Quy trình tuyển dụng nhân sự đầy đủ với 9 bước

Quy trình tuyển dụng là một trong những quy trình quan trọng nhất trong việc tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng có trình độ, chuyên nghiệp sẽ thực sự mang lại hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Trong bài viết sau, hãy cùng Vindoo tìm hiểu vai trò các bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng và phần mềm quản lý quy trình này hiệu quả hơn.

Xác định nhu cầu tuyển dụng ở vị trí còn trống

Kế hoạch tuyển dụng cũng nên bao gồm thông tin về ngân sách, các kênh tuyển dụng, và phương thức đánh giá ứng viên phù hợp

Bước 3 - Thiết kế bản mô tả công việc

Phác thảo bản mô tả công việc (JD) là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Một JD chi tiết thường bao gồm:

• Tên vị trí: Đặt tên chính xác cho vị trí như "Nhân viên kinh doanh", "Quản lý sản xuất", "Chuyên viên tài chính",...
• Mô tả chung về vị trí: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm chính và các hoạt động cần thực hiện, bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Yêu cầu về kinh nghiệm và kỹ năng: Đưa ra các yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ học vấn cần thiết cho mỗi vị trí.
• Môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp
• Phúc lợi, chế độ đãi ngộ và lương thưởng

Phác thảo một JD chi tiết giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc, từ đó đưa ra quyết định chính xác khi nộp đơn ứng tuyển. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Phác thảo bản mô tả công việc là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 4 - Tìm kiếm ứng viên tài năng  

Thu hút các ứng viên tài năng và khiến họ nộp đơn là phần quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên thông qua các thông báo nội bộ sau đó đăng tải lên các trang mạng xã hội, trang tìm kiếm việc làm, ứng dụng tuyển dụng. Nhìn chung sẽ có 2 nguồn tuyển dụng để tìm ứng viên tài năng:

Tuyển dụng nội bộ

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng nội lực để tìm kiếm ứng viên tiềm năng sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tăng sự hài lòng trong công việc. Ngoài ra, tuyển dụng nội bộ còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, ít rủi ro vì hiểu rõ con người trong công ty.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Đối với việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài sẽ thu hút một không gian rộng lớn với nhiều sự lựa chọn cùng với những ứng viên có năng lực. Quá trình sẽ diễn ra nhanh hơn đáng kể ngay cả với nhu cầu tuyển dụng quy mô lớn.

• Quảng cáo sẽ giúp nhà tuyển dụng tạo dựng nền tảng thương hiệu vững chắc để có thể thu hút nhân tài. Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này bằng cách sử dụng công nghệ in ấn hoặc thiết bị điện tử để đạt được kết quả tốt hơn với chi phí thấp.
• Website tuyển dụng của công ty không chỉ truyền tải văn hóa làm việc của công ty mà còn có hồ sơ tiềm năng. Điều này giúp ứng viên dễ dàng hơn trong việc ứng tuyển mà còn thu hút nhân tài ở nhiều lĩnh vực.
• Nền tảng mạng xã hội: Ngày nay, các trang mạng xã hội là nền tảng cung cấp tiềm năng nguồn ứng viên miễn phí mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Điển hình như LinkedIn, Facebook hay Twitter sẽ đưa các doanh nghiệp có ứng viên chất lượng cao vào lấp chỗ trống.
• Những ứng dụng này sẽ là giải pháp hoàn hảo cho việc tìm kiếm CV chất lượng. Ngoài ra, đây còn là cách để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng như thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự và sắp xếp lịch phỏng vấn,…

Doanh nghiệp có thể đăng tuyển dụng trên các trang nội bộ của mình để tận dụng nguồn nhân lực của công ty. Bên cạnh đó, hiện nay các trang web tuyển dụng ngày càng phổ biến, doanh nghiệp có thể đăng bài để thu hút ứng viên tiềm năng từ bên ngoài.

Tận dụng tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài để tìm kiếm ứng viên tiềm năng

Bước 5 - Sàng lọc hồ sơ ứng viên tiềm năng

Trong các bước tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp, bộ phận nhân sự thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên từ danh sách ứng viên. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng vẫn có thể giải quyết vấn đề này như sau: ​

• Dựa trên các yêu cầu tối thiểu trong bản mô tả công việc, hãy chọn những hồ sơ phù hợp.
• Xem xét các chứng chỉ, kinh nghiệm và kiến ​thức chuyên môn, kỹ năng khác có đáp ứng được yêu cầu của vị trí để được xếp vào nhóm ưu tiên hay không.​
• Lựa chọn những ứng viên đáp ứng được 2 tiêu chí trên.
• Hãy thống kê và đánh máy những mục mà ứng viên cần nêu rõ hơn trong quá trình phỏng vấn.

Chọn hồ sơ phù hợp

Bước 6 - Thực hiện phỏng vấn ứng viên phù hợp

Bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng là lên lịch phỏng vấn các ứng viên mà nhà tuyển dụng đã lựa chọn. Căn cứ vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, cân nhắc lựa chọn các hình thức quá trình phỏng vấn hoặc:

• Phỏng vấn qua điện thoại: Hình thức này khá nhanh chóng và dễ dàng để tìm kiếm ứng viên tiềm năng để phỏng vấn trực tiếp. Một cuộc trò chuyện ngắn gọn sẽ giúp bộ phận nhân sự đánh giá được kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của ứng viên. Qua đó, ứng viên cũng có thể tạo ấn tượng tốt với doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể tạo ra các bài kiểm tra tâm lý. Bạn có thể dựa vào những bài kiểm tra này để đánh giá tính cách, hành vi, năng khiếu, khả năng giao tiếp và nhiều kỹ năng khác cần thiết cho công việc.
• Phỏng vấn trực tiếp: là bước cuối cùng trước khi doanh nghiệp đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện bởi quản lý cấp cao và dành cho một số ứng viên ưu tú. Doanh nghiệp cần có sự thống nhất ở bước này và có danh sách ứng viên dự phòng.

Cuộc phỏng vấn thực tế là một quá trình hai chiều, qua đó mọi ứng viên đều muốn biết liệu họ có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Doanh nghiệp cần có thái độ lịch sự, tôn trọng khi chia sẻ với họ những lợi ích khi làm việc tại đây. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn, đào tạo kỹ năng cho nhân sự là thực sự quan trọng và cần thiết, có thể ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tuyển dụng.

Các cuộc phỏng vấn trực tiếp có thể được thực hiện bởi quản lý cấp cao và dành cho một số ứng viên ưu tú.

Bước 7 - Tiến hành đánh giá và lựa chọn ứng viên

Để đảm bảo tính phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty, doanh nghiệp cần xem xét các giá trị, đạo đức và tính cách của họ. Đối với các vị trí yêu cầu khả năng quản lý, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng lãnh đạo của ứng viên.

Việc đánh giá ứng viên không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng, mà còn tăng cường khả năng thành công của quy trình tuyển dụng và giảm thiểu các rủi ro không mong muốn. Hơn nữa, việc đánh giá ứng viên giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực, hòa nhập với văn hóa tổ chức, từ đó đóng góp vào thành công bền vững của doanh nghiệp.

>>>> Xem Thêm: Liên lạc với ứng viên và phê duyệt nội bộ

Tìm kiếm ứng viên phù hợp sau buổi phỏng vấn

Bước 8 - Gửi thư mời ứng viên nhận việc

Việc gửi thư mời ứng viên nhận việc là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Thông qua thư mời này, doanh nghiệp thông báo kết quả cho ứng viên rằng họ đã được chọn và mời họ gia nhập vào đội ngũ nhân viên của tổ chức.

Thư mời ứng viên nhận việc nên cung cấp các thông tin chi tiết về công việc, mức lương, chế độ phúc lợi và các điều kiện làm việc khác để ứng viên có thể chuẩn bị cho công việc mới. Việc này không chỉ giúp tôn trọng ứng viên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Từ đó tăng khả năng ứng viên chấp nhận lời mời và trở thành một phần của tổ chức.

Gửi thư mời ứng viên nhận việc là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 9 - Onboarding và chào đón nhân sự mới

Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Qua đó, họ có cơ hội hiểu rõ về văn hóa tổ chức, các đồng nghiệp, quy định và chính sách, cũng như quy trình làm việc của các bộ phận khác. Trong quá trình đào tạo hội nhập cũng giải đáp các thắc mắc ban đầu của nhân viên mới, đào tạo và giám sát quá trình làm việc của họ.

Onboarding cũng giải đáp các thắc mắc ban đầu của nhân viên mới

>>>> Tìm hiểu thêm: 3 mẫu đánh giá nhân viên thử việc nhân viên hiệu quả cho nhà tuyển dụng

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinfast

Quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả nhờ có phần mềm Viindoo Recruitment

Phần mềm quản lý tuyển dụng là một phần trong Phần mềm hành chính nhân sự, cho phép bạn thiết lập và quản lý quy trình tuyển dụng một cách linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh các bước trong quy trình như nhận hồ sơ, sơ tuyển, phỏng vấn, đánh giá và quyết định tuyển dụng. Mỗi bước đều có thể được cấu hình với các tiêu chí, thời gian và người phụ trách cụ thể.

>>>> Xem Thêm: Cách tạo yêu cầu tuyển dụnge Recruitment Request Form for Enterprises Ứng dụng trải qua các giai đoạn tuyển dụng

Ưu điểm của phần mềm Viindoo Recruitment:

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng: Phần mềm giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tích hợp nhiều tính năng: Ngoài quản lý quy trình, Viindoo Recruitment còn có các tính năng như quản lý ứng viên, đánh giá năng lực, lập kế hoạch, v.v.
• Tương tác và thông báo: Viindoo Recruitment cung cấp các công cụ để tương tác với ứng viên và gửi thông báo tự động trong quá trình tuyển dụng. Bạn có thể gửi thông báo qua email về kết quả phỏng vấn, lên lịch phỏng vấn mới và theo dõi trạng thái ứng viên.
• Tích hợp với các trang web và các nguồn tuyển dụng khác: Viindoo Recruitment có thể được tích hợp với trang web của bạn và các nguồn tuyển dụng khác như cổng thông tin việc làm trực tuyến để tự động nhận thông tin ứng viên vào hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công.
• Báo cáo và phân tích: Viindoo Recruitment cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ để theo dõi hiệu suất tuyển dụng của bạn. Bạn có thể tạo báo cáo về số lượng ứng viên, thời gian tuyển dụng trung bình và các số liệu khác để đánh giá và cải thiện quy trình tuyển dụng.
• Dễ sử dụng và tùy biến: Giao diện thân thiện, dễ hiểu. Bạn có thể tùy chỉnh quy trình, biểu mẫu, báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Truy cập từ mọi nơi: Phần mềm là ứng dụng web, cho phép bạn truy cập và quản lý tuyển dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Hỗ trợ đội ngũ: Viindoo Recruitment có đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khi bạn gặp vấn đề.

>>>> Xem Thêm: Tạo ứng viên mới

Giao tiếp chuyên nghiệp và thân thiện trong quá trình phỏng vấn cũng giúp tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài

>>>> Xem Thêm: Báo cáo phân tích tuyển dụng

Câu hỏi thường gặp

Phần kết luận

Trên đây là các bước trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự mà ​Viindoovừa giới thiệu tới bạn đọc. Sử dụng Viindoo Recruitment giúp nâng cao hiệu quả và đồng bộ hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và công sức, tăng cường tương tác với ứng viên. Phần mềm này là giải pháp linh hoạt và phù hợp cho cả tổ chức lớn và nhỏ.

 Tiếp tục với:

• Cộng tác viên tuyển dụng là gì? Công việc JD và yêu cầu cụ thể
• ​