản mô tả công việc?

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí. Mô tả công việc có thể được so sánh với một tiêu chuẩn phải được thực hiện tốt và hoàn thành một cách hoàn hảo.

Bản mô tả công việc của công ty cũng được coi là bản cam kết giữa nhà tuyển dụng và người lao động. Khi đã thống nhất về bản mô tả, hai bên phải tôn trọng vị trí mô tả hoàn thành nhiệm vụ đã thảo luận. Đây cũng là cơ sở để nhân viên biết được vai trò của mình trong tổ chức, những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, từ đó nhanh chóng cải thiện hiệu suất công việc.

Mô tả công việc là cơ sở để lựa chọn ứng viên phù hợp

Ngoài ra, phần mô tả công việc giúp doanh nghiệp:

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí cần tuyển.
• Hướng dẫn và bàn giao công việc hiệu quả cho nhân viên mới.
• Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên khi được giao nhiệm vụ.
• Xác định mức độ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc triển khai công việc.

Nếu bạn viết mô tả công việc không đúng cách sẽ dẫn đến rất nhiều hệ lụy như mất thời gian, thiếu thống nhất có thể dẫn đến phải làm lại. Thông thường thiếu nhân viên có trách nhiệm có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh của bạn.

Xem thêm: 10 Số Hiệu Quả Chiến lược tuyển dụng thu hút nhân tài

2. Mô tả công việc Cấu trúc

Dưới đây là cách xây dựng bản mô tả công việc với cấu trúc chuẩn nhất.

2.1. Thông tin về vị trí

Thông tin vị trí công việc cụ thể bao gồm chức danh công việc có thể cho ứng viên biết ngay trình độ năng lực của mình có đáp ứng được vị trí công việc này hay không. Chẳng hạn, sinh viên mới ra trường sẽ ưu tiên cho các vị trí nhân viên, thực tập sinh, trong khi các ứng viên có kinh nghiệm nhắm đến các vị trí trưởng phòng, trợ lý giám đốc, v.v.

Thông tin vị trí tuyển dụng

2.2. Thời gian và địa điểm làm việc

Cần xác định ngay từ đầu các thông tin về thời gian, địa điểm làm việc để tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng cũng như ứng viên. Ngoài ra, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các ứng viên và xây dựng xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng. Dù làm việc linh hoạt hay trực tuyến, nhà tuyển dụng cần phải cụ thể để ứng viên nhanh chóng quyết định và nộp đơn xin việc.

Xác định rõ địa điểm và thời gian làm việc để tiết kiệm thời gian cho ứng viên

2.3. Trách nhiệm và nhiệm vụ chính

Đây là phần quan trọng để ứng viên xem mình đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng ở mức độ nào. Nhà tuyển dụng cũng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc sàng lọc hồ sơ phù hợp bằng cách nêu rõ nhiệm vụ, công việc chi tiết, chính xác cho ứng viên.

Để viết bản mô tả công việc doanh nghiệp cần:

• Liệt kê ngắn gọn các nhiệm vụ mà ứng viên đảm nhận.
• Làm rõ liệu các nhiệm vụ có được giao và xem xét theo ngày, tuần hoặc tháng mà ứng viên có thể đo lường, xem xét và cân nhắc hay không.

Thông tin về trách nhiệm giúp ứng viên đánh giá năng lực với yêu cầu tuyển dụng

2.4. Yêu Cầu Công Việc

Yêu cầu công việc bao gồm các yêu cầu về trình độ học vấn, kiến ​​thức, kinh nghiệm và kỹ năng mà một ứng viên lý tưởng cần đáp ứng. Ngày nay, năng lực quan trọng hơn bằng cấp. Do đó, yêu cầu công việc cũng sẽ ít bắt buộc hơn về trình độ học vấn và tập trung nhiều hơn vào kinh nghiệm và kỹ năng.

Hồ sơ, bằng cấp hay bất kỳ tài liệu nào có tính chất công việc (ví dụ: chứng chỉ chuyên gia ISO, thư gia hạn công việc đối với ứng viên nước ngoài, v.v.) cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia phỏng vấn.

Những yêu cầu trong bản mô tả công việc giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan hơn về vị trí mà mình đang ứng tuyển.

2.5. Lương và phúc lợi

Tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ của từng ứng viên, HR nên trao đổi với ban giám đốc, bộ phận tài chính, trưởng bộ phận cũng như khảo sát thị trường việc làm để thương lượng mức lương phù hợp. Nhờ đó, HR có thể tìm được những ứng viên phù hợp nhất.

Ngoài mức lương, các phúc lợi đi kèm cũng phải cạnh tranh và hấp dẫn. Các quyền lợi nên được ghi đầy đủ, chi tiết và rõ ràng nhất vì đây là phần hấp dẫn nhất của bản mô tả công việc. Đặt tất cả các tiêu chí nổi bật như môi trường làm việc thoải mái, đồng nghiệp thân thiện, v.v. lên trước bản mô tả công việc của bạn.

Lương và phúc lợi thu hút các ứng viên tiềm năng

2.6. Thông tin nhà tuyển dụng

Ở phần này, nhà tuyển dụng nên nêu sơ qua về tiềm năng và sự phát triển của công ty. Đoạn thông tin này thường được đặt ở dưới cùng của bản mô tả công việc, bao gồm các bản mô tả công việc chi tiết hoặc các tin tuyển dụng trực tuyến trên Internet. Ứng viên sẽ hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như yên tâm hơn về sự lựa chọn của mình.

Thông tin nhà tuyển dụng phải ngắn gọn và rõ ràng

3. Nguyên tắc viết bản mô tả công việc

Việc thống nhất bản mô tả công việc theo một nguyên tắc chung sẽ giúp thu hút được nhiều sự quan tâm của ứng viên. Dưới đây là một số nguyên tắc về cách xây dựng bản mô tả công việc .

3.1. Mục tiêu của công việc

Khi viết bản mô tả công việc, doanh nghiệp phải nêu rõ mục tiêu của các vị trí tuyển dụng này, từ đó giúp tìm được ứng viên phù hợp.

Chẳng hạn, ở vị trí Trưởng phòng Nhân sự, chức năng chính sẽ là đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi, giám sát và tư vấn, triển khai chính sách. Mục đích của vị trí này là đảm bảo chất lượng cũng như số lượng nguồn nhân lực thông qua các chính sách nhân sự phù hợp với phong cách quản lý của bạn.

Khi tạo bản mô tả công việc cần nêu rõ mục tiêu công việc đề ra

3.2. Nhiệm vụ chức danh

Nhiệm vụ của các vị trí cụ thể được phân bổ từ chức năng chung của phòng. Trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng bắt buộc phải chỉ ra những công việc chính cần thực hiện.

Nói cách khác, nhiệm vụ của một vị trí là một nhóm các nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ sẽ được mô tả thông qua các động từ chỉ hành động cụ thể chứ không phải ở dạng quy trình. Vì vậy, trong phần miêu tả, cần chú ý miêu tả “làm gì” thay vì “làm thế nào”.

Hơn nữa, các nhiệm vụ, công việc cũng cần được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự ưu tiên, tránh liệt kê các nhiệm vụ, việc cần làm rườm rà, không cần thiết hoặc phát sinh khiến thí sinh bị rối.

Nhiệm vụ của từng vị trí phải được liệt kê chính xác, rõ ràng, chi tiết

3.3. Quyền và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm được trao phải tương xứng với chức trách, nhiệm vụ của từng vị trí. Mỗi nhân viên phải tích cực thực hiện các công việc thuộc thẩm quyền của mình và chịu trách nhiệm về kết quả.

Các quyền được đề cập thường bao gồm các khía cạnh liên quan đến tài chính và nhân sự, cũng như quyền được đại diện trong các quyết định và tài liệu. Trách nhiệm chính đề cập đến việc chịu trách nhiệm về nguồn lực tài chính, tài sản, pháp lý và những người liên quan đến công việc.

Quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí phải tương thích với nhau

3.4. Yêu cầu năng lực

Yêu cầu về năng lực là yêu cầu về trình độ tối thiểu cần thiết đối với vị trí việc làm để có thể thực hiện được các nhiệm vụ được liệt kê. Yêu cầu về năng lực bao gồm trình độ học vấn, chuyên môn, kiến ​​thức mà ứng viên đã học được, kinh nghiệm tích lũy được từ các công việc khác và thái độ đối với công việc.

Để hoàn thành một bản mô tả công việc tiêu chuẩn cần rất nhiều thông tin. Viết bản mô tả công việc hợp lý, nhà tuyển dụng sẽ có một công cụ hữu hiệu để quản lý nhân sự cũng như các hoạt động tại doanh nghiệp.

Năng lực là yêu cầu tối thiểu đối với mọi vị trí công việc

​4. Những lỗi thường gặp khi xây dựng bản mô tả công việc

Mô tả công việc không thể thiếu trong bất kỳ quy trình tuyển dụng. Mặc dù có vai trò sống còn như vậy nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc, từ đó làm giảm hiệu quả. Một số lỗi thường gặp trong quá trình viết bản mô tả công việc bao gồm:

• Tiêu đề chưa chuẩn, khó hiểu: Tiêu đề không rõ ràng, mập mờ khiến ứng viên không hiểu được cụ thể công việc.
• Mô tả công việc không giống với thực tế: Trình bày sai có thể dẫn đến việc trình bày sai về giá trị công việc và gây ra bảng lương không chính xác.
• Bản mô tả công việc quá dài và chi tiết, rườm rà: Nhiều người đưa rất nhiều thông tin vào bản mô tả như nội quy, quy định, cam kết làm việc. Điều này sẽ xuyên tạc mục đích của bản mô tả công việc.
• Sử dụng thuật ngữ viết tắt hoặc gây nhầm lẫn: Trong lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn cho ứng viên, đặc biệt là ứng viên mới. Do đó, hãy cố gắng diễn đạt bằng ngôn từ dễ hiểu nhất để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc sau này.
• Đặt kỳ vọng cao hơn thực tế: Mô tả công việc có tiêu chuẩn quá cao sẽ khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được yêu cầu. Do đó, cần đặt ra những kỳ vọng cho mỗi sứ mệnh và công việc mà công ty yêu cầu.
• Mô tả công việc trùng lặp: Điều này sẽ dẫn đến việc phân chia trách nhiệm không rõ ràng và rành mạch, nhân viên sẽ không hiểu chính xác công việc cần làm.
• Không cung cấp thông tin liên quan đến lương và phúc lợi: Lương và phúc lợi là hai yếu tố mà ứng viên rất quan tâm, đây cũng là một tiêu chí để phân loại và lựa chọn công việc và cũng là một cách để thu hút thêm nhiều ứng viên tiềm năng.

Một số yếu tố tránh mắc lỗi khi làm bản mô tả công việc

Câu hỏi thường gặp

Trong bài viết trên, Viindoo đã cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về các bước tạo bản mô tả công việc cũng như những lưu ý cần thiết. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp nhà tuyển dụng tạo được bản mô tả công việc chi tiết và chính xác nhất. Nếu còn thắc mắc, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo để nhận được câu trả lời và những thông tin hữu ích khác nhé!

>>>> Bài viết khác:

• CHRO là gì? Vị trí, vai trò của CHRO trong doanh nghiệp
• Nhóm tài năng là gì? Nguồn nhân tài và cách xây dựng hiệu quả