11 bước trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự đầy đủ nhất

Một Sơ đồ quy trình tuyển dụng là một trong những quá trình quan trọng nhất trong việc tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng có trình độ, chuyên nghiệp sẽ thực sự mang lại hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Trong bài viết sau, hãy cùng Vindoo tìm hiểu vai trò cũng như các bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng.

Một quy trình tuyển dụng được tổ chức và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả nhất. Vậy chi tiết Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng là gì? Tìm hiểu dưới đây..

• Tiết kiệm thời gian

Xây dựng quy trình tuyển dụng một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn được những ứng viên ưu tú một cách nhanh chóng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ thu hút được những ứng viên có năng lực. Điều này không những giúp công ty tiết kiệm thời gian, công sức trong quy trình tuyển dụng xây dựng mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

• Thu hút nhân viên

Sơ đồ quy trình tuyển dụng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được những nhân viên phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Có như vậy hiệu suất công việc sẽ luôn được cải thiện. Nhân viên sẽ trở nên gắn kết hơn, tạo động lực cho nhau trong quá trình làm việc.

• Hãy tích cực hơn trong tuyển dụng

Một kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị kỹ càng và cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp chủ động được các chiến lược cho bộ phận nhân sự và cho cấp quản lý. Trong những tình huống cần thay đổi, doanh nghiệp vẫn có thể điều chỉnh chiến lược để có thể phát huy năng lực, nâng cao danh tiếng.

• Tăng hiệu quả công việc

Nếu sơ đồ quy trình tuyển dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ giúp doanh nghiệp biết được năng lực, trình độ của từng ứng viên. Nhà tuyển dụng nên tận dụng thời gian phỏng vấn để đặt những câu hỏi giúp ứng viên hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của mình. Đây là một trong những bước tuyển dụng giúp nhà tuyển dụng xác định được hiệu quả công việc của ứng viên trong thời gian sắp tới.

Xây dựng quy trình tuyển dụng có thể giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên tiềm năng

Sơ đồ quy trình tuyển dụng đơn giản và hiệu quả

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm nhân viên tiềm năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp. Để quy trình tuyển dụng hiệu quả, tránh rủi ro trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần xây dựng quy trình tuyển dụng :

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Doanh nghiệp phải xác định những vị trí còn thiếu để bắt đầu thiết lập quy trình tuyển dụng nhân sự . Theo đó, doanh nghiệp cần phân tích những đặc điểm của vị trí đang còn thiếu, bao gồm kỹ năng, kiến ​​thức, kinh nghiệm làm việc,… Cụ thể hơn, doanh nghiệp cần:

• Xác định những vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp lúc bấy giờ, xác định những vấn đề còn tồn tại chưa giải quyết được, năng lực và đặc điểm của người lao động.
  
• Theo dõi xem khối lượng công việc có tăng lên trong quá trình tuyển dụng mới hay không.
• Phân tích hiệu quả hoạt động liên tục, xác định những kỹ năng và nguồn nhân lực cần thiết mà doanh nghiệp đang thiếu.
  

Xác định nhu cầu tuyển dụng ở vị trí còn trống

Phân tích công việc

Ở bước này, nhà tuyển dụng nên phân tích rõ ràng những kiến ​thức, kinh nghiệm và kỹ năng mà ứng viên tiềm năng cần có. Từ đây, xây dựng kế hoạch truyền thông và đăng tin tuyển dụng phù hợp nhất. Các bước chính của bước tuyển dụng bao gồm:​

• Thu thập từ nhóm còn thiếu những thông tin cần thiết.
• Ghi lại thông tin công việc.
• Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin đã được thu thập.
• Biết các phương pháp và kỹ năng cần thiết mà ứng viên cần.
• Ghi rõ nội dung chi tiết của bản mô tả công việc.

Xây dựng bản mô tả công việc

Sau khi biết được những kỹ năng, kinh nghiệm mà ứng viên cần có, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị bản mô tả công việc cụ thể và đầy đủ nhất. Bản mô tả công việc cần làm rõ yêu cầu đối với vị trí cần tuyển để ứng viên tiềm năng có thể cân nhắc và quyết định có nên ứng tuyển hay không. JD còn giúp doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ từ các ứng viên tiềm năng.

  Mô tả công việc phải bao gồm những nội dung sau:

• Tên và thông tin công ty
• Mô tả công việc, vị trí và quyền hạn
• Nhiệm vụ và hiệu quả công việc
• Kiến thức và kỹ thuật làm việc
• Thời gian làm việc
• Nơi làm việc
• Điều kiện làm việc
• Vị trí
• Lương và phúc lợi nhân viên
• Mời ứng tuyển

Tìm kiếm ứng viên

Thu hút các ứng viên tài năng và khiến họ nộp đơn là phần quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên thông qua các thông báo nội bộ sau đó đăng tải lên các trang mạng xã hội, trang tìm kiếm việc làm, ứng dụng tuyển dụng. Nhìn chung sẽ có 2 nguồn tuyển dụng để tìm ứng viên tài năng:

Tuyển dụng nội bộ

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng nội lực để tìm kiếm ứng viên tiềm năng sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tăng sự hài lòng trong công việc. Ngoài ra, tuyển dụng nội bộ còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, ít rủi ro vì hiểu rõ con người trong công ty.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Đối với việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài sẽ thu hút một không gian rộng lớn với nhiều sự lựa chọn cùng với những ứng viên có năng lực. Quá trình sẽ diễn ra nhanh hơn đáng kể ngay cả với nhu cầu tuyển dụng quy mô lớn.

• Quảng cáo:

Quảng cáo sẽ giúp nhà tuyển dụng tạo dựng nền tảng thương hiệu vững chắc để có thể thu hút nhân tài. Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này bằng cách sử dụng công nghệ in ấn hoặc thiết bị điện tử để đạt được kết quả tốt hơn với chi phí thấp.

• Website tuyển dụng

Website tuyển dụng của công ty không chỉ truyền tải văn hóa làm việc của công ty mà còn có hồ sơ tiềm năng. Điều này giúp ứng viên dễ dàng hơn trong việc ứng tuyển mà còn thu hút nhân tài ở nhiều lĩnh vực.

• Nền tảng mạng xã hội

Ngày nay, các trang mạng xã hội là nền tảng cung cấp tiềm năng và nguồn ứng viên miễn phí mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Điển hình như LinkedIn, Facebook hay Twitter sẽ đưa các doanh nghiệp có ứng viên chất lượng cao vào lấp chỗ trống.

• Trang thông tin, tìm việc làm

Những ứng dụng này sẽ là giải pháp hoàn hảo cho việc tìm kiếm CV chất lượng. Ngoài ra, đây còn là cách để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng như thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự và sắp xếp lịch phỏng vấn,…

Doanh nghiệp có thể đăng tuyển dụng trên các trang nội bộ của mình để tận dụng nguồn nhân lực của công ty. Bên cạnh đó, hiện nay các trang web tuyển dụng ngày càng phổ biến, doanh nghiệp có thể đăng bài để thu hút ứng viên tiềm năng từ bên ngoài.

Sàng lọc hồ sơ

Trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp, nhà tuyển dụng thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên từ danh sách ứng viên. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng vẫn có thể giải quyết vấn đề này như sau:

• Dựa trên các yêu cầu tối thiểu trong bản mô tả công việc, hãy chọn những hồ sơ phù hợp.
• Xem xét các chứng chỉ, kinh nghiệm và kiến ​thức chuyên môn, kỹ năng khác có đáp ứng được yêu cầu của vị trí để được xếp vào nhóm ưu tiên hay không.​
• Lựa chọn những ứng viên đáp ứng được 2 tiêu chí trên.
• Hãy thống kê và đánh máy những mục mà ứng viên cần nêu rõ hơn trong quá trình phỏng vấn.

Chọn hồ sơ phù hợp

Tiến hành phỏng vấn

Bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng là lên lịch phỏng vấn các ứng viên mà nhà tuyển dụng đã lựa chọn. Căn cứ vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, cân nhắc lựa chọn các hình thức quá trình phỏng vấn hoặc:

• Phỏng vấn qua điện thoại

Hình thức này khá nhanh chóng và dễ dàng để tìm kiếm ứng viên tiềm năng để phỏng vấn trực tiếp. Một cuộc trò chuyện ngắn gọn sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng cũng có thể tạo ấn tượng tốt với doanh nghiệp.

• Kiểm tra tâm lý thí sinh

Doanh nghiệp có thể tạo ra các bài kiểm tra tâm lý. Bạn có thể dựa vào những bài kiểm tra này để đánh giá tính cách, hành vi, năng khiếu, khả năng giao tiếp và nhiều kỹ năng khác cần thiết cho công việc.

• Phỏng vấn

Phỏng vấn trực tiếp là bước cuối cùng trước khi doanh nghiệp đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện bởi quản lý cấp cao và dành cho một số ứng viên ưu tú. Doanh nghiệp cần có sự thống nhất ở bước này và có danh sách ứng viên dự phòng.

Cuộc phỏng vấn thực tế là một quá trình hai chiều, qua đó mọi ứng viên đều muốn biết liệu họ có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Doanh nghiệp cần có thái độ lịch sự, tôn trọng khi chia sẻ với họ những lợi ích khi làm việc tại đây. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn, đào tạo kỹ năng cho nhân sự là thực sự quan trọng và cần thiết, có thể ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tuyển dụng.

Đánh giá ứng viên và lựa chọn ứng viên phù hợp

Sau khi tiến hành tuyển dụng, dựa trên câu trả lời và thông tin mà ứng viên đưa ra, doanh nghiệp sẽ xác định xem ứng viên có đạt được các tiêu chí nêu trên hay không. Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ liên hệ với các công ty trước đó để xem xét toàn bộ hồ sơ của ứng viên nhằm xác minh thêm thông tin. 

Tìm kiếm ứng viên phù hợp sau buổi phỏng vấn

Bộ phận tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên phù hợp dựa trên đánh giá của hội đồng tuyển dụng. Tiếp theo, nhân viên tuyển dụng sẽ thông báo cho các ứng viên trúng tuyển qua email, điện thoại, nội bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên tuyển dụng sẽ thông báo cho các bộ phận có trách nhiệm liên quan để tiến hành các thủ tục bằng văn bản và chào đón nhân viên mới.

Nhân viên mới sau khi nhận việc sẽ được đào tạo hội nhập theo quy trình đào tạo của công ty để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp. Các vấn đề liên quan đến thời gian thử việc, chính sách nhân sự, hợp đồng thử việc sẽ được bộ phận nhân sự hỗ trợ và chịu trách nhiệm thực hiện.

Quyết định tuyển dụng chính thức

Bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là quyết định tuyển dụng chính thức sau khi ứng viên đã hoàn thành xuất sắc thời gian thử việc. Người phụ trách trực tiếp sẽ chịu trách nhiệm đánh giá và hướng dẫn nhân sự tự đánh giá thời gian thử việc. Các vị trí cấp cao sẽ cần thêm ý kiến ​của CEO, Phó Tổng Giám đốc.​

>>>> Tìm hiểu thêm: 3 mẫu đánh giá nhân viên thử việc nhân viên hiệu quả cho nhà tuyển dụng

Chào mừng nhân viên mới

Khi hai bên thống nhất được mức lương, chính sách, đãi ngộ, công việc của vị trí đó, HR sẽ gửi cho ứng viên thông báo trúng tuyển. Ngày giờ tham gia sẽ được đính kèm và ứng viên mới sẽ xác nhận thời gian nhận việc mới.

Quá trình giới thiệu sẽ bắt đầu bằng việc các phòng ban giới thiệu các nhóm công ty để mọi người có thể nắm rõ thông tin về nhân viên mới. Vào quá trình đào tạo hội nhập, văn bản sẽ được chuyển cho nhân viên mới và hợp đồng lao động sẽ được ký kết sau đó.

Lợi ích của việc quản lý quy trình tuyển dụng bằng phần mềm Viindoo

Quản lý quy trình tuyển dụng là một phần quan trọng trong hoạt động nhân sự của một tổ chức. Việc sử dụng Phần mềm quản lý tuyển dụng là một phần trong Phần mềm hành chính nhân sự hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng và mang lại lợi ích đáng kể. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc triển khai Viindoo trong quản lý quy trình tuyển dụng:

Tích hợp toàn diện

Viindoo là nền tảng Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tích hợp cho phép bạn quản lý tất cả các khía cạnh của quy trình tuyển dụng trong một hệ thống duy nhất. Bạn có thể quản lý thông tin ứng viên, lịch phỏng vấn, thông báo tuyển dụng, đánh giá và xếp hạng ứng viên, v.v.

Tối ưu hóa quá trình

Viindoo cho phép bạn tùy chỉnh quy trình tuyển dụng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Bạn có thể tạo quy trình công việc, đặt quyền truy cập và định cấu hình thông báo tự động để đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả và đồng bộ.

>>>> Xem Thêm: Cách tạo yêu cầu tuyển dụng​ Ứng dụng trải qua các giai đoạn tuyển dụng

Quản lý ứng viên

Viindoo cho phép bạn dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin ứng viên. Bạn có thể tạo hồ sơ ứng viên, ghi lại tiến trình phỏng vấn, lưu trữ các tài liệu liên quan và tạo báo cáo về ứng viên.

>>>> Xem Thêm: Tạo ứng viên mới

Tương tác và thông báo

Viindoo cung cấp các công cụ để tương tác với ứng viên và gửi thông báo tự động trong quá trình tuyển dụng. Bạn có thể gửi thông báo qua email về kết quả phỏng vấn, lên lịch phỏng vấn mới và theo dõi trạng thái ứng viên.

>>>> Xem Thêm: Liên lạc với ứng viên và phê duyệt nội bộ

Tích hợp với các trang web và các nguồn tuyển dụng khác

Viindoo có thể được tích hợp với trang web của bạn và các nguồn tuyển dụng khác như cổng thông tin việc làm trực tuyến để tự động nhận thông tin ứng viên vào hệ thống Viindoo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công.

>>>> Xem Thêm: Nguồn ứng viên​ Đăng tin tuyển dụng

Báo cáo và phân tích

Viindoo cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ để theo dõi hiệu suất tuyển dụng của bạn. Bạn có thể tạo báo cáo về số lượng ứng viên, thời gian tuyển dụng trung bình và các số liệu khác để đánh giá và cải thiện quy trình tuyển dụng.

>>>> Xem Thêm: Báo cáo phân tích tuyển dụng

Câu hỏi thường gặp

Phần kết luận

Trên đây là các bước trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự mà Viindoo vừa giới thiệu tới bạn đọc. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thì có thể điều chỉnh theo quy mô tuyển dụng.

Ngoài ra, ​Viindoo cung cấp khả năng tích hợp toàn diện, tối ưu hóa quy trình, quản lý ứng viên, tương tác và thông báo, tích hợp với các trang web và các nguồn tuyển dụng khác cũng như báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Sử dụng Viindoo giúp nâng cao hiệu quả và đồng bộ hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và công sức, tăng cường tương tác với ứng viên, đồng thời cung cấp những thông tin, phân tích quan trọng để cải thiện quy trình tuyển dụng. Viindoo là giải pháp linh hoạt và phù hợp cho cả tổ chức lớn và nhỏ.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên tiềm năng, phù hợp với các vị trí còn trống.

 Tiếp tục với:

• Cộng tác viên tuyển dụng là gì? Công việc JD và yêu cầu cụ thể
• ​