Tự động hóa quy trình Onboarding cùng Viindoo

Giới thiệu về Tự động hóa quy trình onboarding

nhân viên mới ngày càng được tối ưu hóa bằng cách áp dụng các công nghệ tự động hóa. Bằng cách tận dụng công nghệ và tự động hóa, các công ty đang cách mạng hóa quy trình này để tạo ra trải nghiệm hợp lý, hấp dẫn và hiệu quả hơn cho cả nhân viên mới và đội ngũ nhân sự.

Onboarding là gì?

Oboarding là gì?Onboarding là một phần của quy trình tuyển dụng hòa nhập nhân viên mới vào một tổ chức và làm quen với văn hóa, chính sách và thủ tục của công ty. Quá trình hội nhập hiệu quả đảm bảo rằng những người mới được tuyển dụng cảm thấy được chào đón, tự tin và được trao quyền để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ.

Onboarding thường bao gồm bốn giai đoạn:

1. Trước khi onboarding: Giai đoạn này xảy ra trước ngày bắt đầu chính thức của nhân viên mới và liên quan đến việc giới thiệu cho nhân viên về văn hóa, chính sách và thủ tục của công ty.
2. Giới thiệu: Giai đoạn này diễn ra vào ngày đầu tiên của nhân viên mới và bao gồm phần giới thiệu với đồng nghiệp, tổng quan về sứ mệnh và mục tiêu của công ty cũng như đào tạo về các nhiệm vụ công việc cơ bản.
3. Ổn định công việc: Giai đoạn này diễn ra trong vài tuần đầu tiên làm việc và bao gồm việc cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục để đảm bảo người mới được tuyển dụng cảm thấy tự tin vào vai trò của họ.
4. Theo dõi: Giai đoạn cuối cùng này diễn ra trong vài tháng đầu làm việc và liên quan đến việc đảm bảo nhân viên mới cảm thấy hoàn toàn hòa nhập với văn hóa công ty và hiểu được vai trò của họ trong tổ chức.

Onboarding là gì - 4 giai đoạn của onboarding

Quá trình tự động hóa khi onboarding hoạt động như thế nào?

Về cốt lõi, việc tự động hóa onboarding hoặc offboarding là việc sử dụng các công nghệ như Phần mềm quản lý tuyển dụng lđể tạo ra một quy trình liền mạch, hiệu quả và nhất quán cho nhân viên. Nó thay thế các tác vụ thủ công truyền thống bằng quy trình làm việc tự động, cho phép nhóm nhân sự tập trung vào các sáng kiến chiến lược trong khi vẫn đảm bảo trải nghiệm làm quen vượt trội cho nhân viên.

1. Tùy chỉnh Quy trình làm việc: Tự động hóa quá trình onboarding bắt đầu bằng việc tạo các quy trình công việc phù hợp để vạch ra toàn bộ hành trình triển khai. Các quy trình công việc này xác định trình tự nhiệm vụ, các cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và sự phụ thuộc giữa chúng.
2. Tự động giao việc cho nhân viên: Sau khi thiết lập quy trình công việc, các nhiệm vụ sẽ tự động được phân công dựa trên các yếu tố kích hoạt được xác định trước. Ví dụ: khi ký hợp đồng lao động, bộ phận CNTT có thể nhận được thông báo cài đặt máy tính của nhân viên.
3. Thông báo và nhắc nhở : Thông báo và nhắc nhở tự động giúp mọi người đi đúng hướng. Những người mới tuyển dụng sẽ nhận được email chào mừng, tài liệu trước khi onboarding và lời nhắc kịp thời về các nhiệm vụ sắp tới. Đội ngũ nhân sự và người quản lý cũng được thông báo khi hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể.
4. Quản lý tài liệu : Onboarding bao gồm rất nhiều thủ tục giấy tờ, từ hợp đồng đến chính sách. Hệ thống tự động hóa tích hợp cung cấp khả năng quản lý tài liệu an toàn, cho phép nhân viên truy cập và hoàn thành các biểu mẫu bằng kỹ thuật số, giảm nhu cầu về giấy tờ vật lý.
5. Cổng tự phục vụ : Nhiều nền tảng tự động hóa tích hợp cung cấp cổng tự phục vụ cho nhân viên mới. Những cổng này cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào thông tin, tài liệu và nhiệm vụ quan trọng ở một vị trí tập trung, trao quyền cho họ đóng vai trò tích cực trong hành trình làm quen của mình.
6. Theo dõi thời gian thực : Tự động hóa mang lại sự minh bạch. Đội ngũ nhân sự có thể theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ theo thời gian thực, xác định mọi điểm nghẽn và giải quyết chúng kịp thời. Mức độ hiển thị này đảm bảo một quá trình trơn tru và hiệu quả.
7. Cá nhân hóa : Tự động hóa tích hợp không có nghĩa là hy sinh tính cá nhân hóa. Quy trình làm việc có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các vai trò, vị trí hoặc phòng ban khác nhau, đảm bảo rằng trải nghiệm làm quen của mỗi nhân viên đều phù hợp và hấp dẫn.

Tự động hóa quy trình onboarding hoạt động như thế nào?

Lợi ích của việc tích hợp tự động hóa với Viindoo

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu tự động hóa quá trình triển khai bằng Viindoo chưa? Thực hiện theo các bước đơn giản sau:

1. Tạo danh sách kiểm tra giới thiệu: Sử dụng danh sách kiểm tra giới thiệu có thể tùy chỉnh của Viindoo, tạo danh sách kiểm tra cho từng vị trí công việc bao gồm tất cả thông tin và đào tạo cần thiết.
2. Thiết lập thông báo email tự động: Định cấu hình Viindoo để gửi email chào mừng đến nhân viên mới và lời nhắc tự động cho nhân viên nhân sự về các nhiệm vụ hội nhập sắp tới.
3. Sử dụng lịch tích hợp: Sử dụng lịch tích hợp của Viindoo để lên lịch các buổi đào tạo và gửi lời mời theo lịch tự động đến những người mới tuyển dụng.
4. Kích hoạt cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên: Cho phép nhân viên mới truy cập vào các tài liệu và thông tin quan trọng liên quan đến việc làm của họ thông qua cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên Viindoo.
5. Giám sát tiến trình: Sử dụng các tính năng báo cáo của Viindoo để theo dõi tiến trình của từng nhân viên mới thông qua quy trình giới thiệu và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Tự động hóa quy trình onboarding tích hợp với Viindoo HRM

Thiết lập tự động hóa onboarding bằng phần mềm Viindoo

Tích hợp hiệu quả các nhân viên mới vào tổ chức của bạn là một khía cạnh quan trọng để xây dựng một nhóm thành công. Tự động hóa tích hợp, đặc biệt là thông qua Viindoo Employee, có thể cách mạng hóa quy trình này, nâng cao hiệu quả, tính nhất quán và trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thiết lập tự động hóa quá trình onboarding với Viindoo :

Hiểu quy trình giới thiệu của bạn:
Trước khi đi sâu vào tự động hóa, hãy vạch ra quy trình giới thiệu hiện tại của bạn. Xác định các giai đoạn, nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến việc đưa nhân viên mới vào làm việc.

Sử dụng Viindoo HRM:
Mô-đun Viindoo HRM đóng vai trò là nền tảng cho quá trình tự động hóa đào tạo. Định cấu hình nó để nắm bắt các chi tiết cần thiết của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, vai trò công việc và thông tin liên hệ.

Tạo quy trình công việc tùy chỉnh:
Trong Viindoo , hãy sử dụng Trình chỉnh sửa quy trình công việc để tạo quy trình làm việc phù hợp cho quá trình onboarding. Xác định trình tự nhiệm vụ, các bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và mọi phụ thuộc của nhiệm vụ.

Giao nhiệm vụ tự động:
Trong quy trình làm việc của bạn, hãy thiết lập phân công nhiệm vụ tự động dựa trên trình kích hoạt. Ví dụ: khi một nhân viên mới được thêm vào hệ thống, các nhiệm vụ tự động có thể được giao cho bộ phận CNTT, nhân sự và các bộ phận liên quan khác.

Tự động hóa quy trình onboarding - Tự động phân công nhiệm vụ

Định cấu hình Thông báo và Nhắc nhở:
Thiết lập thông báo và lời nhắc qua email tự động để thông báo cho tất cả các bên liên quan về các nhiệm vụ sắp tới, thời hạn và các sự kiện quan trọng trong suốt quá trình Onboarding.

Quản lý tài liệu:
Sử dụng các tính năng quản lý tài liệu của Viindoo để lưu trữ và quản lý các tài liệu liên quan đến quá trình onboarding một cách an toàn. Điều này đảm bảo dễ dàng truy cập vào các tài liệu cần thiết cho cả đội ngũ nhân sự và nhân viên mới.

Đào tạo các bên liên quan:
Cung cấp đào tạo cho nhân viên nhân sự và các bên liên quan khác có liên quan đến quá trình Onboarding. Đảm bảo họ quen thuộc với quy trình làm việc, thông báo và các tính năng khác tự động.

Tự động hóa quy trình onboarding

Khởi chạy và giám sát:
Sau khi bạn tự tin vào thiết lập của mình, hãy khởi chạy quy trình giới thiệu tự động cho nhân viên mới. Liên tục theo dõi hiệu suất của nó, thu thập phản hồi và thực hiện các cải tiến nếu cần.

Phân tích và cải tiến:
Sử dụng các công cụ báo cáo và phân tích của Viindoo để theo dõi các số liệu chính như tỷ lệ hoàn thành, thời lượng nhiệm vụ và phản hồi. Sử dụng dữ liệu này để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình giới thiệu của bạn theo thời gian.

Câu hỏi thường gặp

Phần kết luận

Tự động hóa giới thiệu có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các công ty đang tìm cách hợp lý hóa quy trình tích hợp nhân viên của họ. Bằng cách sử dụng các tính năng tự động hóa quy tình onboarding của Viindoo, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực đồng thời cung cấp trải nghiệm đào tạo nhất quán và hiệu quả cho những nhân viên mới. Với danh sách kiểm tra quá trình đào tạo có thể tùy chỉnh, thông báo email tự động, lịch tích hợp và cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, Viindoo cung cấp mọi thứ mà các công ty cần để nắm vững nghệ thuật tự động hóa quá trình đào tạo.

Vậy tại sao phải chờ đợi? Hãy bắt đầu hợp lý hóa quy trình đào tạo của bạn ngay hôm nay với Viindoo!

>>>> Tham Khảo Thêm:

• Các hình thức đào tạo nhân viên phổ biến trong doanh nghiệp

• Quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên trong doanh nghiệp