Offboarding là gì? Quy trình nghỉ việc hiệu quả, chuyên nghiệp

Bạn đang muốn tìm hiểu Offboarding là gì? Có gì khác biệt với Onboarding? Cách triển khai như thế nào? Hãy xem ngay bài viết sau đây của Viindoo để có câu trả lời chi tiết nhất nhé.

>>>> Tham Khảo Ngay: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực

1. Offboarding là gì?

Offboarding là tất cả các hạng mục công việc, quy trình liên quan đến sự nghỉ việc của một nhân viên trong một công ty.

Các quy trình và công việc này có thể bao gồm:

• Hoàn tất các thủ tục pháp lý
• Hoàn tất công nợ
• Bàn giao công việc
• Tổ chức tiệc chia tay
• …

Quy trình này được sử dụng cho cả những nhân viên nghỉ việc tự nguyện và những người bị sa thải. Một quy trình Offboarding rõ ràng sẽ đảm bảo quá trình bàn giao công việc suôn sẻ cho cả doanh nghiệp và nhân viên sắp nghỉ việc.

Thông thường, quy trình nghỉ việc Offboarding sẽ bao gồm:

• Thông báo cho nhân viên về việc chấm dứt hợp đồng hoặc ngược lại.
• Bàn giao trách nhiệm và tìm kiếm tài năng thay thế.
• Yêu cầu phản hồi thông qua các cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát.
• Thu hồi quyền truy cập vào hệ thống và tài sản của doanh nghiệp.
• Xử lý bảng lương và quyền lợi ràng buộc.

>>>> Đọc Thêm Về: Onboarding là gì? Quy trình triển khai onboarding hiệu quả

2. Vai trò của quy trình Offboarding

Việc xây dựng một quy trình cho nhân viên nghỉ việc hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho doanh nghiệp:

• Khi một nhân viên nghỉ việc, họ sẽ trở thành người ủng hộ hoặc phản đối công ty. Những người ủng hộ sẽ giới thiệu về doanh nghiệp cho những ứng viên mới tiềm năng.
• Tạo cơ hội để doanh nghiệp có thể cảm ơn nhân viên vì những gì họ đã cống hiến và giảm thiểu rủi ro về pháp lý ảnh hưởng tới công ty
• Offboarding giúp nhà quản lý xác định các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để từ đó đưa ra giải pháp phù hợp

>>>> Đừng Bỏ Qua: Tự động hóa quy trình Offboarding

3. Các bước xây dựng quy trình cho nhân viên nghỉ việc

3.1 Xử lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên

Khi một nhân viên xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau đây:

• Yêu cầu nhân viên ký đơn/thư từ chức chính thức cho hồ sơ của bạn.
• Lên lịch phỏng vấn thôi việc: Lập kế hoạch thời gian gặp gỡ nhân viên trước khi họ rời đi để nhận phản hồi về trải nghiệm với công ty, lý do rời đi.
• Thông báo cho đội nhóm: Hãy cho phòng ban, đội nhóm biết về sự ra đi sắp tới của nhân viên và theo dõi phản ứng cũng như nhu cầu của nhóm. Bộ phận nhân sự cần giữ các đường dây liên lạc cởi mở để đảm bảo nhóm được hỗ trợ.

>>>> Đọc Về: Turnover rate là gì? Cách giảm và giữ cân bằng tỷ lệ nghỉ việc

3.2 Chuẩn bị giấy tờ và các tài liệu liên quan

Trong quá trình Offboarding, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ sau đây:

• Xem xét hợp đồng: Tiến hành xem xét lần cuối hợp đồng của nhân viên để đảm bảo tất cả các mục đều theo thứ tự.
• Chuẩn bị các tài liệu về bồi thường, lợi ích và thuế: Khi biết một nhân viên sẽ nghỉ việc, bộ phận nhân sự hãy làm việc với kế toán để xem xét gói bồi thường và thông tin thuế để đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự. Quá trình này có thể bao gồm:
• • Xử lý các khoản hoàn trả cho nhân viên chưa thanh toán;
  • Xác nhận rằng nhân viên không nợ hoàn trả tiền thưởng hoặc thời gian nghỉ có lương;
  • Chuẩn bị tài liệu về thuế và phúc lợi cho nhân viên trước khi nghỉ việc.
• Biên bản bàn giao dữ liệu công việc, trang thiết bị được công ty cung cấp
  

3.3 Tiến hành bàn giao công việc

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi, bàn giao công việc suôn sẻ, bộ phận nhân sự cần lập kế hoạch cho quy trình chuyển giao. Ngoài ra, bộ phận nhân sự cần làm việc với nhân viên hoặc người quản lý của họ để xác định những việc cần phải làm.

• Xác định ai sẽ là người thay thế: Ai sẽ đảm nhận vai trò của nhân viên sắp nghỉ việc?
• Xác định nhu cầu đào tạo: Khi biết ai sẽ tiếp quản, bộ phận nhân sự cần xác định sẽ cần đào tạo gì cho nhân viên đảm nhận công việc? Ai sẽ đào tạo người thay thế?
• Chuẩn bị thông tin/tệp/tài liệu để bàn giao: Yêu cầu nhân viên thay thế thu thập tất cả thông tin, dữ liệu liên quan đến công việc từ người sắp nghỉ việc bao gồm sách tài khoản, mật khẩu, thông tin khách hàng, ghi chú thủ tục,...

3.4 Tiến hành phỏng vấn thôi việc

Khi được thực hiện đúng cách, cuộc phỏng vấn thôi việc có thể cung cấp doanh nghiệp rất nhiều thông tin. Cuộc phỏng vấn này có thể cung cấp cho nhà quản thông tin chi tiết về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức cũng như cách cải thiện điểm yếu.

4. Điểm khác nhau giữa Onboarding và Offboarding là gì?

Sự khác biệt giữa Onboarding và Offboarding thể hiện rất rõ ràng. Onboarding xảy ra khi doanh nghiệp chào đón một nhân viên mới vào nhóm. Offboarding xảy ra vào cuối vòng đời của nhân viên khi công ty chính thức nói lời tạm biệt với một nhân viên.

Quy trình hội nhập bao gồm các công đoạn đăng ký nhân viên mới vào hệ thống doanh nghiệp, kích hoạt tài khoản công ty, gặp gỡ đồng nghiệp, đọc chính sách.... Ngược lại, quy trình Offboarding sẽ đưa nhân viên ra tách khỏi công ty và chính thức chấm dứt mối quan hệ việc làm.

Bài viết trên đây của​ Viindoo ​đã giúp bạn đọc hiểu chi tiết Offboarding là gì, sự khác biệt của quy trình này với Onboarding. Mong rằng những thông tin bên trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình Offboarding hiệu quả.

>>>> Bài Viết Hữu Ích Khác:

• HRIS là gì? Cách lựa chọn hệ thống thông tin nguồn nhân lực phù hợp
• HRP là gì? Hoạch định nguồn nhân lực là chìa khóa để quản lý nhân sự