Phần mềm HRIS là gì? Làm thế nào để chọn hệ thống quản lý thông tin nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Hãy tìm câu trả lời cùng Viindoo qua bài viết dưới đây!
NHỮNG ĐIỂM CHÍNH CẦN NHỚ:
1. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tập trung dữ liệu nguồn nhân lực và tự động hóa các quy trình nguồn nhân lực thủ công, lặp đi lặp lại.
2. HRIS có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý nguồn nhân lực bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan về dữ liệu nguồn nhân lực và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
3. Hai yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm HRIS:
- Khả năng đáp ứng tất cả các khía cạnh của quản lý nguồn nhân lực
- HRIS cần có khả năng kết nối với bộ phận tài chính
HRIS là gì?
HRIS là Hệ thống Phần mềm thông tin nhân sự hỗ trợ việc thu thập và lưu trữ tất cả thông tin nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Các khái niệm về HRI
>>>> Xem thêm: Hệ thống nhân sự tích hợp
Tại sao các doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống HRIS?
Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau, nhưng nếu một doanh nghiệp đang đối mặt với những khó khăn sau đây, nó nên xem xét áp dụng phần mềm HRIS:
Sự thay đổi nhanh chóng và liên tục trong số lượng nhân viên
Khó khăn trong việc quản lý nhân viên lai, làm việc từ xa hoặc làm việc tự do
Nhu cầu phân tích dữ liệu nhân sự chính xác
Các doanh nghiệp nhỏ có thể không có nhân viên nhân sự chuyên nghiệp
Các doanh nghiệp có nhân viên phân tán ở các địa điểm khác nhau
Các doanh nghiệp muốn cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xem xét những lợi ích sau khi quyết định có nên triển khai phần mềm HRIS hay không.
Dễ dàng truy cập thông tin
Trong quá khứ, các nhân viên nhân sự thường phải dành rất nhiều thời gian và nỗ lực để tìm kiếm hồ sơ nhân viên được đặt trong các "phòng" riêng biệt. Ngay cả khi thông tin nhân viên được lưu vào Bảng tính Excel, họ vẫn phải đối mặt với nguy cơ thông tin bị chỉnh sửa và mất mát. Bây giờ, nhờ hệ thống HRIS, quá trình tìm kiếm trở nên cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng nhờ vào ứng dụng dữ liệu đám mây.
Với HRIS, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm hồ sơ của mỗi nhân viên bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu. Đặc biệt, việc truy xuất thông tin cũng rất đơn giản, đảm bảo an ninh cao vì quản lý có thể dễ dàng thiết lập mật khẩu để bảo vệ hoặc hạn chế quyền truy cập trong công ty.
Phần mềm HRIS cho phép tìm kiếm thông tin nhân sự siêu nhanh.
>>>> Đọc Thêm Về: HRP là gì?
Hỗ trợ theo dõi và báo cáo
Phần mềm HRIS giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của nhân viên một cách minh bạch, đồng bộ và chính xác. Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá về hiệu suất làm việc thông qua từng bộ tiêu chuẩn liên quan đến bộ phận mà họ đang làm việc.
Phần mềm HRIS giúp theo dõi báo cáo.
Giảm thiểu lỗi của con người
Các phương pháp quản lý truyền thống yêu cầu người ta phải ghi chép thường xuyên, điều này dễ gây ra lỗi. Thay vào đó, việc tự động hóa quy trình của HRIS có thể đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhân viên.
Nhờ vào HRIS, số lỗi sẽ giảm đi.
Đào tạo nhanh chóng nhân viên mới
Bộ phận nhân sự cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào tài liệu đào tạo, sổ tay nhân viên, hoặc thông tin khác. Như vậy, họ sẽ dễ dàng kiểm soát quyền truy cập của nhân viên và làm cho quá trình tuyển dụng nhanh chóng và đồng bộ hơn. Do đó, quá trình tuyển dụng cũng trở nên hiệu quả và nhất quán hơn.
Phần mềm HRIS huấn luyện nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực - HRIS
Với phương pháp truyền thống, việc quản lý thủ công tất cả thông tin của nhân viên trong doanh nghiệp rất khó khăn, dễ mất, thậm chí có nguy cơ rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
Do đó, chức năng của phần mềm HRIS là giúp quản lý thông tin nguồn nhân lực trở nên hiệu quả và an toàn hơn. Dưới đây là một số chức năng điển hình của phần mềm HRIS:
- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự: HRIS hỗ trợ quản lý và kiểm tra thông tin liên quan đến lương, bảo hiểm, kinh nghiệm làm việc,... của nhân viên trong công ty.
- Quản lý quá trình tuyển dụng: HRIS hỗ trợ tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, từ đăng thông tin tuyển dụng, lưu trữ thông tin ứng viên, gửi thông báo tuyển dụng,...
- Đánh giá nhân viên và quản lý phần thưởng: HRIS giúp quản lý đánh giá nhân viên, theo dõi tiến độ công việc và thưởng cho nhân viên.
- Quản lý đào tạo và phát triển: HRIS giúp quản lý chương trình đào tạo nhân viên, theo dõi chi tiết đào tạo và kế hoạch phát triển nhân sự.
- Quản lý bảo hiểm và lương: Thông tin bảo hiểm và lương được lưu trữ và quản lý một cách khoa học và bảo mật bởi HRIS.
- Quản lý chấm công, nghỉ phép, nghỉ ốm: HRIS giúp quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân viên,...
- Báo cáo và phân tích: HRIS giúp truy xuất thông tin, xây dựng báo cáo và phân tích như thời gian làm việc, đánh giá nhân viên,... để giúp quản lý đưa ra quyết định quản lý tốt hơn.
Có thể nói rằng HRIS là một hệ thống phần mềm hỗ trợ tốt trong việc tự động hóa quản lý nguồn nhân lực. Với HRIS, các quản lý cấp cao sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình nguồn nhân lực tại công ty, từ đó họ có thể đưa ra các quyết định phù hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và nhân sự trong công ty nói riêng.
Tiêu chí chuyên nghiệp để đánh giá hệ thống HRIS
Sau khi giới thiệu khái niệm về HRIS, Viindoo sẽ trình bày chi tiết một số tiêu chí để đánh giá một hệ thống HRIS chuyên nghiệp như sau:
- Khả năng đáp ứng nhu cầu của bộ phận nhân sự: Phần mềm HRIS cần phải hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của các nhân viên nhân sự để hỗ trợ khi cần thiết.
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp mở rộng: Các quản trị viên nhân sự cần phải đánh giá rõ khả năng phát triển và tính tương thích của hệ thống HRIS, đặc biệt khi công ty tuyển nhiều nhân viên mới hoặc thay đổi chế độ bồi dưỡng, v.v.
- Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: Ngoài ra, phần mềm phải tương thích với hệ thống lương, bồi dưỡng, tuyển dụng, v.v của công ty.
Tiêu chí để đánh giá hệ thống HRIS một cách chuyên nghiệp.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Bước 1 - Tìm hiểu về hệ thống HRIS
Một cái nhìn tổng quan về các tính năng của HRIS giúp doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về sự cần thiết áp dụng phần mềm này. Bước này cũng mang lại cho doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc, tính thực tế và tính ứng dụng của phần mềm.
Để tìm nguồn tài liệu đúng về hệ thống HRIS, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin trên Internet, tại trang web chính thức của một nhà cung cấp phần mềm HRIS uy tín.
Tìm hiểu thông tin về phần mềm HRIS là gì, lợi ích của nó như thế nào?
Bước 2 - Xác định nhu cầu kinh doanh của bạn
Bước này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng nhu cầu, mong muốn và có một kế hoạch tính toán cho HRIS để đáp ứng các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của họ. Để làm điều này, các nhà lãnh đạo kinh doanh cần thảo luận và đồng ý về nhu cầu, chức năng, dữ liệu, quy trình và giao diện của HRIS.
Ngoài ra, thông qua việc xác định nhu cầu, doanh nghiệp cũng dễ dàng thiết lập ngân sách dự kiến. Đồng thời, điều này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm thấy nhà cung cấp phần mềm phù hợp trong hàng trăm nhà cung cấp trên thị trường.
Xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp của bạn.
Bước 3 - Xác định ngân sách của bạn
Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp dự định đầu tư. Do đó, doanh nghiệp có thể xác định bộ tính năng cần thiết của hệ thống HRIS, từ đó hạn chế tệp người cung cấp phù hợp.
Tùy thuộc vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn thuê phần mềm, mua gói phần mềm, hoặc triển khai và nâng cấp theo từng giai đoạn để phù hợp với luồng tiền đầu tư trong doanh nghiệp.
Xác định ngân sách của bạn
Bước 4 - Chọn một số nhà cung cấp và yêu cầu báo giá
Các doanh nghiệp nên xem xét ít nhất 2-3 nhà cung cấp trước khi yêu cầu báo giá. Để đảm bảo tính minh bạch của đối tác, các doanh nghiệp nên tiến hành nghiên cứu sâu, phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua đối tác hoặc khách hàng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin cơ bản về nhà cung cấp như:
- Nhóm nhân sự;
- Chiến lược sản phẩm;
- Số năm kinh nghiệm trong lĩnh vực;
- Tệp khách hàng tương tự;
- Cách thức triển khai dự án;
- Phản hồi/đánh giá từ khách hàng;
Chọn những nhà cung cấp phần mềm HRIS uy tín, phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
Bước 5 - Định lại yêu cầu và phạm vi triển khai
Khi thực hiện bước này, doanh nghiệp đã hiểu rõ nhu cầu thực sự, chi phí phần mềm cũng như các tính năng mà nhà cung cấp đáp ứng. Những tính năng quan trọng này có thể bao gồm phần cứng, phần mềm, dịch vụ triển khai và các dịch vụ bổ sung.
Doanh nghiệp có thể dựa vào phạm vi yêu cầu của họ và khả năng phản ứng của nhà cung cấp để xác định rõ ràng các yêu cầu phần mềm có sẵn, những yêu cầu cần được tinh chỉnh hoặc cần thời gian phát triển thêm và sau đó áp dụng chúng vào thực tế.
Định nghĩa lại phạm vi các tính năng mà doanh nghiệp muốn triển khai.
Bước 6 - Đàm phán với nhà cung cấp
Tiếp theo, doanh nghiệp cần đàm phán với tất cả các nhà cung cấp trên danh sách đã chọn. Trong bước này, doanh nghiệp sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên các yếu tố chi phí, yêu cầu, phạm vi dự án, dịch vụ hỗ trợ và lộ trình triển khai.
Chỉ khi ứng dụng được triển khai trong thực tế, doanh nghiệp mới có thể duy trì bền vững và phản ứng tốt với các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Tiến hành đàm phán trực tiếp với tất cả các nhà cung cấp.
Bước 7 - Ra quyết định
Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ phải đưa ra quyết định cuối cùng cho cuộc đàm phán. Nếu doanh nghiệp đã có phân tích đúng và quyết đoán trong các bước trước đó, quá trình ra quyết định sẽ dễ dàng hơn, đạt được sự đồng thuận của tất cả mọi người.
Quyết định cuối cùng được đưa ra sau khi sự đồng thuận và nhất quán của ban quản trị.
Giải pháp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả - Vindoo HRM
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý nguồn nhân lực và đạt được thành công lớn. Trong số nhiều sản phẩm trên thị trường, phần mềm Viindoo HRM là giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn vì có nhiều tính năng nổi bật.
Phần mềm Quản lý Nguồn nhân lực Viindoo được tạo ra dựa trên giá trị cốt lõi "Tập trung vào con người". Với Vindoo HRM, tất cả các doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững và tăng giá trị thương hiệu của họ.
Vindoo HRM là một bộ công cụ quản lý nguồn nhân lực hoàn chỉnh tích hợp tất cả các tính năng hàng đầu trên một nền tảng duy nhất bao gồm Nhân viên, Tuyển dụng, Khung kỹ năng, Học tập trực tuyến, Lương, v.v.
- Trang web được trang bị các tính năng để tuyển dụng nhân tài như tạo các đề xuất việc làm, tùy chỉnh quy trình tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn và đánh giá ứng viên, xây dựng một trang web tuyển dụng chuyên nghiệp trực tuyến.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý nhân sự thông qua quản lý tích hợp, số hóa tất cả thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng lao động cũng như quản lý thời gian làm việc thực tế.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực dựa trên khung năng lực, công nhận thành tựu của các khóa học trực tuyến, từ đó xác định một con đường thăng tiến rõ ràng cho nhân viên.
- Tự động tính toán lương, thưởng, trợ cấp và phụ cấp dựa trên cấu trúc lương được quy định trong hợp đồng lao động.
- Phần mềm quản lý nhân sự Viindoo là giải pháp tối ưu với chi phí phù hợp cho ngân sách của các doanh nghiệp nhỏ đến lớn.
- Phần mềm có thể tích hợp và đồng bộ với nhiều ứng dụng hữu ích khác, giúp lập kế hoạch quản lý nhân sự một cách hiệu quả dựa trên một hệ thống duy nhất.
- Cụ thể hơn, phần mềm Viindoo đảm bảo tính bảo mật, an toàn về thông tin nội bộ cho doanh nghiệp.
Viindoo HRM - Phần mềm quản lý nguồn nhân lực tốt nhất hiện nay.
Phần mềm Viindoo HRM
Đơn giản hóa các quy trình nhân sự từ tuyển dụng, onboarding đến theo dõi hiệu suất, đào tạo và phát triển theo khung kỹ năng.
Qua bài viết trên, Viindoo hy vọng các doanh nghiệp và nhân sự đã hiểu rõ hơn về HRIS là gì cũng như những lợi ích tuyệt vời mà hệ thống này mang lại. Nếu các doanh nghiệp quan tâm đến các giải pháp quản lý nhân sự, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay lập tức để được tư vấn chi tiết và câu trả lời!
