Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, công ty

Những nhà lãnh đạo sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp trong giai đoạn hình thành nên văn hóa của mỗi tổ chức, dựa vào những giá trị và chuẩn mực của mình. Vậy hãy cùng Viindoo tìm hiểu về cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp nhé!

1. Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp (Codes of Conduct) là được hiểu đơn giản là bộ tài liệu được tạo ra để đưa ra các chuẩn mực về văn hóa. Thông qua đó, tạo nên những nguyên tắc, quy tắc, giá trị, kỳ vọng của nhân viên, hành vi và những mối quan hệ mà một tổ chức xem là cần thiết và tin rằng đó là nền tảng để tiến đến thành công của họ.

>>>> Xem Thêm: 10+ Văn hóa doanh nghiệp là gì? Vai trò của văn hóa công ty

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử?

Việc xây dựng một bộ quy tắc ứng xử hoàn chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp khẳng định rõ nhiệm vụ, giá trị cốt lõi và những quy tắc chung. Đồng thời, bằng các chuẩn mực đạo đức kết hợp với hệ thống pháp lý có các chế độ xử phạt, còn giúp định hướng, quản lý nhân sự. Do đó, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là tiêu chuẩn quan trọng nhất nằm trong phạm vi đạo đức của tổ chức.

Xây dựng một bộ quy tắc ứng xử tốt được sẽ giúp làm rõ nhiệm vụ, giá trị cốt lõi và nguyên tắc của một doanh nghiệp, của công ty giúp định hướng, quản lý con người bằng những tiêu chuẩn đạo đức và các giá trị văn hóa và liên kết chúng với các văn bản pháp lý có các chế tài xử phạt. Do đó quy tắc ứng xử doanh nghiệp là điều quan trọng nhất trong khuôn khổ đạo đức của công ty.

Có thể kể đến các vai trò chính của bộ quy tắc ứng xử như sau:

• Tuân thủ điều luật: Đảm bảo toàn bộ nhân sự và, hội đồng quản trị và cả lãnh đạo của công ty luôn theo dõi và thực hiện theo đúng các nguyên tắc. Nếu không thì phải nêu ra lý do chính đáng vì sao không thực hiện.
• Cầu nối giữa các nhân viên: Thống nhất các quy tắc, chuẩn mực để tránh gây xung đột khi có sự tranh luận giữa các vấn đề. Các quy tắc ứng xử được xác định cũng một phần là để móc nối các thành viên trong công ty lại với nhau, giúp mọi người hòa nhập dễ dàng hơn. Đồng thời, khơi dậy lòng trung thành của nhân viên đối với công ty.
• Chấp hành những quy định của pháp luật: Giảm thiểu những hành vi sai trái, đặc biệt là hành vi tham nhũng trong doanh nghiệp.
• Bộ mặt thương hiệu: Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giống như một sự khẳng định về thương hiệu của doanh nghiệp vậy. Đồng thời, đó cũng là lời cam kết đối với các tiêu chuẩn và sự chấp hành các quy định theo đúng đạo đức.

3. Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần có nội dung gì?

Để có thể hình thành được một bộ quy tắc ứng xử không phải là một việc đơn giản. Bởi vì chúng yêu cầu cao về độ hiểu biết về văn hóa, giá trị cốt lõi,... của doanh nghiệp. Sau đây là một số nội dung cơ bản cần có trong bộ quy tắc là:

• Lời cam kết về sự liêm chính của doanh nghiệp từ người lãnh đạo cấp cao nhất.
• Nguyên nhân vì sao tổ chức lại xây dựng bộ quy tắc ứng xử.
• Tầm nhìn, mục tiêu và định hướng phát triển doanh nghiệp.
• Nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các hành vi được phép và không được phép thực hiện trong công ty.
• Giải pháp khi ở trong hoàn cảnh khó khăn, gặp rủi ro hoặc tham nhũng.
• Cách thức và quy trình để có được sự hỗ trợ khi cần.
• Các hình thức tuyên dương khen thưởng khi chấp hành tốt và hình thức xử phạt khi vi phạm.

>>>> Tìm Hiểu Về: Tại Sao truyền thông nội bộ lại quan trọng với doanh nghiệp?

4. Cách xây dựng bộ quy tắc văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp

Hãy thực hiện theo 8 bước sau đây để tạo nên một bộ quy tắc văn hóa ứng xử phù hợp và hoàn chỉnh cho doanh nghiệp của mình.

• Kiểm tra các khẳng định về nhiệm vụ, giá trị và định hướng của tổ chức.
• Tìm hiểu về các quy tắc văn hóa của những doanh nghiệp đối thủ, có sự tương đồng về cách vận hành và mức độ quy mô.
• Xem lại các chính sách, điều lệ hiện có, đã được thực thi trước đây.
• Có được sự nhất trí của toàn bộ các cấp lãnh đạo và những người quản lý các phòng ban - những người mà trực tiếp bị ảnh hưởng bởi bộ các quy tắc ứng xử.
• Soạn thảo bản nháp bộ quy tắc ứng xử, phổ cập với các các thành viên trong tổ chức để lấy ý kiến. Sau đó, vào trước lúc xem xét về mặt pháp lý, cần chỉnh sửa lại sao cho phù hợp để dễ đọc và dễ hiểu.
• Chia nhiệm vụ giám sát, tiếp nhận và giải quyết các vấn đề khiếu nại; điều tra các trường hợp và đưa ra các giải pháp khắc phục, những biện pháp xử phạt khi cần.
• Tổ chức một sự kiện để khai triển về bộ quy tắc văn hóa ứng xử và giải đáp những thắc mắc, mong muốn của nhân viên trong tổ chức. Bên cạnh đó, hãy hướng dẫn mọi người cách sử dụng và các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra.
• Quan sát và khảo sát các thành viên trong doanh nghiệp để đánh giá và xem xét độ hiệu quả của bộ quy tắc. Có thể linh hoạt thay đổi sao cho phù hợp với thực tiễn và có thể duy trì được các quy tắc lâu dài.

>>>> Đọc Ngay: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

5. 6 bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

5.1 Bộ quy tắc ứng xử với công ty

Bộ quy tắc ứng xử với công ty thường có các quy định về:

• Văn hóa giao tiếp và trao đổi.
• Yêu cầu về trang phục.
• Các nghi thức hội họp, hội đàm, ký kết.
• Cách thức đúng để giới thiệu, tự giới thiệu.
• Sử dụng danh thiếp cá nhân như thế nào.
• Chính sách rõ ràng về mức thưởng, mức xử phạt đối với nhân viên.

5.2 Bộ quy tắc ứng xử văn hóa với đồng nghiệp

Quy tắc ứng xử văn hóa trong doanh nghiệp giữa các thành viên luôn là nhân tố tiên quyết gây ra sự xung đột trong một tổ chức. Vì vậy, cần phải thực thi theo bộ quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau sau đây:

• Cư xử chuẩn mực, biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp. Đồng thời cũng biết đóng góp ý kiến trên tinh thần thiện chí với mục đích cùng phát triển tổ chức.
• Làm việc với nhau lịch sự và vui vẻ.
• Tin tưởng, tôn trọng, nhiệt tình hợp tác và gắn bó.

5.3 Bộ quy tắc ứng xử với lãnh đạo

Trong bất kì một tổ chức nào cũng đều cần có một người lãnh đạo, dẫn đầu để phát triển công ty. Do đó, cách ứng xử làm sao cho chuẩn mực cũng là điều cần được lưu ý.

• Thái độ lịch sự, nghiêm chỉnh, biết chừng mực khi giao tiếp, ứng xử với lãnh đạo.
• Nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ được giao để có thể hoàn thành đúng thời hạn.
• Có thể đóng góp trực tiếp các ý kiến, nêu ra những kỳ vọng với lãnh đạo.
• Tôn trọng, có trách nhiệm bảo vệ và giữ gìn uy tín, bộ mặt của tổ chức.

5.4 Bộ quy tắc ứng xử với khách hàng

Việc chăm sóc khách hàng hiện nay đã là một yếu tố vô cùng quan trọng để có thể giữ chân khách hàng. Cho nên, khi thiết lập bộ quy tắc văn hóa ứng xử với khách hàng cần phải quan tâm tới những yếu tố sau:

• Một dịch vụ hoàn hảo, phù hợp; có thể đáp ứng được nhu cầu và tạo sự thoải mái cho khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng là yếu tố tiên quyết.
• Để mắt đến khách hàng để có thể thấu hiểu tâm lý của họ khi sử dụng dịch vụ.

>>>> Xem Thêm:  Quy trình chăm sóc khách hàng trước và sau khi bán chi tiết và đầy đủ nhất

5.5 Bộ quy tắc ứng xử văn hóa trong công việc

Về mặt công việc, bộ quy tắc ứng xử sẽ bao gồm những nội dung liên quan đến trách nhiệm và kỷ luật của những cá nhân:

• Quy tắc về việc đạo nhái, ăn cắp chất xám.
• Trách nhiệm khi sử dụng và nguyên tắc bảo quản tài sản công.
• Quy định về bảo mật các thông tin.
• Một số quy định về cách điều hành, thực thi và bảo mật trong công việc.
• Cách ứng xử khi đi công tác.
  

>>>> Xem Thêm: 10+  Cách giải quyết xung đột ứng dụng trong công việc và cuộc sống hiệu quả

5.6 Bộ quy tắc ứng xử với chính phủ và nền kinh tế

Xét về mặt bằng chung, bộ quy tắc này thường bao gồm:

• Trách nhiệm đối với xã hội.
• Nguyên tắc ứng xử đối với nền kinh tế quốc gia.

Còn tùy theo các ngành nghề doanh nghiệp chủ trương hoạt động mà các mục trong bộ quy tắc ứng xử này có thể bao gồm:

• Nguyên tắc xử xự đối với các ban ngành cụ thể.
• Nguyên tắc ứng xử với cán bộ thuộc các bộ ban ngành

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần được chủ doanh nghiệp quan tâm xây dựng ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động một cách hiệu quả và bền lâu khi có một bộ quy tắc ứng xử chặt chẽ và khoa học được nhân viên chấp hành, để đề phòng những rủi ro có thể phải đối mặt nếu không có những chuẩn mực chung. Hy vọng rằng bài viết này của Viindoo có thể giúp doanh nghiệp xây dựng bộ quy tắc ứng xử phù hợp.

>>>> Bài viết hữu ích khác:

• Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]
• 7 cách thiết lập tính kỷ luật trong công việc, doanh nghiệp tối ưu