Quy trình phỏng vấn tiêu chuẩn, đầy đủ cho HR và ứng viên

Quy trình phỏng vấn là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng tại doanh nghiệp. Qua bài viết này, Viindoo sẽ trình bày chi tiết các bước của quy trình phỏng vấn nhân sự và những điều cần chuẩn bị cho ứng viên.

Quy trình phỏng vấn nhân sự là hệ thống các bước mà nhà tuyển dụng tương tác với ứng viên nhằm nắm bắt năng lực, sự thích hợp cho một vị trí công việc nhất định. Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình tuyển dụng riêng tùy vào cơ chế, lĩnh vực kinh doanh, thời điểm hay vị trí tuyển dụng,...

Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung sẽ có 3 bước phổ biến gồm:

• Sàng lọc: Cán bộ tuyển dụng xem xét hồ sơ và tiến hành phỏng vấn qua điện thoại với ứng viên để trao đổi.
• Phỏng vấn trực tiếp: Cán bộ tuyển dụng sẽ thực hiện quy trình phỏng vấn ứng viên trực tiếp tại văn phòng doanh nghiệp
• Phỏng vấn chuyên sâu: Cán bộ phụ trách trực tiếp thực hiện phỏng vấn sau khi ứng viên đậu hai vòng đầu tiên

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp nhỏ chỉ áp dụng hình thức phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn online mà bỏ qua một số bước ở trên.

>>>> Đừng Bỏ Qua: 10 chiến lược tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp thu hút nhân tài

Dưới đây là checklist các bước cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn mà chuyên viên HR cần biết:

>>>> Xem Thêm: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự đơn giản, hiệu quả

Sau khi lập kế hoạch phỏng vấn, các chuyên viên nhân sự cần lên lịch hẹn phỏng vấn, chuẩn bị tài liệu, tiếp xúc với ứng viên, báo cáo lên cấp trên. Sau đó, đừng quên kiểm tra danh sách các đầu việc cần làm như dưới đây:

• Thông báo về thời gian tham gia phỏng vấn đến những người có có liên quan và trưởng phòng nhân sự
• Gửi email mời phỏng vấn cho ứng viên, cung cấp các thông tin quan trọng như địa chỉ, hồ sơ, giấy tờ cần cần chuẩn bị,...
• Đặt phòng họp, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho buổi phỏng vấn
• Chuẩn bị một số tài liệu như bút, giấy ghi chú, bản in CV của ứng viên.

Bên cạnh đó, chuyên viên phỏng vấn cũng nên chú trọng đến việc tạo bầu không khí thoải mái trong suốt buổi phỏng vấn, giúp ứng viên bớt căng thẳng và trả lời câu hỏi hỏi một cách thành thật nhất, thông qua một số hoạt động chuẩn bị như:

• Thông báo cho ứng viên về lịch hẹn phỏng vấn, đề nghị họ tham gia phỏng vấn đúng giờ, nếu có việc bận phải báo lại ngay
• Đảm bảo phòng phỏng vấn thoáng đãng, ánh sáng dễ chịu, không gây cảm giác bức bách
• Nhắc nhở thời gian cho cán bộ phụ trách phỏng vấn
• Chuẩn bị hoặc nhắc nhở ứng viên sử dụng thiết bị có mạng ổn định để tránh những sự cố có thể xảy ra (đối với những cuộc phỏng vấn điện thoại, email hay làm bài test)

Thông thường, cán bộ tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, chuẩn bị & tổ chức cuộc phỏng vấn. Trong khi đó, giám đốc công ty, trưởng bộ phận, trưởng phòng nhân sự sẽ chịu trọng trách đặt câu hỏi, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp.

Để quy trình phỏng vấn đúng chuẩn nhất thiết phải có sự tham gia của:

• Cán bộ phỏng vấn: Chuyên viên tuyển dụng thực hiện quan sát, đánh giá về tính cách, sự phù hợp của ứng viên với công việc
• Trưởng bộ phận liên quan và ban giám đốc: Đánh giá chuyên môn, mức độ triển vọng của ứng viên với vị trí công việc

Đối với quy trình phỏng vấn 2 vòng, thông thường, ở vòng 1 ứng viên sẽ phỏng vấn với bộ phận tuyển dụng, và vòng 2 là trao đổi với với cấp quản lý trực tiếp. Hội đồng phỏng vấn của mỗi vòng thường gồm 2-5 người.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình phỏng vấn khác nhau. Nhìn chung, quy trình phổ biến hiện nay vẫn sẽ trải qua 05 bước cơ bản như dưới đây.

Đây được xem là tiền đề quan trọng trong mọi cuộc phỏng vấn. Màn giới thiệu ấn tượng sẽ giúp ứng viên có hứng thú và tin tưởng với công ty và ngược lại. Các chuyên gia nhân sự cũng nhận định, quy trình phỏng vấn sẽ tác động lớn đến nhận thức của ứng viên về công ty.

Hơn hết, “nhân tài” thời 4.0 hiện nay có nhiều lựa chọn, cơ hội nghề nghiệp hơn. Do đó, một nhà tuyển dụng thông minh là người biết cách gây ấn tượng tốt và luôn trân trọng từng ứng viên mà mình tiếp cận được.

Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng không khí một buổi phỏng vấn tuyển dụng cần nghiêm chỉnh như một cuộc họp. Điều này khiến cho ứng viên bị căng thẳng, không thể hiện được bản thân một cách tốt nhất. Ngược lại, không khí thoải mái, thân mật mới giúp người phỏng vấn dễ dàng tiếp cận và khai thác ứng viên hiệu quả.

Người phỏng vấn có thể hỏi ứng viên về sở thích hoặc các thông tin có được từ CV. Sự mở đầu đầy nhẹ nhàng giúp ứng viên thể hiện bản thân một cách tự nhiên, thành thật hơn. Cách làm này cũng đặc biệt phù hợp với những cuộc phỏng vấn online.

Thu thập thông tin là bước tiếp theo trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng. Ở bước này, người phỏng vấn cần phải thật khéo léo, tinh tế trong việc đặt câu hỏi, tránh để ứng viên có cảm giác như đang bị điều tra. Cách trò chuyện khôn khéo cũng giúp ứng viên bộc lộ các kỹ năng của họ một cách tự tin nhất.

Khi ứng viên trả lời các câu hỏi, người phỏng vấn cần chú ý đánh giá:

• Câu trả lời có đúng trọng tâm câu hỏi không?
• Câu trả lời có tính tổ chức, logic chặt chẽ hay không?
• Ứng viên có chủ động, tự tin trình bày các vấn đề hay không?
• Cách thể hiện ngôn ngữ cơ thể của ứng viên như thế nào?

Quy trình phỏng vấn bản chất là cuộc trao đổi giữa cả hai bên. Do vậy, phía doanh nghiệp cũng nên chủ động trả lời những điều thắc mắc của ứng viên về công ty.

Bên cạnh đó, người phỏng vấn nên tổng hợp các câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng để dễ dàng đối mặt trước những câu hỏi khó của ứng viên.

Đánh giá buổi phỏng vấn cũng là một trong những bước bắt buộc có trong quy trình phỏng vấn chuẩn. HR có thể cân nhắc sử dụng 3 hệ thống đánh giá sau đây:

• Đánh giá & phân tích tổng thể: Thông qua ấn tượng ban đầu, nhà ứng dụng sẽ có nhận xét tổng quan về đặc điểm của ứng viên. Từ đó, người phỏng vấn dễ dàng cho kết quả là ứng viên đó có "đủ tiêu chuẩn" hay "bị loại".
• Sử dụng thang đánh giá: Mỗi doanh nghiệp thiết lập các tiêu chí, yêu cầu cho nhân sự họ muốn tuyển dụng. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ đánh giá kỹ lưỡng để tìm ra ứng viên nào là đáp ứng được tiêu chí đã soạn sẵn. Ở bước này, nhân sự tuyển dụng sẽ thiết lập các thang điểm từ 1 - 5 ứng với từng mức độ kém - xuất sắc
• Thang đánh giá chi tiết: Đây là thang đánh giá chuyên sâu hơn, giúp nhà tuyển dụng hiểu cận cảnh về ứng viên của mình. Nổi bật nhất có thang đo hành vi BARS giúp đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của ứng viên qua thang điểm và các ghi chú đính kèm. Kết quả là nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá thực sự khách quan và chính xác hơn.
  

Thực tế, khi tuyển dụng, ứng viên được chọn không nhất thiết là người giỏi nhất mà là người phù hợp nhất với vị trí công việc. Nhà tuyển dụng cần so sánh và phân tích ứng viên một cách toàn diện trên mọi khía cạnh, thay vì lựa chọn dựa trên một mặt nổi bật nào đó.

Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ gửi thư mời nhận việc cho những ứng viên phù hợp. Trong thư mời này, nhân sự cần đính kèm thêm một mẫu job offer chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin cần thiết. Lúc này, nhân viên phòng nhân sự nên gọi điện thoại báo cho ứng viên trước khi email xác nhận chính thức. Đồng thời, trong nội dung mail, nhà tuyển dụng cũng cần xác định thời gian nhận việc và hướng dẫn cụ thể.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng nên gửi email cảm ơn cho các ứng viên đã bị loại, bày tỏ sự trân trọng vì họ đã dành thời gian tham gia phỏng vấn. Việc này sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự, góp phần xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp.

Việc duy trì đánh giá hiệu suất cũng như sẵn sàng thay đổi chính sách để đạt hiệu quả tuyển dụng ở mức cao nhất cũng là một bước quan trọng không thể thiếu. Sau đây là một số phương pháp mà bạn có thể áp dụng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng của một quy trình phỏng vấn chuẩn:

• Dựa trên kết quả tuyển dụng, xem xét liệu doanh nghiệp đã tuyển được đúng người đúng việc hay chưa, mức độ gắn bó của nhân sự với công ty ra sao?
• Doanh nghiệp có thể thu thập ý kiến của các ứng viên về quy trình tuyển dụng của công ty. Qua đây, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp dựa trên những kết quả đã thu thập được.
• Khảo sát ý kiến, quan điểm của những thành viên tham gia quá trình tuyển dụng như bộ phận nhân sự hay các phòng ban có liên quan khác.

Sau khi đánh giá hiệu quả của cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng tiếp tục xem xét các điều chỉnh để cải thiện thêm giải pháp tuyển dụng và quy trình chung trong tương lai. Đồng thời, các điều chỉnh này cũng sẽ góp phần giảm thiểu chi phí tuyển dụng và tăng cường trải nghiệm tốt của ứng viên tại doanh nghiệp.  

Qua bài viết trên, Viindoo đã tóm tắt chi tiết quy trình phỏng vấn một cách đầy đủ và cụ thể. Xây dựng quy trình phỏng vấn không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với ứng viên mà còn tăng cơ hội chiêu mộ nhân tài. Viindoo chúc doanh nghiệp bạn tuyển dụng được những nhân tài phù hợp!

>>>> Bài Viết Hữu Ích: 

• Các loại hợp đồng lao động hiện nay? Nguyên tắc ký kết
• 11 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả và đầy đủ