Tự động hóa quy trình Offboarding: Lợi ích và cách thiết lập

Khám phá Tự động hóa quy trình Offboarding 

Tự động hóa quy trình Offboarding của công ty là một quá trình thay đổi giúp đơn giản hóa và hợp lý hóa quá trình offboarding của nhân viên. Khi các doanh nghiệp tiếp tục phát triển, các cách quản lý nhân viên truyền thống đang được thay thế bằng các giải pháp hiệu quả hơn. Bài viết tổng quan toàn diện này đi sâu vào các khía cạnh chính của Tự động hóa quy trình Offboarding, làm sáng tỏ các lợi ích và chức năng của nó.

Offboarding là gì?

Offboarding là gì? Offboarding là quá trình quản lý việc nhân viên rời khỏi công ty. Quá trình này thường có sự tham gia của bộ phận nhân sự, nhà quản lý và nhân viên CNTT để đảm bảo quá trình offboarding suôn sẻ và giảm thiểu sự gián đoạn cho doanh nghiệp. Quá trình này thường bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Thu thập bất kỳ tài sản nào của công ty (ví dụ: Chìa khóa, huy hiệu, máy tính xách tay, điện thoại, v.v.)
• Thu hồi quyền truy cập vào hệ thống và dữ liệu
• Thực hiện phỏng vấn thôi việc
• Xử lý bảng lương cuối cùng
• Cung cấp thông tin về trợ cấp thôi việc, bảo hiểm, COBRA ,...

Mặc dù những nhiệm vụ này có vẻ đơn giản nhưng chúng có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn . Đó là lúc Tự động hóa quy trình Offboarding thể hiện được tầm quan trọng của mình.

Tự động hóa quy trình Offboarding hoạt động như thế nào?

Tự động hóa quá trình ofboarding thường ứng dụng các công cụ phần mềm để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình offboareding. Những công cụ này thường bao gồm quy trình làm việc, danh sách kiểm tra và các mẫu hướng dẫn bộ phận nhân sự nhân sự, người quản lý và nhân viên CNTT thực hiện đúng theo từng bước trong quy trình offboarding.

Một ứng dụng tự động hóa offboarding phổ biến là Viindoo HRM, một phần mềm nhân sự  toàn diện và tích hợp với  Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự,Phần mềm tính lương,... bao gồm các tính năng như::

• Quy trình làm việc tự động hỗ trợ bộ phận nhân sự trong suốt quá trình chuyển giao
• Lập Danh sách kiểm tra đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết trong quy trình offboarding
• Các mẫu có thể tùy chỉnh cho các cuộc phỏng vấn thôi việc, thư chấm dứt hợp đồng và các tài liệu giới thiệu khác
• Tích hợp với hệ thống trả lương và phúc lợi để hợp lý hóa các khoản thanh toán cuối cùng và quản lý phúc lợi

Sử dụng tính năng tự động hóa quá trình triển khai có thể giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình triển khai. Việc này cũng có thể mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên sắp rời đi bằng cách đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết được hoàn thành kịp thời và hiệu quả.

Viindoo HRM - Tự động hóa quy trình Offboarding

Lợi ích của việc tự động hóa Offboarding với Viindoo

Có một số lợi ích khi sử dụng phần mềm Viindoo để thiết lập tự động hóa quá trình xuất xưởng, bao gồm:

1. Quy trình hợp lý hóa : Bằng cách tự động hóa quy trình đưa lên tàu, doanh nghiệp có thể giảm bớt các tác vụ thủ công, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả các bước cần thiết được hoàn thành kịp thời.
2. Cải thiện tính tuân thủ : Tự động hóa quá trình triển khai có thể giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định bằng cách cung cấp các mẫu được tiêu chuẩn hóa và quy trình làm việc tự động.
3. Trải nghiệm nhân viên tốt hơn : Bằng cách hợp lý hóa quy trình khởi hành, nhân viên có thể nhận được trải nghiệm khởi hành nhanh chóng và hiệu quả, điều này có thể cải thiện nhận thức chung của họ về tổ chức.
4. Giảm chi phí : Bằng cách giảm thiểu các tác vụ thủ công và giảm thiểu sai sót, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho quá trình xuất xưởng.
5. Tăng độ chính xác của dữ liệu : Với hệ thống phúc lợi và bảng lương tích hợp, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nhân viên đều chính xác và cập nhật, giảm nguy cơ sai sót và thiếu sót.

Thiết lập tự động hóa Offboarding bằng phần mềm Viindoo

Về cơ bản, bản chất của Tự động hóa quy trình Onboarding  hoặc Offboarding nằm ở việc khai thác công nghệ một cách chiến thuật để thiết lập một quy trình trơn tru, hiệu quả và thống nhất cho nhân viên. Bằng cách khai thác sức mạnh của phần mềm Viindoo, các doanh nghiệp có thể biến việc triển khai thành một hành trình liền mạch và hiệu quả. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi sâu vào những điểm phức tạp của việc thiết lập tự động hóa quá trình xuất xưởng bằng Viindoo , đảm bảo quá trình khởi hành suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

1. Dữ liệu và hồ sơ nhân viên:
Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu Hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, chi tiết công việc và hồ sơ hiệu suất, đều được cập nhật và lưu trữ chính xác trong Viindoo .

2. Quy trình chấm dứt:
Bắt đầu quy trình chấm dứt hợp đồng trong Viindoo bằng cách cập nhật trạng thái của nhân viên để phản ánh rằng họ sắp sa thải. Điều này có thể kích hoạt nhiều quy trình làm việc, thông báo và tác vụ tự động khác nhau liên quan đến việc đưa lên máy bay.

3. Thu hồi quyền truy cập:
Phối hợp với bộ phận CNTT để thu hồi quyền truy cập của nhân viên sắp rời đi vào hệ thống, cơ sở dữ liệu, email và bất kỳ tài nguyên nào khác của công ty yêu cầu xác thực. Viindoo có thể tự động hóa quá trình này bằng cách kích hoạt các tác vụ xóa quyền truy cập.

4. Trả lại thiết bị:
Nếu nhân viên sắp rời đi có tài sản của công ty như máy tính xách tay, điện thoại, huy hiệu hoặc chìa khóa, hãy thiết lập các tác vụ tự động trong Viindoo Maintenance để nhắc nhở họ trả lại những món đồ này trước khi rời đi.

Tự động hóa quy trình Offboarding - Trả lại thiết bị

5. Phỏng vấn Offboarding:
Thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc như một phần của quá trình Offboarding. Viindoo có thể tự động hóa việc lên lịch các cuộc phỏng vấn này và giúp ghi lại phản hồi để cải thiện trong tương lai.

6. Bảng lương và phúc lợi cuối cùng:
Phối hợp với bộ phận tiền lương và phúc lợi để đảm bảo rằng tiền lương cuối cùng của nhân viên, tiền nghỉ phép tích lũy và các phúc lợi được xử lý chính xác và kịp thời.

7. Quản lý văn bản:
Sử dụng các tính năng quản lý tài liệu của Viindoo để lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình đào tạo như thư chấm dứt hợp đồng, tóm tắt cuộc phỏng vấn khi xuất cảnh và thông tin lợi ích.

8. Chuyển giao kiến ​​thức:
Nếu có thể, hãy tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao kiến ​​thức từ nhân viên sắp ra đi sang đồng nghiệp của họ. Thiết lập các tác vụ trong Viindoo để đảm bảo các thông tin liên quan được truyền tải thông suốt.

9. Yêu cầu tuân thủ và pháp lý:
Đảm bảo rằng quy trình xuất xưởng tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định. Tính năng tự động hóa của Viindoo có thể giúp duy trì các quy trình và tài liệu được tiêu chuẩn hóa nhằm mục đích tuân thủ.

10. Liên lạc và thông báo:
Sử dụng Viindoo để tự động hóa hoạt động liên lạc và thông báo cho nhiều bên liên quan khác nhau, bao gồm bộ phận nhân sự, người quản lý, bộ phận CNTT và nhân viên sắp rời đi, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình khởi hành.

11. Báo cáo và phân tích:
Tận dụng các tính năng báo cáo và phân tích của Viindoo để theo dõi và phân tích hiệu quả của quy trình triển khai, xác định các điểm nghẽn và thực hiện các cải tiến dựa trên dữ liệu.

12. Lưu trữ dữ liệu:
Dựa trên chính sách của tổ chức bạn, hãy lưu trữ dữ liệu của nhân viên rời đi trong Viindoo cho mục đích tuân thủ và lịch sử.

Tự động hóa quy trình Offboarding: Lên lịch phỏng vấn, giao tiếp và Yêu cầu cần tuân thủ

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Offboarding có thể là một quá trình tốn thời gian và tẻ nhạt, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn. Bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa quá trình triển khai như phần mềm Viindoo, doanh nghiệp có thể Tự động hóa quy trình Offboarding, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Với các tính năng như quy trình làm việc tự động, mẫu có thể tùy chỉnh và tích hợp với hệ thống trả lương và phúc lợi, Viindoo cung cấp giải pháp triển khai toàn diện có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức thuộc mọi quy mô.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai tự động hóa quá trình triển khai trong tổ chức của mình, điều quan trọng là phải làm việc với nhà tư vấn hoặc nhà phát triển Viindoo đủ trình độ, người có thể giúp bạn thiết lập hệ thống theo nhu cầu cụ thể của tổ chức. Với thiết lập và hỗ trợ phù hợp, tự động hóa quá trình chuyển giao có thể mang lại những lợi ích đáng kể, bao gồm cải thiện tính tuân thủ, giảm chi phí và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên sắp rời đi.

>>>> Tham Khảo Thêm:

• 5 Ưu điểm chính của Hệ thống Nhân sự Tích hợp cho Doanh nghiệp của Bạn
  

• 8 chiến lược hiệu quả để tăng năng suất của nhân viên