Mức độ nỗ lực (LOE) đề cập đến số lượng công việc hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động trong một dự án. Đây là một khái niệm quan trọng trong quản lý dự án để ước tính và lập kế hoạch về nguồn lực cũng như thời gian cần thiết cho các hoạt động của dự án. Hiểu LOE cho phép việc quản lý dự án để phân bổ hiệu quả thời gian, ngân sách và nguồn lực để hoàn thành công việc của dự án.
Hiểu mức độ nỗ lực trong quản lý dự án
Ý nghĩa của mức độ nỗ lực là gì?
"Mức độ nỗ lực" (LOE) là thuật ngữ quản lý dự án được sử dụng để ước tính số lượng công việc cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án. Nó thường được biểu thị bằng các đơn vị như giờ, ngày hoặc tuần. LOE khác với "thời lượng", dùng để chỉ lượng thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ: một nhiệm vụ có thể kéo dài một tuần, nhưng mức độ nỗ lực cần có có thể chỉ là vài giờ làm việc trải đều trong tuần đó.
Mức độ nỗ lực khác nhau trong quản lý dự án
Mức độ nỗ lực thấp
Nhiệm vụ có mức độ nỗ lực thấp là nhiệm vụ đòi hỏi tương đối ít công sức và phân bổ nguồn lực ít. Ví dụ: lên lịch họp nhóm, gọi điện thoại hoặc gửi email có thể là các hoạt động LOE thấp. Những loại nhiệm vụ này có thể mất từ vài phút đến vài giờ để hoàn thành. Các hoạt động LOE thấp đòi hỏi nỗ lực tối thiểu từ các nguồn lực được giao.
Mức độ nỗ lực trung bình
Nhiệm vụ LOE trung bình là nhiệm vụ phức tạp hơn và đòi hỏi nỗ lực và nguồn lực vừa phải. Viết một báo cáo , phân tích tài liệu yêu cầu hoặc thực hiện kiểm thử hệ thống có thể là các hoạt động LOE trung bình. Những loại nhiệm vụ này có thể mất từ vài giờ đến vài ngày để hoàn thành. Công việc đòi hỏi sự nỗ lực tập trung của giao việc cho nhân viên
Mức độ nỗ lực cao
Hoạt động LOE cao là hoạt động đòi hỏi nhiều nỗ lực và nguồn lực để hoàn thành. Phát triển một tính năng phần mềm mới, lập kế hoạch dự án chi tiết hoặc tiến hành nghiên cứu sâu rộng là những ví dụ về các hoạt động có nỗ lực cao. Những nhiệm vụ này có thể mất hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng để hoàn thành và liên quan đến khối lượng công việc đáng kể từ nhiều nguồn lực.
Làm thế nào để xác định mức độ nỗ lực cần thiết cho một hoạt động?
Ước tính mức độ nỗ lực cho một hoạt động là một phần nghệ thuật và một phần khoa học. Dưới đây là một số mẹo về cách xác định LOE:
- Tận dụng dữ liệu lịch sử - Sử dụng ước tính nỗ lực từ các hoạt động tương tự trong quá khứ làm điểm khởi đầu.
- Chia nhỏ các hoạt động - Phân chia các hoạt động cấp cao thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để ước tính nỗ lực tốt hơn.
- Xem xét các kỹ năng cần thiết - Các hoạt động cần kỹ năng chuyên môn có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.
- Tính đến sự phụ thuộc - Các hoạt động phụ thuộc có thể ảnh hưởng đến nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc.
- Ước tính thời lượng - Lượng thời gian mà một hoạt động sẽ thực hiện sẽ cung cấp manh mối về mức độ nỗ lực.
- Sử dụng ước tính ba điểm - Cung cấp ước tính trường hợp tốt nhất, có khả năng xảy ra nhất và trường hợp xấu nhất để có được phạm vi cho LOE.
- Đánh giá độ phức tạp - Độ phức tạp cao hơn thường tương đương với nỗ lực nhiều hơn.
- Đánh giá rủi ro - Các nhiệm vụ có độ không chắc chắn hoặc rủi ro cao đòi hỏi nỗ lực dự phòng.
- Nhận thông tin đầu vào của nhóm - Yêu cầu các nguồn lực của dự án cung cấp thông tin đầu vào về mức độ ước tính nỗ lực.
- Tinh chỉnh các ước tính nếu cần - Ước tính lại LOE khi hiểu rõ hơn sau khi công việc bắt đầu.
Việc liên tục hoàn thiện khả năng ước tính mức độ nỗ lực của bạn cần phải thực hành và trải nghiệm với các loại dự án khác nhau.
Khi nào nên sử dụng mức giá cố định của hợp đồng dựa theo nỗ lực?
Mức độ nỗ lực theo giá cố định của công ty (FFP) là một loại hợp đồng được sử dụng trong quản lý dự án trong đó thanh toán dựa trên số giờ làm việc thay vì phân phối sản phẩm công việc cụ thể. Hợp đồng FFP LOE phù hợp nhất cho các dự án không chắc chắn về mức độ nỗ lực cần thiết.
Một số tình huống chính khi áp dụng hợp đồng FFP LOE:
- Giai đoạn đầu của các dự án nghiên cứu & phát triển mà nỗ lực cần thiết chưa rõ ràng
- Các dự án hỗ trợ và bảo trì đòi hỏi mức độ nỗ lực liên tục
- Các dự án đòi hỏi kỹ năng chuyên môn chuyên biệt được tính phí theo giờ
- Các dự án có các hoạt động mới phát sinh thay vì được xác định đầy đủ trước
Lợi ích của hợp đồng FFP LOE là chúng mang lại sự linh hoạt hơn trong việc phát triển các dự án, phạm vi dự án có thể được điều chỉnh thông qua các lệnh thay đổi dựa trên LOE cần thiết. Tuy nhiên, nhược điểm là chính phủ phải gánh chịu nhiều rủi ro hơn do chi phí không được kiểm soát. Cần phải theo dõi cẩn thận số giờ đã sử dụng.
Ví dụ thực tế về mức độ nỗ lực trong quản lý dự án
Dưới đây là một số ví dụ về cách áp dụng ước tính mức độ nỗ lực trong các kịch bản dự án thực tế:
Phát triển phần mềm - Khi lập kế hoạch cho một dự án phần mềm bằng cách sử dụng phương pháp Agile ,mức độ nỗ lực cho các User story trong một lần chạy nước rút sẽ được ước tính theo các đơn vị tương đối như điểm câu chuyện. Điểm câu chuyện thể hiện sự phức tạp và nỗ lực cần thiết để hoàn thành User story. Các câu chuyện sau đó được phân công dựa trên vận tốc hoặc năng lực của đội.
Dự án nghiên cứu - Đối với một dự án nghiên cứu, người nghiên cứu chính có thể ước tính LOE cần thiết cho các quy trình thử nghiệm khác nhau sẽ được thử nghiệm. Việc thu thập dữ liệu đơn giản hoặc đánh giá tài liệu có thể cần ít nỗ lực hơn, trong khi các thử nghiệm lâm sàng hoặc phân tích dữ liệu phức tạp có LOE cao hơn. Nguồn lực sau đó có thể được lên kế hoạch cho phù hợp.
Dự án xây dựng - Trong xây dựng công trình, người ước tính sẽ đánh giá nỗ lực cần thiết cho các loại công việc khác nhau như đào, móng, khung, điện, v.v. Các hoạt động cần nhiều thiết bị hoặc vật liệu hơn có LOE cao hơn. Hiểu được mức độ nỗ lực cho phép thiết lập lực lượng lao động, công cụ và lịch trình phù hợp.
Dịch vụ tư vấn - Tư vấn dự án bằng nỗ lực bỏ ra thay vì sản phẩm được tạo ra. Các nhà tư vấn ước tính LOE cho các hoạt động khác nhau như thu thập, phân tích, kiểm tra, tài liệu, đào tạo, v.v.. Ước tính LOE chính xác cho phép các nhà tư vấn xác định nhu cầu về giá cả và nhân sự của dự án.
User story với Dod, xóa mọi yêu cầu về Mức độ nỗ lực
Cách quản lý mức độ nỗ lực: lập kế hoạch, kiểm soát và mở rộng quy mô với Viindoo Software
Viindoo Project là phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các nhóm quản lý mức độ nỗ lực và tài nguyên dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là một số cách Phần mềm quản trị dự án này có thể được sử dụng:
Lập kế hoạch LOE - Tạo nhiệm vụ và ước tính mức độ nỗ lực bằng cách sử dụng điểm hoặc giờ câu chuyện. Đặt sự phụ thuộc và chỉ định các nguồn lực có kỹ năng.
Giám sát LOE - Theo dõi tiến độ về các nhiệm vụ có danh sách việc cần làm, Kanban , Biểu đồ Gantt. Đo lường LOE thực tế so với ước tính.
Kiểm soát LOE - Lập kế hoạch năng lực sử dụng và Viindoo Timesheet để tránh việc phân bổ quá mức các nguồn lực. Lập kế hoạch lại nhiệm vụ nếu nỗ lực đi chệch hướng.
Khả năng mở rộng - Dễ dàng thêm hoặc xóa thành viên nhóm để phù hợp với nguồn lực cần thiết dựa trên LOE.
Báo cáo - Tạo LOE và báo cáo sử dụng để xác định các lỗ hổng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về tài nguyên.
Tính linh hoạt - LOE có thể được điều chỉnh thông qua các yêu cầu thay đổi. Việc lập kế hoạch lại nhanh chóng sẽ tạo điều kiện cho những phản ứng nhanh nhẹn trước sự thay đổi.
Tích hợp - Đồng bộ hóa tài nguyên và tác vụ từ Ứng dụng khác với trình quản lý Dự án như Viindoo Accounting, Viindoo Quality, Viindoo Helpdesk...
Lập kế hoạch poker - Một phương pháp của Viindoo Project để ước tính mức độ nỗ lực
Bằng cách tận dụng phần mềm quản lý dự án được xây dựng có mục đích, các nhóm dự án có thể giành quyền kiểm soát mức độ nỗ lực và nguồn lực, từ đó cải thiện năng suất và giao hàng đúng thời hạn.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa mức độ nỗ lực và thời gian cố định là gì?
Thời lượng cố định có nghĩa là dòng thời gian cho một hoạt động được đặt và sẽ không thay đổi. Mức độ nỗ lực đề cập đến khối lượng công việc tương đối cần thiết để hoàn thành một hoạt động. LOE cao hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là thời lượng sẽ dài hơn nếu bạn thêm nhiều tài nguyên hơn.
Mức độ nỗ lực khác với mức độ hoạt động như thế nào?
Mức độ hoạt động đề cập đến mức độ bận rộn hoặc hoạt động của các tài nguyên trong một dự án. Nó mô tả khối lượng công việc của họ. Mức độ nỗ lực liên quan đến mức độ phức tạp và số lượng công việc cần thiết cho một hoạt động dựa trên phạm vi và kết quả của nó.
Đường cong mức nỗ lực là gì và nó hữu ích như thế nào?
Đường cong mức độ nỗ lực là một biểu đồ trực quan thể hiện nỗ lực theo kế hoạch hoặc thực tế trong suốt quá trình của một dự án. Nó giúp minh họa các đỉnh và đáy trong các yêu cầu về nguồn lực. Hiểu nhu cầu LOE theo thời gian cho phép lập kế hoạch tốt hơn về năng lực của nhóm.
Tôi có thể cung cấp mức ước tính nỗ lực trong hợp đồng giá cố định không?
Có, có thể có hợp đồng giá cố định với ước tính LOE cho một số hoạt động nhất định. Thông thường, các hạng mục có phạm vi mơ hồ hoặc rủi ro cao được ước tính theo giờ/ngày trong khi công việc đã biết có thể được định giá cố định. Hợp đồng sẽ chỉ định cả hai hạng mục FP và LOE.
Làm thế nào để bạn theo dõi mức độ nỗ lực trong một dự án linh hoạt?
Trong Agile, LOE thường được ước tính theo điểm câu chuyện hoặc đơn vị tương đối cho User story. Việc theo dõi diễn ra bằng cách so sánh số điểm thực tế hoàn thành trong một lần chạy nước rút với số điểm ước tính. Vận tốc đo tốc độ đốt cháy LOE cho đến khi hoàn thành dự án.
Kết luận
Ước tính và hiểu mức độ nỗ lực là năng lực then chốt để thực hiện dự án thành công. LOE tác động trực tiếp đến nhân sự, tiến độ và chi phí của các hoạt động dự án. Bằng cách lập kế hoạch xoay quanh mức độ nỗ lực cao, trung bình và thấp khác nhau, người quản lý dự án có thể đặt ra những kỳ vọng thực tế, cung cấp nguồn lực hợp lý cho công việc và giảm thiểu chi phí không lường trước được do ước tính LOE không chính xác. Ước tính LOE được cải thiện theo kinh nghiệm theo thời gian trong các dự án có công việc tương tự. Với khả năng xử lý LOE, các nhóm được trang bị tốt hơn để tối ưu hóa việc thực thi đồng thời làm hài lòng các bên liên quan bằng việc phân phối dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách.
Hy vọng bài viết trên của Viindoo đã cung cấp những thông tin hữu ích về mức độ nỗ lực (LOE) trong dự án.
>>>> Tiếp Tục Với:
