Chi phí nhân sự bao gồm những gì? Bí quyết tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Chi phí nhân sự? Làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả chi phí nguồn nhân lực? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của Viindoo để tìm hiểu thêm.

Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự là tổng số tiền mà một tổ chức, doanh nghiệp phải trả để thuê và duy trì nhân viên làm việc trong tổ chức đó...

Chi phí nhân sự bao gồm:

• Chi phí tuyển dụng;
• Chi phí đào tạo và phát triển;
• Lương và các khoản lợi ích: tiền lương, tiền công, thưởng, bảo hiểm, chế độ đãi ngộ và phúc lợi: tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm, hưu trí...;
• Chi phí trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên: đồng phục, máy tính, văn phòng phẩm...;
• Chi phí thu hút lao động: sự công nhận, chương trình chăm sóc sức khỏe, phúc lợi...;
• Chi phí quản lý nhân sự: nhân sự quản lý; phần mềm quản lý nhân sự; quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự...;
• Các chi phí ẩn khác: chi phí nhàn rỗi, chi phí tài sản và cơ sở vật chất, v.v.

Chi phí nhân sự có quan trọng không?

Chi phí nhân sự rất quan trọng trong tổng thể các chi phí của Doanh nghiệp vì:​

• Trong quản lý tài chính: Chi phí nhân sự cho phép tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định thông minh liên quan đến kế hoạch nhân lực và đầu tư.
• Tối ưu hóa chi phí: Hiểu rõ chi phí nhân sự giúp xác định các lĩnh vực không hiệu quả và cơ hội giảm chi phí trong khi duy trì một lực lượng lao động hiệu quả.
• Phân tích Lợi nhuận đầu tư (ROI): Phân tích chi phí nhân sự đánh giá hiệu quả và giá trị của các sáng kiến và chương trình nhân sự.
• Kế hoạch nhân lực: Bằng cách phân tích các chi phí liên quan đến các danh mục nhân sự khác nhau, tổ chức có thể đưa ra quyết định thông minh về mức độ nhân sự và GAPS kỹ năng.
• Lợi thế cạnh tranh: Quản lý chi phí nhân sự một cách hợp lý góp phần vào năng suất cao hơn, sáng tạo và sự hài lòng của khách hàng.
• Tuân thủ và quản lý rủi ro: Quản lý chi phí nhân sự giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro pháp lý và quy định.

Tóm lại, phân tích chi phí nhân sự rất quan trọng cho quản lý tài chính, tối ưu hóa chi phí, phân tích ROI, kế hoạch nhân lực, lợi thế cạnh tranh và tuân thủ.

Các bước quản lý và tối ưu hóa chi phí nhân sự

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thực hiện việc kiểm soát và tối ưu chi phí nhân sự để tăng lợi nhuận. Dưới đây, hãy cùng tìm hiểu các bước tối ưu hóa chi phí nhân sự hiệu quả được nhiều đơn vị áp dụng nhất.

Lập kế hoạch quản lý chi phí nhân sự

Lập kế hoạch ngân sách giúp giảm thiểu chi tiêu quá nhiều và ổn định nguồn vốn để doanh nghiệp có thể luân chuyển trong kinh doanh. Một kế hoạch ngân sách chi tiết cũng sẽ giúp mỗi doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả trước những thay đổi. Bên cạnh đó, điều này còn có tác dụng nâng cao tính chủ động của nhân sự trong kế hoạch làm việc và tiết kiệm cũng như tối ưu hóa chi phí nhân sự.

• Định vị sứ mệnh kinh doanh: Hoạch định ngân sách nhân sự theo mục tiêu kinh doanh để từ đó có thể điều chỉnh, phân bổ hoặc triển khai các hoạt động nhân sự hiệu quả.
• Đo lường nhu cầu sử dụng nguồn ngân sách: Các nhu cầu này là những điều liên quan chính đến nguồn nhân sự như chi phí tuyển dụng, đào tạo, chính sách lương thưởng và các khoản phúc lợi khác..
• Lập kế hoạch dự phòng: Doanh nghiệp tạo ngân sách để có thể đứng vững trước những khó khăn không lường trước được. Điển hình là sự suy thoái hàng loạt trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19.
• Cân nhắc nguồn đầu tư dài hạn: Đây có thể là khoản đầu tư vào  Phần mềm quản lý nhân sự online nhằm cải tiến quy trình và tăng hiệu quả quản lý nội bộ tại doanh nghiệp.
• Xem xét tính khả thi: Doanh nghiệp cần đảm bảo ngân sách phù hợp cũng như cắt giảm hợp lý những khoản không cần thiết để tránh lãng phí.

>>>> Tham khảo thêm: 10 Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương

Lập dự toán cho từng hạng mục chi phí nhân sự

Việc thực hiện chi tiết từng hạng mục chi phí nhân sự là một trong những cách tốt nhất để kiểm soát chi phí nhân sự. Chiến lược này sẽ bao gồm việc thiết lập và dự trữ trước ngân sách tối đa có thể cho từng loại chi phí của nhân viên như tiền đi công tác, hóa đơn nhà hàng, mua sắm trang thiết bị, vật dụng...

Trong mỗi loại chi phí, doanh nghiệp nên cho nhân viên biết họ được chi trả bao nhiêu từ ngân sách công ty và tất nhiên họ sẽ chỉ được hoàn trả nếu chi tiêu nằm trong hạn mức này.

Hiện tại, nhiều chi phí cơ bản có thể được doanh nghiệp phê duyệt trước và các chi phí tự chi trả khác cần có sự phê duyệt rõ ràng của người quản lý.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách cho từng hạng mục nhân sự một cách dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ và ghi nhớ chúng hơn.

>>>> Tham khảo thêm: 8 chiến lược hiệu quả để tăng năng suất của nhân viên

Thuê ngoài các hoạt động không cốt lõi

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài hoạt động, công việc của mình. Việc làm này đã giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản giảm phí như tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm…

Chẳng hạn, trong khoảng thời gian cận Tết, các doanh nghiệp thường sẽ cần nhiều nhân công hơn bình thường để đáp ứng số lượng đơn hàng lớn. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài nhân sự để tiết kiệm chi phí mà không cần phải ký hợp đồng dài hạn.

Ngoài ra, doanh nghiệp thay vì lựa chọn tự xây dựng phần mềm, có thể thuê công ty công nghệ uy tín viết phần mềm mới hoặc mua phần mềm có sẵn để cắt giảm những chi phí không cần thiết.

Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng

Có thể nói, mấu chốt của một quy trình tuyển dụng hiệu quả chính là sự tối ưu, nhất quán, nhất quán và đồng bộ trong chi phí nhân sự. Dưới đây là một số điều doanh nghiệp nên làm để có quy trình tuyển dụng tiết kiệm chi phí nhất.​

• Xây dựng công thức tính chuẩn và áp dụng cho nhiều lần tuyển dụng để dễ dàng đánh giá, so sánh với những lần tuyển dụng trước hoặc sau. Nếu có phát sinh chi phí mới, doanh nghiệp nên tự động điều chỉnh công thức cho phù hợp với công thức cũ và không thay đổi quá nhiều để dễ so sánh sau này.
• Tính toán chi phí định kỳ để bộ phận nhân sự có thể nhìn được bức tranh tổng thể về hoạt động tuyển dụng cũng như giúp doanh nghiệp nắm bắt được tính hiệu quả và sự cải thiện trong quá trình tuyển dụng như đánh giá hiệu quả áp dụng phần mềm tuyển dụng, tham gia các sự kiện tuyển dụng. Sự kiện tuyển dụng…
• Ngoài chi phí trung bình, doanh nghiệp nên tính chi phí cho từng bộ phận, vị trí. Vì chi phí tuyển dụng một nhân viên thấp hơn chi phí tuyển dụng một trưởng bộ phận.
• Tính toán chi phí theo từng nguồn tuyển dụng để tìm ra chi phí tuyển dụng cao nhất hoặc thấp nhất để so sánh với hiệu quả của từng kênh. Từ đó doanh nghiệp có thể loại bỏ những kênh tuyển dụng kém hiệu quả và tập trung hơn vào những kênh tuyển dụng quan trọng.

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết 10 giải pháp tuyển dụng nhân sự hiệu quả sau làn sóng nghỉ việc để hiểu thêm cách tuyển dụng hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo chi phí tuyển dụng tối ưu.

Tối ưu hóa chi phí đào tạo

Có rất nhiều cách doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên. Dưới đây là một số cách bạn có thể giúp ích cho doanh nghiệp của mình:

• Chọn đào tạo trực tuyến để tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên, dành cho nhân viên tham gia các lớp hoặc khóa học trực tuyến để giúp nhân viên nắm vững các kỹ năng và công cụ mới trong công việc.
• Đào tạo nhân viên tại các diễn đàn để họ có thể giao lưu, trao đổi bất cứ khi nào họ muốn mà không phải tốn quá nhiều chi phí cho các sự kiện, dịch vụ ăn uống, địa điểm.
• Sử dụng hệ thống đào tạo nhân viên phù hợp để theo dõi hiệu suất của nhân viên vì lợi ích chung.
• Tận dụng nguồn lực nội bộ mà không cần thuê chuyên gia bên ngoài. Điều này giúp bạn cắt giảm chi phí rất lớn.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên chi tiết, gắn liền với doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chính sách Lương thưởng

Doanh nghiệp xây dựng chính sách lương thưởng đảm bảo công bằng cho cả doanh nghiệp và người lao động:

• Trả lương theo thời gian làm việc, theo tháng, ngày, giờ. Nhân viên sẽ bị trừ lương theo thời gian nghỉ, nếu làm đủ theo quy định sẽ được hưởng nguyên lương.
• Thanh toán theo sản phẩm giúp khuyến khích người lao động tăng năng suất trong khi thực hiện công việc của mình.
• Trả lương theo hình thức hợp đồng nghĩa là người lao động sẽ được nhận lương theo khối lượng công việc mà công ty giao. Khi làm xong, người lao động sẽ được trả mức lương tương ứng.
• Việc trả lương theo mục tiêu và chính sách của từng công ty. Thường áp dụng cho nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh…
• Mức lương 3P bao gồm lương theo chức danh (lương cứng), năng lực và kết quả công việc.

Phần mềm Viindoo giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự

Phần mềm Viindoo tối ưu hóa chi phí nhân sự thông qua:

• Quản lý thông tin nhân viên hiệu quả: Viindoo cho phép dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ công việc, kỹ năng và chứng chỉ, tinh giản quy trình nhân sự.
• Quản lý thông tin nhân viên hiệu quả: Viindoo cho phép dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ công việc, kỹ năng và chứng chỉ, tinh giản quy trình nhân sự.
• Quản lý tiền lương và phúc lợi: Viindoo tính toán, theo dõi và quản lý mức lương, tiền thưởng và phúc lợi của nhân viên, đảm bảo việc trả lương chính xác và công bằng.
• Tích hợp tuyển dụng và quản lý nhân sự: Viindoo đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, từ đăng tuyển đến tuyển chọn ứng viên, giảm chi phí tuyển dụng và tiết kiệm thời gian.
• Ngân sách chi phí nhân sự: Viindoo có ứng dụng Ngân sách, cho phép người dùng theo dõi và phân tích ngân sách theo chi tiết các khoản mục chi phí và doanh thu. Từ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý ngân sách chi phí nhân sự trong tổng ngân sách dự kiến.

Như vậy, qua bài viết trên có thể thấy, nếu doanh nghiệp muốn phát triển ổn định và bền vững thì cần lập kế hoạch ngân sách chi tiết và tối ưu hóa chi phí nhân sự. ​ Viindoo hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho chặng đường kinh doanh sắp tới của bạn.

>>>> Tiếp tục với:

• Hiệu suất làm việc là gì? Phương pháp và mẫu bảng đánh giá
  
• Công thức tính năng suất làm việc: Hiệu quả cho Người quản lý